Microsoft Unified Communications Übersicht

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1 Microsoft Unified Communications Übersicht 2008 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen stellen die behandelten Themen aus der Sicht der Microsoft Corporation zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dar. Da Microsoft auf sich ändernde Marktanforderungen reagieren muss, stellt dies keine Verpflichtung seitens Microsoft dar, und Microsoft kann die Richtigkeit der hier dargelegten Informationen nach dem Zeitpunkt der Veröffentlichung nicht garantieren. Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. MICROSOFT SCHLIESST FÜR DIESES DOKUMENT JEDE GEWÄHRLEISTUNG AUS, SEI SIE AUSDRÜCKLICH, KONKLUDENT ODER GESETZLICH VORGESCHRIEBEN. Die Benutzer/innen sind verpflichtet, sich an alle anwendbaren Urheberrechtsgesetze zu halten. Unabhängig von der Anwendbarkeit der entsprechenden Urheberrechtsgesetze darf ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis der Microsoft Corporation kein Teil dieses Dokuments für irgendwelche Zwecke vervielfältigt oder in einem Datenempfangssystem gespeichert oder darin eingelesen bzw. übertragen werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln (elektronisch, mechanisch, durch Fotokopieren, Aufzeichnen usw.) dies geschieht. Es ist möglich, dass Microsoft Rechte an Patenten bzw. patentierten Anwendungen, Marken, Urheberrechten oder sonstigem geistigem Eigentum besitzt, die sich auf den Inhalt dieses Dokuments beziehen. Das Bereitstellen dieses Dokuments gibt Ihnen jedoch keinen Anspruch auf diese Patente, Marken, Urheberrechte oder auf sonstiges geistiges Eigentum, es sei denn, dies wird ausdrücklich in den schriftlichen Lizenzverträgen von Microsoft eingeräumt. Microsoft, das Office-Logo, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Exchange Server, Visual Studio, Windows, Office Communications Server und Windows Mobile sind entweder eingetragene Marken oder Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Sofern nichts anderes angegeben ist, sind die in den Beispielen verwendeten Firmen, Organisationen, Produkte, Domänennamen, -Adressen, Logos, Personen, Orte und Ereignisse frei erfunden. Jede Ähnlichkeit mit bestehenden Firmen, Organisationen, Produkten, Domänennamen, -Adressen, Logos, Personen, Orten oder Ereignissen ist rein zufällig. Die Namen der in diesem Dokument aufgeführten tatsächlichen Unternehmen und Produkte können geschützte Marken ihrer jeweiligen Inhaber sein. Microsoft Corporation

2 Inhaltsverzeichnis Einführung 3 Kommunikationsanforderungen heute 3 Microsoft Unified Communications 4 Marktstellung Produkte und Dienste Lösungen und Vorteile Auswirkung auf das Unternehmen Optimierung der Business Productivity Infrastructure (BPIO) 13 Messaging Instant Messaging / Anwesenheit Webkonferenzen Sprachnachrichten Nächste Schritte 17 Microsoft Unified Communications 2

3 Einführung Microsoft Unified Communications kombiniert , Instant Messaging, Sprachnachrichten, Audio-, Video- und Webkonferenzen in einem intuitiven System, das mitarbeiterzentriert und nicht technikzentriert arbeitet. All diese Funktionen sind optimal auf Microsoft Office abgestimmt. Die Unternehmen können getrennte Systeme, die Konflikte verursachen, durch eine einheitliche Kommunikationsplattform ersetzen, die die vorhandene Daten- und Telekommunikationsinfrastruktur auf ein neues Niveau hebt. Durch Kombination von Software und Diensten können IT-Abteilungen eine Kommunikation mit höherer Flexibilität und Sicherheit und zugleich mit einer überschaubaren Infrastruktur anbieten, die die Verwaltung rationalisiert und die Gesamtnutzungskosten senkt. Bis 2010 werden 80 % der Unternehmen, die kommunikationsfähige Geschäftsabläufe implementiert haben, eine deutliche Differenzierung bei den Erträgen gegenüber den Wettbewerbern erreichen. Gartner, Mai Kommunikationsanforderungen heute In den vergangenen beiden Dekaden hat innovative Technologie die Welt enger zusammengebracht und den Menschen mehr Möglichkeiten zur Kommunikation miteinander gegeben. Diese Veränderungen haben zwar die Produktivität erhöht und die Arbeitswelt mobiler, globaler und vernetzter gestaltet, diese schnelle Wandlung hat jedoch auch neue Anforderungen an moderne Unternehmensumgebungen mit sich gebracht. Der normale Information Worker Überlastung durch Kommunikation: erhält pro Tag 51 Nachrichten Information Worker und IT-Profis mühen sich heute, diverse Kommunikationssysteme an bis zu 7 verschiedenen Orten. Harris, 2006 zu verwalten herkömmliche und Mobiltelefone, und Voic , Voice over 2 Internet Protocol (VoIP), Instant Messaging sowie Video- und Webkonferenzen. Viele dieser individuellen Kommunikationswerkzeuge gelten als unverzichtbar, aber sie arbeiten nicht notwendigerweise gut zusammen, damit die Mitarbeiter produktiver werden und ihre Ressourcen bündeln. Um beispielsweise einen Telefonanruf zu tätigen, muss heute ein normaler Mitarbeiter sein Adressbuch hervorholen, die Nummer suchen und dann auf dem Telefon wählen. Das ist wenig produktiv, denn dazu müssen die Mitarbeiter die Hauptanwendung verlassen, mit der sie arbeiten, wenn sie mit einem Kollegen kommunizieren wollen. Um eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu fördern, brauchen Unternehmen eine Möglichkeit, sowohl 1 : 1- als auch 1 : n-kommunikation zu rationalisieren, damit die Mitarbeiter die Informationen dann erhalten, wenn sie sie benötigen. Verteilte Teams, Kunden und Partner: Information Worker arbeiten heute nicht unbedingt im selben Großraumbüro oder in unmittelbarer Nähe. Stattdessen haben Unternehmen Niederlassungen, Partner und Kunden überall in der Welt. Eine fehlende Interaktion mit Kunden, Partnern und Lieferanten kann zu geringeren Umsätzen, Verlust der Kundenbindung und letztendlich zu geringerer Profitabilität des Unternehmens führen. Unternehmen müssen Probleme schnell beseitigen, um die Zeit bis zur Markteinführung neuer Produkte und Dienste zu verkürzen und auf diese Weise einen Wettbewerbsvorsprung zu erhalten und Gewinne zu erhöhen. Die Unfähigkeit, effizient zu kommunizieren, kann zu Projektverzögerungen, höheren Reise- und Kommunikationskosten, Entscheidungen ohne fundierte Informationen und zum Verlust der Produktivität von einzelnen Mitarbeitern oder Teams führen. Die Durchführung von Besprechungen und effiziente Kommunikation stellen in unserem globalen Markt oft eine logistische und finanzielle Belastung dar. Die Teilnahme an herkömmlichen Besprechungen bedeutet für die Mitarbeiter Zeitaufwand für den Weg zu und von einer Besprechung, sodass sie weniger Zeit für ihre Arbeitsaufgaben zur Verfügung haben. 1 Gartner Achieving Agility Through Communication-Enabled Business Processes, Mai Von Microsoft in Auftrag gegebene interaktive Harris-Online-Umfrage, Juni 2006 Microsoft Unified Communications 3

