Präsentation über die Einführung eines Abforderungssystem mit anschließendem E-Procurement

Transkript

1 Präsentation über die Einführung eines Abforderungssystem mit anschließendem E-Procurement Marianne Heide Leitung Zentraleinkauf

2 Strukturelle Fakten Zentralisierung des Einkaufes im Mai 2003 Zusammenführung aller Einkaufsbereiche in einem Gebäude Veränderung der Organisation und der Abläufe für die Bearbeitung der Bestellungen im ZEK (7 Sachgebiete, Dispositiver und Operativer Einkauf) Evaluation der derzeitigen Bestellprozesse in den Bereichen und im ZEK

3 Abfordernder Bereich - IST- Prozesse zu viele unterschiedliche und teilweise unübersichtliche Bestellformulare, meist keine Artikelhitlisten, keine/ ungenügende Recherchemöglichkeiten keine Kenntnis über den Lagerort der zu bestellenden Artikel keine einheitliche Sprache bei der Bezeichnung der Artikel Status des Bestellvorganges kann vom Besteller nicht nachvollzogen werden Bestellungen werden somit für den Anwender zur schwierigen und teilweise zeitaufwändigen Aufgabe

4 Zentraleinkauf - IST- Prozesse Bestellungen kommen aus den Bereichen per Post und per Fax im ZEK an täglich werden ca. 160 Bestellungen an den ZEK gefaxt und bearbeitet Artikel werden teilweise unsortiert und ohne genaue Artikelbezeichnung auf die Bestellzettel geschrieben Bestellungen kommen per Fax oder Post teilweise unlesbar und ohne genaue Angaben zur Menge, Kostenstelle, u.s.w. im ZEK an und müssen hier erst vorsortiert und kopiert werden danach erfolgt die Recherche durch die operativen Einkäufer und Weitergabe an den Dispositiven Einkauf oder das Lager zur Bearbeitung

5 Beispiel einer Abforderung per Fax

6 Auftretende Probleme es kann zur Verzögerung der Bestellungen in den Bereichen kommen und damit eventuell auch zu unerwünschten Versorgungsengpässen einige Bestellungen erreichen den Zentraleinkauf nicht der Arbeitsaufwand für das Auslösen einer Bestellung durch den ZEK ist auf Grund der teilweise notwendigen Recherchen und der Vorbereitungen extrem hoch die nichtvorhandene Möglichkeit des Nachvollziehens des Bestellstatus führt zu häufigen Rückfragen im ZEK, auch zu Liefermengen und zu Lieferterminen

7 Problemlösungssuche Einführung eines elektronischen intensive gemeinsame Suche im letzten Jahr durch die Abteilungen ZEK, Apotheke, Logistik in Zusammenarbeit mit dem Rechenzentrum Erstellung eines gemeinsamen Anforderungskataloges für den Einsatz eines elektronischen Abforderungs- und Bestellsystems im UKE Recherche auf dem vorhandenen Markt nach möglichen Partnern für die Problemlösung Präsentation von drei Anbietern im o.g. Kreis und vor Ort Besuch im Referenzkrankenhaus» medicforma» SAP SI» Mobi Dick

8 Bewertung der Vorstellungen Einführung eines elektronischen

9 Weitere durchgeführte Schritte gemeinsamer Workshop mit der Firma medicforma, dem ZEK und allen im Bereich des Rechenzentrums Beteiligten MA am , um die Einsatzvoraussetzungen des Systems im UKE zu klären Abklärung der technischen Voraussetzungen, Sicherheitsbestimmungen und Diskussion weiter zu bearbeitender Fragestellungen (Scannermöglichkeit, Konsignationslagereinbindung) Klärung der Finanzierung zwischen den Bereichen IT und ZEK Erstellung des Projektauftrages und der Vorstandsvorlage durch den Zentraleinkauf Auswahl der Pilotbereiche durch den ZEK und die Pflegedirektion

10 Projektarbeit Projektleitung: Technische Projektleitung: Frau Förster, ZEK Herr Martini, Rechenzentrum Kernteam: Pilotbereiche: Mitarbeiter des Zentraleinkaufes, des Rechenzentrums, Apotheke Medizincontrolling, Logistik, Rechnungssachbearbeitung, Datenschutz und NPR/WPR Stationen Neurologie 1, Neurologie 2 Neurologie 4 OP/ IST Labore Neurochirurgischer OP Neonatologische ITS Mikrobiologie Chirurgisches Forschungslabor

11 Wer ist Medicforma 84 Kliniken ( Betten) angeschlossen, darunter 10 Uni-Kliniken drei große Einkaufsgruppen: AGKAMED, Klinikeinkauf Niederrhein-Westfalen, Sana 10 Universitätskliniken: Frankfurt, Aachen, Essen, München Rechts der Isar, Halle, Bochum, Köln, Düsseldorf, Hamburg, Bonn Angeschlossene Betten (kumuliert)

12 Wer ist Medicforma Monatlich Bestellungen für 30 Millionen Euro 80 Hersteller und Lieferanten angeschlossen, Aufträge von 20 weiteren Herstellern darunter alle Großlieferanten des UKE 30% Marktanteil bei Lieferanten über medicforma, weitere 30% über Roaming Abkommen mit GHX

13 Das e-procurement System Einführung eines elektronischen Scanner System Preisfunktion Katalog Management Schrankversorg. Auswertungssystem Stationsanforderung Transaktionssystem medicforma Schnittstelle Materialwirtschaft medicforma des - Schnittstelle Krankenhauses

14 Zeitplan 1. Quartal 2005 technische Implementierung 2. Quartal 2005 Anschluss Pilotlieferanten 3. Quartal 2005 Roll-Out - Anschluss Pilotstationen/-labore

15 Erste Erfahrungen 1. Lieferanten zeigen reges Interesse an einer Zusammenarbeit mit Medicforma durch UKE-Vertrag 2. Positives Feedback in den genannten Pilotbereichen 3. Positive und innovative Zusammenarbeit mit dem Bereich IT