Outlook-Grundlagen. 2.1 Outlook 2000 starten und beenden

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1 2 Outlook-Grundlagen Dieses Kapitel legt die Grundlagen für die Arbeit mit Outlook Es befaßt sich mit der allgemeinen Bedienstruktur und der Programmoberfläche von Outlook Die hier vorgestellten Bezeichnungen und Schreibweisen werden durchgängig im gesamten Buch verwendet. Eine Vielzahl von Tips und Tricks hilft Ihnen, einen Einstieg in die Materie zu finden. 2.1 Outlook 2000 starten und beenden Um die Arbeit mit Outlook 2000 aufzunehmen, stehen Ihnen mehrere Wege offen: Als Standard wird bei der Installation von Outlook eine Verknüpfung im Start-Menü von Windows und ein Programmsymbol auf dem Desktop angelegt. Das Programmsymbol auf dem Desktop ist keine normale Windows-Verknüpfung. Nach dem Löschen kann das Programmsymbol nicht aus dem Papierkorb wiederhergestellt werden. Wie gewohnt genügt ein Klick auf START/PROGRAMME/MICROSOFT OUTLOOK oder ein Doppelklick auf die Verknüpfung auf dem Desktop. Outlook wird gestartet und öffnet den Startordner mit dem Standardformular. Den Startordner von Outlook bestimmen Sie mit Extras/Optionen im Register Weitere. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erweiterte Optionen im Bereich Allgemeine Einstellungen. Um Ihren persönlichen Informationsmanager automatisch bei jedem Start von Windows aufzurufen, hilft ein Eintrag im Ordner AUTOSTART. Öffnen Sie dazu das Start-Menü mit einem Klick auf die Schaltfläche START. Wählen Sie jetzt EINSTELLUNGEN/TASKLEISTE bzw. EINSTELLUNGEN/TASKLEISTE & STARTMENÜ, und wählen Sie das Register PROGRAMME IM MENÜ START. Mit einem Klick auf die Schaltfläche ERWEITERT wird ein Explorer-Fenster ge-

2 38 Kapitel 2: Outlook-Grundlagen öffnet. Doppelklicken Sie auf den Ordner PROGRAMME und dann auf AUTO- START. Wählen Sie nun DATEI/NEU/VERKNÜPFUNG, um die Dialogbox VERKNÜP- FUNG ERSTELLEN zu öffnen. Mit der Schaltfläche DURCHSUCHEN wird eine weitere Dialogbox angezeigt, in der Sie jetzt das Programm OUT- LOOK.EXE im Installationsverzeichnis von Outlook normalerweise das Installationsverzeichnis von Microsoft Office (C:\PROGRAMME\MICROSOFT OFFICE\OFFICE) markieren und öffnen können. Sie gelangen zurück zur Dialogbox VERKNÜPFUNG ERSTELLEN. Ein Klick auf WEITER ermöglicht, eine eigene Bezeichnung für die Verknüpfung anzugeben oder die Vorgabe zu übernehmen. Die Schaltfläche FERTIGSTELLEN schließt diese letzte Dialogbox und legt die Verknüpfung an. Outlook 2000 beenden Um die Arbeit mit Outlook zu beenden, steht Ihnen im Menü DATEI der Eintrag BEENDEN zur Verfügung. Wenn Sie darauf klicken, schließt das Programm nach einer Abfrage, ob die aktuellen Änderungen gesichert werden sollen. Wenn Sie über eine Wählverbindung mit dem Internet verbunden sind und noch -Nachrichten im Postausgang liegen, zeigt Ihnen Outlook eine Warnung. Im Hinweisfenster läuft ein Countdown von 15 Sekunden, innerhalb dessen Sie die Beendigung von Outlook abbrechen können, um die Nachrichten noch zu versenden. 2.2 Bildschirmaufbau und Bedienung Die Programmoberfläche ist die Schnittstelle zwischen Anwender und Programm sie stellt die ständige Arbeitsumgebung dar. Anders ausgedrückt: Ein Programm kann nur so gut sein wie die Oberfläche. Diesen Sachverhalt haben sich die Entwickler von Microsoft zu Herzen genommen und einiges an der Oberfläche getan. In den Versionen Outlook 97 und Outlook 98 ist nicht nur der Funktionsumfang, sondern auch gleichermaßen die Anzahl unterschiedlicher Menüs, Symbolleisten und Dialogboxen erheblich angewachsen. Mit Outlook 2000 beschreitet Microsoft jetzt einen neuen Weg. Obwohl weitere Funktionen hinzugekommen sind, bleibt die Menüleiste in Outlook 2000 über die gesamte Arbeitszeit nahezu identisch. In der Hauptsache werden nur noch die Menüpunkte des Menüs AKTIONEN und einige Symbole der Standard-Symbolleiste verändert.

