Einsparpotenziale in der Technischen Dokumentation

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1 Einsparpotenziale in der Technischen Dokumentation Kürzere Time-to-Markets, zunehmend komplexer werdende Produkte und eine wachsende Sprachenvielfalt sind die Herausforderungen, mit denen international agierende Unternehmen im Rahmen der Dokumentationserstellung konfrontiert sind. Ziel ist, dass die Technische Dokumentation leicht zu pflegen, strukturiert aufgebaut und modular wiederverwendbar ist. So können die Kosten für die Erstellung und die anschließende Übersetzung so gering wie möglich gehalten werden. Dieses White Paper beschreibt, wie Unternehmen dies durch Softwareunterstützung erreichen können.

2 1 Einsparpotenziale in der Technischen Dokumentation 2015 Inhalt Kostenoptimierung beginnt vor dem Übersetzen... Seite 2 Terminologiemanagement denselben Begriff einheitlich nutzen... Seite 3 Redaktions- und Translation-Management- System nahtlos verbinden... Seite 3 Fazit... Seite 4

3 Einsparpotenziale in der Technischen Dokumentation Einsparpotenziale in der Technischen Dokumentation Während der Konstruktion und Fertigstellung einer Maschine oder Anlage entstehen in unterschiedlichen Abteilungen zahlreiche Informationen, die für die Technische Dokumentation relevant sind. Für Technische Redakteure ist es wichtig, diese möglichst zeitnah zu erhalten und nicht erst dann, wenn der Ausliefertermin unmittelbar bevorsteht. Deshalb sollte die interne Informationsbeschaffung gut koordiniert sein, insbesondere zwischen dem Redakteur und der Entwicklung bzw. dem Produktmanagement, um den zeitlichen Aufwand für mögliche Korrekturen von Anfang an möglichst gering zu halten. Die gute Nachricht ist, dass in der Regel neu konzipierte Maschinen oder Anlagen aus Komponenten bestehen, die bereits dokumentiert worden sind (Stichwort: Variantenvielfalt). Aus diesem Grund ist es sinnvoll, die bereits vorhandenen und übersetzten Beschreibungen mehrfach zu nutzen und die Dokumentation modular aufzubauen. Bei der Umsetzung der Informationen in aussagekräftige, klar strukturierte, übersichtliche Dokumentationen helfen dem Redakteur Referenzmaterialien, Redaktionsleitfäden sowie Styleguides. In diesen sind Aufbau, Gliederungen und Gestaltungselemente definiert. Sie tragen zur visuellen und sprachlichen Vereinheitlichung der Unterlagen bei. Eine weitere wesentliche Anforderung an die Technische Dokumentation ist, dass diese eine fehlerhafte Bedienung des Produktes ausschließt und damit das Haftungsrisiko reduziert. Zusätzlich muss sie gesetzliche Regularien erfüllen, wie sie beispielsweise in der Maschinenrichtlinie hinterlegt sind. Dennoch sollte die Technische Dokumentation nicht als lästiges Übel angesehen werden, sondern vielmehr als Instrument, mit dem Unternehmen die Zufriedenheit ihrer Kunden steigern können. Kostenoptimierung beginnt vor dem Übersetzen Maximale Effizienz bei der Erstellung multilingualer Inhalte fängt bereits beim Quelltext an. Wird dieser modular in einem Redaktionssystem erfasst, können Inhalte mit weniger Aufwand für unterschiedliche Medien produziert und Abschnitte wiederverwendet werden. Ein Plug-In zur Autorenunterstützung kann weiterhin zu einem gut vorbereiteten übersetzungsgerechtem Quelldokument beitragen. Hier kann beispielsweise hinterlegt werden, wie die Elemente der zu Grunde liegenden Dokumententypdefinition (DTD) bei einer folgenden Sprachprüfung behandelt werden sollen. Darüber hinaus prüft sie regelbasiert Rechtschreibung, Terminologie und Grammatik sowie stilistische Vorgaben wie die Einhaltung maximaler Satzlängen, so dass die Textqualität gesichert und verbessert wird. Schließlich sorgt die Autorenunterstützung dafür, dass Redakteure Formulierungen wiederverwenden können, für die bereits Übersetzungen vorliegen. Eine einheitliche Wortwahl kann durch ein Terminologiesystem gesichert werden, in dem der gesamte Fachwortschatz eines Unternehmens definiert und gepflegt wird. Hier können z. B. auch Zusatzinformationen zur Verwendung eines Terms hinterlegt werden. Auf diese Weise wird nicht nur die Textqualität optimiert, sondern auch der nachfolgende Übersetzungsaufwand drastisch gesenkt. Durch eine systemgestützte Vereinheitlichung der verwendeten Formulierungen können international agierende Unternehmen und Organisationen schon bei der Erstellung von Handbüchern, Marketingunterlagen etc. die Voraussetzung für schnelle und kostengünstige Übersetzungen in die jeweiligen Zielsprachen schaffen. Neben der Arbeit mit entsprechenden Technologien können Redakteure zusätzlich durch einige einfache Regeln

