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2 Auf einen Blick 1 Was Sie zum Arbeiten mit SAP unbedingt wissen sollten Teil I Diese Daten benötigen Sie für eine effiziente Beschaffung 2 Der Lieferantenstammsatz Der Materialstammsatz Der Einkaufsinfosatz Die Konditionen Teil II Was vor der Bestellung geklärt sein muss 6 Die Bestellanforderung Die Anfrage und das Angebot Teil III So beschaffen Sie mit SAP 8 Die Bestellung Der Wareneingang Die Rechnungsprüfung Teil IV Diese Sonderfälle kann es in der Beschaffung geben 11 Verbrauchsmaterial Dienstleistungen Retouren Teil V Wie Sie sich die Arbeit erleichtern 14 Den Einkauf automatisieren Listen Teil VI Anhang A Glossar B Menüpfade und Transaktionscodes C Literaturverzeichnis D Der Autor

3 1 Was Sie zum Arbeiten mit SAP unbedingt wissen sollten In diesem ersten Kapitel erhalten Sie grundlegende Informationen zum SAP- System. Lassen Sie sich nicht von diesen eher theoretischen Erläuterungen abschrecken: Haben Sie die fundamentalen Prinzipien des SAP-Systems verstanden, werden Sie die nachfolgenden Kapitel deutlich einfacher erfassen. In diesem Kapitel lernen Sie, ] wie Sie sich im SAP-System bewegen, ] welche Hilfen im SAP-System integriert sind, ] welche Funktion und Struktur Organisationseinheiten haben, ] welche Organisationseinheiten in der Beschaffung verwendet werden, ] wie Sie Transaktionen aufrufen und ausführen, ] welche Funktion Belege haben, ] welche Belegkette im Beschaffungsprozess erzeugt wird. 1.1 Im SAP-System navigieren Bevor Sie im SAP-System arbeiten können, müssen Sie sich anmelden und mit einem persönlichen Kennwort identifizieren. Die folgende Abbildung zeigt den Anmeldebildschirm des SAP-Systems. Bei der Anmeldung am SAP- System müssen Sie in den gleichnamigen Feldern den Mandanten, Ihren Benutzernamen und Ihr persönliches Passwort eingeben. Arbeiten Sie das erste Mal am SAP-System, sollten Sie diese Informationen von Ihrem Systemadministrator erhalten. Die Angabe der Sprache ist optional möglich. Nehmen Sie hier keine Eingabe vor, startet das System in der Sprache, die in Ihren persönlichen Benutzervorgaben eingestellt ist. Auf den Mandanten als höchste Organisationseinheit im SAP-System wird in Abschnitt 1.3 detailliert eingegangen. Über den Mandanten legen Sie fest, in welchem Datenbereich bzw. in welchem Unternehmen Sie im SAP-System arbeiten

4 1 Was Sie zum Arbeiten mit SAP unbedingt wissen sollten Am SAP-System anmelden Mit dem Benutzernamen identifizieren Sie sich eindeutig im System, sodass Ihre Menüs und Berechtigungen aktiviert werden können. Außerdem wird über den Benutzernamen in jeden Beleg die Information geschrieben, wer ihn angelegt hat (siehe Abschnitt 1.4,»Transaktionen«). Das Passwort schützt Sie davor, dass ein anderer Benutzer in Ihrem Namen Vorgänge im SAP-System ausführt. Das Feld Passwort ist immer mit Sternchen gefüllt, die Sie einfach überschreiben können. Melden Sie sich zum ersten Mal am SAP-System an, werden Sie aufgefordert, ein neues persönliches Passwort zu vergeben. Auf dem Anmeldebildschirm können Sie über die Schaltfläche Neues Kennwort jederzeit ein neues Passwort vergeben. Haben Sie sich am SAP-System angemeldet, gelangen Sie in das SAP Easy Access Menü, das in der folgenden Abbildung dargestellt ist. Menüleiste Systemfunktionsleiste Easy Access Menü Statusleiste Titelleiste Anwendungsfunktionsleiste Aufbau des SAP-Einstiegsbildes 18

