Benutzerhandbuch. Philip Holly und Peter Preuer

Transkript

1 Benutzerhandbuch Philip Holly und Peter Preuer

2 Vorwort und Systemvorraussetzungen Mit diesem Produkt erhalten Sie ein vollwertiges Rechnungsprogramm. Seite 2 Systemvorraussetzungen: Microsoft Betriebssystem Windows 7/Vista/XP, 22 Bildschirm, Auflösung min. px, nicht geeignet für Mac!

3 Erste Schritte Seite 3 ❶ Um bluelinervs zu installieren besuchen Sie den Link den Sie in der Adressleiste ❶ Ihres Browsers eingeben. Bestätigen Sie, dass die Daten heruntergeladen werden dürfen und starten Sie die Installation. Falls Microsoft Visual Studio 2010 Report Viewer (kostenlos) nicht auf Ihren PC installliert sein sollte, wird dieser automatisch heruntergeladen und installiert. Nach der Installation finden Sie bluelinervs unter Ihren Programmen auf Ihren PC.

4 Erste Schritte Seite 4 Nachdem Sie das Programm gestartet haben öffnet sich ein Loginfenster. Hier geben Sie bitte Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein und klicken auf Anmelden. Nun werden Sie zur Startseite weitergeleitet. Wenn Sie auf Abbrechen klicken wird das Programm geschlossen.

5 Übersicht und Allgemeines Seite 5 ❶ ❷ In der Navigation ❶ befinden sich die Punkte Stammdaten, Verkauf, Einkauf und Finanzen. Jeder dieser Punkte besitzt Unterpunkte und ie dienen als Übersicht für die Funktionen des Programms. Um die Navigation herauszulösen klicken Sie auf dieses Symbol. Unter Datei oder per Mausklick auf das Schließen Symbol in der rechten oberen Ecke können Sie das Programm beenden. Unter Hilfe gelangen Sie zum Online Support und zum Benutzerhandbuch. Zwischen den Registerkarten ❷ können Sie jederzeit schnell hin- und herwechseln, entweder durch direktes anklicken oder in der Übersicht unter. Auf oder per rechtem Mausklick - Schließen auf die Registerkarte können sie die jeweile Registerkarte schließen.

6 Übersicht und Allgemeines Speichern Drücken Sie den Button nachdem Sie Änderungen vorgenommen oder einen neuen Kunden, etc. angelegt haben um zu speichern. Seite 6 Schließen Wenn Sie den Button drücken wird der jeweilige Vorgang den Sie gerade bearbeiten geschlossen, jedoch werden Sie vorher gefragt ob Sie noch speichern wollen. Abbrechen Brechen Sie Ihren derzeitigen Vorgang ab und verlassen Sie die Oberfläche. Statuse Benutzen Sie Statuse als Filter. Klicken Sie auf einen Status und werden die Aufträge, Rechnungen, etc. dieser Statusklasse angezeigt. Offen Storniert Unwahrscheinlich Weiterverarbeitet

7 Kunden Seite 7 ❶ Unter dem Punkt Kunden haben Sie jederzeit einen Überblick und Verwaltungsmöglichkeiten über Ihre Kunden. Es ist auch möglich neue Kunden anzulegen. Unter diesen ❶ Registerkarten ist es möglich die jeweiligen Angebote, Aufträge, usw. die einen Kunden, den Sie vorher selektieren müssen, betreffen anzusehen. Um Kunden zu bearbeiten doppelklicken Sie auf ihren Namen.

8 Kunden Seite 8 ❶ Die Kundennummer können Sie entweder manuell eintragen oder Sie wird automatisch vom Programm fortgesetzt. Neben den allgemeinen Daten haben Sie auch die Möglichkeit unter ❶ bei den Registerkarten einen Ansprechpartner, eine Anmerkung oder ein Dokument betreffend den Kunden einzutragen.

9 Lieferanten Seite 9 Bei dem Punkt Lieferanten stehen Ihnen die selben Möglichkeiten zur Verfügung wie beim Punkt Kunden. Sie finden Ihn auch unter Stammdaten.

10 Einstellungen Seite 10 Unter dem Punkt Einstellungen können Sie für viele Funktionen in Ihrem Programm Veränderungen, Beifügungen, etc. vornehmen. Gespeicherte Einstellungen bleiben bis zu Ihrer nächsten Änderung erhalten und müssen nicht bei jeder Verwendung neu konfiguriert werden. Sie haben auch die Möglichkeit Ihre gewünschten Einstellungen von uns durchführen zu lassen. Sachbearbeiter: Tragen Sie die Daten der Person ein, welche diesen Login benutzt.

