Organisatorische Voraussetzungen des betrieblichen Informationsmanagements unter Nutzung der IKT

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1 E-Gov Fokus E-Dokumentenmanagement in der öffentlichen Verwaltung 20. April 2007 Organisatorische Voraussetzungen des betrieblichen Informationsmanagements unter Nutzung der IKT Geschäftsabwicklung mittels IKT ist heute Standard. Vorgaben und Konzepte dazu sind definiert. Die Herausforderung liegt jetzt in der Umsetzung des Records Management im Life-cycle und der Interoperabilität. Was heisst das konkret? Beat Siegrist Dienstchef Schweizerisches Bundesarchiv, Leiter Dienst GEVER

2 Organisatorische Voraussetzungen des betrieblichen Informationsmanagements unter Nutzung der IKT 20. April 2007, Beat Siegrist 1 Übersicht 1. Heterogene Entwicklung 2. Ziele und Herausforderungen im RM 3. Organisatorische Voraussetzungen 4. Ausblick 2

3 Heterogene Entwicklung der IT Lösen einer Teilaufgabe: Erhebung IST-Zustand SOLL-Zustand beschreiben Prozess definieren Pflichtenheft erstellen Ausschreibung & Beschaffung einer Software Produkt ab Stange Eigenentwicklung Customizing Ergebnis = optimale Lösung für eine bestimmte Aufgabe 3 Aufwand pro Lösung Aufbau: Betriebsplattform, Datenbank, Backup, Sicherheit... Definition Schnittstellen Kunden, Umsysteme, Archiv... Schulung, User-Support Betrieb, Unterhalt: Hohe Verfügbarkeit verlangt Organisatorische, technische Anpassungen (inkl. Schnittstellen) Release Management Aufbau und Erhalt Know-how (intern? Abhängigkeit?) Ergebnis = je mehr Lösungen desto höher die Kosten 4

4 Festgestellte Auswirkungen (1/2) Mangelnde Abstimmung zwischen Insellösungen: Interoperabilität nicht gewährleistet (Schnittstellen fehlen) Metadaten der Lösungen nicht aufeinander abgestimmt Prozesse nicht automatisiert, sondern komplexer Effiziente Geschäftsbearbeitung wird nicht erhöht, sondern vermindert Keine zentrale Kontrolle über Geschäftsinformationen Records Management kann als Führungsinstrument nur eingeschränkt genutzt werden 5 Festgestellte Auswirkungen (2/2) Geschäftsinformationen werden nicht systematisch gebildet Nachvollziehbare und transparente Geschäftstätigkeit fehlt Fehlendes Riskassessment (rechtliche Konsequenzen?) Erhöhtes rechtliches Risiko (z.b. Reputationsverlust) Die erfassten Informationen sind lückenhaft und ungenügend erschlossen Kurz- und langfristige Verfügbarkeit relevanter Dokumente nicht gewährleistet: garbage in garbage out 6

5 Übersicht 1. Heterogene Entwicklung 2. Ziele und Herausforderungen im RM 3. Organisatorische Voraussetzungen 4. Ausblick 7 Ziele des Records Managements Schlussfolgerung: Die IT-Voraussetzungen sind vorhanden. Um den Mehrwert von Records Management zu realisieren, müssen auch die organisatorischen Voraussetzungen geschaffen werden. Erst durch die Interaktion von IT und organisatorischen Voraussetzungen kann der Mehrwert realisiert werden. Worin besteht der Mehrwert? Welche organisatorischen Voraussetzungen gilt es zu beachten? 8

6 Herausforderung (1/5) Der Mehrwert von RM und die notwendigen Voraussetzungen: Wirtschaftliche Bewältigung der Informationsflut Einheitliche Strukturierung der Information Einheitliche Erschliessung und Verwaltung der Unterlagen im ganzen Lebenszyklus Nachvollziehbare und transparente Geschäftstätigkeit Systematische Erfassung der relevanten Unterlagen Verfügbarkeit der Unterlagen im ganzen Lebenszyklus 9 Herausforderung (2/5) Rechtssichere Aufbewahrung und Archivierung Definierter Prozess der Geschäftsabwicklung Aufzeichnung der Änderungen an Dokumenten Dossierbildung zur Erhaltung des Geschäftskontextes Schutz vor unbefugtem Zugriff und Änderung (Integrität) Rationelle und automatisierbare Prozesse (Interoperabilität) Elektronische Daten und Dokumente gelten als Originale Vermeidung von Medienbrüchen Einheitliche Datenformate für den Austausch Einheitliches Datenmodell und Metadaten 10

