Erfolgsfaktoren und Stolpersteine bei der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen in KMU

Transkript

1 Seite 1 von 8 bei der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen in KMU Dipl.-Psych. Sören Stoltze GITTA mbh Berlin

2 Seite 2 von 8 Inhalte Übersicht 1. Die GITTA mbh: Kurzvorstellung 2. Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen: Besonderheiten von KMU 3. Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen als Prozess 4. im Verlauf der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen Zeitpunkt: Projektplanung Zeitpunkt: Maßnahmenableitung

3 1) Die GITTA mbh: Wie sehen wir die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen? 25 Jahre Erfahrung u.a. in Arbeitsgestaltung, Projektmanagement, Führungskräfteentwicklung Wie verstehen wir die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen? Blickwinkel: gestaltungsorientiert Erfahrungen: u.a. Industrie, IT-Unternehmen, Gesundheitswesen, Öffentlicher Dienst Was heißt gestaltungsorientiert für die Gefährdungsbeurteilung? Psychische Belastungen im Arbeitsprozess sind Verschwendung von Ressourcen und damit negativ für Unternehmen und Mitarbeitende Gut gestaltete Arbeitsprozesse sind gesundheitsförderlich und effizient 3

4 2) Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen: Worum geht es? Bei der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen geht es darum, Arbeitsbedingungen, die zu psychischen Fehlbeanspruchungen führen können, aufzuspüren und zu beseitigen bzw. zu reduzieren. Ziel der Gefährdungsbeurteilung ist es, jene Belastungen herauszufiltern, die bei der überwiegenden Anzahl von Personen, unabhängig von ihren Voraussetzungen, zu negativen Beanspruchungsfolgen und Gefährdungen der Gesundheit führen. (Quelle: VBG) Diese kommen meistens aus den Bereichen: Aufgabenanforderungen und Tätigkeiten Sozial- und Organisationsklima Arbeitsumgebung Arbeitsabläufe und Arbeitsorganisation Neue Arbeitsformen (Mobilität, Digitalisierung) siehe Leitlinie der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie (GDA) 4

5 2) Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen: Definition KMU Definition KMU - kleine und mittlere Unternehmen (nach Institut für Mittelstandsforschung) Durch aktuelle Erfahrungen verstärkt im Blickpunkt: Mittelgroße Unternehmen ab 100 MA 5

6 2) Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen: KMU und ihre Besonderheiten Einige Besonderheiten der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen bei KMU: Begrenzte Ressourcen für betrieblichen Arbeits- und Gesundheitsschutz Schlüsselakteure mit zusätzlicher Arbeitslast durch Gefährdungsbeurteilung Beziehungen (soziales Klima) Besonders bei kleineren Betrieben spielt die Beziehungsebene eine entscheidende Rolle Beziehungen können als Ressource wirken Ist die Beziehung zwischen Beteiligten gestört, ist ein sauberer Prozess fast unmöglich Durch Personen geprägte Arbeitsbedingungen (Arbeitsorganisation) Mögliche Vorteile von KMU: Entscheidungen können schneller gefällt werden Maßnahmen können leichter umgesetzt werden 6

7 7 Seite 7 von 8 3) Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen: Prozess der Gefährdungsbeurteilung Planung 5 ArbSchG Prozess der Gefährdungsbeurteilung: 3 ArbSchG 3 ArbSchG Fortschreibung Maßnahmenumsetzung Dokumentation 6 ArbSchG Ermittlung der Belastungen Beurteilung von Gefährdungen 5 ArbSchG 5 ArbSchG Es gilt, nicht nur psychische Belastungen zu ermitteln, sondern auch passende Maßnahmen abzuleiten und umzusetzen. Problem: Gegenwärtiges Bild der Gefährdungsbeurteilung entspricht dem einer IST-Analyse. Maßnahmenableitung ArbSchG Entscheidende Frage: Wie kommen wir ins Handeln? Quelle: Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA)

8 1. Planung Elemente der Projektplanung u.a.: Einrichtung Steuerkreis, Zielklärung, Klärung der Analysemethode, Mitarbeiterinformationen 8 Seite 8 von 8

9 1. Planung Elemente der Projektplanung u.a.: Einrichtung Steuerkreis, Zielklärung, Klärung der Analysemethode, Mitarbeiterinformationen Erfolgsfaktor Steuerkreis: An einem Strang ziehen: Einbinden von Schlüsselakteuren im Betrieb: Geschäftsführung, Personalverantwortliche, Arbeitsschutzbeauftragten, Betriebsrat (falls es einen gibt), arbeitsmedizinischer Dienst, Sich auf verlässliches Vorgehen einigen 1. Planung: An einem Strang ziehen Information, Wissensvermittlung Information, Wissensvermittlung: Alle im Steuerkreis insbesondere auch die Geschäftsführung brauchen Informationen zum Thema Teilweise haben einzelne Akteure (arbeitsmedizinischer Dienst, AS- Beauftragter, Betriebsrat) Wissensvorsprung 9 Seite 9 von 8

