Intelligentes Datenmanagement. Simplify your project.

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1 Intelligentes Datenmanagement. Simplify your project.

2 Einfach. Sicher. Effizient. strukturierte Ablage umfangreiche Suchfunktionen einfache Kommunikation lückenlose Dokumentation Mit dem Datenpool, der webbasierten Plattform für intelligentes Datenmanagement. Der Datenpool wurde entwickelt, um eine zuverlässige Verteilung von Dokumenten und effiziente Kommunikation in Projekten sicherzustellen. Basis des Systems ist eine zentrale Plattform für das Management der Projektdaten mit einer Zugriffsmöglichkeit über Web- Browser. Die Datenplattform funktioniert dabei wie ein virtueller Aktenschrank, über den alle Beteiligten verfügen können, um Dokumente abzulegen, zu verteilen oder herunterzuladen. Die vielen Vorteile des Datenpools lassen sich auf vier wesentliche Aspekte zusammenfassen, die für den Erfolg Ihrer Projekte maßgeblich sind: 1. strukturierte Ablage 2. umfangreiche Suchfunktionen 3. einfache Kommunikation 4. lückenlose Dokumentation 35 Jahre Know-how aus der Baubranche Als einzige Plattform am Markt vereint der Datenpool Know-how aus mehr als 35 Jahren Erfahrung in der Baubranche mit modernster IT-Technologie und unterstützt Sie damit optimal bei der professionellen Abwicklung Ihrer Projekte. Unsere Dienstleistung reicht dabei weit über das Management von Dokumenten hinaus: Wir unterstützen Sie bereits am Beginn Ihres Projektes und bieten Ihnen eine umfassende Beratung zur Definition der Strukturen und Prozesse in Ihrem Projekt. Mobiles Arbeiten für maximale Effizienz Modularer Aufbau für maximale Flexibilität Als professionelle Plattform für die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit überzeugt der Datenpool nicht nur bei Großprojekten. Durch den modularen Aufbau des Systems und die vielen konfigurierbaren Funktionen wächst der Datenpool mit den Anforderungen und eignet sich damit für Projekte und Unternehmen jeder Größenordnung und Branche. Als webbasierte Plattform erfolgt der Zugriff auf den Datenpool über gängige Web-Browser, eine Installation am Computer ist nicht erforderlich. Darüber hinaus wird auf die Verwendung von Plug-Ins oder Add-Ons gänzlich verzichtet, wodurch das System auch auf Tablets oder Smartphones ohne jegliche Installation von Apps jederzeit und überall einsetzbar ist. Effizienz von Anfang an. 2 3

3 Strukturiertes Arbeiten. Der Datenpool gibt Ihrem Projekt Struktur und hält alle Teilnehmer am aktuellen Wissensstand. Mit einem durchdachten Ablagesystem und individuell konfigurierbaren Workflows gibt der Datenpool einen klaren Rahmen für das Speichern von Dokumenten und Plänen vor. Damit bietet er alle Voraussetzungen für eine einheitliche Ablage und eine konsequente Prüfung und Freigabe von Dokumenten. Der Datenpool stellt dafür ein flexibles System zur Verfügung, das auf Basis der Vorgaben im Projekt individuell konfiguriert werden kann. Auf Wunsch führen unsere Experten eine umfassende Prozessberatung durch und geben Ihnen damit die Sicherheit, dass Ihr Projekt optimal strukturiert ist. Bereits bei der Erstellung und Ablage von Dokumenten werden die Weichen für das einfache Auffinden und effiziente Arbeiten im Projekt gestellt. Der Datenpool unterstützt Sie dabei mit einer Reihe praktischer Funktionen: Ablage in vordefinierten Ordnern Beschlagwortung der Dokumente und Anzeige in der Tag-Cloud Individuelle Vergabe von Zugriffsberechtigungen Automatische Infomails an die leseberechtigten Personen Versionierung von Dokumenten Vordefinierte Prüfungs- und Freigabeworkflows Dublettenprüfung für hochgeladene Dateien Intuitives Arbeiten mit hohem Bedienungskomfort Die Oberfläche des Datenpools ist übersichtlich gestaltet und folgt einer sehr einfachen und sofort nachvollziehbaren Logik. Daraus ergibt sich eine extrem kurze Einarbeitungszeit sowie ein geringer Aufwand für die Schulung der Datenpool-Nutzer. Der Zugriff auf das System kann mit Browsern verschiedener Hersteller erfolgen, die Verwendung von Tablets und Smartphones erweitert das Einsatzfeld des Datenpools beträchtlich und bietet ungeahnte Möglichkeiten für mobiles Arbeiten. Ein Login für alle Projekte Auch wenn Sie an mehreren Projekten arbeiten, bleibt der Zugriff auf den Datenpool eine einfache Sache. Ihre Zugangsdaten sind automatisch für alle Datenpool-Projekte gültig, auf die Sie im Laufe der Zeit zugreifen müssen. Verschiedene Benutzernamen und Passwörter sind mit dem Datenpool Vergangenheit, mit einem Login haben Sie Zugriff auf alle Projekte. Die übersichtliche Oberfläche ermöglicht eine einfache und intuitive Bedienung. 4 5