4 3 Einsparpotenziale in der Technischen Dokumentation 2015 bei der Texterstellung spätere Übersetzungsaufwände verringern und die Dokumente für eine spätere computergestützte Übersetzung optimieren: Da ein harter Zeilenumbruch (Absatzmarke) von solchen unterstützenden Systemen stets als Segmentende interpretiert wird, sollte er innerhalb von Sätzen vermieden werden. Andernfalls können keine Vorschläge zur Wiederverwendung angeboten werden. Auch auf weiche oder manuelle Zeilenumbrüche (Strg+Enter) sollte man verzichten, denn sie werden nicht als Segmentende erkannt und machen eine manuelle Nachbearbeitung durch den Übersetzer notwendig. Ebenfalls sollten keine Seitenumbrüche im Quelltext verwendet werden. Schließlich ist die Länge des übersetzten Textes nicht vorhersehbar. Eine abschließende Formatierung hinsichtlich der Seitendarstellung wird idealerweise erst nach der Übersetzung vorgenommen. Dies gilt auch für Einrückungen, die nicht mit Leerzeichen, sondern über Tabulatoren oder Einzüge erfolgen sollten. Es ist empfehlenswert, eine konsistente Wortwahl und korrekte Abkürzungen zu verwenden. In einem Terminologiesystem kann der gesamte Fachwortschatz eines Unternehmens gepflegt und z. B. auch Zusatzinformationen zur Verwendung eines Terms hinterlegt werden. Erscheinungsbild eines Unternehmens und seiner Produkte nach außen, sondern wird zumal bei einer steigenden Zahl von zu übersetzenden Sprachen auch immer mehr zum Kostenfaktor. Schon 100 Fachbegriffe in je zwei Varianten multiplizieren sich bei 20 Sprachen zu statt der eigentlich benötigten Benennungen. Für Unternehmen ergeben sich aus der vereinheitlichten Terminologie in der Technischen Dokumentation somit folgende Vorteile: Vorteile einheitlicher Terminologie Erhöhte Sicherheit Erleichterte Handhabung Senkung der Schulungs- und Betriebskosten Steigerung der Zufriedenheit Geringere Übersetzungskosten Nicht nur die Technische Dokumentation profitiert von einer verbindlichen Terminologie. Weitere, übergreifende Vorteile sind: Erleichterte, weil eindeutige Kommunikation, sowohl intern als auch extern Konsistente Übersetzungen Nutzbarkeit der Terminologie auch für Marketing/ Vertrieb und Verträge Reduzierung von Rückfragen und Supportbedarf Terminologiemanagement denselben Begriff einheitlich nutzen Turnschuh oder Sportschuh, Schraubenzieher oder Schraubendreher die richtige Wortwahl lässt viel Raum für Interpretationen. Und weil Terminologie vom Vertrieb und Marketing über die Produktdokumentation bis hin zur Geschäftsleitung über alle Unternehmensbereiche hinweg eingesetzt wird, ist der terminologische Variantenreichtum entsprechend groß. Doch wenn derselbe Begriff immer mit den gleichen Worten benannt wird, prägt dies nicht nur ganz maßgeblich das Erleichterung bei Service- und Wartungsarbeiten Verbesserung der Produktakzeptanz Langfristige Einsparung von Ressourcen und Kosten Redaktions- und Translation-Management- System nahtlos verbinden Wie bereits oben erwähnt, setzen sich neu entwickelte Produkte in der Regel aus bereits vorhandenen Bauteilen zusam-

