Die wichtigsten Neuheiten im Überblick

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1 GeoCon Dienstplan U p d a t e I N F O Die wichtigsten Neuheiten im Überblick Version 7.1 Mandanten konvertieren nach einem Update Nach einem Update kann nun über Stammdaten Institution Mandanten/Bereiche die Konvertierung aller Mandanten zentral ausgelöst werden. Über die Schaltfläche Mandanten konvertieren werden in einem neuen Fenster die Mandanten älterer Versionen angezeigt. Durch die Auswahl, auch Mehrfachauswahl, dieser Mandanten kann gezielt die Konvertierung ausgelöst werden. Jahresvorschau des Rahmenplans In den Stammdaten der Mitarbeiter kann im Register Rahmenplan über die Schaltfläche Jahresrahmenplan eine Vorschau des hinterlegten Rahmenplans aufgerufen werden. Bei der Planung von Rahmenplänen kann hiermit kontrolliert werden, ob die zyklische Dienstfolge richtig angelegt wurde und ggf. über die Schaltflächen verschoben werden. Ausweisung des Resturlaubs zu einem Stichtag In den Systemoptionen kann unter dem Stichpunkt Urlaubsberechnung die Funktion Resturlaub extra ausweisen aktiviert werden. Die Eingabe zum Monatsende 3 beispielsweise weist die Urlaubstage des Resturlaubs zum des Kalenderjahres aus. Mitarbeitervertretung Unter System Optionen Zus. Mitarbeiterdaten kann die Funktion der Vertretung für andere Mitarbeiter aktiviert werden. Ist ein Mitarbeiter abwesend (z.b. auf Grund von Urlaub) berücksichtigt die automatische Planung den angegebenen Vertreter für diesen Mitarbeiter. 1

2 U p d a t e I N F O GeoCon Dienstplan Im Stammblatt der Mitarbeiter können dann im Register Arbeitszeit über die Schaltfläche Vertreter für... die Mitarbeiter gewählt werden, für die Vertreterfunktionen übernehmen. Gleichermaßen kann im Dienstplan direkt über das Bearbeiten eines Tages ausgewählt werden, für welchen Mitarbeiter eine Vertetung übernommen wird. Auf Wunsch können Dienste, die durch Vertreter geleistet werden auch farbig hervorgehoben werden. Differenziertes Nachtsplitting an Feiertagen In den Systemoptionen im Register Feiertagsausgleich kann nun für jede Ausgleichsregel bestimmt werden, ob Nachtsplitting stattfinden soll oder nicht. Zusätzlich ist es möglich einen Feiertagsausgleich für Bereitschaften zu gewähren. Automatische Urlaubsberechnung Im Programm hinterlegt sind die Anspruchsmodelle nach TvöD, BAT oder AVR. Erweitert wird die automatische Urlaubsberechnung durch frei wählbare und editierbare Kombinationen aus den Kriterien Vergütungsgruppe, Alter und Dienstjahre. Erfolgt die Urlaubsberechnung in Anlehnung an einen bestehenden Tarifvertrag, so können die hinterlegten Werte über den Aufruf der Einstellungen geändert werden. 2

3 GeoCon Dienstplan U p d a t e I N F O Informationen über Bereitschaften in den ToolTipps Mit der Aktivierung der Lokalen Einstellung ToolTipps in den Systemoptionen werden auch die Informationen zu den Bereitschaften angezeigt. Markierungen im Dienstplan Die Markierung eines Feiertages erfolgt im Dienstplan über die ganze vertikale Zeile. Bei großen Dienstplänen wird damit die Übersichtlichkeit erhöht. Weitere optionale Markierungsmöglichkeiten sind die Anzeige von Geburtstagen der Mitarbeiter im Plan oder die Markierung von Vertretern. Tritt ein Mitarbeiter im laufenden Dienstplanzeitraum ein oder aus, so werden die nicht verplanbaren Zeiten grau dargestellt. Auch Ausfallzeiten eines Mitarbeiters werden auf diese Weise dargestellt. Standardtexte hinterlegen Im Dienstplanprogramm können bei - Sonderterminen, - Bemerkungen oder - zusätzlichen Mitarbeiterfeldern kontextbezogen häufig verwendete Texte angelegt und auch zum Einfügen aufgerufen werden. Dazu ist lediglich ein Klick mit der rechten Maustaste in das Bemerkungs- bzw. Textfeld erforderlich. Überarbeitete Automatik In den Systemoptionen kann die Planung des Personalbedarfs nach Diensten aktiviert werden. Über den Aufruf von Dienstplan Personalbedarf kann dann für jeden Dienst ein Bedarf angegeben werden. Gleichzeitig werden wie gewohnt die Dienste der Diensttypen summiert und im Dienstplan kann zwischen der Ansicht nach Diensten und nach Diensttypen gewechselt werden. In direkter Verbindung mit dem Personalbedarf nach Diensten stehen die Gestaltungsmöglich keiten in den Stammdaten der Mitarbeiter im Register Schichtarbeit. Je Mitarbeiter werden dann die Dienste je Diensttyp angegeben. Diese detaillierten Vorgaben, auch in Kombination mit Prioritäten möglich, bilden die Grundlage für die automatische Vergabe von Diensten im Planungszeitraum. 3

