Hybrid Events. Mehr Reichweite, Erlöse und Kontakte durch Webinare / WebKongresse / Virtuelle Messen msconsult [events over IP] 1 von 14

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1 Hybrid Events Mehr Reichweite, Erlöse und Kontakte durch Webinare / WebKongresse / Virtuelle Messen 2013 msconsult [events over IP] 1 von 14

2 Inhalt Einführung... 3 Markt... 4 Veranstaltungen... 6 Erlöse durch Online Events... 7 Verleger... 7 Veranstalter... 7 Webkonferenz / Webinar... 9 Full-Service Agentur... 9 WebKongress Livestream Interactive Königsklasse - Virtuelle Messe Fazit Wir unterstützen Sie gerne bei Ihrem Vorhaben von 14

3 Einführung Hybrid ist künftig sehr wahrscheinlich der neue Standard für alle Events. Jedes physische Event wird zukünftig eine digitale Ergänzung bieten, um die Bedürfnisse der sogenannten Digital Native zu befriedigen also der Menschen, die sich nahezu ausschließlich via digitale Medien informieren. Mit digitalen Medien bis hin zu virtuellen Messen, erzielt jedes Event eine wesentlich größere Reichweite und die Laufzeit der Kommunikation wird entsprechend verlängert. Hybrid-Events gehen weit über den Einsatz von Webinaren / WebCasts und interaktiven Livestreams hinaus, diese Werkzeuge stellen jedoch die Basistechnologie dar. Innovative Internetanwendungen, die online 1:1 Kommunikation und online Diskussionsrunden ermöglichen sowie der Einsatz modernster digitaler Medien wie Videos, Podcasts, Bildergalerien und e-books machen aus virtuellen Events lebendige Veranstaltungen. Durch Einsatz virtueller Technologien wird auf kosteneffizientem Wege ein breites Publikum erreicht. Das Kosten/Nutzen Verhältnis wird signifikant verbessert. Die Vorteile im Überblick: Erhöhung von Reichweite und Interaktion Der Einsatz virtueller Technologien erlaubt es Veranstaltern, global ein weltweites Publikum anzusprechen. Aber auch regionale virtuelle Events erhöhen die Reichweite auch Personen, die zeitlich oder mobil eingeschränkt sind, können teilnehmen und sich interaktiv einbringen. Drastische Kostensenkung Aufgrund der erhöhten Reichweite und geringen Kosten virtueller Veranstaltungen sinken die Gesamtkosten signifikant. Virtuelle Events sind vollständig skalierbar keine räumlichen Einschränkungen belasten Planung und Durchführung Höhere Produktivität Allein die immense Zeitersparnis durch den Wegfall von Reisezeiten führen unweigerlich zur Produktivitätssteigerung aller Mitarbeiter Steigerung der Erlöse Nicht nur ein größeres Publikum auch eine größere Zahl von Ausstellern kann gewonnen werden, z.b. bei einer virtuellen Messe oder bei Kongressen mit begleitender Ausstellung. Verbesserte Datensammlung und Auswertung Die Datenauswertung im Online-Bereich schaffen besseren Überblick und dienen als Basis ein noch präziseres Informationsangebot zu bieten. Umweltschutz Der virtuelle Teil des Events hat eine optimale CO 2 Bilanz durch Wegfall der Reisetätigkeit. 3 von 14

4 Markt Seit Mitte 2010 wächst der Markt von Online Events (Webinare, WebKongresse, Webmessen) in atemberaubender Geschwindigkeit. Wurden Webinare noch im Jahre 2009 als exotisch und höchsten als zukunftsweisend eingestuft so hat sich das Bild seit 2010 gewandelt. Zunehmend werden virtuelle Events als Ergänzung physischer Veranstaltungen eingesetzt. Verbindet der Veranstalter die beiden Welten zu einer Einheit, so wird mit dem Begriff Hybrid-Event bezeichnet. Eine Studie von Market Research Media prognostiziert, dass virtuelle Events im Zeitraum 2010 bis allein in den USA - auf ein Marktvolumen von 18,6 Milliarden Dollar anwachsen werden. (Quelle: Auch im deutschsprachigen Raum ist geradezu ein Hype um Webinare und Online Events zu beobachten. Neben einer immens wachsenden Anzahl kostenfreier Angebote, verlassen vereinzelt Anbieter den Weg dieser kostenfreien Angebote hin zu kostenpflichtigen virtuellen Events (Online Events) und erzielen schon heute einen beachtenswerten Umsatz. Verleger / Veranstalter sind gut beraten, diesen Trend nicht unbeachtet zu lassen und eigene Geschäftsmodelle zu erarbeiten. In diesem WhitePaper geben wir Beispiele, wie Verlage und Event- Veranstalter neue Online-Event Angebote schaffen und zusätzliche Geschäftsmodelle etablieren können. Zusätzlich geben wir einen Einblick in die hierfür heute schon verfügbaren Technologien. 4 von 14