5 1.1 Im SAP-System navigieren Über das SAP-Hauptmenü können Sie einzelne Anwendungen zum Ausführen von Geschäftsvorfällen auswählen und aufrufen. Diese Anwendungen werden als Transaktionen bezeichnet. Die Sortierung der Transaktionen erfolgt dabei in einer Ordner- und Unterordnerstruktur, die Sie aus anderen Computeranwendungen bereits kennen. Transaktionen im SAP Easy Access Menü erkennen Sie am weißen Würfel ( ) vor der Transaktionsbezeichnung, wie in der folgenden Abbildung gezeigt. Der Umgang mit Transaktionen wird in Abschnitt 1.4 genau beschrieben. Ordner Transaktion Ordner und Transaktionen im SAP Easy Access Menü Abhängig von Ihrer Rolle im Unternehmen, kann das Menü, das Ihnen angezeigt wird, stark variieren. So haben Sie als Einkäufer im Unternehmen normalerweise nur Zugang zu den Transaktionen der Beschaffung. Die Buchhalter, Verkäufer oder Lagermitarbeiter werden ihrer Tätigkeit und Rolle im Unternehmen entsprechend andere Menüs vorfinden. Da die Rollen in ihrer Ausprägung von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sind, können auch die Menüs je nach Unternehmen verschieden eingestellt sein. In den beiden vorangegangenen Abbildungen sehen Sie jeweils das SAP Easy Access Menü. Im weiteren Verlauf des Buches wird von diesem Standardmenü ausgegangen. Außerdem erkennen Sie hier den grundsätzlichen Aufbau der SAP-Benutzeroberfläche, die fünf Leisten enthält: Die Menüleiste beinhaltet unterschiedliche Menüeinträge, die Sie per Mausklick aufrufen können. Die Einträge System und Hilfe können Sie auf jeder SAP-Benutzeroberfläche anwählen, die anderen Menüs variieren, je nachdem, an welcher Stelle im System Sie sich gerade befinden

6 1 Was Sie zum Arbeiten mit SAP unbedingt wissen sollten Die Systemfunktionsleiste enthält einzelne Schaltflächen, mit denen Sie durch das SAP-System navigieren. Lassen Sie den Mauszeiger ohne zu klicken kurz auf einer Schaltfläche stehen, erhalten Sie eine Quick-Info, die Ihnen die Bezeichnung der Schaltfläche anzeigt. Die Schaltflächen der Systemfunktionsleiste sind immer gleich, egal, wo im System Sie sich befinden. Einzelne Schaltflächen können jedoch grau eingefärbt sein und nicht benutzt werden, abhängig von Ihrer aktuellen Position im System. Zur Steuerung im System werden in erster Linie die folgenden Schaltflächen der Systemfunktionsleiste verwendet. Symbol Funktion Erklärung Enter/ Weiter Befehlsfeld Sichern/ Speichern/ Buchen Zurück Beenden Diese Schaltfläche ist gleichbedeutend mit ( ) auf Ihrer Tastatur. Mit ( ) prüft das System Ihre Eingaben und zieht gegebenenfalls Daten aus verschiedenen Quellen. In einigen Fällen springt das System nach der Prüfung Ihrer Eingaben direkt weiter zum nächsten Bild. Im Befehlsfeld können Sie Transaktionscodes eingeben und Transaktionen so direkt aufrufen. Außerdem können kleine Befehle eingegeben werden, die die Navigation im SAP-System erleichtern. Mit dem Dreieck rechts neben dem Befehlsfeld kann das Feld ein- und ausgeblendet werden. Durch Anklicken dieser Schaltfläche führen Sie eine Transaktion aus. Ihre eingegebenen Daten werden gespeichert. Die Bezeichnung der Schaltfläche wechselt abhängig von der aktuellen Transaktion, in der Sie sich gerade befinden. Mit der Schaltfläche Zurück springen Sie ein Bild im System zurück. Gibt es kein vorhergehendes Bild, springen Sie direkt zurück ins SAP Easy Access Menü. Mit Beenden verlassen Sie eine Transaktion und springen in das SAP Easy Access Menü. Befinden Sie sich bereits im SAP Easy Access Menü und klicken auf Beenden, wird das SAP-System verlassen. Schaltflächen der Systemfunktionsleiste 20