10 1. Planung Elemente der Projektplanung u.a.: Einrichtung Steuerkreis, Zielklärung, Klärung der Analysemethode, Mitarbeiterinformationen Erfolgsfaktor Steuerkreis: Information der Mitarbeitenden: Frühzeitige Information der Beschäftigten, Ansprechpersonen nennen Fördert Beteiligung, Partizipation Frühzeitiges Einbinden der Führungskräfte (Mitarbeit in der Maßnahmenentwicklung) Rollenklärung: 1. Planung: An einem Strang ziehen Information, Wissensvermittlung Information der MA Rollenklärung Rolle des Steuerkreises endet nicht mit Ende der Ist-Analyse (Ermittlungsphase) Rollen für Maßnahmenentwicklung und umsetzung klären 10 Seite 10 von 8

11 1. Planung Elemente der Projektplanung u.a.: Einrichtung Steuerkreis, Zielklärung, Klärung der Analysemethode, Mitarbeiterinformationen Stolpersteine: Thema Psyche : Thema schwer zu greifen Löst bei Mitarbeitenden häufig Unsicherheit aus (Was genau passiert da?, was wird gemessen?) Assoziationen: Depressionen, Ängste Teilweise Misstrauen ggü. Arbeitgeber 1. Planung: An einem Strang ziehen Information, Wissensvermittlung Information der MA Rollenklärung --- Thema Psyche 11 Seite 11 von 8

12 1. Planung Elemente der Projektplanung u.a.: Einrichtung Steuerkreis, Zielklärung, Klärung der Analysemethode, Mitarbeiterinformationen Lösungsansätze: Transparenz: Im Kern geht es um Verbesserungen der Arbeitssituation Nicht Verhalten einzelner Mitarbeitender bewerten, sondern: Arbeitsbedingungen ermitteln, die bei einem Großteil der Beschäftigten zu Fehlbeanspruchung führt ( Stress auslöst ) Möglich: Eher über Prozesse sprechen, nicht über Gesundheit Beispiel: Maßnahme zur Verbesserung der Arbeitsorganisation klare Ziele, verbessertes Projektmanagement. Führen zu weniger Mehraufwand, Zeitdruck, Quantitativer Überforderung. (indirekte Gesundheitsförderung) 1. Planung: An einem Strang ziehen Information, Wissensvermittlung Information der MA Rollenklärung --- Thema Psyche 12 Seite 12 von 8

13 1. Planung Elemente der Projektplanung u.a.: Einrichtung Steuerkreis, Zielklärung, Klärung der Analysemethode, Mitarbeiterinformationen Stolpersteine: Datenschutz und Anonymität: Eventuelle Bedenken offen ansprechen Unabhängig von Methode: Geheimhaltung gewährleisten Nichtberücksichtigung interner Projekte: Nahtstellen zu anderen betrieblichen Projekten z.b. weiteren Mitarbeiterbefragungen, Geschäftsprozessoptimierung (GPO) Dabei begrenzte Kapazitäten beachten 1. Planung: An einem Strang ziehen Information, Wissensvermittlung Information der MA Rollenklärung --- Thema Psyche Datenschutz, Anonymität Nichtberücksichtigung interner Projekte 13 Seite 13 von 8

14 1. Planung Elemente der Projektplanung u.a.: Einrichtung Steuerkreis, Zielklärung, Klärung der Analysemethode, Mitarbeiterinformationen Stolpersteine: Methoden-Falle : Langes Suchen nach der richtigen Methode Problem: zeitaufwändig, frustrierend, Energieverlust (Maßnahmenentwicklung in weiter Ferne) Idee: Wahl der Methode ist eigentlich zweitrangig, solange seriöse Methoden zur Auswahl stehen (siehe GDA-Empfehlungen) 1. Planung: An einem Strang ziehen Information, Wissensvermittlung Information der MA Rollenklärung --- Thema Psyche Datenschutz, Anonymität Nichtberücksichtigung interner Projekte Methoden-Falle 14 Seite 14 von 8

15 1. Planung Elemente der Projektplanung u.a.: Einrichtung Steuerkreis, Zielklärung, Klärung der Analysemethode, Mitarbeiterinformationen Lösungsansätze: Wichtig zur zügigen Entscheidung auf die Methode der Wahl: Was wollen wir mit der Gefährdungsbeurteilung erreichen? (Zielklärung) Welches Vorgehen passt zu unserem Betrieb? Vor- und Nachteile von Fragebögen, Beobachtungsinterviews und Workshop-Verfahren abwägen Klarheit schaffen, was das Instrument kann und was nicht: Wie werden die Ergebnisse aussehen 1. Planung: An einem Strang ziehen Information, Wissensvermittlung Information der MA Rollenklärung --- Thema Psyche Datenschutz, Anonymität Nichtberücksichtigung interner Projekte Methoden-Falle 15 Seite 15 von 8