4 Finden statt Suchen. innovative Suchfunktionen Tag-Cloud für schnelle Selektion individuelle Beschlagwortung persönliche Struktur mit Post-it Funktion Mit einem Set innovativer Suchfunktionen beschleunigt der Datenpool die gezielte Suche nach Informationen. Mit dem Datenpool wird die Suche nach Dokumenten zum Kinderspiel: Die durchdachte Ablagestruktur in Kombination mit der Tag-Cloud ermöglicht eine einfache Suche in Matrix-Form. Verschiedene intuitive Filterfunktionen erlauben eine schnelle Selektion von Dokumenten und mit der Volltextsuche können die Dokumente nach beliebigen Begriffen durchsucht werden. Volltextsuche in allen Dokumenten Die Volltextsuche im Datenpool liefert alle Dokumente, die einen oder mehrere gesuchte Begriffe beinhalten, wobei auch alle Attachments nach Text durchsucht und in das Suchergebnis miteinbezogen werden. Ergänzt wird dieses umfassende Set von Suchfunktionen noch durch persönliche Post-it, welche jedem Dokument zugeordnet werden können und damit eine individuelle Struktur für die Suche nach Informationen bieten. Auf dieser Basis sorgt der Datenpool dafür, dass alle Projektteilnehmer schnell fündig werden und effizient arbeiten können. Filter- und Sortierfunktionen Der Datenpool stellt Ihnen zahlreiche Filtermöglichkeiten zur Verfügung. So können Sie Dokumente, Pläne oder Schriftverkehr nach Bezeichnung, Datum oder Autor suchen und Workflows nach dem Status anzeigen lassen. Darüber hinaus kann auch innerhalb eines bestimmten Zeitraums gesucht und das Ergebnis weiter verfeinert werden. Schlagwörter in der Tag-Cloud Für jedes Dokument können beliebige Schlagwörter angegeben werden, die in eine Tag-Cloud einfließen und als zusätzliche Sortiermöglichkeit dienen. So lässt sich die Ablagestruktur sehr einfach erweitern und eine gezielte Suche in Matrix-Form realisieren - ohne jegliche Eingabe von Suchformeln! Mit der Post-it Funktion können Sie sich zusätzlich eine eigene Tag-Cloud zur Suche von Informationen erstellen, die für Sie persönlich relevant sind. Mit den innovativen Suchfunktionen bietet der Datenpool einen unvergleichlichen Komfort bei der Suche nach Dokumenten - verbunden mit maximaler Flexibilität. Denn alle Suchfunktionen können beliebig miteinander kombiniert werden. Praktisches Detail: Einmal durchgeführte Suchfunktionen können einfach als Bookmark gespeichert werden und stehen später jederzeit mit nur einem Mausklick zur Verfügung! 6 7