5 Einsparpotenziale in der Technischen Dokumentation men. Der Entwicklungsingenieur ergänzt diese um zusätzliche Varianten. Dieses Prinzip sollte sich auch die Technische Dokumentation zu eigen machen. Voraussetzung dafür ist eine modulare Dokumentation. Deshalb sind Redaktionssysteme, die für die Erstellung Technischer Dokumentationen verwendet werden, so aufgebaut, dass einzelne Beschreibungen, Warnhinweise und andere Elemente autark abgelegt sind und der Autor auf diese zugreifen kann. Der Umfang dieser Textbausteine orientiert sich an den jeweiligen Produkten und kann aus einzelnen Sätzen oder ganzen Absätzen bestehen. Diese Modularisierung ist ein zentraler Aspekt, der die Wiederverwendung bereits übersetzter Texte ermöglicht. Lediglich neue oder geänderte Textpassagen werden übersetzt. Für die systematische Strukturierung und den plattformübergreifenden Austausch von Inhalten ist XML aus der Technischen Dokumentation nicht mehr wegzudenken. Das medienneutrale Datenformat dient als Basistechnologie für Single Source Publishing und ebenso als Grundlage für Industriestandards wie DITA. Von der Webseite über Katalogdaten bis hin zu Preund Aftersales-Literatur werden die Inhalte aus unterschiedlichsten Quellen und für die unterschiedlichsten Medien in XML gehalten. Das Zusammenspiel der beiden Welten wird schneller und besser, wenn das Redaktionssystem und das Translation- Management-System integriert sind. Der Übersetzungsfilter im Redaktionssystem identifiziert die Inhalte, die noch nicht in der Zielsprache vorliegen. Diese werden dann zusammen mit den Kontextinformationen und Metadaten, wie Angaben zu Zielsprachen und Fachgebieten, an das Translation-Management- System übergeben. Dadurch wird der Bearbeitungsworkflow automatisch angestoßen. Die zuständigen Übersetzer erhalten die Texte und dazugehörige Informationen, wie eventuelle Referenz- und Kontextmaterialien sowie Angaben zu den Zielsprachen, Endterminen und Qualitätssicherungskriterien, direkt über das System. Auch die Lektoren können zu diesem Zeitpunkt bereits einbezogen und über den bevorstehenden Korrekturdurchlauf informiert werden. Um über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu sein, kann der Projektmanager jederzeit durch einen Übersetzungsreport den aktuellen Status abfragen. Durch die nahtlose Anbindung kann auch der Redakteur die Statusinformationen des Projekts in der jeweiligen Redaktionsumgebung einsehen. Diese Möglichkeiten sorgen für maximale Transparenz über die gesamte Projektlaufzeit. Die fertig übersetzten Texte können abschließend automatisiert wieder in das Redaktionssystem übernommen werden. Fazit Die Berührungspunkte von Redaktions- und Translation- Management-Systemen sind ebenso vielfältig wie die Ansatzpunkte zur Integration beider Welten. Sie reichen vom nahtlosen Datenaustausch über die systemübergreifende Prozess- und Workflowsteuerung bis hin zur übersetzungsgerechten Quelltext-Erstellung. Deren reibungsloses Zusammenspiel wirkt sich ebenso positiv auf Aufwände und Übersetzungskosten aus wie auf Durchlaufzeiten und die Qualität der Ergebnisse. Elementare Voraussetzung dafür ist, dass die eingesetzten Tools auf beiden Seiten über offene Schnittstellen verfügen. Der Across Language Server beispielsweise zählt zu den führenden TMS und verfügt über Schnittstellen zu zahlreichen Redaktionssystemen. Es lohnt sich in jedem Fall, die Technische Dokumentation auf Einsparpotenziale hin zu überprüfen bzw. überprüfen zu lassen. Across Systems GmbH 2015 Tel

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