Bedienung des Spamfilters. Erste Schritte 2 Anmeldung beim System 2 Ihre Startseite 2. Kontoverwaltung 3 Kontoeinstellungen 3 Kennwort ändern 3

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1 Inhalt Thema Seite Erste Schritte 2 Anmeldung beim System 2 Ihre Startseite 2 Kontoverwaltung 3 Kontoeinstellungen 3 Kennwort ändern 3 Junk-Mail-Übersichten 4 Konfiguration der Übersichten 4 Mit der Übersicht arbeiten 4 Kommunikationsfunktionen 5 Nachrichtenwarteschlange 5 Nachrichten in der Warteschlange anzeigen 5 Whitelist-Funktion 6 Whitelist nach Absenderadresse 6 Whitelist nach Empfängeradresse 7 Whitelist nach Betreff 7 Blacklist-Funktion 8 Blacklist nach Absenderadresse 8 Blacklist nach Betreff 9 Spam-Einstellungen 10 Anti-Spam-Aggressivität 10 Erweiterte Einstellungen 10

2 Erste Schritte Anmeldung beim System Melden Sie sich bei unserem - Security-System an, indem Sie in Ihrem Webbrowser die Seite aufrufen. Geben Sie als Ihren Benutzernamen Ihre -Adresse ein. Ihr Kennwort ist ein von Ihrem IT-Betreuer zugewiesenes Kennwort welches jedoch geändert werden kann. (Seite 3: Kennwort ändern) Ihre Startseite Von dieser Seite aus haben Sie mit nur einem Klick schnellen Zugriff auf die wichtigsten Spamverwaltungsaufgaben. Außerdem sehen Sie eine Übersicht über Ihr Nachrichtenaufkommen und können Ihre in der Quarantäne oder in der Warteschlange gespeicherten Nachrichten abrufen. Seite 2 von 10

3 Kontoverwaltung Kontoeinstellungen Klicken Sie oben auf der Seite auf Einstellungen (1) und anschließend auf Kontoeinstellungen (2). Geben Sie die korrekte Zeitzone ein, sodass die Sendezeiten für die Statistiken über Nachrichtenaufkommen und der Spamund Junk-Mail-Übersichten an Ihre Ortszeit angepasst werden. Kennwort ändern Falls Sie das zugewiesene Kennwort ändern möchten, klicken Sie auf Einstellungen (1), danach auf Kennwort (2).Diese Änderung betrifft nur Ihre Anmeldung beim -Security- System und nicht das Kennwort für Ihr -Konto selbst. Seite 3 von 10

4 Junk-Mail-Übersichten In den Junk-Mail-Übersichten sind alle von uns als Spam eingestuften und in die Quarantäne verschobenen s aufgelistet, was es Ihnen ermöglicht, etwaige versehentlich als Spam markierte Nachrichten aus der Quarantäne zu holen. Die Übersichtseinstellungen werden durch Klicken auf Einstellungen (1) und dann Übersichten und Benachrichtigungen (2) aufgerufen. Konfiguration der Übersichten Sie können festlegen, an welchen Wochentagen und an welche Adresse Ihre Junk-Mail- Übersichten versendet werden sollen (sofern nicht anders angewiesen, sollten Sie die Standardadresse beibehalten). Unter Erweiterte Optionen anzeigen... (3) können Sie die ungefähren Tageszeiten (bis zu 3) für den Versand der Übersichten festlegen. Mit der Übersicht arbeiten Die Junk-Mail-Übersicht ist eine Liste der wahrscheinlich und definitiv als Spam identifizierten Nachrichten. Sie sehen den Absender (1) und können auf Freigeben (2) klicken, um die Nachricht aus der Quarantäne zu holen und an Ihren Posteingang zu senden. Daraufhin erhalten Sie eine Bestätigungsmeldung und haben die Möglichkeit, diesen Absender auf die Whitelist zu setzen, sodass alle von dieser Adresse stammenden Nachrichten zugestellt werden. Seite 4 von 10

5 Kommunikationsfunktionen Falls Ihr Mailserver ausfällt, können wir Ihnen vorübergehenden Zugriff auf Ihre -Funktionen bieten, bis Ihr System wieder funktioniert. Nachrichtenwarteschlange Sie können über unsere Benutzeroberfläche s lesen und versenden. Klicken Sie dazu oben auf der Seite auf Nachrichten (1) und dann in der Navigationsleiste auf Nachrichten-warteschlange (2). Hier sind alle s aufgelistet, die nicht (mehr) an Ihren Server gesendet werden konnten. Klicken Sie auf eine Nachricht (3), um sie zu lesen. Nachrichten in der Warteschlange anzeigen Über unsere Benutzeroberfläche sind Sie in der Lage, die s in Ihrer Warteschlange zu lesen, zu beantworten und weiterzuleiten. Seite 5 von 10

