Sommerakademie Arbeitnehmer Freiwild der Überwachung? Fehlverhaltenskontrolle Korruptionsbekämpfung übermäßige Überwachung

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1 Sommerakademie 2009 Arbeitnehmer Freiwild der Überwachung? Infobörse 9 Fehlverhaltenskontrolle Korruptionsbekämpfung übermäßige Überwachung Herrn Dr. Sven Polenz Herrn Leif-Erik Holtz Inhalt 1.1 Fall 1 Öffentlich zugängliche Räume 1.2 Fall 2 Nicht öffentlich zugängliche Räume 2. Einsatz von RFID-Technik 2.1 Grundsätzliches/Entwicklungen/Trends 2.2 Inhalt einer Betriebsvereinbarung 3. Warnsystems 3.1 Grundsätzliches 3.2 Fall 1 Arbeitnehmer und Einwilligungserklärungen 3.3 Fall 2 Datenschutzrechte des Betroffenen 3.4 Fall 3 Datenverarbeitung außerhalb des Unternehmens Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel 2

2 1.1 Öffentlich zugängliche Räume Öffentlich zugänglich sind etwa Bahnsteige, Ausstellungsräume, Museen, Verkaufsräume oder Schalterhallen. Das private Firmengelände wird überwiegend als nicht öffentlich zugänglicher Raum angesehen. Die öffentliche Zugänglichkeit fehlt insbesondere bei Büroräumen. Bei einer Bearbeitungshalle in einem Briefverteilzentrum handelt es sich nicht um einen öffentlich zugänglichen Raum. Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel Öffentlich zugängliche Räume 6b Abs. 1 BDSG Die Beobachtung öffentlich zugänglicher Räume mit optischelektronischen Einrichtungen (Videoüberwachung) ist nur zulässig, soweit sie 1. zur Aufgabenerfüllung öffentlicher Stellen, 2. zur Wahrnehmung des Hausrechts oder 3. zur Wahrnehmung berechtigter Interessen für konkret festgelegte Zwecke erforderlich ist und keine Anhaltspunkte bestehen, dass schutzwürdige Interessen der Betroffenen überwiegen. Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel 4

3 1.1 Öffentlich zugängliche Räume Beispiel: In den Verkaufsräumen eines Getränkemarktes ist die Verkäuferin V tätig. Der Arbeitgeber A stellt Fehlbestände in der Kasse fest und installiert daraufhin ohne Wissen der V direkt über der Kasse eine Videokamera. Ferner wird der heimliche Einsatz von Videotechnik auf einen Gang im Getränkemarkt ausgedehnt. Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel Öffentlich zugängliche Räume 6b Abs. 2 BDSG Der Umstand der Beobachtung und die verantwortliche Stelle sind durch geeignete Maßnahmen erkennbar zu machen. -umfassende Informationen über Art und Umfang der Videoüberwachung (etwa Anzahl der Kameras) sind nicht erforderlich -ausreichend sind Hinweise, wodurch sich der Betroffene darauf einstellen kann, dass ein Raum überwacht wird -die Eignung der Maßnahmen erfordert z.b., dass die Hinweise in Augenhöhe angebracht werden oder akustische Signale hörbar sind; die Verwendung von Piktogrammen ist zulässig; ausschließlich visuelle Hinweise müssen deutlich erkennbar sein Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel 6

4 1.2 Nicht öffentlich zugängliche Räume Beispiel 1: Im Unternehmen des Arbeitgebers A werden in regelmäßigen Abständen auf den Mitarbeitertoiletten Klopapierrollen entwendet, was in der Belegschaft zu großer Verstimmung führt. A installiert daher in den Toiletten Videokameras, die für alle Mitarbeiter erkennbar sind. Eine Aufzeichnung erfolgt nur montags und dienstags, da in der Vergangenheit immer an diesen Tagen Fehlbestände festgestellt wurden. Die Mitarbeiter werden über die eingeschränkte Überwachung nicht informiert, vielmehr gehen sie davon aus, dass eine permanente Aufzeichnung stattfindet. Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel Nicht öffentlich zugängliche Räume a) Der Arbeitgeber hat die Pflicht, die freie Entfaltung der Persönlichkeit der im Betrieb beschäftigten Arbeitnehmer zu schützen und zu fördern. b) Insbesondere muss er das in Art. 1 Abs. 1 i.v.m. Art 2 Abs. 1 GG gewährleistete allgemeine Persönlichkeitsrecht beachten. c) Es gehört zum Selbstbestimmungsrecht des Menschen, darüber zu entscheiden, ob Filmaufnahmen von ihm angefertigt und gegebenenfalls gegen ihn verwendet werden dürfen. d) Das Recht am eigenen Bild ist dabei identisch mit dem Schutz der Privatsphäre. e) Ein umfassender Schutz besteht für den absoluten Kernbereich privater Lebensgestaltung. Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel 8