4 Hohe Kosten der Kommunikation: Für die Unternehmen sind herkömmliche Kommunikationswege mit hohen Kosten verbunden. Ferngespräche, Wartungskosten für Fax- und Voic -Systeme und Reisekosten für Mitarbeiter reduzieren die Gewinnspanne des Unternehmens. Da Unternehmen immer kostenbewusster werden, suchen sie häufig nach kostengünstigen Kommunikationswegen und Wegen zur grenzüberschreitenden Zusammenarbeit. Die neuen Methoden müssen jedoch nicht nur kostengünstig sein. Sie müssen auch jederzeit zur Verfügung stehen, benutzerfreundlich sein und keine Zusatzkosten wie die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter für IT-Support produzieren. Diese Probleme führen dazu, dass die IT-Abteilungen immer größer werden und die Betriebskosten weiter steigen. Heterogenes komplexes Netzwerk: Bei vielen Unternehmen besteht das interne Kommunikationssystem aus mehreren Anwendungen verschiedener Anbieter. Diese Zersplitterung erschwert die Verwendung der Systeme durch die Mitarbeiter und kostet die IT-Abteilungen viel Zeit für Bereitstellung, Verwaltung und Aktualisierung der Systeme. Die IT-Abteilungen müssen verschiedene Nebenstellenanlagen für Telefone, Messagingsysteme für Voic , -Lösungen und Systeme für Instant Messaging betreiben und pflegen. Dank der Anwesenheitsinformationen muss ich nicht fünfmal anrufen, um festzustellen, ob mein Ansprechpartner da ist. Das ist ein riesiger Vorteil. Firmen unterschätzen häufig, wie viel Zeit mit der Einleitung von Kommunikation verloren geht. Infineon Microsoft Unified Communications Unified Communications von Microsoft bietet eine erweiterbare Software- und Dienstplattform für Ihr Unternehmen, mit der Sie die Kommunikation für Ihre Benutzer rationalisieren und Ihre IT effizient nutzen. Diese Software- und Dienstplattform unterstützt die Kommunikation von Microsoft Office-Anwendungen per , Instant Messaging, Sprachnachrichten, Daten, Video- und Webkonferenzen mit der für Großunternehmen erforderlichen Sicherheit und Zuverlässigkeit: Einfache und schnelle Kontaktaufnahme und Zusammenarbeit mit Kollegen Kommunikation von nahezu jedem Ort aus und über eine Vielzahl von Geräten Anwesenheitsinformationen über Desktop- und Branchenanwendungen Sicherheit, Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit für Unternehmen auf einer vertrauenswürdigen Plattform Die Art und Weise, in der Geschäftsleute kommunizieren und zusammenarbeiten, hat sich in jüngster Zeit rapide gewandelt. Die heutigen Anforderungen und Möglichkeiten waren noch vor wenigen Jahren kaum vorstellbar. Das direkte Kommunizieren im Kontext der jeweiligen Aufgabe und das Kontaktieren der gewünschten Person über eine effektivere Methode sorgen für Produktivitätssteigerungen und eine schnellere Entscheidungsfindung. Da diese Vorteile heute auf der Grundlage der vorhandenen Infrastruktur genutzt werden können, ohne dass eine langwierige Einführung von Kommunikationstechnologien nötig ist, ergeben sich unmittelbare Wettbewerbsvorteile. Eine softwaregestützte Kommunikationsinfrastruktur dient auch als Schutz gegen Überalterung, da sich Technologien ständig weiterentwickeln. Technologien von Microsoft für Unified Communications unterstützen die folgenden Arbeitsaufgaben, bei denen der Kunde flexibel auswählen kann, wie er unsere Technologie nutzt: auf Servern vor Ort, als gehosteten Dienst bei Partnern oder Microsoft oder als Onlinedienst. Mit Messaging erhält er Zugriff auf , Voic , Fax, Kalender und Kontakte in einem einheitlichen Posteingang von den verschiedensten Clients und Geräten. ist eine der beliebtesten und wichtigsten Kommunikationsmöglichkeiten in der Welt von heute und Unternehmen müssen die Verfügbarkeit ihrer Systeme mehr als je zuvor sicherstellen und diese vor Datenverlust und Sicherheitsrisiken schützen, zugleich aber neue Funktionen zur Erhöhung der Benutzerproduktivität bereitstellen. Microsoft Unified Communications 4