7 1.1 Im SAP-System navigieren Symbol Funktion Erklärung Abbrechen Suchen Weiter suchen Neuer Modus Verknüpfung auf dem Desktop Hilfe Schaltflächen der Systemfunktionsleiste (Forts.) Die Schaltfläche Abbrechen bricht die aktuelle Transaktion ab. Klicken Sie diese Schaltfläche an, wenn Sie eine Zeichenfolge oder einen Transaktionscode im SAP Easy Access Menü suchen möchten. Die Suchfunktion steht Ihnen auch in Listen und Auswertungen zur Verfügung. Haben Sie mit Suchen einen Eintrag gefunden, können Sie die Suche durch Anklicken der Schaltfläche Weiter Suchen fortsetzen. Mit dieser Schaltfläche können Sie ein zusätzliches SAP-Fenster öffnen. Sie haben so die Möglichkeit, in maximal sechs SAP-Modi parallel zu arbeiten. So könnten Sie beispielsweise in einem Modus Ihre Lagerbestände anzeigen und gleichzeitig in einem zweiten Modus Lieferantenbestellungen erfassen. Das Springen zwischen den geöffneten Modi ist jederzeit möglich. Zu einzelnen Transaktionen können Sie sich mit dieser Schaltfläche eine Verknüpfung auf dem Windows-Desktop erstellen. Durch Anklicken der Verknüpfung auf dem Windows-Desktop startet das SAP-System und bringt Sie direkt in die gewählte Transaktion. Mit der Hilfe-Schaltfläche öffnen Sie die (F1)- Feldhilfe (siehe Abschnitt 1.2). In der Titelleiste wird die Bezeichnung der Transaktion angezeigt, mit der Sie aktuell arbeiten. Sie können hier jederzeit erkennen, an welcher Stelle und in welcher Funktion Sie sich gerade im SAP-System befinden. Die Anwendungsfunktionsleiste enthält Schaltflächen, die speziell für die aktuelle Anwendung oder Transaktion bereitgestellt werden. Je nachdem, in welcher Transaktion Sie im System gerade arbeiten, erhalten Sie hier unterschiedliche Schaltflächen zur Auswahl

8 Index A Absage , 166, 335 Absagekennzeichen Absagenachricht Abschlag allgemeine Daten: Lieferantenstammsatz ALV Grid Control , 324, 335 Analyse Änderung Anfrage Angebot Bestellanforderung Bestellung Einkaufsinfosatz Leistungsstammsatz Lieferantenstammsatz Materialstammsatz Anforderer , 132 Anfrage , 335 als Kopie anlegen ändern anlegen anzeigen ausgeben Bezug zu Bestellanforderung Nachricht Transaktion Anfrageliste Angebot , 335 absagen ändern anzeigen erfassen pflegen Transaktion vergleichen Angebotsfrist Angebotsliste Angebotspreisspiegel , 335 Angebotsvergleich Anlage , 253 Anmeldung Anwendungsfunktionsleiste... 21, 335 Aufriss Auswertung automatische Bestellerzeugung automatische Wareneingangsabrechnung , 335 automatisierte Beschaffung Automatisierung B Banf Bestellanforderung Bearbeitungsstatus Bedarf Bedarfsnummer Bedarfsplanung Befehlsfeld... 20, 23, 335 Beleg... 32, 335 Belegkette Belegkopf... 33, 335 Belegposition... 33, 336 Belegübersicht Bestellanforderung , 133 Bestellung , 181, 188 Benutzername... 17, 336 Beschaffung... 34, 336 Beschaffungsprozess Bestandsübersicht Bestellanforderung , 126, 335, 336 als Kopie anlegen ändern anlegen Ansprechpartner anzeigen , 133 Belegübersicht , 133 Bildaufbau Einkaufsinfosatz Kopfdaten Kopfnotiz Lieferant Listanzeige Liste erstellen Positionsänderung Positionsdetail , 134 Positionsübersicht

9 Index Bestellanforderung (Forts.) Preissimulation Transaktion Vorlage Bestellentwicklung...190, 336 Dienstleistung Bestellstruktur Bestellung...175, 336 ändern anlegen Anzeige in Positionsdetails anzeigen...179, 189 ausgeben automatisch anlegen Belegübersicht...178, 181 Dienstleistung Druckansicht Hilfe Kopfdaten kopieren Liste erstellen markierte Position verwalten mit Bezug anlegen Nachricht persönlicher Vorschlagswert Positionsdetail Positionsübersicht Positionszeile markieren Preisvorschlag Status Verbrauchsmaterial zwischen Transaktionen springen Bewegungsart...200, 295, 336 Bezugsnebenkosten Bezugsquelle...135, 136 Bezugsquellenliste Branche...66, 68 Bruttopreis...111, 336 Buchhaltungsbeleg...200, 227, 336 Wareneingang Buchhaltungsdaten Lieferantenstammsatz...42 Materialstammsatz...64 Buchungskreis...28, 336 Buchungskreisdaten...42 Buchungssperre...55 C CpD-Lieferant...57, 336 Customizing...26, 336 D Daten selektieren Datenerfassung...56, 81 Datenselektion Dienstleistung...259, 337 Beschaffungsprozess bestellen Disposition Dispositionsdaten Materialstammsatz...64 Druckansicht E Effektivpreis...112, 337 Einkäufergruppe...31, 337 Einkaufsbestelltext...74 Einkaufsdaten Lieferantenstammsatz...42, 53 Materialstammsatz...64 Einkaufsinfosatz...89, 91, 337 ändern...97 Angebot...144, 161 anlegen...92 anzeigen...97 automatisch aktualisieren...98 Bestellanforderung Bestellung Gliederung...91 Liste erstellen Transaktion...91 Einkaufsorganisation...29, 337 Einkaufsorganisationsdaten...42, 90 Einkaufssperre...55 Einmal-Lieferant...57, 337 ERS-Verfahren...314, 337 F F1-Hilfe...25 F4-Hilfe

