Strukturiertes Bestellwesen und Flexibilität im Betrieb ein Widerspruch? Ein Lösungsansatz aus der Praxis mit dem Workflow von JobRouter.

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1 Strukturiertes Bestellwesen und Flexibilität im Betrieb ein Widerspruch? Ein Lösungsansatz aus der Praxis mit dem Workflow von JobRouter. Thomas Knauf

2 Wer sind wir modernes IT-Systemhaus seit 1990 erfolgreich am Markt mit mehr als 50 qualifizierten Mitarbeitern wir bieten innovative IT - Lösungen für den Mittelstand und Großkunden regional und überregional am Standort Marktredwitz (Oberfranken) 2

3 Der Widerspruch ist es, der uns produktiv macht. (Goethe) 3

4 Workflow-Management Was ist Workflow-Management Ein Workflow ist eine vordefinierte Abfolge von Aktivitäten in einer Organisation Das Ziel eines Workflows ist die (Teil-) Automatisierung von Prozessen Ein Workflow-Management System steuert die in einem IT-System abgebildeten Prozesse 4

5 Workflow-Management Ziele des Workflow-Managements Vereinheitlichung von Prozessen ISO, FDA, etc. oder interne Vereinheitlichung Verbesserung der Prozessqualität Kundenzufriedenheit, Kostenmanagement, etc. Senken von Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten Einhaltung von Fristen, Mitnahme von Skonti, Bessere Auslastung Vermeidung von Medienbrüchen Formularbezogene Prozesse ganzheitlich elektronisch abbilden 5

6 Architektur Integrierter vs. Unabhängiger Workflow ERP + Workflow CAD + Workflow CRM + Workflow DMS + Workflow FI/ PPS/ WWS + Workflow Kunde Angestellter Partner Manager 6

7 Architektur Integrierter vs. unabhängiger Workflow ERP CAD CRM DMS FI/ PPS/ WWS Eigenständiges JobRouter Workflow-Management-System Kunde Angestellter Partner Manager 7

8 Architektur Warum ein eigenständiges Workflow-Management-System? Applikationsebene Workflow- Ebene Betriebssysteme Datenhaltung Netzwerk JobRouter Fibu WaWi CRM Desktop... Oracle SQL FS Archiv Unix Windows 8, Server Netzwerk 8

9 Architektur JobRouter unterstützt verschiedene Prozesstypen Dokumentbezogene Prozesse Verarbeitung und Freigabe von Eingangs- / Ausgangsdokumenten Dokumentlose Prozesse Alles was im Unternehmen mit einem Formular beginnt.. Offizielle Prozesse Geschäftsprozesse der Kernkompetenzen eines Unternehmens Inoffizielle Prozesse Geschäftsprozesse zur internen Administration Metaprozesse Geschäftsprozesse, die außerhalb der IT ausgeführt werden 9

10 Praxis Einführung von Workflow im Unternehmen Rechnungsprüfung Schneller Zuverlässiger Transparenter Bestellprozess Vorgänger Rechnungsprüfung Liefert Daten für einfachere Rechnungsprüfung Bestellung Rechnung 10

11 Praxis Normaler Durchlauf kein Problem Aber: 11

12 Praxis Jetzt zählt Priorisierung Einzelne Beschaffung muss sofort durchgeführt werden Flexibilität Kreativität und Schnelligkeit geht vor Standardisierung trotzdem Müssen die Prozesse geregelt ablaufen 12

13 Lösung Bestellung Rechnung Einfacher Beschaffungsprozess Ausnahmen sind definiert Artikel Personen Kosten 13

14 Lösung Bestellung Benötigtes Teil wird unbürokratisch ohne Bestellung gekauft Definierter Einsprungspunkt am Ende des Bestellprozesses 14

15 Lösung Rechnung Geänderte Rechnungsprüfung Analog dem früheren Vorgehen Prozess weiter nachvollziehbar Nur für Ausnahmen 15

16 Lösung Der Unterschied IT unterstützt bei geregelten Prozessen Freie Entscheidungen von Menschen werden ausdrücklich erwünscht und unterstützt Produktivität des Unternehmens im Vordergrund Wo ist der Widerspruch? 16

17 Zusammenfassung Anforderungen an zuverlässige Prozesse erfüllt Die meisten Vorgänge im Standard Ausnahmen bringen das Konzept nicht durcheinander 17