5 Hybrid-Events Hybrid-Events bezeichnet Veranstaltungen, die aus physischen Vor-Ort Events bestehen, wie z.b. Konferenzen, Kongressen oder Messen und für die parallel eine Internet Variante bereit gestellt wird. Der Internet basierende Teil des Events kann ein Webinar, ein interaktiver Livestream oder auch Social Media Komponenten sein. Hybrid-Events werden im englischen Wikipedia wie folgt beschrieben: A hybrid event is a tradeshow, conference, unconference, seminar, workshop or other meeting that combines a "live" in-person event with a "virtual" online component. With the growing popularity and cost-effectiveness of virtual events, hybrid events have become a popular way of increasing participation in traditional events at a relatively low cost. They also enable participation by people who might be unable to attend physically due to travel or time zone constraints or through a wish to reduce the carbon footprint of the event. The open, participatory nature of unconferences (e.g., Barcamp) and their focus on sharing content, makes them hybrid events too. Quelle: Wikipedia Zwar wächst auch im deutschsprachigen Raum die Anzahl der Veranstaltungen, bei denen Hybrid- Technologie zum Einsatz kommt dennoch haben viele Event-Veranstalter und Verlagshäuser noch nicht den optimalen Zugang zu den bestehenden Technologien und Konzepten gefunden. Um hier ein besseres Verständnis zu erzeugen und Geschäftsmodelle zu skizzieren, hat msconsult dieses WhitePaper erstellt. msconsult ist die in Deutschland führende Full-Service Webinaragentur und verfügt über Erfahrung und Werkzeuge zur Umsetzung virtueller und Hybrider Events. 5 von 14

6 Veranstaltungen Kaum ein Medium verzichtet darauf, Veranstaltungshinweise und Termine z.b. von Messen und Kongressen einer Branche zu veröffentlichen. Nicht selten werden Medienpartnerschaften mit den Veranstaltern eingegangen, um die eigenen Titel bei Veranstaltungen zu positionieren. Einige Verlage stellen sich selbst als Veranstalter auf und organisieren bundesweit z.b. Tagungen, Kongresse oder gar Roadshows. Mit den modernen Internet-Medien können Veranstaltungen relativ einfach und kostengünstig im Internet durchgeführt werden. Analog zu realen Veranstaltungen sind alle Formen dieser Internet Veranstaltungen auch online oder virtuelle Events genannt - möglich. Reale Veranstaltung Seminare, Schulung und Workshops Tagung, Kongress Messe Akademie Bezeichnung der Internet Variante Webinar, Webkonferenz oder Webinar WebKongress Virtuelle Messe / Webmesse Online Akademie Dienen z.b. Anzeigen in den Print Medien oder plakatierte Sponsor-Logos bei realen Veranstaltungen der Markenkommunikation und Marktpositionierung, werden Vorträge, Workshops und Schulungen meist von Werbepartnern genutzt, um direkte Kommunikation und direktes Marketing zu betreiben. Die Budgets der Werbepartner für die Markenkommunikation sind deutlich reduziert worden und gehen verstärkt in den Bereich des Online Marketings und der Direktkommunikation. Zunehmend werden die freigesetzten Mittel für die direkte Kundenansprache z.b. via Social Media, Webinar und WebCast genutzt. Die rasante Entwicklung digitaler Kommunikation vor allem im Bereich von Online Meetings, Webinaren und WebCasts wird schon sehr bald dazu führen, dass Marketing- Verantwortliche den Erfolg von physischen Events noch kritischer hinterfragen und zusätzliches Potential und Ideen fordern. Mit ihrer bestehenden Reichweite, Relevanz und ihren Erfahrungen können Verlage und Veranstalter gezielt auf diesen Trend eingehen und durch Online Veranstaltungen diesen neuen Bedürfnissen der Kunden Rechnung tragen. 6 von 14