10 Index Favorit Fracht , 337 Frachtbrief , 209, 226, 337 G gleitender Preis Grunddaten Materialstammsatz Gültigkeitszeitraum Gutschrift , 295 Gutschriftverfahren , 337 H Hauptdaten Hilfe Bestellung I IDES-System Incoterm Informationssystem , 337 Infosatz Einkaufsinfosatz InfoUpdate InfoUpdate-Kennzeichen Angebot Bestellung J Jokerzeichen K Konditionen , 338 Angebot , 160 Belegkopf Belegposition Bestellung Dienstleistung Gültigkeitszeitraum im Einkaufsinfosatz in Beleg Konditionen (Forts.) Staffel Konditionsart , 338 Kontengruppe... 43, 46, 338 Kontierung Kontierungsobjekt Kontierungstyp , 252, 273, 338 Kopf Kopfdaten Anfrage Angebot Bestellanforderung Bestellung Leistungserfassungsblatt Rechnung , 230 Wareneingang Kopfnotiz Bestellanforderung Kopie Anfrage Bestellung Kostenstelle , 252 Kreditor... 45, 338 Kreditor Lieferant Kreditorendaten L Lagerbestandsliste Lagermaterial Lagerort... 29, 338 Lagerungsdaten Materialstammsatz Lagerverwaltungsdaten Materialstammsatz Layout , 328, 338 Leistungsabnahme , 277, 285, 338 Leistungserfassung , 277, 281, 338 Leistungserfassungsblatt , 338 abnehmen anlegen Kopfdaten Leistungszeilen Übersicht Leistungskondition , 268, 339 ändern anlegen anzeigen

11 Index Leistungsstammsatz...260, 261, 339 ändern anlegen anzeigen Leistungstyp Leistungsverzeichnis...260, 274, 339 Leistungszeile Lieferant...41, 339 Bestellanforderung Bestellung Lieferanten sperren...55 Lieferantennummer...43 Lieferantenstammsatz...41, 339 allgemeine Daten...41 ändern...53 Änderungsprotokoll...54 anlegen...45 anzeigen...53 Buchhaltung...49 Buchhaltungsdaten...42 Einkaufsdaten...42, 50 Partnerrolle...52 Sicht...42, 46 Transaktion...43 Zahlungsbedingung...50 Lieferantenverzeichnis erstellen...58 Lieferschein...201, 209, 226, 339 Limit...276, 339 Listanzeige Anfrage Angebot Bestellanforderung Bestellung Einkaufsinfosatz Lagerbestand Lieferant...58 Material...82 Materialbewegung Rechnung Liste...317, 339 anzeigen Layout M Mandant...28, 339 Material...63, 339 Materialart...66, 68, 339 Materialbeleg...200, 212, 339 Materialstammsatz...63, 339 aktueller Materialbestand...64 anlegen...68 Buchhaltungsdaten...64 Daten zum Qualitätsmanagement...64 Dispositionsdaten...64 Einkaufsdaten...64 Grunddaten...64 Lagerungsdaten...64 Lagerverwaltungsdaten...64 Liste erstellen...82 Produktionsdaten...64 Sicht...63, 68, 70 Sprache...75 Transaktion...66 Vertriebsdaten...64 Vorlage...81 Materialverzeichnis...82 Mehrfachselektion Mehrwertsteuer...112, 225, 230, 266 Menüleiste...19, 340 Modus...21 Mussfeld...23 N Nachricht Absage Anfrage Bestellung Gutschrift Navigation im SAP-System...17 Nettopreis...111, 340 O Organisationseinheit...26, 340 P Partnerrolle...52, 340 Passwort...17, 340 Position...33, 340 Bestellanforderung