16 1. Planung Elemente der Projektplanung u.a.: Einrichtung Steuerkreis, Zielklärung, Klärung der Analysemethode, Mitarbeiterinformationen Lösungsansätze: Beispiel: Fragebögen bei kleineren Betrieben teilweise mit Problemen: Gewährleistung der Anonymität kann Zusammenfassung mehrerer Abteilungen erfordern. Die Folge: Informationsgehalt für einzelne Abteilung eingeschränkt. Bei kleineren Betrieben können daher moderierte Analyseworkshops von Vorteil sein (schnelle Ergebnisse, erste Verbesserungsvorschläge, hohes Maß an Partizipation) 1. Planung: An einem Strang ziehen Information, Wissensvermittlung Information der MA Rollenklärung --- Thema Psyche Datenschutz, Anonymität Nichtberücksichtigung interner Projekte Methoden-Falle 16 Seite 16 von 8

17 4. Maßnahmenableitung- und Umsetzung Kritischer Zeitpunkt: Belastungsschwerpunkte sind identifiziert Maßnahmen sollen nun umgesetzt werden 17 Seite 17 von 8

18 4. Maßnahmenableitung- und Umsetzung Kritischer Zeitpunkt: Belastungsschwerpunkte sind identifiziert Maßnahmen sollen nun umgesetzt werden Erfolgsfaktoren: Prozessstabilität: Führungskräfte und Mitarbeitenden Ergebnisse zeitnah mitteilen Mitarbeitende bei der Maßnahmengestaltung miteinbeziehen (Experten vor Ort) 4. Maßnahmen: Prozessstabilität Kommunikation: Wir schauen nicht nur, wir setzen auch um. Generell: Steuergruppe bleibt stabil, verbindliche Zielvereinbarungen treffen, klare Strukturen mit Monitoring 18 Seite 18 von 8

19 4. Maßnahmenableitung- und Umsetzung Kritischer Zeitpunkt: Belastungsschwerpunkte sind identifiziert Maßnahmen sollen nun umgesetzt werden Erfolgsfaktoren: Priorisierung: Wichtig: Nicht verzetteln in vielen kleinteiligen Maßnahmen, sondern einige wenige Maßnahmen bestimmt umsetzen Erstellung Maßnahmenplan, Verbindlichkeiten schaffen (Wer macht was, bis wann) Klarheit über die Zielsetzung, Zielzustand herstellen 4. Maßnahmen: Prozessstabilität Priorisierung Ressourcenstärkung Ressourcenstärkung: Stärken des eigenen Unternehmen berücksichtigen Was schätzen die Mitarbeitenden am Unternehmen? Das gezielt fördern (oftmals geringerer Aufwand) 19 Seite 19 von 8

20 4. Maßnahmenableitung- und Umsetzung Kritischer Zeitpunkt: Belastungsschwerpunkte sind identifiziert Maßnahmen sollen nun umgesetzt werden Erfolgsfaktoren: Kontinuität/Fortschreibung: Verantwortung des Steuerkreises endet nicht mit der Maßnahmenumsetzung Steuerkreis bleibt auch über die Dauer der Gefährdungsbeurteilung bestehen Erfolge sichtbar machen 4. Maßnahmen: Prozessstabilität Priorisierung Ressourcenstärkung Fortschreibung Aufgaben: - Überprüfung der Wirksamkeit der Maßnahmen - ggf. Anpassung der Maßnahmen - Weiterhin Ansprechpartner für Beschäftigte - Wiederholung der Belastungsermittlung in regelmäßigen Abständen 20 Seite 20 von 8

21 4. Maßnahmenableitung- und Umsetzung Kritischer Zeitpunkt: Belastungsschwerpunkte sind identifiziert Maßnahmen sollen nun umgesetzt werden Stolpersteine: Kurzatmigkeit : Welche Maßnahmen packe ich an? Intuitiv stehen häufig die Umgebungsbedingungen im Vordergrund Häufig eindeutige Handlungsempfehlungen, leicht zu beheben Nur: wie gehe ich Probleme in der Arbeitsorganisation oder Führung an? Fehlende Budgetierung: 4. Maßnahmen: Prozessstabilität Priorisierung Ressourcenstärkung Fortschreibung --- Kurzer Atem Fehlendes Budget Budget für Maßnahmenumsetzung sollte bereits zu Projektauftakt eingeplant werden 21 Seite 21 von 8

22 Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen: Was sollte die Gefährdungsbeurteilung bewirkt haben? Was sollte eine Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen am Ende für den Betrieb bewirkt haben? 2 Blickwinkel Bei der Geschäftsführung: Auseinandersetzung mit der Arbeitssituation der Beschäftigten Förderung der Partizipation der Mitarbeitenden (Experten vor Ort) Ansatzpunkte zur Optimierung organisationaler Prozesse Bei Mitarbeitenden: Beteiligung an organisationalen Arbeitsprozessen Eigenverantwortung, Partizipation stärken Reflexion des eigenen Arbeitsverhaltens 22 Seite 22 von 8