7 Erlöse durch Online Events Verleger Viele Print-Verlage haben in der Vergangenheit mehrschichtige Erlösquellen implementiert. Nicht selten setzen sich die Erlöse der Print-Medien aus 60% Werbeerlöse und 40% Erlöse aus Abonnements und Abverkauf von Zeitschriften / Magazinen zusammen. Nahezu alle Verlage kämpfen derzeit mit schrumpfenden Werbe-Budgets und damit einhergehend rückgängigen Erlösen im Print- Bereich. Verluste aufgrund rückgängiger Auflage lassen sich in der Regel nicht allein durch Preissteigerung bei Zeitschriften auffangen. Viele Verlage suchen daher nach Möglichkeiten, durch höhere Online Umsätze die Gewinneinbrüche zu kompensieren. Anders als im Print-Bereich erzielen Verleger nahezu ausschließlich Online Erlöse durch Anzeigen und Werbung. Aber auch hier haben Verleger mit großen Wettbewerbern zu kämpfen wie z.b. Google. Der Internetriese schöpft Studien zufolge mehr als 60% sämtlicher Online Werbeerlöse ab. Daher kann trotz der auch im letzten Jahr zu verzeichnenden Steigerung der Online Werbeerlöse, die Höhe der Verluste aus dem Print Bereich nicht aufgefangen werden. Erschwerend hinzu kommt, dass Erlöse, die aus dem Verkauf von sog. Payed Content erzielt werden, derzeit kaum erwähnenswert sind. Doch mit allen Modulen und Technologien der Hybrid-Events (Webinare, WebCasts, Interakive Livestreams, virtuelle Messen) lässt sich der negative Trend durchbrechen, Unique Content erstellen und live Direktkommunikation betreiben. Möglichkeiten, die von Suchmaschinen Herstellern derzeit noch nicht angeboten werden. Noch ist der Deutsche Markt weit von amerikanischen Verhältnissen entfernt. Aber erste Anzeichen sprechen dafür, dass im Print-Bereich auch in Deutschland kaum Wachstumschancen bestehen. Veranstalter Einige Veranstalter physischer Konferenzen, Kongresse und Messen haben schon damit begonnen, wenn auch sehr zögerlich, digitale Medien in ihre Strategie aufzunehmen. Zu groß scheint die Angst, ihre physische Veranstaltung zu kanibaliseren. Dies ist insofern verwunderlich, als dass genau das Gegenteil der Fall ist. Durch Einsatz von Webkongressen, virtuellen Messen und Live Streaming wird zusätzlich Publikum für die physischen Events gewonnen. So ist es z.b. dem Hersteller Cisco gelungen, 35% mehr Besucher für sein physisches Event zu gewinnen, indem er parallel eine virtuelle Ergänzung implementiert hat eine klassische erfolgreiche Umsetzung von Hybrid-Event. 7 von 14

8 Erste Studien prognostizieren, dass Veranstaltungen, die auf die Integration von Social Media Komponenten verzichten in Zukunft nicht erfolgreich sein werden. Auch für Event-Veranstalter ist es daher von existentiellem Interesse, sich mit den neuen Live Kommunikationsmedien zu beschäftigen und Mehrwerte zu schaffen - entweder direkt mit Hybrid-Events oder zumindest mit dem Einsatz einzelner Module daraus. Online Veranstaltungen können die Online Erlöse nachweislich und nachhaltig steigern und zusätzlich die Zielgruppe an Veranstaltungen und Veranstalter binden. 8 von 14

9 Webkonferenz / Webinar Bei einer Webkonferenz und auch bei einem Webinar handelt es sich in der Regel um den Fachvortrag eines Werbepartners, der gegen eine Gebühr sowohl die Durchführung, als auch die Bewerbung des Webinars beim Verlag oder einem Event- Veranstalter in Auftrag gibt. Hier lassen sich Erlöse durch Bewerbung des events sowohl im Print - als auch online erzielen. Die Nutzung eines E- Mail Einladungsverteilers wird in der Regel ebenfalls gesondert berechnet ( boost). Einige Anbieter staffeln die Gebühren für ein Webinar nach der tatsächlich erreichten Teilnehmerzahl. Ist ein Schwellenwert bei der Teilnehmeranzahl überschritten, wird ein Aufschlag fällig. Das Ziel von Webinaren auf Seiten des Werbepartners ist zum einen, sich als Experte zu positionieren sowie auch der direkte Austausch mit seiner Zielgruppe, entweder um z.b. konkrete Angebote zu unterbreiten oder den direkten Ansprechpartner für eventuelle weitergehende Gespräche zu finden. Diese Webinare werden in der Regel für die Teilnehmer kostenfrei angeboten. Full-Service Agentur msconsult ist im deutschsprachigen Raum Ihre Full-Service Webinar Agentur. Mit ihrer langjährigen Erfahrungen und innovativen Lösungen, unterstützt msconsult eine Vielzahl von Unternehmen aus der Verlags- und Veranstaltungs-Branche sowie branchenübergreifend Industrieunternehmen. Mit dem Full-Service Dienstleistungspaket ist msconsult der ideale Partner bei der Konzeptionierung, Planung und Durchführung von Online Events. 9 von 14

