Eine Dreiecksbeziehung die funktioniert - Einführung eines unternehmensweiten CMS im Anlagenbau

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1 Eine Dreiecksbeziehung die funktioniert - Einführung eines unternehmensweiten CMS im Anlagenbau Überblick! Ausgangssituation! Die KHS AG ein Weltmarkführer im Anlagenbau! Situation im Bereich Technische Dokumentation! Ursachenforschung! Klären der aktuellen Situation! Klären, ob Neuansatz notwendig! Neuansatz! Analyse des Status Quo! Ausarbeiten der Sollprozesse! Textharmonisierung und Modularisierung Inhalte in die passende Form! Implementierung einer neuen CMS-Lösung bringen...! Diskussion tekom Jahrestagung 2008 Einführung eines unternehmensweiten CMS im Anlagenbau - Andreas Schell / Dirk Wilke / Martin Jung 2 1

2 Die KHS AG: ein Weltmarktführer im Anlagenbau KHS ist ein Weltmarktführer und bevorzugter Lieferant der Verpackungsindustrie mit Fokus auf Getränke-Applikationen und komplette Anlagen tekom Jahrestagung 2008 Einführung eines unternehmensweiten CMS im Anlagenbau - Andreas Schell / Dirk Wilke / Martin Jung 3 Kundenorientierung durch globale Präsenz Vertriebsgesellschaften Vertretungen Produktionsstandorte tekom Jahrestagung 2008 Einführung eines unternehmensweiten CMS im Anlagenbau - Andreas Schell / Dirk Wilke / Martin Jung 4 2

3 Mitarbeiter tekom Jahrestagung 2008 Einführung eines unternehmensweiten CMS im Anlagenbau - Andreas Schell / Dirk Wilke / Martin Jung 5 Umsatz in Mio. EUR tekom Jahrestagung 2008 Einführung eines unternehmensweiten CMS im Anlagenbau - Andreas Schell / Dirk Wilke / Martin Jung 6 3

4 Ausgewählte Kunden tekom Jahrestagung 2008 Einführung eines unternehmensweiten CMS im Anlagenbau - Andreas Schell / Dirk Wilke / Martin Jung 7 Die Herausforderung des Wachstums! Heterogenität durch Eingliederung von Firmen:! unterschiedliche Dokumentationstools! unterschiedliche Dokumentationsprozesse MS-Word 2000 Hamburg, Bad Arolsen QuarkXPress Kleve Papier & PDF- Dateien MS-Word 2.0 Dortmund, Bad Kreuznach, Worms Getrennte Systeme / 3 Speicherbereiche Interleaf QuickSilver Kriftel (gewachsene Strukturen / Inhalte variieren in Abhängigkeit der Standorte) tekom Jahrestagung 2008 Einführung eines unternehmensweiten CMS im Anlagenbau - Andreas Schell / Dirk Wilke / Martin Jung 8 4

5 1. Lösungsansatz: neues Tool (CMS) einführen! CMS zwar implementiert (2006/2007), aber! wenig Akzeptanz! kein breiter, standortübergreifender Einsatz! keine Steigerung der Effizienz Ursachenforschung durch externe, unabhängige Beratung tekom Jahrestagung 2008 Einführung eines unternehmensweiten CMS im Anlagenbau - Andreas Schell / Dirk Wilke / Martin Jung 9 KHS-Anlagen ähneln Content Management Systemen Inhalte vorbereiten Module etikettieren palettieren Inhalte in passende Module gießen zusammenpacken Mehrfache Verschachtelung! tekom Jahrestagung 2008 Einführung eines unternehmensweiten CMS im Anlagenbau - Andreas Schell / Dirk Wilke / Martin Jung 10 5