5 Effektiver kommunizieren. Mit dem automatischen Infomail optimiert der Datenpool den Informationsaustausch. Als Drehscheibe für den Austausch von Informationen verfügt der Datenpool über umfangreiche Funktionen für eine effektive Kommunikation im Projekt. Neben der Versendung und Ablage von s kommt der Verteilung von relevanten Dokumenten eine entscheidende Rolle zu. Dabei werden nur mehr jene Personen über neue Dokumente informiert, die als relevante Empfänger hinterlegt sind - das dämmt die Mailflut ein. Automatisches Mail informiert über neue Dokumente Durch die Zuweisung von Leseberechtigungen in jedem Dokument erhalten die Projektteilnehmer im Datenpool nur jene Informationen, die sie auch wirklich benötigen. Das automatische Infomail beim Speichern neuer oder aktualisierter Dokumente sorgt dafür, dass die Benutzer auf neue Informationen aufmerksam werden, die nun für sie im Datenpool abrufbar sind. Ein Link im Infomail führt direkt zum relevanten Dokument. Das spart Zeit und ermöglicht den schnellen Zugriff auf neue Informationen. Mailfunktion für externe Kommunikation Für jeden Benutzer steht eine eigene Mailbox zur Verfügung, die auch für die Kommunikation mit Adressaten genutzt werden kann, die keinen Zugang zum Datenpool haben. Die gängigen Grundfunktionen sind klar strukturiert und können damit von jedem Projektteilnehmer sofort in vollem Umfang genützt werden. Praktisch: wenn Sie an mehreren Projekten arbeiten, werden die Antworten auf Ihre s vom Datenpool automatisch dem richtigen Projekt zugeordnet. Ablage von relevanten s Das Sprachentalent Übersichtliche Maske für die Ablage von mehreren Attachments. Wichtige s können ganz einfach im Datenpool abgelegt werden, um sie für alle Projektteilnehmer zugänglich zu machen. Mit Zuordnung der Ablageordner und Vergabe der Leseberechtigung sind alle erforderlichen Schritte für die Ablage erledigt. Auch für die externen s stehen dann alle Funktionen für Verteilung, Suche und Dokumentation im Datenpool zur Verfügung. Auch für internationale Projekte sind Sie mit dem Datenpool bestens gerüstet. Als echtes mehrsprachiges System bietet der Datenpool ein ganzes Set verschiedener Sprachen, die einfach im Benutzerprofil ausgewählt werden können. Das Besondere dabei: obwohl alle im gleichen Projekt arbeiten, sieht jeder Benutzer den Datenpool in seiner gewählten Sprache. 8 9

6 Einfach sicher sein. Mit der Dokumentation aller relevanten Vorgänge gibt Ihnen der Datenpool maximale Sicherheit. Als Plattform für die Ablage und Verteilung von Informationen erfüllt der Datenpool höchste Anforderungen für die Speicherung der Daten. Neben dem Einsatz von hochverfügbaren Serversystemen werden die Daten in örtlich getrennten Rechenzentren gehalten, wobei sichergestellt ist, dass alle zentralen Daten in Österreich liegen. Doch die Anforderungen an die Sicherheit im Projekt gehen über eine zuverlässige Datenspeicherung weit hinaus. Schnittstelle für den Informationsaustausch Mit dem Datenpool wird die Schnittstelle für den Übergang der Informationen eindeutig definiert. Anders als bei der Versendung von Dokumenten per Mail, ist im Datenpool die Bringschuld für Informationen eindeutig erfüllt, wenn Dokumente im System gespeichert und verteilt wurden. Verlorene s und Schuldzuweisungen gehören der Vergangenheit an: Der Datenpool gibt Ihnen Schutz vor Willkür und Verzögerungstaktik einzelner Nutzer. Mit dem Speichern von Dokumenten und dem Versand des Infomails haben Sie die Sicherheit, dass alle Teilnehmer im Datenpool gültig informiert wurden. Für die anderen Projektteilnehmer entsteht damit gleichsam die Verpflichtung, sich kontinuierlich über den Projektstand zu informieren und aktuelle Informationen abzurufen. Lückenlose Dokumentation Der Datenpool protokolliert automatisch alle relevanten Bearbeitungsvorgänge der Projektteilnehmer im Detail. Damit entsteht eine Chronologie des Projektablaufes, anhand der auch im Nachhinein eindeutig festzustellen ist, ob relevante Informationen rechtzeitig geliefert wurden. Diese lückenlose Dokumentation gibt Ihnen Sicherheit im Projekt und bildet auch nach Projektabschluss eine objektive Grundlage zur Klärung von Missverständnissen und Verantwortlichkeiten und bietet im Falle von Rechtsstreitigkeiten oder Nachforderungen eine exakte Nachvollziehbarkeit der Vorgänge. Alle relevanten Bearbeitungsvorgänge werden automatisch protokolliert

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