5 Anhand von Anwesenheitsinformationen kann der Status von Mitarbeitern (basierend auf Kalenderinformationen, dem Anmeldungs-/Aktivitätsstatus und Benutzereinstellungen) im gesamten Unternehmen und/oder ausgewählten Kollegen in Echtzeit angezeigt werden. Somit können Benutzer die gewünschte Person unmittelbar über die am besten geeignete Kommunikationsmethode kontaktieren. Teams arbeiten immer häufiger geografisch weit verstreut, und Anwesenheitsinformationen können sicherstellen, dass sie auch zusammenarbeiten können. Arbeiten, bei denen man bisher einen ganzen Tag lang auf ein einfaches Feedback wartete, können schneller erledigt werden, wenn Mitarbeiter die Zeitverschiebung der Arbeitsstunden effizienter nutzen können. Instant Messaging in Unternehmen eröffnet die Möglichkeit, Textnachrichten in Echtzeit über das Internet oder das Unternehmensnetzwerk zu versenden. Mitarbeiter nutzen häufig öffentliche Instant Messaging-Lösungen (wie MSN Messenger, AOL Instant Messenger und Yahoo! Messenger), obwohl diese keine oder nur geringe Sicherheitsfunktionen besitzen. Unternehmen erkennen, welchen Nutzen, aber auch welche Risiken öffentliches Instant Messaging besitzt, und interessieren sich daher für Systeme, die eine hochsichere Kommunikation für Großunternehmen unterstützen. Webkonferenzen sind Onlinebesprechungen, in denen Gruppen von Personen an verschiedenen Standorten entweder nach einem bestimmten Zeitplan oder nach Bedarf zusammenarbeiten und zusammenwirken können. Die Benutzer können Präsentationen und Dokumente auf ihren Computern anzeigen und zugleich per Telefon diskutieren; Interaktion wird durch schriftliche Fragen, individuelle Chats usw. erleichtert. Über Webkonferenzen können Information Worker Kontakt miteinander aufnehmen, ohne dass sie ihren Schreibtisch verlassen müssen, und so Effizienz und Produktivität steigern. Softwaregestütztes VoIP kann als die nächste Generation der Sprachkommunikation dazu beitragen, Betriebskosten durch Kommunikation über ein IP-Netzwerk zu senken. Durch die Integration dieser Funktionen in gängige Anwendungen kann die Sprachkommunikation auch für , Kalender, Voic /Unified Messaging, Instant Messaging und Webkonferenzen genutzt werden. Dadurch entsteht eine optimierte Umgebung, die sich stark von den nicht zusammenhängenden Benutzerführungen bisheriger Systeme unterscheidet. Microsoft Unified Communications 5

6 Marktstellung Technologien von Microsoft für Unified Communications sind für den Markt sehr interessant. Erst kürzlich platzierte die Gartner Inc., eine der weltweit führenden Marktforschungs- und Beratungsgesellschaften für Informationstechnologie, in dem Bericht Magic Quadrant for Unified Communications, 2007 Microsoft in dem Marktführerquadranten. Aussage von Gartner Inc.: Im Marktführerquadranten befinden sich Anbieter, die umfassende und integrierte UC-Lösungen direkt oder über definierte Partnerbeziehungen vertreiben und die gesamte Palette der Marktanforderungen abdecken. Diese Anbieter haben Migrations- und Entwicklungspläne für ihre Produkte in den Kernbereichen der Unified Communications definiert und nutzen ihre Lösungspakete, um neue Kunden als Stammkunden zu gewinnen und die Bindung in ihrem vorhandenen Kundenstamm mit neuen Funktionsbereichen zu festigen. Gartner, Magic Quadrant for Unified Communications, 2007 Der Magic Quadrant unterliegt dem Copyright der Gartner Inc. (2007) und darf mit Genehmigung verwendet werden. Der Magic Quadrant ist eine grafische Darstellung eines Marktes für einen bestimmten Zeitabschnitt. Der Magic Quadrant ist eine Darstellung der Analyse der Gartner Inc., wie bestimmte Anbieter die Kriterien für diesen Markt entsprechend der Definition von Gartner erfüllen. Die Gartner Inc. empfiehlt weder einen Anbieter noch ein Produkt oder eine Dienstleistung, die in dem Magic Quadrant enthalten ist, noch behauptet sie, dass Technologieanwender nur die Anbieter wählen sollten, die in diesem Marktführerquadranten enthalten sind. Der Magic Quadrant ist lediglich ein Mittel der Marktforschung und keine Kaufempfehlung. Die Gartner Inc. lehnt ausdrücklich jede direkte oder indirekte Haftung für diese Marktforschungsergebnisse ab und gibt auch keine Garantien zur Handelbarkeit oder zur Eignung für einen bestimmten Zweck. Produkte und Dienste Die Technologien von Microsoft für Unified Communications umfassen die folgenden Produkte, die alle auf der Basis von Windows Server und Active Directory aufbauen: Microsoft Office Communications Server 2007 Aufbauend auf dem Erfolg des Microsoft Live Communications Server 2005 ist der Office Communications Server 2007 das erste Microsoft-Produkt, in dem erweitertes VoIP, Instant Messaging für Unternehmen, Anwesenheitssysteme und Funktionen für Webkonferenzen in einem Angebot zusammengefasst sind. Office Communications Server 2007 ist eine robuste, flexible, auf den Standards des SIP-Protokolls (Session Initiation Protocol) aufbauende Echtzeitkommunikationsplattform, die anwesenheitsabhängige VoIP-Rufverwaltung, Audio-, Video- und Webkonferenzen sowie Instant Messaging und vorhandene Softwareanwendungen, Dienste und Geräte unterstützt. Microsoft Exchange Server 2007 Die neuen Funktionen von Exchange Server 2007 gewährleisten höchste Sicherheit und Schutz Ihres Unternehmens, den von den Mitarbeitern gewünschten ständigen Zugriff auf , Voic , Kalender und Kontakte und die Wirtschaftlichkeit, die die IT-Abteilung erwartet. Exchange Server 2007 Unified Messaging geht über -Nachrichten und die heute verfügbaren isolierten Voic -Systeme hinaus und besitzt einen einheitlichen Posteingang für -Nachrichten, Voic und Faxe sowie neue Funktionen wie einen sprachgesteuerten automatischen Assistenten, mit dem die Benutzer ihren Posteingang von jedem Telefon aus verwalten können. Microsoft Exchange Hosted Services Vier verschiedene verwaltete Dienste für Spam-, Viren- und Inhaltsfilterung (Hosted Filtering), - und IM-Archivierung (Hosted Archive), -Sicherung und -Kontinuität (Hosted Continuity) sowie -Verschlüsselung (Hosted Encryption) ergänzen lokale oder ausgelagerte -Lösungen. Die Dienste werden vierteljährlich aktualisiert. Zu den jüngsten Aktualisierungen gehört u. a. die Verzeichnisintegration zur Vereinfachung der Benutzerbereitstellung. Microsoft Unified Communications 6