6 Ursachenforschung! Warum stellte sich der gewünschte Erfolg nicht ein?! Funktionalität des eingesetzten CMS?! KHS-spezifische Konfiguration?! Prozesse / insbesondere Einführungsprozess?! Vorgehen! Vergleich der CMS-Software mit anderen marktgängigen Systemen! Analyse der KHS-spezifischen Konfiguration! Analyse alter Lasten-/Pflichtenhefte, Workshop-Protokolle,! Ergebnis! Es lag nicht an der CMS-Software!! Konfiguration passte nicht.! Keine Gesamtsicht (Prozesse) tekom Jahrestagung 2008 Einführung eines unternehmensweiten CMS im Anlagenbau - Andreas Schell / Dirk Wilke / Martin Jung 11 Ergebnisse im Detail KHS-spezifische Konfiguration! Sehr spezielle DTDs! Elemente formatlastig ( Formatbausteine )! DTD behindert Bildung von Sinneinheiten! ReUse-Konzept zu starr tekom Jahrestagung 2008 Einführung eines unternehmensweiten CMS im Anlagenbau - Andreas Schell / Dirk Wilke / Martin Jung 12 6

7 Ergebnisse im Detail KHS-spezifische Konfiguration! Komplexes (und trotzdem starres) Modellierungskonzept! Zu kleine Bausteine! Fehlendes Workflow-Konzept tekom Jahrestagung 2008 Einführung eines unternehmensweiten CMS im Anlagenbau - Andreas Schell / Dirk Wilke / Martin Jung 13 Empfehlungen! Fokus auf die Prozesse legen! DTD, Modulkonzept und Konfiguration komplett neu aufsetzen! Im Vorfeld der Implementierung:! Schreibregeln abstimmen! Texte harmonisieren (Terminologie!)! Projektsteuerung intensivieren Mit neuer Weichenstellung durchstarten tekom Jahrestagung 2008 Einführung eines unternehmensweiten CMS im Anlagenbau - Andreas Schell / Dirk Wilke / Martin Jung 14 7

8 Ausführliche Analyse der Ist-Situation! Schwächen des Workflows! Kein durchgängiger Informationsfluss! Keine zentrale Terminologieverwaltung! Keine festen Review- und Freigabetermine! Umständliche Bestellverfahren / geringe Kostentransparenz! Hoher Datentransfer! Kostspielige Handarbeiten und Mehrfach-Produktionen! Verspätete Lieferungen tekom Jahrestagung 2008 Einführung eines unternehmensweiten CMS im Anlagenbau - Andreas Schell / Dirk Wilke / Martin Jung 15 Sollsituation! Zukünftiger Dokumentationsprozess! Modularisiertes Dokumentationskonzept! Strukturierter Planungs- und Erstellprozess! XML-basierte Datenhaltung und -verwaltung im Redaktionssystem! Vollautomatische Medienproduktion tekom Jahrestagung 2008 Einführung eines unternehmensweiten CMS im Anlagenbau - Andreas Schell / Dirk Wilke / Martin Jung 16 8

9 Phasenmodell - 1 Orientierungsphase Ziele " Identifizierung der Kerngeschäfts- Prozesse und Ziele " Identifizierung und Priorisierung der Probleme Analysephase " Erarbeitung und Analyse der bestehenden Prozesse (IST-Analyse) " Tiefenanalyse / Due Diligence Dokumentation Aufgabenstellung Due Diligence tekom Jahrestagung 2008 Einführung eines unternehmensweiten CMS im Anlagenbau - Andreas Schell / Dirk Wilke / Martin Jung 17 Phasenmodell - 2 Designphase Ziele " Erarbeitung und Design der Soll-Prozesse " Definition der entsprechenden organisatorischen Änderungen " Ausarbeitung der technischen Lösung " Definition der SLAs Dokumentation Prozessdefinition tekom Jahrestagung 2008 Einführung eines unternehmensweiten CMS im Anlagenbau - Andreas Schell / Dirk Wilke / Martin Jung 18 9