10 Übersicht der msconsult Leistungen für Online Events Vor dem Webinar / WebKongress» Einrichten und Bereitstellen des Webinar-Raums» Bereitstellung der Referenten- und Teilnehmer Zugangslinks» Unterstützung beim technischen Setup auf Seiten der Referenten» Technische Einweisung in die Webinarplattform für Referenten» Tipps für die professionelle Durchführung (Inszenierung) von Webinaren Während des Webinar / WebKongress» Erstellen der Aufzeichnung/en (screen recording) des/der Vorträge» Technische und organisatorische An- und Abmoderation im Event» Co-Moderation und Interview-Partner für Referenten» Technische Unterstützung der Referenten und Teilnehmer» Optionale Telefoneinwahl für Referenten und Teilnehmer (max. 5 Personen) inklusive» Moderation von Frage- und Antwort-Runde / Chat-Betreuung Nach dem Webinar / WebKongress» Bearbeitung und Schnitt der Aufzeichnung/en» Bereitstellung und Auslieferung des Videos in einem internet-fähigen Format» Übersendung der Teilnehmerliste Gerade unsere Kunden aus dem Bereich Verlagswesen schätzen diesen Full-Service und konzentrieren sich bei der Vermarktung und Durchführung von Webinaren auf ihre Kernkompetenz. Die technische Planung, Organisation und Durchführung des Webinars übernimmt msconsult. 10 von 14

11 WebKongress Ein WebKongress ist eine Aneinanderreihung von Webinaren (Fachvorträgen). Wie bei realen Kongressen werden die Vorträge von einem Moderator begleitet. Bei der Online Variante bieten sich bei einem solchen WebKongress zusätzlich Werbeplätze in Form von Logoplatzierung (Sponsor) oder gar Werbeeinblendungen in Form von kurzen Produkt- oder Imagevideos (Spots). Auch hier lassen sich reale Formate abbilden. Entgegen der Durchführung von einfachen Webinaren sind bereits erste WebKongress Veranstalter dazu übergegangen, auch auf Seiten der Teilnehmer eine Teilnahme- Gebühr zu erheben. WebKongresse sind gut geeignet, Sponsoren zu gewinnen, die auf eine aktive Mitarbeit verzichten, aber dennoch den WebKongress als Marken-Transportmedium nutzen. Erste Verlage haben bereits damit begonnen, begleitende Anbieter, die in der Regel keine Werbepartner darstellen, mit zu transportieren. In diesem Fall stellen Erlöse in Form von Provisionsvergütung keinerlei Tabu-Thema mehr dar. 11 von 14