11 Einstellungen Seite 11 ❶ ❶ Sowohl bei den Liefer- als auch Zahlungsbedinungen können Sie selbst Klauseln eintragen wie z.b. Bar, Innerhalb von 7 Tage ohne Abzug, frei Haus, usw die auch in Ihrem Programm erscheinen. Dazu klicken Sie auf Neu und tragen anschließend die Attribute nebenan ❶ ein. Zum löschen einer nicht mehr benötigten Bedinung klicken Sie auf Löschen. Skonto: Sie habe die Option entweder 2 % Skonto daraufzuschlagen oder durch betätigen der Checkbox Skonto abziehen wirklich 2% Skonto abzuziehen.

12 Einstellungen Seite 12 Hier tragen Sie ein welche Standardwerte benutzt werden sollen. Sie haben verschiedenste Auswahlmöglichkeiten und falls Sie eine Änderung an einem Objekt vornehmen wird dieses standardgemäß überall angewandt, wo dieses Objekt auftaucht. Beispiel: Stellen Sie bei Angebot ❶ auf Bar so wird Bar standardgemäß bei jedem Angebot angewandt.

13 Einstellungen Seite 13 ❶ ❷ Unter Standardtexte und Reports können Sie verschiedene Texte für Angebote, Aufträge, Mahnungen, usw. (siehe Registerkarten ❶) definieren. Sie können die Texte jederzeit ändern und nach belieben gestalten. Unter anderem ist es auch möglich Bilder zu importieren ❷ um diese als Kopf- oder Fußzeile für Ihre Briefe zu verwenden.

14 Einstellungen Seite 14 Bei Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Monatsrechnung, Gutschrift, Preisanfrage und Bestellung haben Sie die selbe Oberfläche zum Einstellen. Sie können bei jeder einzelnen Registerkarte Vorwort, Nachwort und einen Text für eine eintragen. Sie haben verschiedene Möglichkeiten den Text für die zu formatieren, können Dateien anhängen und Ihren Text sogar speichern.

15 Einstellungen Seite 15 Für Zahlungserinnerrinnerung, Mahnung 1, Mahnung 2 und Mahnung 3 gibt es auch die selbe Maske. Hier brauchen Sie nur die Textstellen in die Eingabefelder eingeben und das Datum an dem der Brief verfasst wurde Datum heute = Datum an dem der Brief verfasst wurde, Auflistung der Rechnung = die Auflistung der nicht bezahlten Artikel und Datum bist zur Zahlung = das Datum bis zur nächsten Mahnung werden automatisch eingesetzt. Bei müssen Sie den ganzen Text selber verfassen. Auch hier haben Sie wieder alle Möglichkeiten wie schon zuvor genannt.

16 Einstellungen Seite 16

17 Einstellungen Seite 17 Unter Diverses ist es möglich Einstellungen, wie Server oder adresse, Anrufeinstellungen und weitere benötigte Funktionen einzustellen. Die Anrufeinstellungen sind nur möglich wenn Sie VOIP (Voice over IP) besitzen wie z.b. ein SNOM Telefon.

18 Einstellungen Seite 18 ❶ ❷ ❶ ❸ Unter Nummernkreis bei den Einstellungen können Sie festlegen in welchen Format die Rechnungs-, Angebots-, Kundennummern, usw. dargestellt werden. ❶ Für vor der Nummer und nach der Nummer geben Sie ein prägnantes Kürzel z.b. AN und entweder ein Jahr yy, Monat mm oder Tag dd an. ❷ Hier legen Sie fest ab wo die Nummerierung beginnen soll. Es ist möglich sowohl Zahlen als auch Buchstaben einzugeben. ❸ Unter Test Nummern können Sie sich sich eine Nummer generieren lassen die exkat dem entspricht was Sie vorher bei den Punkten ❶ und ❷ angegeben haben. Diese Nummern werden z.b. wenn Sie einen neue Kunden anlegen unter Keydaten angezeigt.

19 Kalender Seite 19 Unter dem Punkt Kalender finden Sie eine vollwertigen Kalender der es Ihnen ermöglicht alle Ihre Termine, Ereignisse, uvm. festzuhalten und schafft somit eine schöne Übersicht im Zusammenhang mit blueline:rvs.