5 1.2 Nicht öffentlich zugängliche Räume Beispiel 2: Im Unternehmen des Arbeitgebers A fehlen am Montag diverse Datenträger, auf denen wichtige Firmensoftware gespeichert wurde. Da die Mitarbeiter B, C und D Umgang mit der Software hatten, installiert A in deren Büros zum Zweck der Überwachung Videokameras. Während bei B und C die Standorte der Kameras bekannt gegeben werden, erfolgt bei D eine heimliche Installation, da D als besonders verdächtig gilt. Die Aufzeichnung erfolgt bei B, C und D nur montags und mittwochs. Dies wird insbesondere B und C nicht mitgeteilt, sodass beide von einer permanenten Überwachung ausgehen. Die Löschung der Aufzeichnung wird nach 7 Wochen vorgenommen. Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel Nicht öffentlich zugängliche Räume 32 Abs. 1 BDSG-neu Personenbezogene Daten eines Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist. Zur Aufdeckung von Straftaten dürfen personenbezogene Daten eines Beschäftigten nur dann erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass der Betroffene im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen hat, die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung zur Aufdeckung erforderlich ist und das schutzwürdige Interesse des Beschäftigten an dem Ausschluss der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung nicht überwiegt, insbesondere Art und Ausmaß im Hinblick auf den Anlass nicht unverhältnismäßig sind. Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel 10

6 1.2 Nicht öffentlich zugängliche Räume a) Bei einer Kollision des allgemeinen Persönlichkeitsrechtes mit den schutzwürdigen Interessen des Arbeitgebers ist eine Güterabwägung unter Berücksichtigung der Umstände des Einzelfalles erforderlich. b) Geeignet ist die Maßnahme, wenn mit ihrer Hilfe der erstrebte Erfolg gefördert werden kann. c) Erforderlich ist die Maßnahme, wenn keine weniger einschränkenden Mittel zur Verfügung stehen. d) Angemessen ist die Maßnahme, wenn sie verhältnismäßig erscheint. Es bedarf einer Gesamtabwägung zwischen der Intensität des Eingriffes und dem Gewicht der ihn rechtfertigenden Gründe. Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel Nicht öffentlich zugängliche Räume Von Bedeutung: a) Wie viele Personen sind der Überwachung ausgesetzt? b) Haben alle überwachten Personen einen Anlass für die Maßnahme gegeben? c) Bleiben die betroffenen Personen bei der Überwachung anonym? d) Welche Umstände und Inhalte der Kommunikation untereinander werden erfasst? e) Sind unverdächtige Personen von der Maßnahme betroffen? f) Wie sind Dauer und Art der Überwachung zu beurteilen? Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel 12

7 1.2 Nicht öffentlich zugängliche Räume Die heimliche Videoüberwachung eines Arbeitnehmers ist zulässig, wenn der konkrete Verdacht einer strafbaren Handlung oder einer anderen schweren Verfehlung zu Lasten des Arbeitgebers besteht, weniger einschneidende Mittel zur Aufklärung des Verdachts ausgeschöpft sind, die verdeckte Videoüberwachung praktisch das einzig verbleibende Mittel darstellt und nicht insgesamt unverhältnismäßig ist. Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel Nicht öffentlich zugängliche Räume Weniger einschränkende Mittel: a) Maßnahmen der Innenrevision b) Überprüfungen im Warenwirtschaftssystem c) Kontrollmaßnahmen gegenüber Kunden (Taschenkontrolle) d) Stichprobenartige Taschenkontrollen bei Arbeitnehmern Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel 14