12 Index Positionsdetails Anfrage Angebot Bestellanforderung Bestellung Wareneingang , 206 Positionstyp , 273, 340 Positionsübersicht Anfrage Angebot Bestellanforderung Bestellung Rechnung Wareneingang , 206 Preis Preisfaktor , 113 Preissimulation , 340 Bestellanforderung Preisspiegel , 163, 340 Preissteuerung Preisvorschlag Produktionsdaten Materialstammsatz Q Quick-Info R Rabatt Rechnung , 340 buchen Kopfdaten Kreditorendaten prüfen Rechnungsposition Rechnungsbeleg , 340 anzeigen Liste erstellen stornieren Rechnungsprüfung Transaktion Retoure , 340 anlegen Retourenposition InfoUpdate Retourenprozess Rolle Rückgaberecht Retoure S Saldo SAP Easy Access SAP Easy Access Menü SAP ERP SAP List Viewer , 324 SAP R/ SAP-Bibliothek SAP-Einstiegsbild Selektionsbildschirm Sichern... 32, 34 Sichten im Lieferantenstammsatz... 42, 46 im Materialstammsatz Skonto , 118, 119 Standardpreis Statusleiste... 22, 341 Steuern , 341 Storno Rechnung Wareneingang Submissionsnummer , 150, 164, 341 Systemfunktionsleiste... 20, 341 T technischer Name... 32, 341 Testlauf automatische Wareneingangsabrechnung automatisierte Bestellung Titelleiste... 21, 341 Transaktion... 19, 31, 341 Transaktion AC , 265 Transaktion FK , 46 Transaktion FK , 53 Transaktion FK , 53 Transaktion FK Transaktion MB Transaktion MB Transaktion ME , 112 Transaktion ME , 97, 112 Transaktion ME , 97,

13 Index Transaktion ME1L Transaktion ME21N...176, 184, 251, 273, 292, 293 Transaktion ME22N...176, 189, 273 Transaktion ME23N...176, 189, 273, 309 Transaktion ME2L Transaktion ME , 149, 155 Transaktion ME , 156 Transaktion ME , 156 Transaktion ME , 159, 166 Transaktion ME Transaktion ME Transaktion ME4L Transaktion ME4M Transaktion ME4S Transaktion ME51N...126, 131 Transaktion ME52N...126, 133 Transaktion ME53N...126, 133 Transaktion ME59N Transaktion ME5A Transaktion ME9A...158, 167 Transaktion ME9F Transaktion MIGO...202, 208, 215, 216, 292, 294 Transaktion MIRO...227, 234, 292 Transaktion MK , 46 Transaktion MK , 53 Transaktion MK Transaktion MK Transaktion MKVZ...58 Transaktion ML Transaktion ML , 271 Transaktion ML , 271 Transaktion ML Transaktion ML Transaktion ML Transaktion ML81N...278, 281, 285 Transaktion MM , 68 Transaktion MM Transaktion MM , 77 Transaktion MM Transaktion MM Transaktion MMBE Transaktion MRRL Transaktion XK , 45 Transaktion XK , 53 Transaktion XK , 53 Transaktion XK Transaktionscode...31, 341 U Übersichtsbaum Umsatzsteuer ungeplante Leistung...276, 284 V Variante...322, 341 Verbrauchskonto Verbrauchsmaterial...247, 341 mit Materialstammsatz bestellen Wareneingang Vorlage Bestellanforderung Lieferantenstammsatz...56 Materialstammsatz...81 Vorschlagswert W Warenausgang zur Retoure Warenbewegung Transaktion Vorgangsauswahl Wareneingang...199, 341 Belege Dienstleistung...259, 277 Kopfdaten mit Bezug zur Bestellung buchen ohne Bestellung buchen Positionsdetail Positionsübersicht stornieren Übersichtsbaum Verbrauchsmaterial...250, 254 Wareneingangsabrechnung, automatisch durchführen Werk...27, 29, 341 Wertehilfe...25 Wildcard...26 Wunschlieferant

14 Index Z Zahlungsbedingung , 341 Angebot Bestellung Lieferantenstammsatz Rechnung , 231 Zölle , 341 Zusatzdaten... 65, 68 Zuschlag

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