20 Serienrechnungvorlagen Seite 20 Serienrechnungen sind praktisch wenn SIe jedes Monat/Quartal/.. für einen Kunden eine Rechnung ausstellen möchten. Um eine Serienrechnung anzulegen klicken SIe auf Neu und Sie werden weitergeleitet zu dieser Oberfläche (Seite 19).

21 Serienrechnungenvorlagen Seite 21, einen neuen Kun- Hier haben Sie die beiden Optionen entweder per Suchfunktion einen schon bestehenden Kunden aus einer Liste auszuwählen oder auf Neu den anzulegen. Falls Sie eine vollständige Liste aller Kunden haben wollen, geben Sie in bei der Suchfunktion nichts ein, sonder drücken Sie lediglich Enter.

22 Serienrechnungenvorlagen Seite 22 ❶ ❷ ❸ Nachdem Sie einen Kunden ausgewählt haben werden Sie in diese Maske weitergeleitet. Zuerst tragen Sie allgemeine Informationen ein, wie Name/Telefon/.. und anschließend bearbeiten Sie unter weitere Daten ❶ die Funktionen für die Serienrechnung. Bei Laufzeit wählen Sie den Zeitraum in Jahren aus, ob Aktiv oder nicht und die Druckart. Wenn Sie wählen können Sie beim Punkt entscheiden an welche Person Sie verschickt werden soll. Unter Auswahl Monat(e) stellen Sie nun ein für welche Monat(en) die Rechnung erstellt werden soll. Ist der zu bezahlende z.b. pro Quartal fällig so wählen Sie die Monate Jänner, April, Juli und Oktober aus. Bei ❷ ist es Möglich bei der Bennenung ❸ des Produkts/Dienstleistung Monat, Quartal oder Jahr anzugeben. Nur die unter ❷ angeführten Texte dazu eingeben. Beispiel: HP Laserjet #Monat# #Jahr# wird zu HP Laserjet August 2011.

23 Artikel Seite 23 Hier finden Sie eine Liste aller Ihrer Artikel und Produkte. Um neue Artikel anzulegen klicken Sie auf Neu und geben eine exakte Produktbeschreibung ein. Auch hier sind wieder Statuse verfügbar.

24 Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften Seite 24 Alle diese 5 Punkte haben die selben Funktionen und brauchen somit nur 1 mal erklärt zu werden. In dieser Maske haben Sie eine Übersicht über alle Ihre Angebote/Rechnungen/... usw. Weiters kann auf Neu ein neues Angebot/Rechnung/.. angelegt werden und ein Fenster (Seite 23) öffnet sich wo Sie entweder einen Kunden auswählen, falls noch nicht geschehen, oder einen neuen Kunden anlegen können. Die Statuse können wieder als Filter benutzt werden.

25 Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften Seite 25 Bevor Sie das Angebot/Rechnung erstellen müssen Sie erst einen Kunden auswählen. Hier werden Ihnen alle Kunden aufgelistet oder Sie können auf Neu einen neuen Kunden anlegen. Gehen Sie dabei vor wie auf Seite 8 beschrieben. Nachdem Sie einen Kunden ausgewähl haben werden Sie zur eigentlichen Maske weitergeleitet.

26 Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften Seite 26 ❷ ❶ Hier geht es nun um das Erstellen der Angebote/Rechnungen/.... Bei weitere Daten ist es wichtig, dass die Provision erst übernommen wird wenn die Rechnung bezahlt ist. Auf die 4 Punkte❷ wird später eingegangen. Hier ❶ haben Sie nun verschiedene Registerkarten. Unter Positionen geben Sie die Artikel ein die zum Angebot gehören. Beachten Sie dass Sie eine Stückzahl und eine Position eingeben. Bei Zusatzinfos ist es möglich ein Vor- und Nachwort einzugeben. Unter Kundendetails kann der Kunde bearbeitet werden und unter Ansprechperson (sinnvoll für Firmen) eine Zuständige Person kurz angegeben werden. Unter Dokumente und Dokumente versendet fnden sich alle Dokumente (wie z.b. s, eingescannte Lieferscheine) die zum Kunden gehören bzw. versendet wurden.

27 Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften Seite 27 Unter Angebot weiterverarbeiten haben Sie einige nützliche Funktionen. Sie können Ihr Angebot schrittweise von einem Angebot zu einem Auftrag zu einem Lieferschein bis zu einer Rechnung weiterverarbeiten. Automatisch werden auch bei den 4 Punkten die Nummer, das Datum und der Status verändert. Wenn Sie Neuer Kunde auswählen können Sie dieses Angebot auf einen neuen Auftrag/Lieferschein/Rechnung kopieren und für einen neuen Kunden verwenden.