10 Phasenmodell - 3 Implementierungsphase Ziele " Change Management " Einführung neuer Verfahrensweisen " Systemintegration in die Kundenumgebung " Installation der Komponenten " Training der Anwender Dokumentation Implementierungsplan tekom Jahrestagung 2008 Einführung eines unternehmensweiten CMS im Anlagenbau - Andreas Schell / Dirk Wilke / Martin Jung 19 Phasenmodell - 4 Betriebsphase Ziele " Management des Betriebs und der kontinuierlichen Verbesserung " Liaison & Business Performance Management " Help Desk / Prozess-Services-Desk " Servicespezialisten Dokumentation Best-Practice Handbuch tekom Jahrestagung 2008 Einführung eines unternehmensweiten CMS im Anlagenbau - Andreas Schell / Dirk Wilke / Martin Jung 20 10

11 Fazit! Auf dem Teppich bleiben Optimierungspotenzial realistisch einschätzen! Für Akzeptanz sorgen Management und Redakteure einbinden! Nicht nur an die Technik denken technisch-funktionale Aspekte der CMS-Lösung nicht überbewerten! Das richtige Maß finden das Gesamtprojekt weder zu eng noch zu umfassend definieren (gilt auch für das Modulkonzept)! Spezialisten zusammenbringen nicht unbedingt auf Alles aus einer Hand setzen tekom Jahrestagung 2008 Einführung eines unternehmensweiten CMS im Anlagenbau - Andreas Schell / Dirk Wilke / Martin Jung 21 Vielen Dank! Einladung zur Diskussion! 11

12 Beispiel: Terminologie/Textharmonisierung! Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.! Bestätigen Sie die Eingaben mit der OK -Taste.! Nach der Eingabe bestätigen Sie mit OK.! Das Betätigen der OK -Taste setzt den ausgewählten Eintrag fest.! Bestätigen Sie die Vorauswahl mit der OK -Taste.! Drücken Sie die OK -Taste, um den Parameter festzusetzen.! Tippen Sie für die Festlegung auf die OK -Taste.! Tippen Sie auf OK.! Tippen Sie die OK -Taste.! Tippen Sie auf die OK -Taste.! Tippen Sie auf die OK-Taste.! Tippen Sie auf die OK-Taste.! Aktivieren Sie die Auswahl mit der OK -Taste.! Bestätigen Sie abschließend wieder mit der OK -Taste. tekom Jahrestagung 2008 Einführung eines unternehmensweiten CMS im Anlagenbau - Andreas Schell / Dirk Wilke / Martin Jung 23 Beispiel: Terminologie/Textharmonisierung (2)! Speicher-Programmierbare-Steuerung (SPS) / Speicherprogrammierbare Steuerung (SPS)! KEG-Fittinge / KEG-Fittings! des Steuerpult / des Steuerpultes / des Steuerpults! Bedienpult / Bedienpaneel! Touch Screen-Paneel /Touchscreen! NOT-AUS-Schalter am Bedienpult / NOT-AUS-Taster am Steuerpult! KEG-Typ auswählen / Kegtyp wählen Betriebes Bildes Grundbildes Auslaufbandes Bedienfeldes Sterilluftstromes Verlustes Zeitraumes Zustandes Produktes Bleches Schlauches Servoantriebes Wartungsplanes Hauptschrankes tekom Jahrestagung 2008 Einführung eines unternehmensweiten CMS im Anlagenbau - Andreas Schell / Dirk Wilke / Martin Jung 24 12

13 Modularisierung! Textkorpus mit 31 repräsentativen Betriebsanleitungen! Dokumentenmatrix! ca Modulkandidaten (inklusive Varianten)! Erhöhung des Modularisierungspotenzials! Terminologie-Abstimmung! Textharmonisierung! Nutzung von Gültigkeiten! Neu-Ansatz bei der DTD (mehr Semantik, trotzdem überschaubare Strukturen) tekom Jahrestagung 2008 Einführung eines unternehmensweiten CMS im Anlagenbau - Andreas Schell / Dirk Wilke / Martin Jung 25 13