7 Microsoft Office Live Meeting 2007 Office Live Meeting ist ein interaktiver Webspace für Webkonferenzen, in dem die Benutzer Dateien austauschen, Video- und Audiodateien abspielen und an gemeinsamen Projekten arbeiten können. Mit Office Live Meeting können die Kollegen ein Brainstorming in Microsoft Office PowerPoint organisieren, Texte in Office Word bearbeiten und Berechnungen in Office Excel in Echtzeit anstellen, unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden. Zusammen mit anderen Lösungen für Unified Communications, beispielsweise Telefondiensten, präsentieren sich Live Meeting und Microsoft Office als die Lösung für Live-Zusammenarbeit. Microsoft Office Communicator 2007 Ein integrierter Kommunikationsclient für Office Communications Server 2007 mit einer breiten Palette von Kommunikationsmöglichkeiten und integrierten Anwesenheitsfunktionen, beispielsweise Instant Messaging, Sprach- und Videoübertragung von PC zu PC, gemeinsame Nutzung von Anwendungen, Integration mit Live Meeting sowie Integration in Firmennebenstellenanlagen oder öffentliche Telefonnetze, um Funktionen wie die Steuerung von Firmennebenstellenanlagen und die Integration mit Audiokonferenzanbietern sicherzustellen. Microsoft Office Outlook 2007 Eine integrierte Lösung zur Verwaltung Ihrer Zeit und Ihrer Daten, die Verbindung über Grenzen herstellt und alle Informationen kontrolliert, die bei Ihnen eingehen. Mit Office Outlook 2007 erhalten Sie Innovationen, mit denen Sie schnell Ihre Mitteilungen durchsuchen, Ihre Arbeit organisieren und Ihre Informationen mit anderen besser gemeinsam nutzen können alles von einem Ort aus. Microsoft RoundTable Ein Gerät zur Audio- und Videozusammenarbeit mit einer 360 -Panoramakamera. Zusammen mit Office Communications Server 2007 bietet RoundTable eine einmalige Benutzerumgebung für Webkonferenzen, mit der sich Besprechungen für mehrere Standorte durchführen lassen. Die Besprechungsteilnehmer vor Ort und an den entfernten Standorten erhalten eine Panoramasicht aller Konferenzteilnehmer sowie Nahaufnahmen der einzelnen Teilnehmer, sobald diese sprechen. Lösungen und Vorteile Technologien von Microsoft für Unified Communications nutzen leistungsfähige Software zur Rationalisierung der Kommunikation für die Endanwender, steigern die Wirtschaftlichkeit für IT-Profis und bieten einen integrierten Schutz für ein Unternehmen; zugleich sind sie eine zukunftssichere Basis für innovative Geschäftsprozesse. Optimierte Kommunikation Für viele Endanwender erfolgt Kommunikation in voneinander isolierten, abgeschotteten Welten. Für Sprachkommunikationen nutzt man das Festnetz- oder Mobiltelefon. Für und Instant Messaging benutzt man den PC. Angesichts der vielen Anwendungen und Tools für die Kommunikation stellt sich die Kommunikationsumgebung für die Endbenutzer chaotisch dar. Unified Communications von Microsoft durchbricht die traditionelle Abschottung und erlaubt den Endanwendern die Zusammenarbeit mit den Desktop- und mobilen Anwendungen, die sie täglich ohnehin nutzen, wobei sie problemlos zwischen den verschiedenen Kommunikationswegen wechseln können. Microsoft Unified Communications 7

8 Kommunikation per Mausklick: Mit nur einer Identität, die alle in Active Directory gespeicherten Kontaktdaten mit den genutzten Kommunikationswegen (Telefon, Webkonferenzen, Instant Messaging, und Kalender) enthält, wird Kommunikation zu einer problemlosen und persönlichen Angelegenheit. Sie können im Handumdrehen die richtige Person finden, mit der Sie Kontakt aufnehmen wollen, und je nach den verfügbaren Kommunikationswegen und von den Teilnehmern bevorzugten Kommunikationsmitteln per Telefon, Instant Messaging, oder Webkonferenz kommunizieren. Da in Anwendungen wie Office, SharePoint und Ihren Unternehmensanwendungen Anwesenheitsfunktionen integriert sind, können Sie per Mausklick aus den Anwendungen heraus kommunizieren, die Sie am häufigsten nutzen. Unified Messaging: Mit Exchange Server 2007 Unified Messaging erhalten Sie Zugriff auf Ihre s, Voic s und Fax-Nachrichten, je nachdem, auf welchem Wege Sie am effizientesten arbeiten können. Statt Zugriff zu Nachrichten von drei verschiedenen Systemen , Voic und Fax können Sie nun all diese Datenarten in einem einheitlichen Posteingang abrufen. Sie können auch Ihre s per Telefon abrufen. Mit Office Outlook Voice Access können Sie nicht nur anrufen und Ihre Voic s abhören, sondern sich auch Ihre s vorlesen lassen. Sie können sogar Ihre Kalender steuern, beispielsweise Besprechungen stornieren oder Besprechungsteilnehmer informieren, dass Sie zu spät kommen werden. Zugriff von überall: Mit Unified Communications von Microsoft verfügen Sie über eine einheitliche, integrierte Umgebung, in der Sie von zahlreichen Geräten und Standorten aus auf die benötigten Daten zugreifen können. In dieser Umgebung nutzen Sie Leerlaufzeiten produktiv, da Sie standort- und zeitunabhängig auf dieselben Tools für die Zusammenarbeit zugreifen können, die Ihnen auch in Ihrem Büro zur Verfügung stehen. Mobile ist mit Outlook Web Access für VPN-losen -Zugriff einfacher und mit Outlook Mobile mit Exchange ActiveSync werden Sie immer in Echtzeit informiert, ob eine eingeht. Verbesserte Zusammenarbeit: Sie können Ihre Möglichkeiten für Zusammenarbeit durch effizientere Kommunikation, durch Finden des richtigen Ansprechpartners, durch Planung von Besprechungen und Austausch von Informationen optimieren. Exchange Server 2007 bietet leistungsstarke Funktionen für die Zeit- und Ressourcenverwaltung, einschließlich aktueller Frei/Gebucht-Informationen, um Besprechungen effektiv zu planen. Problematische Planung und Verschiebung von Besprechungen lässt sich durch spontane Ad-hoc-Sprach- und Video-Telekonferenzen mit internen Kollegen und externen Partnern ersetzen, wenn Sie Live Meeting Service oder Office Communications Server 2007 verwenden. Microsoft Unified Communications 8