12 Livestream Interactive Mit dem Einsatz von Streaming können Live Bilder in HD Qualität übertragen werden. Hierbei wird der Einsatz von professionellem Ton- und Kamera- Equipment vorausgesetzt. Interaktion via Chat und Umfragen integrieren Zuschauer des Livestreams in das Geschehen. Durch Einsatz von z.b. der Lösung Livestream Interactive ist es einfachst möglich, live stattfindende Fachvorträge parallel auf der eigenen WebSite, Facebook-Page oder einer virtuellen Messe zu senden. Die bei Livestream Interactive automatisch angefertigte Aufzeichnung, die vollständig mit der gezeigten Präsentation synchronisiert ist, kann bearbeitet und das Ergebnis als eigenständiges Video auf die WebSite gestellt werden. Veranstalter verfügen mit solchen Lösungen über die Möglichkeit, einmaligen und qualitativ hochwertigen Content zu erzeugen. Hierzu wird lediglich eine Aufzeichnung der Fach- und Expertenvorträge angefertigt, die dann in die Zweit- und Drittverwertung überführt werden kann. Auch das Bereitstellen von Video-Aufzeichnungen bietet eine Möglichkeit, die Reichweite eines Events enorm zu erhöhen oder neue Erlösquellen zu erschließen durch das kostenpflichtige Angebot der Aufzeichnungen. Die seit Ende 2012 verfügbare Streaming-Lösung Livestream Interactive ist modular aufgebaut und kann daher für alle erdenklichen Streaming-Projekte genutzt werden. In der Basis Ausführung wird lediglich Bild und Ton übertragen. Wird die Sendung parallel durch eine Präsentation ergänzt, wird das Modul für den Präsentationsbereich zugeschaltet. Durch Aktivierung der Chat und Polling Module wird das Publikum live in die Sendung integriert. Sowohl Event-Agenturen, als auch Verlegern ist es mit dieser Lösung möglich, vollkommen neue Sendungs-Formate zu etablieren. Live-Berichte, Podiums-Diskussionen, Produkt- und Testberichte, Reportagen, Interviews, Special Interest IPTV-Kanäle etc... die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt. 12 von 14

13 Königsklasse - Virtuelle Messe Die virtuelle Messe besetzt die Königsklasse im Bereich Technologien für Hybrid-Events. Auf einer virtuellen Messe sind alle Funktionen und alle Möglichkeiten vereint, die für das Veranstalten von Hybrid-Events zum Einsatz kommen sollten. Wie auch bei physischen Messen wird einer Branche ein Überblick von Anbietern geboten. Erreichen physische Messen durch Konferenzen und Kongressen ihre Attraktivität so wird dies auf der virtuellen Messe durch Webinare, Webkongresse und interaktive Livestreams erzeugt. In Ergänzung zu realen Messen, werden virtuelle Messen in der Regel langfristig veranstaltet und durch kontinuierlich organisierte WebKongresse und Webinare flankiert. Die direkte Kommunikation von Besucher und Zuschauer wird über Nachrichten, Live Chat und Online Meetings gewährleistet. Für die eigene Präsentation seines Unternehmens und seiner Produkte und Leistungen kann der Aussteller nahezu alle verfügbaren Medien nutzen. Dazu gehören Videos, Bildergalerien, PDF-Dokumente und natürlich Präsentationen. Veranstalter von Hybrid-Events bieten Ausstellern somit die modernste, technologisch fortschrittlichste Möglichkeit, sich zu präsentieren. Durch die nahtlose Integration der virtuellen Ausstellung mit den Live-Kommunikationswerkzeugen wie Chat, Online Meeting, Webinar und Livestream Interactive bietet msconsult mit dem Produkt EXPO-IP die wohl effizienteste Plattform zur Durchführung von Hybrid-Events (Näheres unter: ). 13 von 14

14 Fazit Verlagen bietet sich ein interessanter und derzeit wachsender Markt im Bereich der Hybrid-Events. Live Online Veranstaltungen wie Webinare, WebKongresse und Webmessen werden verstärkt genutzt und haben das Potential, ein Massen-Kommunikationsmedium zu werden. Die technischen Möglichkeiten sind vielfältig, flexibel und inzwischen ausgesprochen ausgereift. Schaffen Sie Mehrwerte! Veranstalten Sie Hybrid-Events und sichern Sie sich alle Vorteile Erweiterung der Reichweite und Interaktion Immense Kostensenkungen Höhere Produktivität Steigerung der Erlöse Verbesserte Datensammlung und Auswertung Umweltschutz Wir unterstützen Sie gerne bei Ihrem Vorhaben msconsult [events over IP] unterstützt Kunden seit 2003 bei der Konzeption von Geschäftsmodellen im Bereich Online Events sowie bei der Auswahl geeigneter Technologien und bei der Durchführung der Events. Mit dieser Fokussierung ist msconsult führend in diesem Segment. Nutzen Sie unsere Erfahrungen und sprechen Sie uns an, wie auch Ihr Unternehmen sich im rasant wachsenden Markt der virtuellen Events positionieren und noch mehr online Umsatzerlöse erzielen kann. Weitere Informationen zu dem msconsult FullService Angebot und zu den Produkten finden Sie unter msconsult c/o EXPO-IP KG Schulz & Tröller GbR Robert Bosch Strasse Darmstadt Tel info@worldbit.de von 14