CNO NETZWERK Durchgängige Dienstleistung von der Analyse bis zur Umsetzung dank ConTracker

Transkript

1 Durchgängige Dienstleistung von der Analyse bis zur Umsetzung dank ConTracker

2 Inhalt 1 PBroker AG 4 2 Fehlendes strukturiertes Vertragsmanagement 5 3 ConTracker: ein umfassendes Vertragsmanagement-System Entwicklung mit Betroffenen und Spezialisten Durchgängig und flexibel 6 4 Durchgängige Dienstleistungskette 8 Seite 2/8

3 Im Chief Networking Officer Netzwerk erforschen und entwickeln wir Ideen und Lösungen für ein besseres Verständnis der Anforderungen an die Informatik und der Nützlichkeit der Informatik für das Business. Das Projekt wird getragen von Partnern aus Wissenschaft, Wirtschaft und Verwaltung. Mit Chief Networking Officer (CNO) ist jene Person gemeint, die in der Geschäftsleitung die Verantwortung für die Vernetzung des Unternehmens mit Kunden, Lieferanten und Partnern übernimmt. Der oder die CNO unterstützt unternehmensinterne und betriebsübergreifende Geschäftsprozesse mit Informatik und Telekommunikation, damit die beteiligten Mitarbeiter/innen effizient und effektiv zusammenarbeiten können. Als Sponsoren unterstützen das CNO Netzwerk 2010: GARAIO AG ( Glaux Soft AG evidence ( isolutions AG ( netcetera AG ( Ruf Informatik AG ( SQS Software Quality Systems AG ( Software Improvement Group AG ( Wissenschaftliche Partner des CNO Netzwerks 2010 sind: IOP Universität Bern, IWI Universität Bern; IfM Universität St. Gallen; ZHAW Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften, Winterthur; Schmalenbach-Gesellschaft Verbandspartner des CNO Netzwerks 2010 sind: simsa; Swiss Marketing SMC; Win- Link; SWICO; internet-briefing.ch; INNO+Swiss (IFJ/venturelab); asut; SWICO Medienpartner des CNO Netzwerks 2010 sind: Netzmedien; IT Business; ICT in Finance; inside-it Seite 3/8

4 1 PBroker AG Die PBroker AG wurde im Jahr 2000 in Münsingen bei Bern gegründet. Das Unternehmen entwickelt, vermarktet und betreibt mit seinen 12 Mitarbeitenden Software- Lösungen für den gesamten E-Procurement-Bereich (elektronische Beschaffung). Mit einem breiten Fachwissen, moderner Software sowie umfassenden Dienstleistungen bietet sie praxisnahe, flexible und wirtschaftlich interessante Lösungen für kleine, mittlere und grosse Unternehmen. Die Lösungen von PBroker ergänzen bei Kundenunternehmen die bestehenden Systeme für E-Procurement- sowie Supply-Chain-Management-Prozesse und sind jeweils gezielt an die individuellen Kundenbedürfnisse angepasst. In den letzten Jahren fragten Kunden vermehrt nach Software-Unterstützung bei der Bewirtschaftung und beim Management von Verträgen. Martin Wittenwiller, CEO Grosse Unternehmen lagern immer mehr Aufgaben aus. Dadurch müssen mehr und mehr Verträge erstellt, bewirtschaftet und überwacht werden. Dafür benötigen sie geeignete Software. Die vorliegende Fallstudie zeigt, wie der Individual-Softwarehersteller ESS Development AG für PBroker ein Vertragsmanagement-System konzipiert und entwickelt hat, mit dem PBroker ihre Kunden in der Umsetzung eines sinnvollen Vertragsmanagements umfassend unterstützt. Mit dem Vertragsmanagement-System erzielt PBroker eine kontinuierliche Umsatzsteigerung und konnte Marktanteile gewinnen. Ansprechpartner Unternehmen Funktion Martin Wittenwiller Thomas Wittenwiller Martin Riem Hans Engler Frank Zanetti Dilip Vimalassery PBroker AG ESS Development AG sieber&partners Geschäftsleiter Mitglieder der Geschäftsleitung Autoren Abbildung 1: Ansprechpersonen. Seite 4/8

