Leseprobe. Schulungsunterlage. Word und Excel 2007 für Umsteiger. Christina Stern Web:

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1 Schulungsunterlage Word und Excel 2007 für Umsteiger Christina Stern Web:

2 Impressum Copyright 11/2009 Christina Stern Dipl.-Betriebswirtin (BA) Telefon: Fohrenbühlweg Dauchingen Web: Diese Kursunterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung der Unterlage und/oder die Entnahme einzelner Passagen sowie deren Verbreitung oder Speicherung auf elektronischen oder fotomechanischen Medien sind nur mit vorheriger schriftlicher Genehmigung der Urheberin zulässig. Alle Rechte vorbehalten.

3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 Programmübergreifende Neuerungen Die Benutzeroberfläche mit Multifunktionsleiste Die Minisymbolleiste Die neuen Dateiformate Die Live-Vorschau Die SmartArt-Grafiken Die Vorbereiten-Funktion Die PDF-Funktion Word Neues Dokument Ansichten und Grundeinstellungen Dokumentansichten Seitenansicht zur Layoutkontrolle Zeilenlineal Einzüge Tabulator Formatierungszeichen AutoKorrektur Rechtschreibprüfung Rechtschreibprüfung während der Texteingabe Einstellungen für die Rechtschreibprüfung Sprache wählen Gesamtes Dokument prüfen Silbentrennung Zwischenablage Ausschneiden und kopieren Einfügen Einfüge-Optionen Formatierung Zeichen Absätze Seitenränder, Hoch- und Querformat, Papierformat Seiten-, Spalten und Abschnittsumbrüche Symbole und Sonderzeichen Schnellbausteine Einfügen Erstellen Kopf- und Fußzeilen Erstellen Zur Bearbeitung öffnen Unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen erstellen Feldfunktionen Tabellen Erstellen Bearbeiten Formatieren Formatvorlagen...52 Christina Stern Seite 3

4 Inhaltsverzeichnis 2.14 Tastenfunktionen Word Excel Arbeitsmappenkonzept Größe eines Tabellenblatts Voreinstellung Anzahl Tabellenblätter Tabellenblätter bearbeiten Tabellenblätter markieren Seitenlayoutansicht Bearbeitungsfunktionen Zellinhalt löschen Spalten und Zeilen einfügen Spalten und Zeilen löschen Spalten und Zeilen aus- und einblenden Formatierung Zahlen Ausrichtung Schriftart und Rahmen Zellenformatvorlagen Einfache bedingte Formatierung Bedingte Formatierung mit grafischer Darstellung Tabellenblattoptionen für Drucken und Ansicht Kopf- und Fußzeilen Erstellen Unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen erstellen Berechnungsfunktionen Funktionsassistent AutoVervollständigen-Formel Formel kopieren Diagramme Erstellen Bearbeiten Listen Überschriften fixieren Drucktitel einrichten Schnelles Sortieren Sortieren nach mehreren Kriterien Sortieren nach Farben und Symbolen Inhalte filtern Eine Tabelle als Liste definieren Tastenfunktionen Excel Index Seite 4 Christina Stern

5 Die Benutzeroberfläche mit Multifunktionsleiste Programmübergreifende Neuerungen 1 Programmübergreifende Neuerungen Besonderheiten: Multifunktionsleisten ersetzen Menüstruktur Symbolleiste für den Schnellzugriff Office-Schaltfläche ersetzt Menü Datei Neue Dateiformate Live-Vorschau SmartArt-Grafiken In diesem Kapitel werden alle Neuerungen vorgestellt, die für Word, Excel und PowerPoint 2007 gemeinsam sind. 1.1 Die Benutzeroberfläche mit Multifunktionsleiste Die neue Benutzeroberfläche wird exemplarisch anhand von Word 2007 erklärt. Die folgende Abbildung zeigt die einzelnen Elemente der Benutzeroberfläche. (1) Office-Schaltfläche (2) Symbolleiste für den Schnellzugriff (3) Multifunktionsleiste (4) Zoomregler Christina Stern Seite 5

6 Programmübergreifende Neuerungen Die Benutzeroberfläche mit Multifunktionsleiste Office-Schaltfläche Das Menü Datei wurde in Office 2007 durch die Office-Schaltfläche ersetzt. Hinter dieser Schaltfläche verbirgt sich ein Menü, in dem die elementaren Befehle wie Neu, Öffnen, Speichern und Drucken abgelegt sind. Die Optionen (Programmeinstellungen), die vorher im Menü Extras zu finden waren, sind ebenfalls hier abgelegt. Die Optionen können über die Schaltfläche Programmname-Optionen geöffnet werden (bei Word: Word-Optionen, bei Excel: Excel-Optionen). Die Office-Schaltfläche zeigt die 17 zuletzt verwendeten Dokumente an. Wenn Sie möchten, dass ein Dokument ständig in der Liste verbleibt, dann klicken Sie auf den Pin rechts neben dem Eintrag. Der Eintrag wird fixiert und bleibt dauerhaft in der Liste der zuletzt verwendeten Dokumente stehen. Seite 6 Christina Stern

