Excel Tipps & Tricks Umgang mit umfangreichen Tabellen

Transkript

1 3 Umgang mit umfangreichen Tabellen Das Bewegen in großen Tabellen in Excel kann mit der Maus manchmal etwas umständlich sein. Deshalb ist es nützlich, ein paar Tastenkombinationen zum Bewegen und zum Markieren zu kennen. 3.1 In großen Tabellen navigieren Die folgende Tabelle zeigt Ihnen die wichtigsten Tastenkombinationen im Umgang mit großen Tabellen: Tastenkombination [Strg] + [Ende] [Strg] + [Pos1] [Strg] + [Umschalt] + [ ] [Strg] + [Umschalt] + [ ] [Strg] + [Umschalt] + [Ende] [Strg] + [Umschalt] + [1] [Strg] + [Umschalt] + [4] [Strg] + [#] Aktion Zellzeiger ans Ende der Tabelle setzen Zellzeiger in die Zelle A1 setzen Ab Cursorposition wird der Inhalt der aktuellen Spalte bis zur ersten Leerzeile markiert. Ab Cursorposition wird der Inhalt der aktuellen Zeile bis zur ersten Leerspalte markiert. Ab Cursorposition wird bis ans Tabellenende markiert. Die markierten Zellen werden im Zahlenformat Tausenderpunkt mit zwei Dezimalstellen formatiert. Die markierten Zellen werden im Zahlenformat Währung formatiert. Formelanzeige ein / aus 3.2 Leerzellen automatisch füllen Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Tabelle mit Zahlenwerten, in denen viele Leerzellen stehen.

2 Im vorliegenden Beispiel sind in der Spalte I leere Zellen, wenn der Kunde keinen Umsatz gemacht hat. Ziel ist es, in alle Leerzellen mit wenigen Schritten eine 0 einzutragen. 1. Setzen Sie den Cursor in die Tabelle. 2. Drücken Sie die Taste [F5] und klicken Sie auf die Schaltfläche Inhalte oder wählen Sie die über die Multifunktionsleiste Start an der Schaltfläche Suchen und Auswählen den Befehl Inhalte auswählen. 3. Markieren Sie die Option Leerzellen. 4. Bestätigen Sie mit OK. 5. Jetzt sind alle leeren Zellen markiert. Sie dürfen jetzt nicht mit der Maus klicken oder eine der vier Pfeiltaste drücken, denn dann wird die Markierung wieder aufgehoben. Die aktive Zelle ist nur umrahmt, aber nicht mit Farbe hinterlegt. 6. Tippen Sie jetzt die 0. Sie erkennen, dass die 0 jetzt in der aktiven Zelle steht. 7. Um die 0 in alle markierten Zellen zu übernehmen, drücken Sie die Tastenkombination [Strg] + [Eingabe].

3 8. Jetzt können Sie die Markierung aufheben. Mit der Tastenkombination [Strg] + [Eingabe] kopieren Sie Werte in die zuvor markierten Zellen. 3.3 Zellen mit Formeln automatisch hervorheben Stellen Sie sich vor, Sie erhalten von einem Kollegen eine Tabelle, mit der Bitte um Kontrolle. Als erstes möchten Sie wissen, in welchen Zellen stehen Formeln. Excel bietet Ihnen dazu zwei Alternativen. Die erste ist die direkte Anzeige der Formel in der Zelle, die zweite ist das automatische Einfärben aller Zellen mit Formeln Formeln direkt in Zellen anzeigen Um die Formeln in allen Zellen zu wählen, verwenden Sie eine Tastenkombination. 1. Drücken Sie die Tastenkombination [Strg] + [#]. Jetzt wird der Inhalt aller Zellen angezeigt, wie Excel ihn sieht. Wenn Sie die Tastenkombination [Strg] + [#] erneut drücken, wird wieder die normale Ansicht gezeigt Zellen mit Formeln farbig hervorheben Die andere Variante, Zellen mit Formeln, hervorzuheben, ist das automatische Einfärben. 1. Drücken Sie die Taste [F5] und klicken Sie auf die Schaltfläche Inhalte oder wählen Sie die über die Multifunktionsleiste Start an der Schaltfläche Suchen und Auswählen den Befehl Inhalte auswählen. 2. Markieren Sie die Option Formeln.

