Fraunhofer IML Ersatzteilmanagement Netzwerk. Stammdatenerfassung und -management mit Unterstützung von

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1 Fraunhofer IML Ersatzteilmanagement Netzwerk Stammdatenerfassung und -management mit Unterstützung von Gerolsteiner Brunnen GmbH Vulkanring Gerolstein

2 Inhalt Grundlagen gute Stammdaten Warum Stammdaten=Netzwerk? Funktionsübergreifende Effekte Projektschritte allgemein Ersatzteillager-Projekt Aufnahme Weitere Analysen Nachhaltigkeit IFCC GmbH 2

3 IFCC-Historie Gründung der IFCC GmbH 2009 Microsoft Certified Partner Dipl. Wirt. -Ing. (FH) Ayhan Bulut wird Geschäftsführer der IFCC GmbH Heute 19 Mitarbeiter bearbeiten Stammdatenprojekte mit einer eigens entwickelten Anwendung 1999 Gründung des Institute for Collaborative Classification durch Professor Dr. Ulrich L. Manz IFCC GmbH 3

4 Produkte Dienstleistung Leistungsportfolio Beschaffungs- Management Teilemanagement Lagermanagement Stammdatenmanagement Datenaufbereitung IFCC.DataOptimizer IFCC.DataManager IFCC.PIManager Datenerfassung IFCC.DataCapture IFCC.DataScanner Datenbereitstellung IFCC.ArticleFinder IFCC.ProductDB Datenanalyse IFCC.Dubletten- Manager IFCC.DataAnalyzer eprocurement IFCC.ManagedProcurement IFCC.CatGenerator IFCC GmbH 4

5 Über IFCC - Kunden IFCC GmbH 5

6 Warum eine Klassifikation für Materialien Basis für integriertes Stammdatenmanagement: Auszug aus einer Stammsatzdatei eines Unternehmens Energiesparlampe, dimmbar, RX DIM 20W/827/E27, Radium Lampe, 20 Watt, 1230 Lumen, E27, 161 x 58 mm, warmweiß Kompakt-Leuchtstofflampe, FBT-18/ /240-E27 Energiesparlampe, Radium E-Lampe, E27, 20W, 1230 lm, h, WW, Art.Nr Leuchtstofflampe/20W/E27/1230lm Ralux-Dim mit Standardsockel, Sockel E27, 20 W, 1200 lm, warmweiß Kompaktleuchtstofflampe Ralux Dim, RX-Dim 20W/827/E27 Wie wird diese Lampe sehr oft beschrieben? Das Ziel Klasse Bezeichnung Leuchtstofflampe Merkmal Wert Einheit Benennung Produkt-Typbezeichnung Energiesparlampe RX-DIM 20W/827/E27 Lampenleistung 20 W Lichtstrom 1230 lm Außendurchmesser 58 mm Gesamtlänge 161 mm Sockelausführung Lichtfarbe E27 warmweiß Verwendungsdauer h Lieferanten-Name Radium Lieferanten- Artikelnummer Markenname Art der Ausführung Ralux-Dim dimmbar, mit integrierten EVG min. Betriebsstrom 220 A max. Betriebsstrom 240 A IFCC GmbH 6

7 Aktueller Stand und Entwicklungen neues Release 8.0 Insgesamt Klassen Untergruppen: Gruppen: Hauptgruppen: 637 Merkmale zur Produktbeschreibung: Standardmerkmalleisten: Schlagworte: Sachgebiete: 29 14: Logistik (Dienstleistung) 15: Instandhaltung (Dienstleistung) 16: Lebensmittel, Getränk, Tabakware 17: Maschine, Apparat (f. besondere Anwendungsbereiche) 18: Bergbau-, Hütten-, Walzwerk- u. Gießereieinrichtung 19: Informations-, Kommunikations-, und Medientechnik 20: Packmittel 21: Betriebsausstattung, Werkstatteinrichtung, Werkzeug 22: Bautechnik 23: Maschinenelement, Befestigungsmittel, Beschlag 24: Büromaterial, Büroeinrichtung, Bürotechnik, Papeterie 25: Allgemeine Dienstleistung 26: Energie, Gewinnungsprodukt, Sekundärrohstoff und Rückstand 27: Elektro-, Automatisierungs- und Prozessleittechnik 28: Fahrzeugtechnik 29: Hauswirtschaft, Hauswirtschaftstechnik 30: Hilfsstoff, Additiv, Reinigungsmittel 31: Polymer 32: Labormaterial, Labortechnik 33: Anlage (komplett) 34: Medizin, Medizintechnik 35: Halbzeug, Werkstoff 36: Maschine, Apparat 37: Rohrleitungstechnik 38: Anorganische Chemikalie 39: Organische Chemikalie 40: Arbeitssicherheit, Unfallschutz 41: Marketing 42: In-vitro Diagnostik 90: Interimsklasse (nicht klassifiziert)!!! Release 8.0 ab November IFCC GmbH 7