6 Whitelist-Funktion Wenn sie mit Bedacht verwendet wird, ist die Whitelist eine äußerst nützliche Funktion, um Ihren - Fluss zu regulieren. Wird sie falsch konfiguriert, so könnten zu viele Spam-Nachrichten in Ihr System gelangen. Beachten Sie die folgenden Anweisungen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Whitelist nach Absenderadresse Klicken Sie auf Einstellungen (1) und dann auf Whitelist (2). Anschließend geben Sie die Adressen ein (eine pro Zeile), welche den Spam-Filter umgehen sollen. Alle s von Absendern, die auf der Whitelist stehen, werden unabhängig von ihrem Inhalt zugestellt, mit Ausnahme von Viren. WICHTIG: NEHMEN SIE IHRE EIGENE ADRESSE BZW. DOMÄNE NICHT IN DIE WHITELIST AUF, DA SIE DADURCH VIELE JUNK-MAILS ERHALTEN WÜRDEN. (Viele Spam-Mailer verwenden Ihre Adresse als Absender d.h. diese Spams würden somit durchgelassen.) Folgende Formate sind zulässig: Alle s von dieser Adresse werden durchgelassen. Domäne.com: Alle s von allen Benutzern dieser Domäne werden durchgelassen. Empfehlungen: Nutzen Sie die Whitelist nicht dazu, eine große Anzahl an Domänen im Voraus einzugeben, sondern eher als Tool, um Falschmeldungen zu korrigieren. Große und bekannte Domänen (z. B. Microsoft.com, aol.com usw.) sollten nicht auf Domänenebene in die Whitelist aufgenommen werden. Geben Sie stattdessen jene einzelnen Adressen ein, die Sie kennen und denen Sie vertrauen. Auch bekannte Adressen (z. B. usw.) können als vorgetäuschte Absender verwendet werden. Je bekannter die Adresse, desto vorsichtiger sollten Sie sein, wenn Sie überlegen, sie in Ihre Whitelist aufzunehmen. Seite 6 von 10

7 Whitelist nach Empfängeradresse (3) Diese Funktion wird üblicherweise dazu verwendet, alle über einen Verteiler gesendeten Nachrichten durchzulassen. WICHTIG: NEHMEN SIE IHRE EIGENE ADRESSE BZW. ANDERE ADRESSEN IN IHRER DOMÄNE NICHT IN DIE WHITELIST AUF, DA SIE DADURCH VIELE JUNK-MAILS ERHALTEN WÜRDEN. Whitelist nach Betreff (3) Mit dieser Funktion können Sie festlegen, dass bestimmte Nachrichten auf Basis ihrer Betreffzeile unabhängig vom Absender den Spam-Filter umgehen sollen. Folgende Kriterien sind verfügbar: Genaue Übereinstimmung Beginnt mit Endet mit Enthält (empfohlen) Seite 7 von 10

8 Blacklist-Funktion Die Blacklist-Funktion dient in erster Linie dazu, s auszufiltern, die Sie keinesfalls zugestellt bekommen möchten selbst wenn diese Nachrichten nicht für alle Benutzer Spam sind. Blacklist nach Absenderadresse Klicken Sie auf Einstellungen (1), dann auf Blacklist (2). Geben Sie die Adressen ein (eine pro Zeile), die ohne Ausnahme automatisch blockiert werden sollen. WICHTIG: NEHMEN SIE IHRE EIGENE ADRESSE BZW. DOMÄNE NICHT IN DIE BLACKLIST AUF, DA ES VORKOMMEN KANN, DASS SIE VON AUSSERHALB IHRES SYSTEMS SERIÖSE S VON DIESEN ABSENDERN ERHALTEN. Folgende Formate sind zulässig: Alle s von dieser Adresse werden blockiert. Domäne.com: Alle s von allen Benutzern dieser Domäne werden blockiert. Empfehlungen: Nutzen Sie die Blacklist nicht dazu, eine große Anzahl an Domänen im Voraus einzugeben, sondern eher als Tool, um immer wieder gesendete Junk-Mails vom selben Absender auszufiltern. Werbe- s, die Sie versehentlich abonniert haben, eignen sich gut für die Blacklist. Sie können allerdings oft auch über einen Link abbestellt werden, wenn der Absender seriös erscheint. (Beispiel: Newsletter eines Händlers) Es ist nicht notwendig und außerdem ineffektiv, jeden einzelnen Junk-Mail-Absender auf die Blacklist zu setzen, da die meisten Spammer jedes Mal eine andere Adresse verwenden. Seite 8 von 10

9 Blacklist nach Betreff (3) Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, bestimmte Nachrichten anhand ihrer Betreffzeile automatisch als Spam zu identifizieren. Folgende Kriterien sind verfügbar: Genaue Übereinstimmung Beginnt mit Endet mit Enthält (empfohlen) Diese aufgrund ihres Betreffs auf die Blacklist gesetzten Nachrichten sind sofern Sie nicht die Option Spam ausblenden aktiviert haben in Ihren Junk-Mail-Übersichten und der Quarantäne (aber nicht in Ihrem Posteingang) aufgelistet, da wir zur Analyse des Betreffs die Nachricht akzeptieren müssen. Seite 9 von 10

10 Spam-Einstellungen Sie können die Aggressivität Ihres Spam-Filters und die Behandlung Ihrer Spam-Nachrichten jederzeit ändern, indem Sie oben auf der Seite auf Einstellungen (1) klicken und danach in der Navigationsleiste Spam-Behandlung (2) wählen. Anti-Spam-Aggressivität Wir empfehlen Ihnen, zunächst die Einstellung Hoch zu wählen. Ausgehend von dieser Einstellung können Sie die Aggressivität dann entweder auf Sehr hoch stellen, falls zu viele Spam-Nachrichten durchgelassen werden, oder auf Mittel herabsetzen, sollte es viele Falschmeldungen geben. Erweiterte Einstellungen (3) Hier haben Sie die Möglichkeit, die Anzeige von höchstwahrscheinlich als Spam identifizierten s und Nachrichten von Absendern auf der Blacklist in Ihren Junk-Mail- Übersichten und der Quarantäne zu unterdrücken. Diese Option sollte erst dann aktiviert werden, wenn Sie sich absolut sicher sind, dass Ihre Blacklist korrekt konfiguriert ist. ES WIRD NICHT EMPFOHLEN, DIE EINSTELLUNGEN UNTER BEHANDLUNGSOPTIONEN IN DER SEITLICHEN MENÜLEISTE ZU ÄNDERN. BITTE BEHALTEN SIE DIE VOM ADMINISTRATOR KONFIGURIERTEN STANDARD- EINSTELLUNGEN BEI. Seite 10 von 10