4 U p d a t e I N F O GeoCon Dienstplan Koppelung des Dienstplans mit dem Pflegebedarf - Angabe der prozentualen Ausfallzeiten wie Urlaub, Fortbildung etc. als Erfahrungswert. Mit der Aktivierung der Budgetierung der Planungseinheiten in System Optionen Budget stehen Ihnen folgende weitere Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung bzw. sind zunächst Vorgaben zu treffen: - Wochenbudgets aktivieren: Das Budget wird Ihnen dann nicht tagesweise sondern in der Wochensumme Mo-So angezeigt. - Brutto- oder Nettomodell des Budgets: Bei der Auswahl auf Brutto werden Abwesenheiten mit in das Budget eingerechnet. Standard ist das Nettomodell, so dass das Budget auf den tatsächlich verfügbaren Ressourcen berechnet wird. - Budgetberechnung: Auf Basis der Bewohner je Mitarbeiter bzw. umgekehrt der Mitarbeiter je Bewohner sowie der Einstellung zur Budgeteinheit (Vollzeitkräfte oder Stunden). - Erfassung des Personalschlüssels: Über die Schaltfläche Ändern können die voreingestellten Werte angepasst werden. Im Menü Dienstplan Personalbedarf im Register Budget sind dann für die Station/Bereich weitere Vorgaben zu treffen. Zur Wichtigsten gehört die Anzahl der Bewohner je Pflegestufe, zu erfassen über die Schaltfläche Bewohner... Auch Änderungen der Bewohneranzahl je Pflegestufe werden hierüber erfasst und können über die Aktualisierungsfunktion in die Budgetstunden im Dienstplan übernommen werden. Weitere Optionen sind: - Prozentuale Angabe des Pflegebedarf an Wochenenden und Feiertagen möglich. - Änderung des Personalschlüssels. - Import von Bewohnerinformationen aus einem externen Heimverwaltungsprogramm. - Tagesgenaue Bearbeiten des Personalbedarfs bei Schwankungen im Pflegebedarf. Dienstplandrucke Folgende neue Druckformulare stehen zur Verfügung - Einzelplan: Druckformulare vom Typ Einzelplan können nun mit Werten der Zeitkonten gestaltet werden, so dass eine tagesgenaue Ausweisung vorliegt, an welchen Tagen wie viele Stunden faktorisiert wurden. - Weiterhin können Einzelpläne nun, wie bereits vorher Monatspläne, als PDF erzeugt werden (Vorraussetzung ist Aktivierung von Crystal Reports). - Standardausdrucke DIN A4/DIN A3: Im Layout von Druckformularen diesen Typs kann im Register 4

5 GeoCon Dienstplan U p d a t e I N F O Inhalt nach Fehlzeiten gefiltert werden. - Monatsplan (detailliert): Die bislang im Layout festen Druckformulare können nun neu angelegt werden vom Typ Monatsplan A4 oder A3 und sind dann sehr vielfältig editierbar. - Mitarbeiter (Rahmenpläne): Dieses Druckformular liefert Ihnen bei den Mitarbeitern hinterlegte Rahmenpläne inklusive der Ausweisung der arbeitsfreien Tage und der Wochenstunden (je Woche und kumuliert). - Wochenenddienste: Durch farbliche Balken im 24h Zeitraum wird Ihnen die Besetzung am Wochenende angezeigt. Zuschlagsberechnungen Zuschlagsberechnungen in den Zeitzuschlägen - Bereitschaft AZ-Splitting - tägl. Soll/Ist-Differenz, bei der nur die positiven Abweichungen als Zuschlag ermittelt werden - Berechnungen mit/ab Grenzwerten: sei es das die Tagesarbeitszeit oder die Wochenarbeitszeit über einen frei definierbaren Grenzwert hinausgehen Aufgrund der zahlreichen in GeoCon hinterlegten Berechnungsgrundlagen wurde eine neue Oberfläche gestaltet, die Ihnen z.b. bei der Neuanlage einer Zuschlagsberechnung hilft, die richtige Berechnungsgrundlage auszuwählen. Sie können sich die vorhandenen Zuschlagsberechnungen nach: - Dienstzeit/Arbeitszeit - Abwesenheiten - Überstunden/Salden - Bereitschaften/Aktivzeiten oder - Sonstige gruppieren lassen. Wechselschichtzulagen Mit der neugestalteten Oberfläche für die Wechselschicht bzw. Schichtzulagen können Sie komfortabel Ihren jeweiligen Tarif (Basis) wählen. In Abhängigkeit von dieser Einstellung können unter Zusatzeinstellungen weitergehende oder abweichende Bedingungen eingestellt werden. 5