8 Ab Release 7.0: konsequente Umsetzung des ISO-Datenmodells (ISO 13584) Alleinstellungsmerkmal von ISO/IEC standardisierte Datenstruktur Abgestimmte Datenstrukturen,-sätze > Definierte Datenfelder und-formate > Standardisierte Datentypen > Normenkonforme Definitionen > Blöcke, Aspekte, Kardinalität, Polymorphismus, 4000 f.f. Definierte Schnittstellen-Formate > Datenkonsistenz im gesamten Prozess > reibungsloser Datentransfer aus Feeder-Systemen > systemunabhängiger Datenaustausch > durchgehende Implementierbarkeit 13584, 61360, 2013 IFCC GmbH

9 Schraube IFCC GmbH 9

10 Asset Life Cycle Stammdaten bilden das Netzwerk eines Unternehmens Forschung und Entwicklung Produktbeschreibung (Merkmale) Verfahrensentwicklung Produktbeschreibung (Merkmale) Anlagenbau und Instandhaltung Produktbeschreibung (Merkmale) Supply Chain Produktbeschreibung (Merkmale) Forschung und Entwicklung Auftragsabwicklung und Planung Produktion Produktion und Betrieb Beschaffungslogistik Vertriebslogistik Belieferung und Abrechnung Produktbeschreibung (Merkmale) Produktbeschreibung (Merkmale) Warengruppe /Klasse Produktbeschreibung (Merkmale) Demontage und Entsorgung Produktbeschreibung (Merkmale) Warengruppe /Klasse Produktbeschreibung (Merkmale) Produktbeschreibung (Merkmale) IFCC GmbH 10

11 Prozess Prozesse in der Entwicklung Berechnung Suchen von Teilen Reduktion der Suchzeiten/Tag * Anzahl Mitarbeiter * 250 Arbeitstage * Stundensatz Vermeidung von Dubletten Vermiedene Dubletten * Ø Entwicklungszeit * Stundensatz Verkürzung von Entwicklungszeiten Anzahl Treffer * Verkürzte Zeit * Stundensatz Steigerung der Vergleichbarkeit für Kalkulation IFCC GmbH 11

12 Prozess Volumenbündelung Prozesse im Einkauf Berechnung Gesamtumsatz * Rabattsatz Weniger Fehlbestellungen (Anzahl fehlerhafter Bestellungen (alt) Anzahl fehlerhafter Bestellungen (neu)) * Bestellkosten (inkl. Wareneingang) Geringere Expresslieferungen Bessere Lieferantenbeziehung Verbesserung der Auswertung Erhöhung der Benchmarkfähigkeit (Anzahl Expresslieferungen Anzahl Expresslieferungen (neu)) * Kosten für Expresslieferung IFCC GmbH 12

13 Prozesse in der Instandhaltung Prozess Suchen von Teilen Erhöhung der Teile-, Maschinenund Anlagenverfügbarkeit Senkung der Kapitalbindung Berechnung Reduktion der Suchzeiten/Tag * Anzahl Mitarbeiter * 250 Arbeitstage * Stundensatz Reduktion der Stillstandszeiten * Produktionskosten Weniger Teile IFCC GmbH 13

14 Prozess Suchen von Teilen Beschleunigung der Kommissionierzeiten Erhöhung der Teilestandardisierung Prozesse in der Materialwirtschaft Berechnung Reduktion der Suchzeiten/Tag * Anzahl Mitarbeiter * 250 Arbeitstage * Stundensatz Reduktion der Kommissionierzeiten * Anzahl Kommissionierungen * Stundensatz Anzahl Treffer * Verkürzte Zeit * Stundensatz Senkung der Kapitalbindung Reduzierter Bestand * Durchschnittspreis (* Lagerumschlag) Steigerung des Lagerumschlags Reduktion der Lagerkosten Lagerumsatz(neu) / Ø Lagerbestand(neu) - Lagerumsatz(alt) / Ø Lagerbestand(alt) schwer quantifizierbar (Sprungfixe Kosten) IFCC GmbH 14