9 Höhere Betriebseffizienz In einer Organisation bestehen die internen Kommunikationssysteme oft aus diversen Anwendungen mit verschiedensten Fähigkeiten, sodass die Mitarbeiter Probleme haben, die verschiedenen Systeme zu nutzen und für die IT-Abteilungen immer wieder die Aufgabe besteht, die Systeme bereitzustellen, zu verwalten und zu pflegen das führt zu Frustration beim Anwender und zu hohen Gesamtkosten für die IT. Microsoft Unified Communications vereinfacht die Bereitstellung und Verwaltung dieser Infrastruktur, macht IT-Nutzung effizienter und reduziert den Frust, wie er bei der Verwendung isolierter Systeme entsteht. Ein Zugriff von jedem Ort zu jeder Zeit hilft den Mitarbeitern, Geschäftsprozesse einzuhalten, ohne dass Verzögerungen entstehen, weil man auf einen Entscheidungsträger oder auf einen Zugang zu einem Computer und zu -Nachrichten warten muss. Accenture France Senkung der Infrastrukturkosten: Mit Microsoft Unified Communications kann Ihr Unternehmen auf die vorhandene Software aufsetzen und so Infrastrukturkosten senken. Mit diesen Technologien können Sie Ihre aktuellen Investitionen in Active Directory und Exchange Server zur Speicherung von Nachrichten und Identitäten nutzen und so die Anzahl der Systeme reduzieren, die Sie verwalten müssen. Beide Systeme arbeiten auch mit einer breiten Palette herkömmlicher und IP-Nebenstellenanlagen, entweder nativ oder über Gateways, zusammen, damit Sie die Produktivitätssteigerungen von Unified Communications ohne kostspieligen Austausch und störende Systemunterbrechung nutzen können. Unified Communications von Microsoft bietet darüber hinaus standardmäßig Unterstützung für erweiterte Sicherheitsfunktionen, die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften, Dokumentenschutz, Mobilität und Unified Messaging, damit Sie Ihre Investitionen bündeln können. Steigerung der Administratorproduktivität: Mit den Verwaltungsfunktionen und der Verwaltung eines einzigen Verzeichnisses in den Microsoft-Technologien für Unified Communications können IT-Administratoren Benutzer, Server und globale Einstellungen spielend verwalten und zugleich die kompletten Kommunikationssysteme überwachen. Unternehmen sparen Zeit für die Serververwaltung und senken Schulungskosten, weil diese Lösung mit den vorhandenen Verwaltungswerkzeugen, beispielsweise mit Microsoft Management Console und Microsoft System Center Operations Manager, administriert und über die vertraute Scripting-Schnittstelle konfiguriert werden kann. Flexible Auswahlmöglichkeiten: Sie haben die freie Wahl zwischen einer vor Ort installierten Kommunikationsplattform oder einer gehosteten Plattform, je nachdem, was für Ihr Unternehmen am besten passt. Die Dienste für Microsoft Unified Communications bieten flexible Lösungen für -Management und Sicherheit sowie die Fernkommunikation und Tools für die Zusammenarbeit wie , gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Webkonferenzen. So können Sie die IT-Administration verwalten, Kosten senken und Zeit gewinnen, um sich auf das zu konzentrieren, was Ihr Unternehmen voranbringt. Exchange Server ist für uns eine wirklich unternehmenskritische Anwendung. Neben den Kostensenkungen für Server, Software und vor allem Mitarbeiter sind unsere Kosten für Messaging wahrscheinlich auf ein Drittel dessen gesunken, was wir bisher ausgaben. Insight Venture Partner Microsoft Unified Communications 9