4 3. Bestätigen Sie mit OK. Jetzt sind alle Zellen mit Formeln markiert. 4. Wählen Sie eine Füllfarbe aus und heben Sie die Markierung auf. Um die Färbung wieder aufzuheben, müssen Sie die oben beschriebenen Schritte erneut durchführen und über die Füllfarbe den Eintrag Keine Füllung auswählen. 3.4 Zellen ohne Formeln finden Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Tabelle mit Berechnungen bekommen. Im vorliegenden Beispiel können Sie davon ausgehen, dass in der Spalte G überall der gleiche Rechenschritt steht. Ganz sicher können Sie aber nicht sein. Zur besseren Übersicht steht deshalb in Spalte I die Formel der jeweiligen Zelle in Spalte G. 1. Markieren Sie alle Zellen, die Sie durchsuchen möchten, in der Spalte G. 2. Drücken Sie die Taste [F5] und klicken Sie auf die Schaltfläche Inhalte oder wählen Sie die über die Multifunktionsleiste Start an der Schaltfläche Suchen und Auswählen den Befehl Inhalte auswählen. 3. Markieren Sie die Option Spaltenunterschiede und bestätigen Sie mit OK.

5 Jetzt werden die Zellen markiert, die keine Formel enthalten. Sie sollten den markierten Zellen sofort eine Füllfarbe zuweisen. 3.5 Zeilen mit doppelten Werten entfernen Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Tabelle erhalten, in denen doppelte Zeilen vorkommen. Das bedeutet, alle Werte in eine Zeile sind mit den Werten einer anderen Zeile identisch. Excel 2007 bietet Ihnen einen Befehl, die doppelten Zeilen zu löschen. In der folgenden Abbildung sind die doppelten Zeilen farbig markiert. 1. Aktivieren Sie die das Register Daten und klicken Sie auf die Schaltfläche Duplikate entfernen. In diesem Beispiel sollen nur die Zeilen gelöschten Werten, in denen alle Werte identisch sind.

6 2. Lassen Sie alle Spalten aktiviert. 3. Bestätigen Sie mit OK. Jetzt sind alle doppelten Zeilen entfernt. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Rückgängig machen Sie das Löschen wieder ungeschehen. 3.6 Kommentare Sie können zu jeder Zelle einen Kommentar schreiben. 1. Um zu einer Zelle einen Kommentar zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Zelle und wählen Sie den Befehl Kommentar einfügen. 2. Tippen Sie den Text ein und klicken Sie in eine andere Zelle.

7 Der Kommentar wird jetzt angezeigt. An der zuvor markierten Zelle erkennen Sie jetzt zusätzlich eine rote Ecke. Um den Kommentar auszublenden klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle und wählen Sie den Befehl Kommentar ein-/ausblenden. Um einen Kommentar zu verändern oder zu löschen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle mit dem Kommentar und wählen Sie entweder Kommentar bearbeiten oder Kommentar löschen. Um den Text in einem Kommentar zu gestalten, markieren Sie den Text, klicken mit der rechten Maustaste in den markierten Text und wählen Sie den Befehl Kommentar formatieren. Um das Kommentarblatt zu gestalten, z.b. die Farbe zu ändern, markieren Sie den Kommentar. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Markierungsrahmen und wählen Sie den Befehl Kommentar formatieren. Jetzt können Sie neben der Farbe auch die Darstellung des Rahmens verändern Kommentare drucken Damit ein Kommentar gedruckt wird, aktivieren Sie die Multifunktionsleiste Seitenlayout und klicken Sie auf die kleine Schaltfläche im Bereich Seite einrichten. Aktivieren Sie das Register Tabelle. Im Feld Kommentare können Sie entscheiden, ob die Kommentare wie auf dem Tabellenblatt angezeigt gedruckt werden sollen, oder auf einem separaten Blatt am Ende der Tabelle.

8 Nach einem Klick auf die Schaltfläche Seitenansicht können Sie Ihre Angaben kontrollieren. Wenn Sie den Eintrag Am Ende des Blattes gewählt haben, werden die Inhalte und die Zelladressen der Kommentare auf einem separaten Blatt gedruckt.

9 3.6.2 Rote Ecke Es gibt eine Einstellung, die die Anzeige der roten Ecken und die Anzeige der Kommentare verhindert. 1. Wählen Sie über die Office-Schaltfläche den Befehl Excel-Optionen. 2. Aktivieren Sie die Option Erweitert. Blättern Sie bis zum Bereich Anzeige. 3. Wenn Sie die Option Keine Kommentare und Indikatoren aktivieren, werden keine roten Ecken angezeigt. 4. Bestätigen Sie mit OK. Die Kommentare bleiben weiterhin Teil der Tabelle und werden auch am Ende des Blattes ausgedruckt, wenn Sie diese Option für den Druck gewählt haben. Um alle Kommentare schnell ein- oder auszublenden aktivieren Sie die Multifunktionsleiste Überprüfen und klicken Sie auf die Schaltfläche Alle Kommentare anzeigen.