5 2 Fehlendes strukturiertes Vertragsmanagement PBroker hat die Herausforderung vieler Unternehmen insbesondere Grossunternehmen erkannt, Verträge strukturiert zu verwalten. Entlang der Wertschöpfungskette eines Unternehmens werden in fast allen Bereichen diverse Beziehungen mit Vereinbarungen geregelt. Die Verträge sind unterschiedlich komplex und jeder Bereich hat für die Abwicklung fachspezifische Anforderungen: Dienstleistungs-, Lizenz-, Liefer-, Wartungs- oder Sponsoring-Verträge sind nur eine kleine Auswahl aus einer grossen Palette von möglichen Vereinbarungen und Verträgen. Gemäss einer Studie von KPMG sehen die meisten Unternehmen den ungleichen Informationsstand der beteiligten Personen und die fehlende Aktualität als grösste Risiken bei Vertragswerken. Inhaltliche Risiken (veraltete Vertragsklauseln) und der Verlust von Verträgen werden als weitere grosse Risiken genannt. Mögliche Hintergründe für diese Risiken sind: Es gibt keine zentrale Ablage für Verträge: Das Auffinden von Verträgen ist entsprechend aufwändig. Bei Personalwechseln oder infolge einer Unternehmensreorganisation können im schlimmsten Fall Verträge oder Vertragsbestandteile verloren gehen. Viele Unternehmen sammeln die Verträge lose in einem Ordner. Damit fehlt die Übersicht. Der Genehmigungs- und Freigabeprozess ist nicht nachvollziehbar. Folgende Fragen bleiben oft unbeantwortbar: Wer war für die Vertragserstellung verantwortlich? Wie soll eine nachträgliche Änderung eines Vertrages nachgewiesen werden? Fristen wie Kündigung, Zahlungen, Vertragsausschöpfung usw. gehen vergessen, weil der Überblick über die Verträge fehlt. Dies kann ungewollte Kosten nach sich ziehen, weil Verträge unter Umständen ausserterminlich aufgelöst werden müssen. Bisher konnte PBroker das Vertragsmanagement eines Kunden analysieren und konzeptionell optimieren. Für eine nachhaltige Umsetzung fehlte jedoch der entsprechende Support durch eine spezialisierte Software. 3 ConTracker: ein umfassendes Vertragsmanagement-System Um die Lücke im Angebot zu schliessen, entschied sich PBroker, eine eigene Software für Vertragsmanagement anzubieten. Das Unternehmen PBroker, das Juristen, Betriebswirtschafter und Projektleiter beschäftigt, lieferte dafür das Prozess-Know-how. Die Software-Entwickler von ESS Development setzten die Business-Vision in eine Software-Lösung um. Mit ESS Development wurde ein Partner gewählt, mit dem PBroker bereits in der Vergangenheit mehrfach erfolgreich zusammengearbeitet und der sich durch seine bedürfnisorientierte Analyse ausgezeichnet hat. Seite 5/8

6 Martin Wittenwiller, CEO Mit ESS Development können wir stets unkompliziert zusammenarbeiten. Sie verstehen unsere Business-Visionen und können sie effizient in benutzerfreundliche Software umsetzen. 3.1 Entwicklung mit Betroffenen und Spezialisten Als erstes erstellte PBroker in mehreren Workshops mit zwei Grosskunden Grobspezifikationen für die Entwicklung eines Vertrags-Verwaltungssystems. Damit stellte sie sicher, dass vom Projektstart an die Bedürfnisse und Anforderungen der künftigen Kunden berücksichtigt wurden. ESS Development übernahm diese auf Papier festgehaltenen Grobspezifikationen und setzte sie digital um. Dafür entwickelte sie in Workshops mit PBroker Anwendungsfälle und testete beispielsweise diverse Masken. In einem intensiven, gegenseitig stimulierenden Kommunikationsprozess erarbeitete ESS Development detaillierte Anforderungsspezifizierungen für die zu entwickelnde Software. Die so entwickelte Lösung ConTracker ist auf Web-Technologien aufgebaut und kann je nach vorhandenem System bei Kunden verschiedene SQL-Datenbank-Server wie MS- SQL, MySQL oder Oracle Database nutzen. 3.2 Durchgängig und flexibel ConTracker bildet das Bindeglied zwischen unterschiedlichen Informationsquellen und komprimiert die relevanten Vertragsdaten in eine übersichtliche, transparente Form (vgl. Abbildung 2). ConTracker ERP Vertragsdaten Partnerdaten Finanzdaten Spezifische Daten Termine Aufgaben Meilensteine Abhängigkeiten Vertragstypen Mengengerüste Alarme / Radar Reportings SSO DMS Abbildung 2: Schematischer Aufbau von ConTracker. Dank standardisierten Schnittstellen lassen sich die gängigsten ERP-Systeme, zum Beispiel SAP oder Abacus, an ConTracker anbinden. Damit können bestehende Daten wie zum Beispiel Kreditoren-Daten zu Verträgen einfach übernommen werden. Seite 6/8