3 Bildschirmaufbau und Bedienung 39 Mit Office 2000 und damit auch in Outlook 2000 hat Microsoft die Menüs der Menüleiste neu konzipiert. Wenn man ein Menü öffnet, werden zunächst nur die Grundfunktionen und die zuletzt verwendeten Menüpunkte angezeigt. Erst nach fünf Sekunden oder durch ein erneutes Klicken auf den Menükopf oder auf den letzten Eintrag im Menü (Doppelpfeil nach unten) wird der gesamte Inhalt des Menüs sichtbar. Die Bedienung der einzelnen Menüs und Symbole ist damit im gesamten Office-Paket vereinheitlicht worden. Um ein Menü aufzurufen, wählen Sie es durch einen Klick mit der Maus an. In der Symbolleiste finden Sie Symbol-Schaltflächen für die am häufigsten genutzten Programmfunktionen auch hier genügt ein Klick mit der linken Maustaste. Seit Outlook 98 liefert eine Vorschaufunktion einen schnellen Überblick über die in den verschiedenen Ordnern enthaltenen Elemente. Bild 2.1: In der Standardeinstellung erscheint OUTLOOK HEUTE als Startordner. Hier haben Sie die wichtigsten tagesaktuellen Informationen im direkten Zugriff.

4 40 Kapitel 2: Outlook-Grundlagen Abhängig von den gewählten Voreinstellungen und der aktuellen Bildschirmauflösung können sich die Darstellungen in diesem Buch von Ihrer Bildschirmdarstellung unterscheiden. Die Bedienung aller Windows-Programme erfolgt in weiten Teilen einheitlich. Dabei sorgt neben dem Arbeiten mit der Maus die Beherrschung der wichtigsten Tastenkombinationen für einen schnellen Arbeitsfortschritt. In diesem Abschnitt werden nur die wichtigsten Arbeitsweisen behandelt, eine komplette Beschreibung können Sie der Windows-Dokumentation entnehmen. Menüleiste Ein wesentlicher Bestandteil der Programmoberfläche von Windows-Programmen sind die Menüs auch Outlook macht hier keine Ausnahme. Unter der Titelleiste befindet sich die Menüleiste von Outlook Die einzelnen Menüs fassen die zur Verfügung stehenden Befehle und Funktionen thematisch geordnet zusammen. Um eine Funktion aus einem Menü aufzurufen, stehen Ihnen zwei Wege zur Auswahl. Zunächst öffnet ein Klick mit der Maus den ausgewählten Menüpunkt. Bild 2.2: Mit einem Klick auf das Wort DATEI in der Menüleiste öffnet sich das zugehörige Menü zunächst in der Kurzform.

5 Bildschirmaufbau und Bedienung 41 Bild 2.3: Nach fünf Sekunden erweitert sich das Menü und zeigt nun alle Funktionen an. Die weniger häufig benötigten Menüpunkte sind als eingedrückte Schaltflächen heller unterlegt. Weiterhin lassen sich die Menüs über die Tastatur ansprechen. Grundsätzlich aktivieren die (Alt)- oder die (F10)-Taste die Menüzeile und hinterlegen den ersten Eintrag. Um von einem Menü zu einem anderen zu gelangen, werden die Pfeiltasten benutzt. Das jeweils hinterlegte Menü kann dann mit ( ) oder (¼) geöffnet werden. Ein Buchstabe der Kennbuchstabe in der Menübezeichnung ist unterstrichen dargestellt. Durch gleichzeitiges Drücken von (Alt)+<Kennbuchstabe> lassen sich die entsprechenden Menüeinträge öffnen und Befehle aufrufen: So ruft die Tastenkombination (Alt)+(D), (B) den Befehl DATEI/BEENDEN auf. Menüeinträge, deren Schrift heller dargestellt ist als andere, lassen sich in der aktuellen Programmsituation nicht aktivieren. Hinter einigen Menüeinträgen finden Sie weitere Einträge: Drei Punkte weisen darauf hin, daß sich nach Wahl des Menüpunktes eine Dialogbox öffnet. Buchstaben hinter einem Menüeintrag stellen eine Tastenkombination dar, mit der eine Menüoption aufgerufen werden kann, wenn das Menü nicht aktiviert ist. Mit diesen Hotkeys oder Kurztasten erhalten Sie einen schnellen Zugriff auf die entsprechende Funktion.