6 U p d a t e I N F O GeoCon Dienstplan Antrag auf Urlaub Das bisherige Druckformular für einen Urlaubsantrag ist vollständig überarbeitet worden und beispielsweise auch für andere Abwesenheiten zu verwenden, für die ein Antrag gestellt werden soll. Auswertung von Arbeitszeitkonten Im Layout der Statistik Arbeitszeitkonten kann im Register - Optionen wahlweise zwischen den Auswertungszeiträumen - Standardzeitraum ( Planungszeitraum) - Monat, Quartal, Halbjahr oder Jahr - vier Wochen, zwei Wochen oder eine Woche ausgewählt werden. Neue Funktionalitäten in der externen Zeiterfassung Folgende Optionen bzw. Einstellungsmöglichkeiten sind bei der Verwendung von externen Zeiterfassungssystemen hinzu gekommen: - Das Zeiterfassungsmodul läuft kontinuierlich als (Windows) Dienst, so dass ein u.u. langwieriges Einlesen von Buchungsdaten vermieden werden kann. - Buchungen bzw. eingelesene Zeiten können von nun an tagesaktuell bearbeitet werden. Es ist nicht mehr erforderlich, mindestens einen Tag (wg. Nachtdiensten) vergehen zu lassen, bevor man die Daten aus der Zeiterfassung bearbeiten kann. - Dienstgänge können als eigenständiges Ereignis gebucht werden und auch mit einem eigenen Kürzel wie z.b. DG verknüpft werden. Dienstgänge werden als Abwesenheitszeiten erfasst. - Bemerkungen, die bereits am Terminal erfasst werden, können auch vom Zeiterfassungsmodul eingelesen werden. Saldenkorrektur für mehrere Mitarbeiter Über System Datenkorrektur ist die Korrektur von Arbeitszeitkonten zu einem Stichdatum für alle Mitarbeiter bzw. für eine Auswahl von Mitarbeiter gleichzeitig möglich (gesondertes Zugriffsrecht erforderlich). Unkomplizierte Fernwartung per Internet Über den Menüpunkt Hilfe Fernwartung aktivieren... erhalten Sie unkompliziert direkten Support. Sie benötigen lediglich einen Internetanschluß! Von GeoCon erhalten Sie einen Zahlencode und der Online-Support kann direkt beginnen. Es ist Ihrerseits keinerlei Installation erforderlich. 6

7 GeoCon Dienstplan U p d a t e I N F O Neue Funktionalitäten in der Systemverwaltung Anwenderverwaltung Die Anmeldung bei GeoCon kann wahlweise über eine Liste der in GeoCon hinterlegten Anwender oder nur unter Eingabe des richtigen Anwendernamens erfolgen. Dies wird in der Systemverwaltung über Anwender Optionen eingestellt. Ebenfalls kann hier die Option getroffen werden, Windows- Anwender einzulesen und somit als GeoCon Anwender zu verwenden womit eine automatische Anmeldung am Dienstplanprogramm verbunden ist (empfohlen nur für Neuinstallationen). Das Recht Mitarbeiter einfügen ist nun zunächst mit den Stations-/Bereichszugriffen verknüpft. Nur wenn dort ausreichende Rechte gegeben sind, stehen Mitarbeiter für einen Springereinsatz zur Verfügung. Optional kann man aber dennoch das Recht auf alle Mitarbeiter zuzugreifen gewähren. Wartung Datensicherung Bei der Sicherung eines Mandanten oder auch des gesamten Datenordners können zusätzlich die Einstellungsmöglichkeiten - Daten aus der Zeiterfassung einbeziehen - (Daten) inklusive archivierter Pläne - (Daten) exklusive persönlicher Mitarbeiterdaten getroffen werden. 7

8 U p d a t e I N F O GeoCon Dienstplan Updateanforderung Ihre neue Software finden wir spannend. Bitte senden Sie uns: Ein konkretes Updateangebot zum GeoCon Dienstplan. Unsere erworbene Lizenz umfasst eine Mitarbeiteranzahl von Ein Update auf die aktuellste Version zum Preis von (siehe Preisliste) Unsere erworbene Lizenz umfasst eine Mitarbeiteranzahl von Einen Pflegevertrag, unsere erworbene Lizenz umfasst eine Mitarbeiteranzahl von (Nach Vertragsabschluss erhalten wir die aktuellste Version kostenlos zugeschickt.) Details zur Lizenz (Mitarbeiteranzahl, Versionsnummer) entnehmen Sie bitte dem Infofenster im Programm, Menü - Hilfe Info Name der Einrichtung Lizenznummer Ansprechpartner Straße PLZ/ Ort Telefon/Fax Datum, Unterschrift Faxantwort an +49 (0) GeoCon Software GmbH, Rudower Chaussee 29, D Berlin GeoCon Software GmbH, Rudower Chaussee 29, D Berlin Telefon: +49 (0) , Telefax: +49 (0) geocon@geocon.de, Internet: 8