8 2. Einsatz von RFID-Technik 1.1 Grundsätzliches/Entwicklungen/Trends a) RFID steht für Radio Frequency Identification. Ein Transponder, der mindestens über eine Identifikationsnummer verfügt, reagiert auf Funkwellen, die von einem Lesegerät gesendet werden. b) Bei den Transpondern unterscheidet man aktive, semiaktive und passive Varianten, wobei insbesondere bei den aktiven Transpondern (aufgrund der eigenen Energieversorgung) eine Verwendung von Speicherbausteinen möglich ist. Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel Einsatz von RFID-Technik 1.1 Grundsätzliches/Entwicklungen/Trends a) Zutrittskontrolle Beispiel: Durch den Einsatz einer elektronischen Schließanlage können die Mitarbeiter nur einzelne Räume im Unternehmen betreten. Der Schließmechanismus speichert jede Benutzung des Transponders. Das Protokoll enthält nach der Auswertung folgende Daten: Schlüsselnummer, Name und Vorname des Schlüsselinhabers, Uhrzeit, Datum b) Zeiterfassung Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel 16

9 2. Einsatz von RFID-Technik 1.2 Grundsätzliches/Entwicklungen/Trends Wichtig: a) Arbeitgeber und Betriebsrat haben die freie Entfaltung der Persönlichkeit der im Betrieb beschäftigten Arbeitnehmer zu schützen und zu fördern. Sie haben die Selbständigkeit und Eigeninitiative der Arbeitnehmer und Arbeitsgruppen zu fördern ( 75 Abs. 2 BertVG). b) Der Betriebsrat hat, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht, in folgenden Angelegenheiten mitzubestimmen: Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen ( 87 Abs. 1 Nr. 6 BertVG) Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel Einsatz von RFID-Technik 1.2 Grundsätzliches/Entwicklungen/Trends Wichtig: c) Der Betriebsrat hat folgende allgemeine Aufgaben: darüber zu wachen, dass die zugunsten der Arbeitnehmer geltenden Gesetze, Verordnungen, Unfallverhütungsvorschriften, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen durchgeführt werden ( 80 Abs. 1 Nr. 1 BertrVG); d) Zur Durchführung seiner Aufgaben nach diesem Gesetz ist der Betriebsrat rechtzeitig und umfassend vom Arbeitgeber zu unterrichten. Dies umfasst auch die Vorlage von Unterlagen ( 80 Abs. 2, 90 Abs. 1 BertrVG); Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel 18

10 2. Einsatz von RFID-Technik 1.2 Inhalt einer Betriebsvereinbarung a) Die Funktionalitäten des RFID-Systems müssen klar beschrieben und für alle Beteiligten transparent sein. b) Sofern eine Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten der Mitarbeiter stattfinden soll, sind die Zwecke konkret zu umschreiben und die damit verbundenen Maßnahmen sind auf das Erforderliche zu beschränken. c) Die Betroffenen sollten auf ihre Rechte hingewiesen werden (z.b. Auskunftsrecht) d) Soll im Ausnahmefall eine mitarbeiterbezogene Auswertung von Daten stattfinden, so ist das zugrundeliegende Verfahren konkret zu umschreiben. Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel Warnsystems 3.1 Grundsätzliches: Die Einrichtung von firmeninternen Frühwarnsystemen ist ein Regularium zur Behebung von Mißständen innerhalb eines Unternehmens. Dieses wird dem englischen Begriff zur Weitergabe eines im Unternehmen begangenen Verstoßes an Stellen in- oder außerhalb des Unternehmens entsprechend als Whistleblowing bezeichnet. Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel 20

11 Warnsystems In Whistleblowing-Systemen werden die Arbeitnehmer verpflichtet oder zumindest angehalten, Fehlverhalten ihrer Kollegen und Vorgesetzten anzuzeigen, insbesondere Verstöße gegen einen im Unternehmen bestehenden Verhaltenskodex Die Einrichtung und das Betreiben eins Whistleblowing- Systems sind rechtlich zulässig Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel 21 Warnsystems Vorteile: - durch ein Whistleblowing-System können Mißstände intern aufgezeigt werden - ein möglichst frühzeitiges Bekanntwerden von Risiken und drohenden Schäden ist ein wichtiger Beitrag zur Abwendung etwaiger Schadensersatzforderungen - etwaige Kosten für eine externe Überprüfung von Abläufen können so reduziert werden - Whistleblowing wirkt einer inneren Kündigungsmentalität ( man kann ja doch nichts machen ) entgegen Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel 22

12 Warnsystems Nachteile: - mögliche generelle Verunsicherung der Arbeitnehmer ( bloß nichts falsch machen, sonst wird das gleich gemeldet ) - Unzumutbarkeit der Teilnahme am Whsitleblowing bei erkennbarer Vertuschungs- oder Mobbinggefahr - Schwierigkeiten der einheitlichen Regelung bei multinationalen Unternehmen - Zulässigkeit des Whistleblowing hängt von datenschutzkonformer Ausgestaltung ab Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel 23 Warnsystems Rechtlicher Rahmen: - der rechtliche Rahmen für Whistleblowing-Systeme bestimmt sich nach den Regelungen des BDSG - aktuell: 28 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 BDSG Das Erheben, Speichern, Verändern oder Übermitteln personenbezogener Daten ist zulässig, wenn es der Zweckbestimmung eines Vertragsverhältnisses mit dem Betroffenen dient. Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel 24