6 42 Kapitel 2: Outlook-Grundlagen Ein nach rechts gerichteter Pfeil bedeutet, daß nach dem Überfahren eines Menüpunktes mit der Maus ein weiteres Untermenü geöffnet wird. Durch Drücken von (Alt)+( ), mit einem Klick auf das Programmsymbol der Titelzeile oder mit einem rechten Mausklick in die Titelzeile wird in jedem Anwendungsfenster das Systemmenü aufgeklappt. Die angezeigten Menüs bleiben unverändert, unabhängig davon, in welchem Programmbereich Sie sich befinden. Die Menüleiste hat folgende sieben Menüs: DATEI Innerhalb dieses Menü werden wie bei anderen Programmen die grundlegenden Datei-Operationen durchgeführt, wie z.b. Neuerstellung, Öffnen, Drucken und Beenden. BEARBEITEN Die Elemente dieses Menüs bearbeiten die momentane Auswahl der Arbeitsfläche. Das Menü ändert sich im unteren Bereich, je nachdem, welcher Outlook-Ordner gerade geöffnet ist ANSICHT Über dieses Menü wird die Ansicht der Arbeitsfläche verändert. Auch dieses Menü ist abhängig vom momentanen Arbeitsbereich. Hier lassen sich auch einige Grundeinstellungen verändern. FAVORITEN Dieses Menü erlaubt einen schnellen Zugriff auf häufig benötigte Objekte z.b. Ordner oder auch Internet-Seiten. EXTRAS Die Optionen dieses Menüs steuern die Grundeinstellungen von Outlook In einer laufenden Installation von Outlook benötigen Sie dieses Menü für die tägliche Arbeit nicht. AKTIONEN Dieses Menü steuert alle Sonderfunktionen des aktuellen Arbeitsbereiches. Dies Menü verändert sich komplett, wenn Sie einen anderen Arbeitsbereich anwählen.? Wie schon besprochen, erhalten Sie über dieses Menü die Outlook-Hilfe.

7 Bildschirmaufbau und Bedienung 43 Symbolleiste Die Symbolleiste ist direkt unter der Menüleiste angeordnet. Jeder Arbeitsbereich hat seine eigene Symbolleiste. Verwenden Sie z.b. gerade den Ordner OUTLOOK HEUTE, so steht Ihnen eine spezielle Schaltfläche zum Erstellen einer neuen -Nachricht, zum Drucken und zum Senden bzw. Empfangen von Nachrichten zur Verfügung. Im Ordner POSTEINGANG erscheinen spezielle Schaltflächen zum Erstellen einer neuen -Nachricht, zum Drucken einer -Nachricht, zum Verschieben und Löschen einer Nachricht, zum Beantworten und zum Weiterleiten von -Nachrichten, zum Versenden und schließlich zum Suchen und Organisieren des Posteingangs. Im Ordner KALENDER haben Sie Zugriff auf Schaltflächen für einen neuen Termin, zum Verschieben und Löschen eines Termins, eine Schaltfläche, um zum aktuellen Tag zu wechseln, den Wechsel zwischen Ansichten sowie eine Schaltfläche, mit der Sie nach bestimmten Einträgen suchen können. Um einen Hinweis auf die Funktion eines Symbols zu bekommen, fahren Sie mit der Maus auf das Symbol und verweilen dort einen Augenblick. Outlook öffnet daraufhin die QuickInfo des Symbols. Die Symbolleiste für den Ordner KONTAKTE enthält die Schaltflächen für einen neuen Kontakt, zum Drucken, Verschieben und Löschen eines Kontaktes, zur Kennzeichnung, zum Öffnen einer neuen an diesen Kontakt, zum Wählen und zum Suchen und zum Organisieren. Vor einigen Menüeinträgen in den Menüs der Menüleiste sind Symbole angezeigt. Diese Symbole entsprechen den Symbolen der Symbolleiste. Der Ordner AUFGABEN bietet in der Symbolleiste eine Schaltfläche zum Anlegen einer neuen Aufgabe, zum Drucken, Verschieben und Löschen einer Aufgabe und die Schaltflächen zum Suchen und Organisieren. Ihre NOTIZEN können Sie über Schaltflächen neu erstellen, drucken, verschieben und löschen. Für die Darstellung der Symbole gibt es die Möglichkeit große, kleine und nur Listensymbole zu wählen. Darüber hinaus haben Sie auch hier die Möglichkeiten der Suche und Organisation.