7 Herausforderung (3/5) Interoperabilität auch organisationsübergreifend (Bsp. egov): BV-externe Stellen Verwaltungen (G2G): Gemeinde, Kantone Organisationen (G2O): Firmen, NGOs etc. Bürger (G2C) Schnittstellen Public Services Aktenbildner der Bundesverwaltung GEVER (elektronische Geschäftsverwaltung) Schnittstellen BV-intern (G-I) BV-interne Stellen Andere Aktenbildner (im Rahmen der Geschäftstätigkeit) Schweiz. Bundesarchiv (Archivierung) Web-Publikation von Geschäftsinformationen Übergeordnete Koordination wird immer bedeutender 11 Herausforderung (4/5) Vereinheitlichen und vereinfachen von Prozessen: Generische Geschäftsabwicklung Anstoss (eröffnen) Bearbeiten Abschliessen, aufbewahren Bewirtschaften (aussondern) Beispiel: GEVER Geschäftsmodell Bund Reduktion/Abstimmung von Insellösungen 12

8 Herausforderung (5/5) Vereinheitlichen und vereinfachen der Metadaten Beispiel: konzeptionelles GEVER- Datenmodell Übergreifendes, einheitliches Datenmodell 13 Übersicht 1. Heterogene Entwicklung 2. Ziele und Herausforderungen im RM 3. Organisatorische Voraussetzungen 4. Ausblick 14

9 Anforderungen an die Umsetzung Kritische Erfolgsfaktoren in der Organisation: Strategische Ebene: RM als Teil der Geschäftsstrategie Bekenntnis des Top Managements zur Umsetzung Planerische Ebene: RM als Risk Assessment Risikobeurteilung der Information generische Vorgabewerte für Dossiers und Unterlagen Operative Ebene: Der Lebenszyklus von Information Umsetzung der Vorgaben von der planerischen Ebene Erarbeiten von Organisationsvorschriften 15 Planerische Voraussetzungen Risikobeurteilung der Information oder was wäre wenn.? Bestimmung der geschäftsrelevanten Unterlagen In Form einer Negativ- oder Positivliste 16

10 Planerische Voraussetzungen Empfohlene organisatorische Vorgaben Bestimmen (generisch) der Federführung und Zugriffsrechte Unterlagen für die Publikation / Kommunikation Aussonderungsfristen (rechtlich/administrativ) Aufgrund Führungsvorgaben und rechtlichen Vorgaben Bestimmen und mit zuständigem Archiv abgleichen Ablage- und Aussonderungsplanung Archivischen Schutzfristen Vorgängige Planung des Informations-Managements 17 Operative Voraussetzungen Übertragung der generischen Werte Dient dem Erreichen einer höheren Rechtssicherheit und der Umsetzung eines effizienten Informations-Managements Hinterlegen der Vorgabewerte in den Rubriken des OS: Von dort werden sie automatisch auf die Geschäfte (Dossiers) und die Geschäftsunterlagen vererbt. Vorgabewerte müssen aufgrund organisatorischer Vorgaben definiert werden. 18

11 Rahmenbedingungen 1. Professionalität: CC Records Management Aufbau CC RM mit geschultem Personal Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten 2. Changemanagement (Kulturwandel) Intensive Begleitung aller Mitarbeitenden Sorgen ernst nehmen 3. Ausbildung der Beteiligten Aufgabengerechte Ausbildung 19 Übersicht 1. Heterogene Entwicklung 2. Ziele und Herausforderungen im RM 3. Organisatorische Voraussetzungen 4. Ausblick 20

12 Ausblick: Nutzen, Wirtschaftlichkeit Grösster Aufwand: Erarbeiten und umsetzen der organisatorischen Vorgaben Einmaliger Aufwand in der Vorbereitungsphase Grösster Nutzen: Einmal die Vorgaben beschreiben vielfach verwenden Einheitliche Erschliessung Zugriff und Interoperabilität RM ermöglicht Rechtmässigkeit und Transparenz Datenhaltung effiziente Nutzung der Daten Information Basis für Entscheide, kollektives Gedächtnis Mehrfacher, fortwährender Nutzen im Betrieb 21 Ausblick: Realisierung Mehrwert Elektronische Information ist ein essentieller Wert von Unternehmen, Behörden und Gesellschaft. Dieser Wert muss als tragende Säule der Wirtschaft, der Verwaltung und unserer Kultur erkannt und entsprechend gewürdigt werden. Dr. U. Kampffmeyer Interaktion von IT und organisatorischen Voraussetzungen wird a) erkannt und b) umgesetzt um den Mehrwert von Records Management zu realisieren 22

13 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Beat Siegrist Dienstchef Schweizerisches Bundesarchiv / Dienst GEVER Beat.Siegrist@bar.admin.ch Tel