13 und 28 Abs. 1 S. 1 Nr. 2 BDSG Das Erheben, Speichern, Verändern oder Übermitteln personenbezogener Daten ist zulässig, soweit es zur Wahrung berechtigter Interessen der verantwortlichen Stelle erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse des Betroffenen an dem Ausschluß der Verarbeitung oder Nutzung überwiegt. Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel 25 Ab dem ist die Rechtsgrundlage dann der neue 32 BDSG, der jedoch inhaltlich an keine wesentlich anderen Voraussetzungen anknüpft Eine andere Rechtsgrundlage wäre die Einverständniserklärung des Betroffenen im Sinne des 4 a BDSG Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel 26

14 Einrichtung eins firmeninternen 3.2 Fall 1: Arbeitnehmer und Einwilligungserklärungen Die Firma F beschäftigt den Arbeitnehmer A. Dieser hat bei seiner Einstellung gemeinsam mit dem Arbeitsvertrag eine Einverständniserklärung dahingehend unterschrieben, dass er mit der Erhebung und Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten, auch solcher, die ausschließlich das Arbeitsverhältnis und die von ihm im Zuges des Arbeitsverhältnisses erbrachten Leistungen betreffen, einverstanden ist, sofern hier im Rahmen von Whistleblowing- Verfahren Informationen über ihn weitergegeben werden. Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel 27 Probleme hierbei: Es ist fraglich, ob in einem Arbeitsverhältnis tatsächlich eine freiwillige Einwilligung vorliegt, da hier der meist infolge der hierarchischen Struktur keine wirkliche Entscheidungsmöglichkeit des AN besteht. Eine solche Freiwilligkeit aber verlangt 4 a Abs. 1 BDSG. Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel 28

15 3.3 Fall 2: Datenschutzrechte des Betroffenen Die Firma A betreibt eine Whistleblowing-Hotline. Der Angestellte B meldet bei der Hotline einen wie er glaubt wiederholten Verstoß gegen die Arbeitszeitregelungen des Angestellten C. C erfährt durch Indiskretion hiervon und fragt sich, was er nun tun kann. Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel 29 Generell gilt für den Betroffenen: - Unter Datenschutzgesichtspunkten liegt der Schwerpunkt von Whistleblowing-Systemen auf den Rechten des Beschuldigten - Dieser hat das Recht auf Information über die Daten, auf Zugang zu den Daten, auf Berichtigung und auf Löschung unrichtiger Daten - Rechtsgrundlage hierfür sind die 33 und 34 BDSG als Ausdruck der Art. 11 und 12 der Europäischen Datenschutzrichtlinie (Richtlinie 95/46/EG) Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel 30

16 Einrichtung eins firmeninternen 3.4 Fall 3: Datenverarbeitung außerhalb des Unternehmens Die Firma A betreibt eine Whistleblowing-Hotline. Zu diesem Zweck hat sie die Firma B beauftragt, eine entsprechende Hotline einzurichten und zu betreiben und lediglich die Ergebnisse an die Firma A zu melden. Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel 31 Generell gilt für den Betroffenen: - die Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte ohne entsprechende Rechtsgrundlage ist unzulässig - das Unternehmen sollte deshalb mit einem externen Betreiber einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung im Sinne des 11 BDSG abschließen - Auch ein firmeninternes Call-Center kann Dritter sein, weswegen auch hier die strengen Maßstäbe der gesetzlichen Regelungen gelten Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel 32

17 Wichtig: Zusätzliche Anforderungen gelten für Datentransfers in Staaten, die keine EU-Mitgliedsstaaten oder sonstige Vertragsstaaten des Abkommens des europäischen Wirtschaftsraums sind. Eine Übermittlung von Daten in solche Staaten ist nur dann zulässig, wenn in diesen Ländern ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist. Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel 33 Fehlverhaltenskontrolle Korruptionsbekämpfung übermäßige Überwachung Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Dr. Sven Polenz Leif-Erik Holtz Sommerakademie, 31. August 2009, Maritim Hotel Bellevue Kiel 34