8 44 Kapitel 2: Outlook-Grundlagen Der Ordner GELÖSCHTE OBJEKTE hat die gleiche Symbolleiste wie der Ordner POSTEINGANG. Outlook-Leiste Die vertikal angeordnete Outlook-Leiste befindet sich auf der linken Bildschirmseite. Sie navigiert durch die unterschiedlichen Programmodule von Outlook. Mit der Outlook-Leiste hat Microsoft einen Weg gefunden, um verschiedene Programmbereiche untereinander zu verbinden. Durch Anklicken der Symbole der Leiste wechseln Sie in den anderen Programmbereich. Weiterhin unterstützt diese Leiste die komplette Drag&Drop- Funktionalität.»Drag&Drop«bedeutet soviel wie Ziehen und Ablegen. Dabei werden Objekte bei gedrückter linker Maustaste an eine neue Position gezogen. In Outlook lassen sich so ausgewählte Informationen in andere Bereiche übergeben. Jeder Programmbereich hat ein Symbol auf der Outlook-Leiste. Diese Symbole sind in drei Gruppen organisiert: OUTLOOK-VERKNÜPFUNGEN, EIGE- NE VERKNÜPFUNGEN und WEITERE VERKNÜPFUNGEN. Ein Klick auf eine Schaltflächen öffnet eine dieser Gruppen (Bild 2.4). Im rechten Arbeitsbereich wird der Kalender geöffnet. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche EIGENE VERKNÜPFUNGEN, um diese Gruppe zu öffnen. Durch einen Rechtsklick mit der Maus in die Outlook-Leiste öffnet sich ein Kontextmenü. Wenn Sie einen der Ordner anklicken, können Sie einen Eintrag umbenennen oder aus der Outlook-Leiste entfernen. Zeigen Sie dabei in einen freien Bereich der Outlook-Leiste, stehen Ihnen Menüpunkte zum Anlegen, Umbenennen und Löschen von Gruppen zur Verfügung. Arbeitsfläche Auf der rechten Bildschirmseite liegt der Arbeitsbereich. Hier findet die eigentliche Arbeit mit Outlook statt. Jeder Programmbereich hat seine eigene Arbeitsfläche. Am oberen Rand des Arbeitsbereichs befindet sich eine Titelleiste. Diese Leiste enthält auf der linken Seite den Titel des gerade verwendeten Ordners, versehen mit einem kleinen Pfeilsymbol der Titel ist als Schaltfläche ausgebildet. Ein Klick auf diesen Titel öffnet eine hierarchische Ordnerliste zum schnellen Wechseln zwischen den einzelnen Ordnern. Im Kapitel 3, Die Elemente von Outlook, gehen wir detailliert auf jeden Bereich ein.

9 Bildschirmaufbau und Bedienung 45 Bild 2.4: Durch Anklicken eines Symbols der Outlook-Leiste wechseln Sie schnell in einen anderen Programmbereich. Bild 2.5: Über die Schaltflächen zum Wechseln der Gruppen gelangen Sie an weitere Einträge der Outlook-Leiste.

10 46 Kapitel 2: Outlook-Grundlagen Statusleiste In der Statusleiste werden Informationen zu der aktuellen Tätigkeit von Outlook übermittelt. Sie schließt das Outlook-Fenster nach unten hin ab. 2.3 Die Outlook-Oberfläche anpassen Die Programmoberfläche von Outlook 2000 läßt sich an die individuellen Bedürfnisse anpassen. Dabei läßt Ihnen Outlook viele Freiheiten. Aber Vorsicht: Wer viel ändert, kann viel verstellen. Menüleiste verschieben Die Menüleiste ist als frei verschiebbares Element ausgelegt und kann beliebig auf dem Bildschirm und selbst außerhalb des Programmfensters plaziert werden. Am linken Rand der Menüleiste erscheint ein senkrechter Strich, der als Anfasser dient. Zum Verschieben klicken Sie mit der Maus auf diesen Anfasser und halten die linke Maustaste gedrückt. Wenn Sie jetzt die Maus bewegen, folgt die Menüleiste den Mausbewegungen. Ziehen Sie diesen Kasten an die gewünschte neue Position, und lassen Sie die linke Maustaste los, um die Menüleiste an dieser Stelle abzulegen. Beachten Sie, daß sich die Menüleiste auch an anderen Stellen anfassen und verschieben läßt. Der Bereich neben dem letzten Menüpunkt (?) kann ebenfalls als Anfasser zum Verschieben verwendet werden (Bild 2.6). Ein Doppelklick in die Titelleiste dieses Schwebemenüs versetzt die Menüleiste wieder an den ursprünglichen Ort zurück. Symbolleisten verschieben Wie die Menüleiste lassen sich die Symbolleisten durch Ziehen mit der Maus auf dem Bildschirm positionieren. Fassen Sie, wie bei der Menüleiste, den senkrechten Strich an der linken Seite mit der Maus an, und ziehen Sie dann die Leiste an die neue Position (Bild 2.7). Ein Doppelklick in die Titelleiste des Schwebemenüs der Symbolleiste bringt sie wieder an den Ursprungsort zurück.