10 Integrierter Schutz Die vielleicht wichtigsten Anforderungen für ein Kommunikationssystem liegen in den Bereichen Sicherheit, Verfügbarkeit und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Kommunikation per oder Instant Messaging ist laufend der Gefahr durch Spam und Viren ausgesetzt, die, wenn sie nicht erkannt werden, zu Unterbrechungen des Geschäftsbetriebs und zur Gefährdung des Unternehmens führen können. Da elektronische Medien immer umfassender eingesetzt werden, sind Sicherheit und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften für die IT-Abteilung wichtige Themen. Microsoft Unified Communications enthält integrierte Schutzfunktionen, die dafür sorgen, dass die Kommunikation im Unternehmen sicher ist, gesetzlichen Vorschriften entspricht und verfügbar bleibt. Schutz vor Viren, Spam und sonstiger Schad-Software (Malware): Die Plattform für Unified Communications von Microsoft enthält verschiedene integrierte Technologien, die gegen aktuelle Bedrohungen schützen sollen. Microsoft Forefront ist ein vor Ort installierter Antivirenscanner für Instant Messaging und , während Exchange Hosted Filtering vor Spam und Viren schützt, noch bevor diese in Ihr Unternehmensnetzwerk gelangen. Exchange Server 2007 und Office Communications Server 2007 enthalten beide integrierte Schutzfunktionen gegen Viren, Spam und andere Risiken bei -Systemen, Instant Messaging, Webkonferenzen und Sprachkommunikation. Auch Live Meeting als Webkonferenzdienst ist mit 9 Sicherheitsstufen voll verschlüsselt und wurde von der Firma Siebel als konform mit den strengsten externen Sicherheitsstandards zertifiziert. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Offenlegung aus juristischen Gründen und solide Geschäftsführung: Angesichts der jüngsten Bilanzskandale und Firmenzusammenbrüche gewann die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in den Aufsichtsräten und somit auch für die IT-Abteilungen Priorität. Microsoft-Technologien für Unified Communications helfen mit speziellen Compliance-Funktionen, Anforderungen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und juristisch geforderten Offenlegung zu erfüllen. Mit Exchange Server 2007 und Office Communications Server 2007 können IT-Profis mit denkbar geringem Aufwand Richtlinien für den gesamten Kommunikationszyklus einrichten und Dokumente zentral offenlegen ohne Abstriche bei Geschäftsprozessen oder Endbenutzerproduktivität. Exchange Hosted Archiving-Dienste bieten eine umfassende Unterstützung für die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und Flexibilität durch die Bereitstellung außerhalb des Unternehmens. Hochverfügbarkeit wie für Großunternehmen: Die Technologien von Microsoft für Unified Communications wurden auf Hochverfügbarkeit ausgelegt, sodass sie eine Plattform installieren können, die für Hochverfügbarkeit und Skalierbarkeit optimiert ist, damit unternehmenskritische Messaging- und Kommunikationssysteme immer betriebsbereit sind. Exchange Server 2007 beispielsweise bietet eine Onsite- oder Offsite-Datenredundanz für den Ausfall von Festplatten oder Servern im Unternehmen oder für Katastrophen an Standorten, damit eine Geschäftskontinuität gewährleistet ist, und Exchange Hosted Continuity garantiert eine kontinuierliche Verfügbarkeit der - Systeme, damit keine Datenverluste entstehen. Zukunftssichere Basis Microsoft-Technologien für Unified Communications sind eine zukunftssichere Software-Basis, die Sie problemlos in Ihre vorhandene Messaging- und Telefoninfrastruktur integrieren und an geänderte Unternehmensanforderungen anpassen können. Wenn Sie für Unified Communications eine Softwarelösung einsetzen, bleibt Ihr Unternehmen flexibel und kann Innovationen übernehmen, sobald diese eingeführt werden. Mit neuen Technologien und geänderten Geschäftsanforderungen muss sich auch Ihre Kommunikationsinfrastruktur anpassen und alles, was Sie tun müssen, ist eine Aktualisierung der Software, kein Austausch der Hardware. Bei gehosteten Diensten erfolgt das Upgrade automatisch und komplett für Sie. Unsere Benutzer begrüßen die Möglichkeit, -Nachrichten effizient klassifizieren zu können als Administratoren sind wir von der Möglichkeit, Richtlinien für die Nachrichtenaufbewahrung zentral festzulegen und zu verwalten, vollauf begeistert. Windrush Frozen Foods Microsoft Unified Communications 10

11 Erweiterung der vorhandenen Desktopanwendungen und IT-Infrastruktur: Microsoft-Technologien für Unified Communications können mit Hilfe leistungsfähiger Software in einem verwalteten Silo konfiguriert und integriert werden. Durch Software minimieren sich die Investitionen in zusätzliche Hardware und unsere Konzentration auf Interoperabilität gewährleistet, dass unsere Lösungen nicht nur in Ihre vorhandenen Desktopanwendungen integriert werden können, sondern in Ihre gesamte IT-Infrastruktur. Optimale Nutzung Ihrer Investitionen in die Nebenstellenanlage durch softwaregestütztes VoIP: Zur Installation der Microsoft VoIP-Technologien brauchen Sie keinen Gabelstapler, da Microsoft Software anstelle der Hardware nutzt. Microsoft Office Communications Server 2007 integriert sich problemlos in Ihre vorhandene Telekommunikationsinfrastruktur, auch in Ihre vorhandene Nebenstellenanlage entweder nativ über SIP oder über ein Mediengateway und öffentliche Telefonnetze. Softwaregestütztes VoIP unterstützt Voic und automatische Assistent-Funktionen durch Integration mit Microsoft Exchange Server 2007 Unified Messaging. Mit Office Communicator 2007 als Hauptclientanwendung bietet unsere Lösung eine integrierte Kommunikationsumgebung für Firmenanwender mit hoher Funktionalität. Wir hatten bei der Einführung von Unified Communications nicht mit einem so rapiden Wachstum gerechnet. Die Systeme sind jetzt das Rückgrat unseres Unternehmens und für die Mitarbeiter genauso unverzichtbar wie das Telefon. Constellation Energy Erweiterbare Plattform: Technologien von Microsoft für Unified Communications enthalten eine breite Palette von Webdienst-Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) sowie die.net-integration zur schnellen Entwicklung und zukünftigen Erweiterung. Die erweiterbare Webdienstplattform macht es für Entwickler einfacher, Lösungen für Unified Communications in Firmenanwendungen oder sonstige Anwendungen zu integrieren. Microsoft unterstützt diese Standards wegen ihres breiten Potenzials für die zukünftige Kommunikation. Wir sind überwältigt von dem, was unsere IT-Mitarbeiter geleistet haben. Wir haben von einem Budget von 8 Mio. Dollar mehr als 1 Mio. Dollar eingespart und zehnmal so viel geschafft wie im letzten Jahr. Net.com Auswirkung auf das Unternehmen Unified Communications von Microsoft hat signifikante Vorteile für Unternehmen, beispielsweise höhere Produktivität für Teams und einzelne Mitarbeiter, Unterstützung der Kommunikation, bessere Kontakte, höhere Sicherheit und Skalierbarkeit, wie sie in Unternehmen benötigt wird. Durch den sofortigen Zugriff auf Teammitglieder, Partner, Lieferanten und Kunden, unabhängig vom geografischen Standort, der Zeitzone oder den Unternehmensgrenzen, können Informationen schnell und zeitnah effizient übermittelt werden. Mit Unified Communications können Unternehmen Teams zu mehr Erfolg verhelfen, da diese Ideen und Informationen schneller und effizienter austauschen können. Hauptvorteile Ertragswachstum: Unternehmen, die Lösungen für Unified Communications installieren, verzeichneten eine messbare Optimierung ihrer Geschäftsabläufe und verkürzten die Zeit zur Fertigstellung von Projekten und Verkaufszyklen durch schnellere Reaktion, besseren Zugriff, fundiertere Entscheidungen und besseren Informationsaustausch. Durch Ersatz herkömmlicher persönlicher Gespräche mit Kunden, Partnern, Lieferanten oder anderen Mitarbeitern durch Webkonferenzen mit Audio- und Videounterstützung können Unternehmen beispielsweise Produktivitätsverluste durch Reisezeiten vermeiden und ihre Unternehmenskennziffern verbessern. Microsoft Unified Communications 11