7 Die Möglichkeit zur Anbindung von Dokumenten-Management-Systemen ermöglicht das Ablegen von Beilagen zu den einzelnen Verträgen wie gescannten Dokumente, Word- und PDF-Dateien, s usw. Die Lösung deckt dank einem Standard-Vertragstyp und weiteren frei definierbaren Feldern sämtliche Vertragsarten ab. Kunden von PBroker setzen ConTracker zur umfassenden Überwachung und Bearbeitung der Vertragsvereinbarungen ein (vgl. Abbildung 2). Abbildung 3: Übersicht über Vertragsdetails in ConTracker. Ein umfassendes Benutzerkonzept mit verschiedenen Rollen (Legal, Owner, Einkäufer, etc.) hilft mit, die Zugriffe auf Verträge je nach funktionalem Interesse oder Verantwortung einzuschränken. Als Basis für die Benutzererkennung werden über Single-Sign-On Daten aus bestehenden Berechtigungssystemen übernommen. Die Mandantenfähigkeit trägt dazu bei, dass die Applikation bei Bedarf über Web- Browser im Unternehmen und in Tochtergesellschaften genutzt werden kann. Sämtliche Anpassungen und Zusatzentwicklungen an der Software stehen dabei immer allen involvierten Stellen und Mitarbeitenden zur Verfügung. ESS Development achtete darauf, eine Software zu entwickeln, die sich optimal den individuellen Bedürfnissen eines Unternehmens anpassen lässt. Dank der Entwick- Seite 7/8

8 lungskompetenz von ESS Development kann PBroker ihren Kunden zusätzlich spezifische Anpassungen oder individuelle Schnittstellen ohne Verletzung der Standards von ConTracker effizient anbieten. Ein Beispiel hierzu ist das durch die ESS Development entwickelte Zusatzmodul Claim-Management. Dieses unterstützt Unternehmen bei der Überwachung und Beurteilung von Abweichungen bzw. Änderungen von vereinbarten Leistungen sowie deren wirtschaftlichen Folgen. Die Ermittlung und Durchsetzung von Ansprüchen wird durch das System gesteuert und der Einbezug der notwendigen Stellen wird vereinfacht. ESS Development entwickelt bei Bedarf weitere individuelle, auf die Kundenbedürfnisse zugeschnittene Module. Dies auch nach erfolgtem Rollout von ConTracker. 4 Durchgängige Dienstleistungskette Dank ConTracker kann PBroker ihre Vision, kleine und mittlere Unternehmen sowie Grosskunden mit Produkten und Dienstleistungen im E-Procurement umfassend zu befriedigen, realisieren. Im E-Procurement-Business hat sich PBroker mit ConTracker und weiteren Produkten etabliert und besitzt einen hohen Bekanntheitsgrad. Dies hat dazu geführt, dass PBroker namhafte Schweizer Unternehmen wie zum Beispiel die Swatch Group, Swisscom (Schweiz) AG und Ernst & Young zu ihren Kunden zählen darf. Entsprechend konnte das Unternehmen eine kontinuierliche Umsatzsteigerung erzielen und damit Marktanteile gewinnen. Martin Wittenwiller, CEO Dank ConTracker konnten wir unseren Bekanntheitsgrad erhöhen und den Umsatz um 15% steigern. ConTracker ist für PBroker bei Kunden ein Türöffner für weitere, komplexere Projekte. Insbesondere im Bereich des Lieferantenmanagements wird in enger Zusammenarbeit mit ESS Development ein weiterer Schritt für den künftigen erfolgreichen Geschäftsgang getan werden. Zusammen mit dem Entwicklungspartner ESS Development ist PBroker befähigt, IT- Dienstleistungen (Beratung, Entwicklung, usw.) im E-Procurement über die gesamte Bandbreite anzubieten und auch komplexe Projekte zum Erfolg zu bringen. Seite 8/8