15 Prozess Prozesse im Vertrieb Berechnung Reduktion von Übersetzungszeiten Reduktion der Übersetzungszeiten * Anzahl neuer Teile * Stundensatz Verkürzung von Zeiten für Katalogerstellung Erhöhter Umsatz durch bessere Trefferquote Steigerung der Reputation Steigerung der Kundenzufriedenheit Reduktion der Katalogerstellungszeit * Anzahl Kataloge pro Jahr * Stundensatz schwer quantifizierbar schwer quantifizierbar schwer quantifizierbar IFCC GmbH 15

16 Sonstige Unternehmensbereiche Prozesse im Controlling Präzisere Auswertungen Schnellere Auswertungen Exaktere Kostenabschätzung Berechnung Prozesse in der AV Präzisere Planungszeiten Kürzere Planungszeiten Berechnung IFCC GmbH 16

17 Projektschritte 1. Erweiterung der Erweiterung der Struktur um produktspezifische Konstruktionsteile Bildung der Sachmerkmalsleisten 2. Datenaufbreitung Klassifizierung Attributisierung 3. Datenharmonisierung Dublettensuche Textgenerierung 4. Nachhaltigkeit des Stammdatenmanagements Erstellung eines Klassifizierungsregelwerk Festlegung der Verantwortlichkeiten und Prozesse Schulung der Mitarbeiter IFCC GmbH 17

18 IFCC Vorgehensweise Daten Systeme Organisation Auswahl oder Erstellung des Klassensystems Klassifizierung Extraktion aus Basissystem Ggfls. Auswahl neuer Systeme Integration neuer Systeme Erstellung Klassifizierungsregelwerk Festlegung der Stammdatenorganisation Dieser Standardprozess hat sich über viele Projekte hinweg als effektiv und zielführend erwiesen. Je nach Projekt entfallen Arbeitspakte oder es kommen besondere Anforderungen hinzu Festlegung SML Import der Klassifizierung Definition von Workflows Extraktion der Merkmale Definition von KPI Nacherfassung Texterstellung Dubletten-Check Import der Stammdaten Schulung der Verantwortlichen Start des (neuen) Stammdatenmanagements IFCC GmbH 18

19 Nichtbestandsgeführte Läger in bestandgeführte zu überführen Gründe- Anforderung der Wirtschaftsprüfer Erhöhung der Versorgungssicherheit Senkung der Suchzeiten. Senkung der Kapitalbindung Senkung der Prozesskosten unnötige Bestellung, Expressbestellungen IFCC GmbH 19

20 Herausforderung Entn. aus CheManager3-4/ IFCC GmbH 20

21 Bestandsaufnahme Weitere Analysen Nachhaltigkeit Bsp. Stammdatenanlage IFCC GmbH 21

22 Kick- Off Vorbereitung Erfassung des Materials Aufbereitung der Daten Integration der Daten Globale Dubletten- Analyse Support IFCC GmbH 22

23 Dublettenanalyse - DublettenManager Zahlengerüst eines Projektes bei einem Instandhaltungsdienstleisters: Aufgenommene Stammdaten Vor-Identifizierte Dubletten 1.500* Tatsächliche Dubletten ** Abschmelzpotential *Lokale Dublettenprüfung nicht eingeschlossen. ** 1500 * 8 (Ø-Bestand) = * 85 (Ø-Wert) = 1 Mio IFCC GmbH 23

24 Anzahl Teile EK/Teil -Bestand/SD GesamtbestandBestandswert Vor IFCC ,00 8, ,00 Verschrottung Mit IFCC Separierte Artikel ,00 8, ,00 Nach Separierung -Transparenz Verschrottung ,00 8, ,00 Nach Aufnahme - Transparenz Verschrottung ,00 8, ,00 Dublettenüberprüfung-Harmonisierung ,00 8, ,00 Dublettenüberprüfung - Zusammenführung ,00 8, ,00 Vorratssenkung - Abschmelzprozess initiieren ,00 4, ,00 Ergebniswerte (über alle Werte) Bestandssenkung ,00-46,39% -74,22% -74,22% 24