12 Entscheidungen werden schneller gefällt, wenn Teams sich in Echtzeit kontaktieren und regelmäßiger treffen können, sodass Probleme schneller beseitigt und mehr Informationen ausgetauscht werden. Diese Unternehmensflexibilität führt oft zu einem höheren Umsatz und mehr Aufträgen und festigt die Kundenbindung, weil die Mitarbeiter auf Anforderungen von Kunden und Partnern schneller reagieren. Einsparungen: Die Einsparung von Reisekosten ist nur der Anfang der möglichen Kosteneinsparungen durch Unified Communications. Ob es sich nun um Besprechungen, Schulungen oder Veranstaltungen handelt, Webkonferenzen sind immer eine effektive Lösung. Dabei ist es unerheblich, ob eine Gruppe aus zwei oder mehreren Tausend Benutzern besteht. Sie sind damit jeder Art von Zusammenarbeit gewachsen, ohne ihren Schreibtisch zu verlassen. Organisationen können die Kosten für Ferngespräche und internationale Gespräche reduzieren, weil die Mitarbeiter sofort über die verschiedensten Kommunikationswege miteinander Kontakt aufnehmen können. Darüber hinaus können Unternehmen einfach und kostengünstig Richtlinien zur Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften durch Schnitt etwa 30 % schneller getätigt. Heute werden unsere Abschlüsse im die dafür integrierten Funktionen durchsetzen und kostspielige Risiken vermeiden. Der schnellere Vertrieb bedeutet, dass wir pro Jahr durch schnelleren Forrester Research Inc. führte kürzlich eine Umfrage durch, um zu prüfen, welchen Abschluss von Verträgen 1,5 Mio. Dollar zusätzlich erwirtschaften. wirtschaftlichen Effekt Lösungen mit Microsoft Unified Communications insgesamt Fair Isaac haben. Dazu wurde eine Reihe von Kunden befragt, und es ergab sich, dass die Lösung von Microsoft das Potenzial für signifikante Wettbewerbsvorteile hat, die Beziehungen mit Kunden und Lieferanten sowie Partnern bei Firmen festigt, die diese Technologien für die Zusammenarbeit einsetzen, und dass Unternehmen, die Unified Communications implementieren wollen, mit Produktivitätsgewinnen und Kosteneinsparungen rechnen können. Der Bericht ist unter folgender Webadresse abrufbar Microsoft Unified Communications 12

13 Optimierung der Business Productivity Infrastructure (BPIO) Das Infrastrukturoptimierungsmodell wurde aufbauend auf dem Infrastrukturreifemodell 3 der Gartner Group und dem Technologiearchitekturreifemodell des Massachusetts Institute entwickelt und dient als Planungshilfe, damit Sie die Optimierung Ihrer IT-Infrastruktur sowohl in technischer Hinsicht als auch unter Berücksichtigung des wirtschaftlichen Nutzens umsetzen. Weitere Vorteile: Geringere Kosten für die Unterstützung von Benutzern und Anwendungen Ein kürzerer Rückfluss Ihrer Investitionen durch gezieltere IT-Ausgaben und erhöhte Produktivität der Endbenutzer Geringere Gesamtbetriebskosten durch Rationalisierung von Abläufen, Beseitigung von Leerlauf und Senkung der Kosten zur Bereitstellung der Desktops Optimierte Plattform, die solide verwaltete sicherere IT-Dienste für den Desktopbenutzer bereitstellt Die Optimierung der Business Productivity Infrastructure (Business Productivity Infrastructure Optimization, BPIO) konzentriert sich auf die Produktivitätssteigerungen in fünf Funktionsbereichen: Unified Communications, Collaboration, Enterprise Content Management, Enterprise Search und Enterprise Project Management. Wenn Sie mit Microsoft zusammenarbeiten und dieses Modell als Rahmen verwenden, erkennen Sie schnell den strategischen Wert und die Vorteile für Ihr Unternehmen. Die folgende Grafik verdeutlicht den Weg von einer elementaren zur dynamischen Infrastruktur mit Unified Communications und fasst die Hauptmerkmale der verschiedenen Umsetzungsstufen zusammen. 3 Gartner Gartner Introduces the Infrastructure Maturity Model, November 2004 Um mehr über die Optimierung der Produktivitätsinfrastruktur zu erfahren, klicken Sie bitte hier. Der Funktionsbereich Unified Communications umfasst vier Aufgabenbereiche: Messaging, Instant Messaging und Anwesenheitsfunktionen, Webkonferenzen und Sprachnachrichten. Sie können zunächst Ihre IT-Infrastruktur in einem dieser Aufgabenbereiche optimieren, je nachdem welche Anforderungen in Ihrem Geschäft und für die IT bestehen. Microsoft Unified Communications 13

14 Messaging Typische Probleme und Anliegen der Kunden: Zunehmende Risiken durch Viren und Spam und Wunsch nach einer Kommunikation mit höherer Sicherheit. Hohe Komplexität und Kosten zur Implementierung gesetzlicher und unternehmensinterner Vorschriften. Geschäftskontinuität unterbrechungsfreier -Betrieb auch im Notfall. Das Messagingsystem ist komplex und beansprucht immer mehr Hardware- und Netzwerkressourcen. Voice Messaging ist kostspielig, nicht in die Verzeichnisinfrastruktur integriert und erfordert eine Wartung an vielen Orten. Hohe Kosten für die Mobilitätslösung, die Verwaltung und Sicherheit verhindern eine umfassende Einführung. Messaging Reifemodell BASIS STANDARDISIERT RATIONALISIERT DYNAMISCH Basis- -Funktionen mit minimaler oder dezentralisierter IT-Unterstützung Kein gemeinsamer Kalender und keine gemeinsamen Kontakte Kalender- und -Plattform mit AV/AS/Anti-Phishing- Basisschutz und Wiederherstellungsfunktionen nach Katastrophen -Plattform-Unterstützung und Verwaltung der - Richtlinien auf Unternehmensebene, um die Anforderungen an die Einhaltung unternehmensinterner Vorschriften zu erfüllen Sicherer Fern-, Online- und Offline-Zugriff auf einen - Client mit hoher Funktionalität hinter oder vor der Firewall - und Kalenderlösung mit mehrstufigem AV/AS/Anti- Phishing-Schutz und Möglichkeiten zur Fortführung des Geschäftsbetriebes bei minimalen Ausfallzeiten und Minimierung des Datenverlustes Die -Plattform unterstützt erweiterte Funktionen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, beispielsweise zur leichteren Archivierung, Aufzeichnung, Verschlüsselung, Durchsetzung von Richtlinien auf Benutzerebene Zugriff über mobile Geräte auf , Kalender und Kontakte für mehr als 50 % der Information Worker Verbindung von Kommunikationsinformationen (z. B. , Kalender, Anwesenheit) und -richtlinien (z. B. Information Rights Management, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften) Microsoft Unified Communications 14

15 Instant Messaging/Anwesenheit Typische Probleme und Anliegen der Kunden: Vergeudung von Zeit bei der Suche nach verfügbaren Mitarbeitern und dem richtigen Kommunikationsweg. Höhere Sicherheit und höhere Anforderungen an die Einhaltung von Vorschriften bei allen Kommunikationswegen können dazu führen, dass keine ganzheitlichen Lösungen genutzt werden. Die zunehmende Beliebtheit von öffentlich verfügbaren IM-Lösungen unter den Mitarbeitern erhöht die Sicherheitsrisiken. Die Mitarbeiter wünschen sich ein hohes Maß an Flexibilität, um am Arbeitsplatz, zu Hause und vor allem unterwegs produktiv arbeiten zu können. Abgeschottete Kommunikationstools sind oft nicht in Outlook- und Office-Programmen integriert, die von den Information Workern die meiste Zeit benutzt werden. IM- und Anwesenheitslösungen Reifemodell BASIS STANDARDISIERT RATIONALISIERT DYNAMISCH Öffentliches IM und Ad-hoc- Gebrauch für die täglichen Geschäfte Unternehmensweit sicher verwaltete IM-Infrastruktur durch die Verwendung eines einheitlichen Verzeichnisses Desktopproduktivitätsanwendungen mit umfassenden, integrierten Anwesenheitsfunktionen Branchenanwendungen mit umfassenden, integrierten Anwesenheitsfunktionen Integration für das komplette Unified Messaging, erweitert auf Geschäftsprozesse und Branchenanwendungen Webkonferenzen Typische Probleme und Anliegen der Kunden: Schwierige Zusammenarbeit in geografisch verstreuten Teams. Hohe Reisekosten für persönliche Besprechungen. Hohe Kosten für Telefonkonferenzen, zur Schulung von Mitarbeitern und zur Zusammenarbeit im Team. Langwierige Vertriebszyklen durch ineffiziente Kommunikation zwischen Kunden und Partnern. Proprietäre und abgeschottete Kommunikations- und Kooperationsinfrastruktur erzeugt hohe Kosten und verbraucht viele Ressourcen für Verwaltung, Bereitstellung und Pflege. Webkonferenzen Reifemodell BASIS STANDARDISIERT RATIONALISIERT DYNAMISCH Sporadische Nutzung von Webkonferenzen, separates System zur Unterstützung von Audiokonferenzen IT-Unterstützung, standardisierte Webkonferenzen Standardisierte und integrierte Web-, Audio- und Videokonferenzen, die über die IT (Server oder Dienst) verwaltet werden Microsoft Unified Communications 15

16 Sprachnachrichten Typische Probleme und Anliegen der Kunden: Kostspielige und umständliche Einführung von Upgrades der Hardware bei Nebenstellen- und Telefonanlagen plus Kosten für proprietäre Hardware. Druck zur Senkung der hohen Gesprächskosten. Höhere Komplexität und mehr Ressourcen zur Implementierung der Infrastruktur und der Anwendungen erfordern Beratungsdienste und kostspielige Kundenanpassung. Verschiedene Kommunikationswege bei jedem Gerät herkömmliches Telefon, Mobiltelefon, PDA, PC-Anwendungen, Web- usw. erschweren die Arbeit. Die Anpassung an die geänderte Art der Geschäftskommunikation und Technologie (oft von den Benutzern verlangt) wird oft enorm durch die Einschränkungen der vorhandenen Lösungen gebremst. Sprachnachrichten Reifemodell BASIS STANDARDISIERT RATIONALISIERT DYNAMISCH Herkömmliche Nebenstellenanlagen, herkömmliche Telefone, keine Integration in Desktopanwendungen Kein Voic Testprojekte oder Bereitstellung von IP-Telefonie, aber keine Integration mit dem PC Voic nur am Telefon verfügbar PC-Integration mit IP-Telefonie- Infrastruktur, kombiniert mit Nebenstellentelefonen, das heißt, über den PC werden Anrufe aufgebaut und angenommen Voic -Integration in einen einheitlichen Posteingang mit und Fax, verfügbar über den Standardclient, für mindestens 20 % Ihrer Information Worker Softwarezentriertes VoIP (integriert in das öffentliche Telefonnetz, d. h. keine Nebenstellenapparate) PC wird vorwiegend als Sprachgerät mit voller Telefonfunktionalität (d. h. zur Annahme und zum Aufbau von Gesprächen) verwendet. Integration in die Kooperationsumgebung und Geschäftsprozesse. Microsoft Unified Communications 16

17 Nächste Schritte Bitte besuchen Sie die folgenden Websites, um mehr über Microsoft und Unified Communications zu erfahren. Für Kunden Homepage für Microsoft Unified Communications: Hier finden Sie einen Microsoft-Partner in Ihrer Nähe: Für Partner Microsoft-Partnerprogramm Unified Communications: Alle mit und gekennzeichneten Bezeichnungen sind Marken oder eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Microsoft Unified Communications 17