7 Die Benutzeroberfläche mit Multifunktionsleiste Programmübergreifende Neuerungen Symbolleiste für den Schnellzugriff Die individuell anpassbaren Symbolleisten aus den Vorgängerversionen von Microsoft Office wurden abgeschafft und auf die Symbolleiste für den Schnellzugriff reduziert. Diese Symbolleiste kann individuell angepasst und mit den wichtigsten Befehlen bestückt werden. So fügen Sie einen neuen Befehl zur Symbolleiste hinzu: 1. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol am Ende der Symbolleiste. Die Schnellauswahl öffnet sich. 2. Klicken Sie auf den benötigten Befehl. - Ist der benötigte Befehl nicht in der Schnellauswahl vorhanden, dann klicken Sie auf den Eintrag Weitere Befehle. Wählen Sie im Listenfeld (1) Befehle auswählen eine Kategorie aus, markieren Sie den Befehl und fügen Sie diesen über die Schaltfläche (2) Hinzufügen>> zur Symbolleiste hinzu. - Über die Pfeilsymbole (3) können Sie die Reihenfolge der Befehle in der Symbolleiste anpassen. Tipp: Noch schneller geht s, wenn Sie den gewünschten Befehl in der Multifunktionsleiste mit der rechten Maustaste anklicken und dann den Befehl Zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen auswählen. Christina Stern Seite 7

8 Programmübergreifende Neuerungen Die Benutzeroberfläche mit Multifunktionsleiste Multifunktionsleiste Die alte Menüstruktur wurde durch themenorientierte Multifunktionsleisten ersetzt. In der Multifunktionsleiste sind die einzelnen Befehle zu Gruppen zusammengefasst. Wenn es zu einer Gruppe weitere Einstellungen und Optionen gibt, dann wird unten rechts ein Pfeilsymbol angezeigt. Dieses Pfeilsymbol heißt Dialog-Starter. Mit dem Dialog-Starter wird das Dialogfenster dieser Gruppe geöffnet. Die folgende Abbildung zeigt die Gruppe Absatz aus Word mit dem Dialog-Starter und dem geöffneten Dialogfenster Absatz. Je nach Aktion werden zudem oberhalb der Multifunktionsleiste sogenannte Kontexttools eingeblendet (z. B. Bildtools beim Markieren einer Grafik). Diese Tools stellen weitere Funktionen für die Bearbeitung bereit. Hinweis: Per Doppelklick auf einen Registernamen wird die Multifunktionsleiste minimiert. Dies können Sie durch erneuten Doppelklick auf den Registernamen wieder rückgängig machen. Seite 8 Christina Stern

9 Die Minisymbolleiste Programmübergreifende Neuerungen Zoomregler Über den Zoomregler am rechten unteren Bildschirmrand können die Dokumente mühelos gezoomt werden. Der Prozentwert am Anfang des Zoomreglers zeigt den aktuell verwendeten Zoomfaktor an. Alternativ kann der Zoomfaktor mit der Taste STRG und durch Drehen des Mausrads verändert werden. Tipp: Mit einem Doppelklick auf den Prozentwert öffnen Sie das Dialogfenster Zoom und können die Ansicht schnell wieder auf einen Standardwert zurück setzen. 1.2 Die Minisymbolleiste Die Minisymbolleiste stellt die wichtigsten Formatierungsfunktionen an Ort und Stelle bereit und wird bei bestimmten Tätigkeiten automatisch eingeblendet. Die Minisymbolleiste wird beim Markieren von Text und beim Öffnen des Kontextmenüs über die rechte Maustaste angezeigt. So aktivieren Sie die Minisymbolleiste beim Markieren von Text: 1. Markieren Sie Text und lassen Sie den Mauszeiger so lange auf der Markierung stehen, bis die Minisymbolleiste zu sehen ist. 2. Bewegen Sie den Mauszeiger in die Minisymbolleiste. Die Funktionen werden sichtbar. Tipp: Sie können die Minisymbolleiste abschalten, wenn diese beim Arbeiten störend ist: Word-Optionen, Häufig verwendet, Minisymbolleiste für die Auswahl anzeigen. Christina Stern Seite 9

10 Programmübergreifende Neuerungen Die neuen Dateiformate 1.3 Die neuen Dateiformate Mit Office 2007 wurde ein neues Dateiformat eingeführt. Das neue Dateiformat basiert auf XML und benötigt deshalb weniger Speicherplatz als die Formate der älteren Office-Versionen. Außerdem wurde die Wiederherstellung beschädigter Dateien verbessert. Hinweis: Die Dateiformate im Überblick: Word 2007.docx Dokument.docm Dokument mit Makros.dotx Dokumentvorlage.dotm Dokumentvorlage mit Makros Excel 2007.xlsx Arbeitsmappe.xlsm Arbeitsmappe mit Makros.xltx Mustervorlage.xltm Mustervorlage mit Makros PowerPoint 2007.pptx Präsentation.pptm Präsentation mit Makros.potx Präsentationsvorlage.potm Präsentationsvorlage mit Makros.ppsx Bildschirmpräsentation.ppsm Bildschirmpräsentation mit Makros Die neuen Dateiformate sind nicht rückwärtskompatibel. Sollen Ihre Dateien mit älteren Office-Versionen bearbeitet werden können, dann müssen Sie diese explizit in dem alten Dateiformat speichern. So speichern Sie im alten Dateiformat: 1. Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche. 2. Wählen Sie den Befehl Speichern unter. 3. Wählen Sie in der Liste das kompatible Format Programmname aus. Beispiel aus Excel: Seite 10 Christina Stern

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