25 Qualität Entwicklung der Datenqualität über die Projektlaufzeit Erfassung der Läger und Klassifizierung direkt vor Ort. Aufnahme von Außenläger mit Papier 1 Pilot 2 Datenqualität und Transparenz Umsetzung des Taylor Prinzips, d.h. Aufnehmer nimmt nur auf, Datenharmonisierung läuft in Dieburg Parallele Erfassung von verschiedenen Lägern Bildung von Merkmals-leisten für einzelne Baugruppen zur gleich-förmigen Erfassung Erstellung von Ersatzteil-katalogen u. Übernahme von Schlagwörtern (z.b. Golfschläger) Aufnahme A Aufn. B Aufnahme X 3 4 Optimierung der Merkmalsleisten mit den Betriebsingenieuren Teilweise Individualkennzeichnung der Teile Anbringung von Hinweisen zur sachgerechten Erfassung der Entnahmescheine Bessere Schulung der MA Ausblick Wenn die Betreuung der Läger nicht weitergeführt wird, sinkt die Datenqualität und Transparenz. Wichtige Fragen sind: Werden alle Entnahmen dokumentiert? Sind Verantwortlichkeiten und Informationswege klar? Werden die Mindestbestände aktualisiert und in der Disposition berücksichtigt? Werden Einlagerungen in der Datenbank nacherfasst und Label am Fach angebracht? Werden Umlagerungen dokumentiert? Zeit etc IFCC GmbH 25

26 Projekt Materialwirtschaft Bestandsaufnahme abgeschlossen Dublettenprüfung und Dublettenindentifizierung abgeschlossen Basis für die eigentlichen Optimierungsschritte ist gelegt Ziele & Effekte Reduktion von Teilen Senkung der Bestandswerte Konsolidierung der Lieferantenverträge Optimierung der Beschaffungsprozesse Senkung von Läger Senkung der Lagerhaltungskosten Bessere Konditionen DLZ-Verkürzung Senkung der Disponenten Senkung der Personalkosten Bessere Controlling Senkung der Bestandswerte Methoden & Vorgehensweise IFCC GmbH 26

27 Projekt Materialwirtschaft Basis für die eigentlichen Optimierungsschritte ist gelegt Methoden & Vorgehensweise Bestandsabfrage bei Lageristen/ Disponenten Lieferzeitanalyse Kritikalitätsanalysen s. folg. Folie Abverkaufspotenzial (Teile werden gestrichen, Teile werden nicht mehr bestandsgeführt) Abschmelzprozess (Bestandssenkung vorhandener Teile, Verringerung des Abwertungsrisikos) Abverkauf von Teilen (Schrottopeis *ca. 200 %) IFCC GmbH 27

28 Stufe 1 (Bedarf = Sofort) Stufe 2 (Bedarf = innerhalb 24 Std.) Stufe 3 (Bedarf = bis 14 Tage) Stufe 4 (Bedarf = bedarfsbezogen ) Lieferzeit < 5 Tage Lieferzeit < 15 Tage Lieferzeit > 15 Tage Bedarfsnahe Lagerung Bedarfsnahe Lagerung Bedarfsnahe Lagerung Lagerung innerhalb der Standorte Betriebswirtschaftliche Betrachtung. Ggfls. keine Lagerung, auftragsbezogene Bedarfsdeckung Betriebswirtschaftliche Betrachtung. Ggfls. keine Lagerung, auftragsbezogene Bedarfsdeckung Lagerung innerhalb der Standorte Lagerung innerhalb der Standorte Betriebswirtschaftliche Betrachtung. Ggfls. keine Lagerung, auftragsbezogene Bedarfsdeckung Lagerung innerhalb der Standorte Lagerung innerhalb der Standorte Betriebswirtschaftliche Betrachtung. Ggfls. keine Lagerung, auftragsbezogene Bedarfsdeckung 28

29 29

30 Projekt Materialwirtschaft Basis für die eigentlichen Optimierungsschritte ist gelegt Methoden & Vorgehensweise Vertragliche Bestandsabnahme Analyse des Bestellprozesses (z.b. Freitextbestellungen, Anzahl Bestellberechtigte) Verkürzung der Lieferzeiten (durch Verträge) Verkürzung der DLZ des Beschaffungsprozesses (Umstrukturierung der Abläufe) ABC/XYZ-Analysen Analysen der Dispoparameter Entwicklung von Dispositionsstrategien (Teileverfügbarkeit, Optimierung der Beschaffungswege, etc.) IFCC GmbH 30