28 Serienrechnung Seite 28 ❶ In dieser Maske werden Ihnen alle Serienrechnungen des derzeitigen Monats aufgelistet. Von hier aus können Sie nun auswählen welche Rechnungen Sie verschicken möchten. Sobald die Rechnungen versendet wurde tauchen Sie automatisch unter dem Punkt Rechnungen ❶ auf. Sie haben auch die Möglichkeit eine Serienrichtung direkt unter Rechnungen ❶ zu erstellen. Klicken Sie einfach bei Rechnung erstellen, im Feld Serienrechnung auf Erstellen. ❶

29 Bestellvorschlag Seite 29 Tragen Sie hier Produkte ein die häufig auf Ihrer Bestellliste stehen um schnell darauf zugreifen zu können und um nichts zu vergessen. Es ist auch möglich per Lagerbestand automatisch einen Bestellvorschlag machen zu lassen. Dazu müssen Sie vorher einstellen ab welcher Stückuntergrenzen ein Bestellvorschlag erstellt werden soll.

30 Preisanfrage Seite 30 ❶ Nutzen Sie diese Option um bei Lieferanten um einen Preis anzufragen. In dieser Maske sind Ihre derzeitigen Anfragen sortiert und sie können auch wieder per Status gefiltert werden. Hier ❶ befinden sich Zusatzinformationen über die Anfrage wie Produkt, Preis, Stückzahl, usw. Um eine neue Preisanfrage zu erstellen klicken Sie auf Neu.

31 Preisanfrage Seite 31 Nun gelangen Sie hier her. Sie haben fast die selben Möglichkeiten wie beim Erstellen eines Angebotes, einer Rechnung, usw. Positionen, Zusatzinfos, Lieferantendetails, Ansprechpartner, Dokumente, Dokumente versendet sind identisch. Bei Preisanfrage weiterverarbeiten haben Sie die Möglichkeit die Preisanfrage sofort bequem auf eine Bestellung zu kopieren oder auf eine Neue Preisanfrage oder Bestellung. Mit dem Symbol können Sie Google Maps in Ihrem Browser aufrufen und sehen wo sich der Lieferant befindet.

32 Bestellung Seite 32 ❸ ❶ ❷ Seriennummern: Um Seriennummern einzuscannen tragen Sie hier ❶ Ihre Produktbeschreibung ein und scannen anschließend Ihre Produkte mit einem dafür vorgesehenen Barcodescanner ein. Diese werden automatisch hier ❷ eingetragen und können von nun an unter dem Punkt Seriennummern ❸ gesucht werden.

33 Seriennummern Seite 33 ❶ Hier können Sie nach Seriennummern bereits eingescannter Waren suchen um besser nachvollziehen zu können bei welchem Händler die Waren gekauft wurden. Jedoch müssen die Waren zuvor unter dem Punkt Bestellung ❶ eingescannt werden-

34 Rechnungen drucken Seite 34 Unter diesem Punkt können Sie alle Rechnungen von einem bestimmten Zeitraum ausdrucken, sogar die Rechnungen eines ganzen Jahres. Sie können sogar den Zeitraum innerhalb eines Monats auswählen den Sie ausgedruckt haben möchten. Dieses Tool ist nicht nur praktisch für Ihre Buchhaltung sondern auch wenn Sie nicht täglich Ihre angefallenen Rechnungen ausdrucken wollen.

35 Chefübersicht Seite 35 ❶ Die Chefübersicht ermöglicht Ihnen einen Einblick in alle Ihre Geschäfte egal von welchen Zeitraum. Sie können bei ❶ den Zeitraum einstellen und alle betroffenen Rechnungen abrufen und bequem vergleichen.

36 Provision Seite 36 ❶ ❷ In der Provisionsoberfläche können Sie einen Sachbearbeiter auswäheln ❶ und seine Provision(en), bei all seinen Kunden, werden aufgelistet. Nur Provisionen die bei Rechnungen eingetragen wurden, werden hier angezeigt. Hier ❷ wird Ihnen die gesamte Umsatz-, Provisions- und Gegenverrechnungssumme angezeigt für Ihren ausgewählten Sachbearbeiter. Sind mehere Einträge eines Kunden vorhanden so werden diese nicht zusammengefasst.