11 Die Outlook-Oberfläche anpassen 47 Bild 2.6: Das Verschieben der Menüleiste bringt manchmal Platzvorteile. Bild 2.7: Auch die Symbolleisten können beliebig auf dem Bildschirm plaziert werden.

12 48 Kapitel 2: Outlook-Grundlagen Inhalte der Menü- und Symbolleisten ändern Um den Inhalt der Menü- oder Symbolleisten anzupassen, rufen Sie das Menü ANSICHT/SYMBOLLEISTEN/ANPASSEN auf. Es öffnet sich die Dialogbox ANPASSEN. Outlook macht an dieser Stelle keine Unterschiede zwischen Menü- oder Symbolleisten. Für alle Veränderungen an den Menü- oder Symbolleisten muß diese Dialogbox geöffnet sein. Dabei ist es nicht relevant, welche Registerkarte gewählt wurde. Bild 2.8: Über die Dialogbox ANPASSEN wird die individuelle Konfiguration vorgenommen. Diese Dialogbox ist in drei Registerkarten aufgeteilt. Jede der drei übernimmt eigene Funktionen. Durch Aktivieren bzw. Deaktivieren der Kontrollkästchen auf der Registerkarte SYMBOLLEISTEN werden die entsprechenden Leisten ein- bzw. ausgeblendet. Mit den Steuerelementen auf der Registerkarte BEFEHLE lassen sich die Inhalte der Menü- und Symbolleisten verändern.

13 Die Outlook-Oberfläche anpassen 49 Im Register OPTIONEN legen Sie fest, wie sich die Menüs und Symbolleisten verhalten sollen. Im Bereich WEITERE wird eingestellt, wie Symbole und Schriftarten erscheinen und ob QuickInfos ausgegeben werden sollen. Falls Sie lieber mit Tastenkombinationen als mit der Maus arbeiten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Tastenkombinationen in Infofeldern anzeigen. So lernen Sie schnell die möglichen Tastenkombinationen. Symbole oder Menüeinträge hinzufügen Um nun die Inhalte der Leisten zu verändern, wählen Sie die Registerkarte BEFEHLE an. Klicken Sie im Listenfeld KATEGORIEN das Menü an, in dem sich normalerweise das Symbol oder der Menüeintrag verbirgt. Das Listenfeld BEFEHLE verändert dementsprechend seinen Inhalt. Ziehen Sie nun das Symbol aus diesem Listenfeld mit der Maus an die Stelle der Symbol- oder Menüleiste, an der es später auftauchen soll. Die Menüs der Menüleiste öffnen sich automatisch, wenn Sie mit der Maus darüberfahren. Bild 2.9: Durch Ziehen der Befehle auf die Einfügestelle lassen sich neue Symbole plazieren.

14 50 Kapitel 2: Outlook-Grundlagen Outlook zeigt Ihnen die momentane Position durch einen schwarzen Strich an. Lassen Sie die Maustaste an der gewünschten Einfügestelle los, um das Symbol zu plazieren. Den Symbolen andere Grafiken zuweisen Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol, das eine neue Grafik erhalten soll. Im Kontextmenü wählen Sie den Eintrag SCHALTFLÄCHEN- SYMBOL ÄNDERN an. Outlook öffnet ein Untermenü mit einer Auswahl an vordefinierten Grafiken. Durch einen Klick mit der Maus wählen Sie die Grafik aus. Die Änderung wird dann sofort übernommen. Bild 2.10: Über das Kontextmenü lassen sich den Symbolen andere Grafiken zuweisen. Grafiken der Symbole selbst erstellen Um die Grafik auf der Schaltfläche zu bearbeiten, steht Ihnen der SCHALT- FLÄCHEN-EDITOR zur Verfügung. Er wird über den Eintrag SCHALTFLÄCHE BE- ARBEITEN im Kontextmenü geöffnet.

15 Die Outlook-Oberfläche anpassen 51 Bild 2.11: Mit dem Schaltflächen-Editor werden Icons bearbeitet. Im Vorschaubild sehen Sie das momentan aktuelle Bild. Mit der Maus setzen Sie direkt in dem Bild einzelne Bildpunkte. Um eine andere Farbe auszuwählen, klicken Sie mit der Maus auf die gewünschte Farbe und dann auf den Punkt im Bild, der diese Farbe erhalten soll. Wenn Sie fertig sind, übernehmen Sie das Bild mit der Schaltfläche OK. Entscheiden Sie sich, daß das Original doch besser aussieht, können Sie Ihre Veränderungen über die Schaltfläche ABBRECHEN rückgängig machen. Mit der Schaltfläche LÖSCHEN wird die bearbeitete Fläche einheitlich grau gefüllt. Symbole löschen Öffnen Sie das Kontextmenü des zu löschenden Symbols, und klicken Sie auf den Eintrag LÖSCHEN. Das Symbol verschwindet sofort von der Position. Es gibt keine Sicherheitsabfrage für diese Funktion. Wenn Sie das Symbol wieder an seine Position bringen möchten, müssen Sie es über die Registerkarte Befehle neu plazieren. Symbole oder Menüeinträge verschieben Häufig benutzte Symbole möchte man manchmal an andere Positionen schieben. Dazu fassen Sie das entsprechende Symbol mit der Maus an und ziehen es auf die neue Stelle. Dort lassen Sie die Maustaste wieder los. Outlook zeigt die neue Stelle durch einen schwarzen Balken an.

16 52 Kapitel 2: Outlook-Grundlagen Bild 2.12: Symbole können auch verschoben werden. Die Darstellungsart der Symbole festlegen Einige Symbole werden nur als Grafik dargestellt, andere nur als Text und wieder andere als eine Kombination von beiden. Auch diese Darstellung kann manuell verändert werden. Klicken Sie das Symbol DRUCKEN der Symbolleiste mit der rechten Maustaste an, um das Kontextmenü zu öffnen. In der vierten Gruppe wird die Darstellungsart festgelegt. Bild 2.13: Über diese Gruppe wird die Darstellungsart der Symbole festgelegt.

17 Die Outlook-Oberfläche anpassen 53 STANDARD Aktiviert die Standardvorgabe von Outlook. NUR TEXT (IMMER) Zeigt alle Symbole ohne die Grafik an. NUR TEXT (IN MENÜS) Wenn sich dieses Symbol in einem Menü befindet, wird es als Text angezeigt. Außerhalb des Menüs gilt die Standardvorgabe. SCHALTFLÄCHENSYMBOL UND TEXT Die Darstellung zeigt die Grafik und den Text an. Symbolnamen und Tastenkürzel verändern Auch die Symbolnamen und Tastenkombinationen zum direkten Aufrufen können bei Outlook festgelegt werden. Dazu öffnen Sie wieder das Kontextmenü des entsprechenden Symbols. In der zweiten Gruppe sehen Sie die Zeile NAME. Alles, was Sie hier eintragen, wird später auch angezeigt, sofern Sie den Text bei der Darstellung nicht deaktiviert haben. Das Zeichen»&«steht vor dem Kennbuchstaben, der später unterstrichen dargestellt wird und zum Aufrufen des entsprechenden Steuerelements dient. Benutzen Sie dazu die Tastenkombination (Alt)+<Kennbuchstabe>. Achten Sie bei der Vergabe von Tastenkombinationen darauf, daß kein anderes Symbol auf dem Bildschirm denselben Buchstaben benutzt. Statt eine Funktion aufzurufen, wechseln Sie sonst durch Eingabe der Tastenkombination lediglich von einem Symbol zum anderen. Veränderungen zurücksetzen Falls Ihnen nach der Anpassung wichtige Funktionen oder Befehle fehlen, können Sie die Symbole wieder auf die Standardvorgabe zurücksetzen. Rufen Sie das Kontextmenü des Symbols auf, welches Sie wiederherstellen möchten. Sie haben nun die Wahl zwischen drei verschiedenen Arten des Rücksetzens: Durch Anwahl von ZURÜCKSETZEN werden der Name und die Grafik wieder auf den Standard gesetzt. SCHALTFLÄCHENSYMBOL ZURÜCKSETZEN stellt die Standardgrafik wieder her.

18 54 Kapitel 2: Outlook-Grundlagen Der Eintrag STANDARD setzt die Darstellungsart wieder auf die Standardvorgaben zurück. Menü- oder Symbolleisten selbst gruppieren Als letzte Möglichkeit der Veränderung lassen sich Menü- oder Symbolleiste durch eine eigene Gruppierung individuell strukturieren. Öffnen Sie dazu das Kontextmenü des Symbols, an dem die Gruppierung beginnen soll. Mit dem Eintrag GRUPPIERUNG BEGINNEN fügen Sie jetzt einen grauen Strich vor dem angeklickten Symbol ein. Den Abschlußstrich der Gruppierung erhalten Sie, wenn Sie bei dem ersten Symbol nach der neuen Gruppe wieder die Funktion GRUPPIERUNG BEGINNEN aufrufen. Outlook-Leiste anpassen Bild 2.14: Die Outlook-Leiste bildet die Schnittstelle zu den einzelnen Programmbereichen. Auch ihr Erscheinungsbild läßt sich modifizieren.

19 Die Outlook-Oberfläche anpassen 55 Die Outlook-Leiste stellt die Verbindung zwischen den einzelnen Komponenten her. Auch diese Leiste besitzt umfangreiche Möglichkeiten der Anpassung. Änderungen an der Outlook-Leiste werden über das Kontextmenü durchgeführt durch einen Klick mit der rechten Maustaste in einen freien Bereich der Leiste. Auch die einzelnen Symbole haben ein eigenes Kontextmenü. Klicken Sie mit der rechten Maustaste direkt auf ein Symbol. Alle Einstellungen, die Sie dann vornehmen, gelten für dieses Symbol. Symbolgrößen ändern Je nach Bildschirmauflösung oder der Anzahl der Symbole in der Outlook-Leiste kommt es vor, daß nicht alle Symbole in der Leiste dargestellt werden können und Sie einen Bildlauf durchführen müssen, um alle Symbole zu Gesicht zu bekommen. Um Ihnen mehr Spielraum zu geben, läßt sich die Symbolgröße anpassen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in einen freien Bereich der Outlook-Leiste. In der ersten Gruppe des Kontextmenüs haben Sie die Wahl, ob Sie große oder kleine Symbole angezeigt haben möchten. Gruppen hinzufügen Bei der Installation von Outlook 2000 werden automatisch drei Gruppen in der Outlook-Leiste angelegt. Zur besseren Übersicht lassen sich noch weitere Gruppen hinzufügen. Rufen Sie dazu den Eintrag NEUE GRUPPEN HINZUFÜGEN im Kontextmenü der Outlook-Leiste auf. Outlook öffnet daraufhin am unteren Rand der Outlook-Leiste ein Eingabefeld, in dem der Vorgabename NEUE GRUPPE erscheint. Tragen Sie hier den Namen der neuen Gruppe ein, und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit ( ). Die neue Gruppe wird dann sofort in die Outlook-Leiste aufgenommen. Gruppen umbenennen Aussagekräftige Namen sind das A und O, um die Übersicht zu behalten. Um den Namen einer Gruppe zu ändern, rufen Sie wieder das Kontextmenü auf und wählen den Eintrag GRUPPE UMBENENNEN an. Outlook verwandelt den Gruppenkopf daraufhin in ein Eingabefeld, und Sie können den Namen ändern. Schließen Sie die Eingabe mit ( ) ab. Um den Namen zu ändern, muß entweder die Gruppe geöffnet sein, oder Sie klicken mit der rechten Maustaste direkt auf den zu ändernden Gruppennamen und wählen dann aus dem Kontextmenü den Eintrag Gruppe umbenennen.

20 56 Kapitel 2: Outlook-Grundlagen Gruppen löschen Wenn Sie bestimmte Gruppen nicht mehr benötigen, können sie auch wieder gelöscht werden. Im Kontextmenü finden Sie dazu den Eintrag GRUPPE ENTFERNEN. Nach Anwahl dieser Option erscheint eine Sicherheitsabfrage, die Sie bestätigen müssen. Beim Löschen einer Gruppe werden alle darin enthaltenen Symbole ebenfalls gelöscht. Verknüpfungen auf der Outlook-Leiste erstellen Nachdem Sie neue Gruppen erstellt haben, müssen diese noch mit Leben gefüllt werden. Dazu öffnen Sie wieder das Kontextmenü und wählen den Eintrag VERKNÜPFUNG AUF OUTLOOK-LEISTE an. Outlook öffnet dann die Dialogbox ZUR OUTLOOK-LEISTE HINZUFÜGEN. Bild 2.15: Über diese Dialogbox nehmen Sie neue Elemente in die Outlook-Leiste auf. Über das Listenfeld SUCHEN IN geben Sie an, wo Outlook die Elemente suchen soll, auf die sich die Verknüpfung bezieht. Das Listenfeld ORDNER- NAME spezifiziert den Namen des Objektes. In der Dialogbox sehen Sie

21 Die Outlook-Oberfläche anpassen 57 eine Übersicht der zur Verfügung stehenden Ordner. Statt den Namen aus dem Listenfeld zu wählen, reicht auch ein Klick mit der Maus darauf. Mit der Schaltfläche OK übernehmen Sie die Verknüpfung in die Outlook-Leiste. Falls Sie die bestehenden Symbole der Outlook-Leiste neu zusammenstellen oder die Kopie eines Symbols in einer anderen Gruppe anlegen wollen, gelangen Sie auch mit Drag & Drop zum Ziel. Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste auf das zu bearbeitende Symbol, und halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Bewegen Sie dann den Mauszeiger an die gewünschte Position. Outlook zeigt beim Ziehen einen schwarzen Balken an, der die Einfügestelle kennzeichnet. Wenn Sie die linke Maustaste loslassen, wird das Symbol an die neue Position verschoben. Um eine Kopie zu erstellen, halten Sie beim Ziehen die (Strg)-Taste gedrückt an dem kleinen Pluszeichen am Mauszeiger erkennen Sie, daß Sie mit der Kopie des Symbols arbeiten. Mit Drag & Drop lassen sich auch Verknüpfungen zu beliebigen Ordnern auf der Outlook-Leiste anlegen. Ziehen Sie dazu einfach den gewünschten Ordner aus dem Windows-Explorer an die gewünschte Position auf der Outlook-Leiste. Die Outlook-Leiste ausblenden Zwar ist die Outlook-Leiste eines der wichtigsten Arbeitsmittel, dennoch läßt Sie sich ausblenden. Dies geschieht über den Eintrag OUTLOOK-LEISTE AUSBLENDEN des Kontextmenüs oder über das Menü ANSICHT/OUTLOOK-LEI- STE. Der Menüeintrag ANSICHT/OUTLOOK-LEISTE aktiviert sie wieder. Symbole von der Outlook-Leiste löschen Die bestehenden Symbole der Outlook-Leiste sind Verknüpfungen mit bestimmten Ordnern. Um diese Verknüpfungen wieder zu entfernen, wählen Sie die Verknüpfung mit der rechten Maustaste an. Im Kontextmenü wählen Sie den Eintrag VON OUTLOOK-LEISTE LÖSCHEN an. Auch hier warnt Sie Outlook durch eine Sicherheitsabfrage. Mit dem Bestätigen dieser Abfrage entfernen Sie die Verknüpfung von der Leiste. Verknüpfungen umbenennen Der Name der Verknüpfung ist normalerweise der Name des Ordners, auf den sich die Verknüpfung bezieht. Um diesen Namen zu ändern, wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag VERKNÜPFUNG UMBENENNEN an. Outlook

22 58 Kapitel 2: Outlook-Grundlagen wandelt dann den Namen in ein Eingabefeld um. Tragen Sie hier den neuen Namen ein, und bestätigen Sie ihn mit ( ). Der Name wird dann sofort übernommen. Mehrere Arbeitsbereiche öffnen Durch Anklicken der Verknüpfung wechseln Sie den aktuellen Arbeitsbereich. Outlook 2000 ist in der Lage, mehrere Arbeitsbereiche gleichzeitig offenzuhalten. Dazu wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag IN NEUEM FEN- STER ÖFFNEN an. Outlook öffnet so ein neues Fenster mit dem neuen Arbeitsbereich. Statusleiste anpassen Die Statusleiste ist wohl die einzige Leiste innerhalb von Outlook, die nicht weiter angepaßt werden kann. Über das Menü ANSICHT/STATUSLEISTE legen Sie fest, ob sie am unteren Fensterrand erscheint oder nicht. Die Statuszeile zeigt kontinuierlich wichtige Informationen zu den gerade dargestellten Arbeitsbereichen. Im Normalfall sollten Sie sie geöffnet halten.