31 Ende Q2 Iteration I Q4 Projektabschluss Werkstattorganisierte Materialwirtschaft Konzept und Umsetzung von Stammdatensätze verbleiben in SAP Bereinigung, Abverkauf & Verschrottung von Ersatzteile Zugangssicherung 20 von 35 offene Lagerorte Straffung der Beschaffungskanäle. Erste Reduktion Bestellberechtigte um 50 % Erst-Anpassung der Mindestbestände 31

32 Nachhaltigkeit Bsp. Stammdatenanlage Systemgestützte Vorgehensweise Gibt es einen entsprechende Stammsatz bereits? Gibt es einen ähnlichen Stammsatz? Anlage eines neues Stammsatzes Muss-merkmale, Kann-Merkmale 32

33 Benennung [Muss-Merkmal] Bsp.: Frequenzumrichter Produkt-Typ [Muss-Merkmal] Bsp.: VLT5003 Hersteller-Name [Muss-Merkmal] Bsp.: Danfoss Hersteller-Artikel-Nr. [Muss-Merkmal] Bsp.: 175Z0046 Lieferanten-Name [Kann-Merkmal] Bsp.: Lieferanten-Artikel-Nr. [Kann-Merkmal] Bsp.: Einbauort [Kann-Merkmal] Bsp.: BH133 Gewicht [Muss-Merkmal] Bsp.: 23 kg Lager [Muss-Merkmal] Bsp.: M Lagerplatz [Kann-Merkmal] Bsp.: Menge [Muss-Merkmal] Bsp.: 2 Mengeneinheit [Muss-Merkmal] Bsp.: Stück Vorschlag Klasse [Kann-Merkmal] Bsp.:

34 1 Fotos: [Muss] 1.1 Des Artikels selbst 1.2 Aller Angaben zu technischen Informationen am Gerät [Muss] 1.3 Sammel-Antrag für das Ersatzteilmanagement [Muss] 2 Dokumente [Kann] Wareneingangsschein Lieferschein Bestellschein 34

35 Zielerreichung dank hoher Stammdatenqualität Physischer und systemische Lagerordnung wurde Hergestellt Aufbau und Integration einer Zentralen Materialwirtschaft in die Organisation und Prozess- Standardisierung Anpassung der Bestandsund Dispositionsstrategien Nachhaltigkeit durch - Controlling - Audits - Wissensplattform & zyklische MA-Schulung Reduktion der Lager- und Prozesskosten durch Angepasste Beschaffungswege (ecomerce / Konsi) Reduktion des Bestandswertes um 45% 35

36 Chem-Log.Net Projekt-Information Stand: 05. November 2012

37 Idee und Ziel von Chem-Log.Net Projektsteckbrief Aufbau des Netzwerks Legende: Basisinformationsfluss Spezifikation und Bestand Lagerzu- und -abgänge Lebenszyklusinformationen Bestandsoptimierung Simulation zur Vermeidung von Engpassteilen Prognose zur Vermeidung von Engpassteilen Legende: Informationsund Materialfluss bei Ersatzteilbedarf Spezifikation und Bedarf Ersatzteil Bezahlung

38 Chem-Log-Net: Die Projektidee Informations- und Materialfluss Ersatzteil Bezahlung 1) Empfänger definiert 4 Dringlichkeitsgrad: 1. Logistik kostenoptimiert 2. Logistik ausbalanciert 3. Logistik zeitoptimiert IFCC GmbH 38

39 Idee und Ziel von Chem-Log.Net Überblick Arbeitspakete AP 1 AP 2 AP 3 AP 4 AP 5 AP 6 AP 7 AP 8 AP 1 AP 2: Identifizieren von Voraussetzungen und Testparametern 1. Bestandsaufnahme und Analyse 2. Auswahl von Referenzobjekten AP 3 AP 5: Entwickeln des Produktkonzepts und des Prototyps 3. Entwicklung von Soll-Prozessen 4. Entwicklung eines mathematischen Modells zur Bestandsoptimierung 5. Entwicklung eines prototypischen Assistenzsystems AP 6: Erprobungs- und Fehlerbehebungsphase 6. Erprobungsphase AP 7 AP 8: Vorbereitung der Realisierungsphase 7. Lastenhefterstellung 8. Vorgehensweise zur Realisierung und Erweiterung des Netzwerks (3 Mon, IFCC) Dauer: 34 Monate Aufwand: 276 MM Koordinator: LFO IFCC GmbH 39

40 Für Fragen stehen Ihnen gerne zur Verfügung: Dr. Ulrich Manz Gesellschafter Tel.: Mobil: Ayhan Bulut Geschäftsführer Tel.: Mobil: