Workgroup-Systeme. Proseminararbeit. von. Marcus Maderner (Anschrift wurde) entfernt. Matrikel Nr. XXXXX. Studierender im Grundstudium.

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1 Workgroup-Systeme Proseminararbeit von Marcus Maderner (Anschrift wurde) entfernt Matrikel Nr. XXXXX Studierender im Grundstudium an der Fachhochschule Kehl Hochschule für öffentliche Verwaltung Betreut von: Prof. Birgit Schenk Vortragstermin: Studiengruppe: 1J Name des Proseminars: E-Gouvernment Fachbereich: Verwaltungsinformatik

2 Ehrenwörtliche Erklärung Ich versichere hiermit, dass ich diese Proseminararbeit mit dem Thema Workgroup-Systeme selbstständig verfasst und keine anderen als die angegebenen Quellen und Hilfsmittel benutzt habe. Kehl, den Ort, Datum M.MADERNER Unterschrift (Da die vorliegende Arbeit auf elektronischem Wege abgegeben wurde, wurde die eigenhändige Unterschrift des Verfassers durch dessen Namen in Blockbuchstaben ersetzt)

3 Einleitung / Vorbemerkungen Diese Proseminararbeit wurde im Rahmen des im Grundstudium der FH Kehl, Hochschule für öffentliche Verwaltung, angebotenen Proseminars E-Gouvernment im Studienjahr 2003 / 2004 verfasst und befasst sich mit dem Thema Workgroup- Systeme, welche eine Methode für die Bereitstellung von virtueller Gruppenarbeit darstellt und somit einen Teilbereich der sog. Groupware-Systeme bildet. Da das im Rahmen der Proseminarveranstaltung ausgegebene Thema Workflow- Systeme nicht besetzt war und somit keine Gefahr durch eventuelle Überschneidungen der beiden Themenfelder entstand, wird in dieser Arbeit das Thema Workflow mitbehandelt. Hierdurch wurde die Darstellung des Workgroup- Begriffes vereinfacht und ermöglichte die Darstellung eines Gesamtüberblickes über die beiden großen Bereiche des Groupware-Begriffes. Diese Arbeit dient als Basis für einen mündlichen Vortrag, der im Rahmen der Proseminarveranstaltung am stattfand, ohne näher beanstandet worden zu sein. Die dort verwendeten Folien, die im Wesentlichen mit dem vorliegenden Dokument deckungsgleich sind, wurden der Arbeit bei Abgabe beigefügt.

4 Inhalt / Gliederung 1. Obligatorisches 1.1. Ehrenwörtliche Erklärung 1.2. Einleitung / Vorbemerkungen 1.3. Inhalt / Gliederung 1.4. Quellenverzeichnis 1.5. Abbildungsverzeichnis 1.6. Tabellenverzeichnis 2. Einführung 2.1. Warum Gruppenarbeit? 2.2. Strukturelle Probleme derzeitiger Organisationen 2.3. Lösungsansätze 3. Die Begriffe im Einzelnen 3.1. Computer Supported Cooperative Work (CSCW) 3.2. Groupware Systeme und Workgroup-Computing 3.3. Workflow Management Systeme 3.4. Abgrenzung zwischen CSCW, Groupware, Workgroup Computing, Workflow Management 4. Unterschiede zwischen Workgroup- und Workflow Systemen 4.1. Vergleich Workgroup vs Worflow 4.2. Unterschiede der beiden Systeme 5. Einsatzmöglichkeiten 5.1. Informationsaustausch zwischen den Gruppenmitgliedern 5.2. gemeinsame Erstellung von Dokumenten 5.3. Gemeinsame Entscheidungsfindung 5.4. Koordination kompolexer Gruppenarbeitsprozesse 5.5. Schematische Übersicht 6. Vor- und Nachteile

5 Quellenverzeichnis 1. Seminararbeit Definition und Klassifikation der Begriffswelt um CSCW, Workgroup Computing, Groupware, Workflow Management Universität Gesamthochschule Essen; Allgemeine Wirtschaftsinformatik Vorgelegt dem Fachbereich Wirtschaftswissenschaften der Universität Gesamthochschule Essen von Stein, Dominik Jahr der Veröffentlichung: Diplomarbeit Workflow Systeme mit Internetanbindung Von Lale Suman WU Wien Vorlesungsskript zur Lehrveranstaltung Computergestützte Gruppenarbeit (CSCW, Groupware) Prof. J. Schlichter, Lehrstuhl für angewandte Informatik / Kooperative Anwendungen, Fakultät für Informatik, TU München Sommersemester 2000j 4. Skript zur Lehrveranstaltung Verteilte Systeme ; 3.2 Computer Supportet Cooperative Work Prof. (?) Dumke Uni Magdeburg, WS 2003 / 2004

6 Abbildungsverzeichnis Abbildung 3.1. CSCW Workgroup - Workflow Abbildung 3.2. Überschneidungen der Begriffe Groupware, Workgroup Computing und Workflow Management Abbildung 4.1 Strukturierungsgrad Workgroup Workflow Abbildung 5.1 Anwendungsbereiche von CSCW Tabellenverzeichnis Tabelle 4.1 Unterschiede Workgroup vs Workflow

7 II. Einführung 1. Warum Gruppenarbeit? Der breite Einsatz von Rechnern am Arbeitsplatz zusammen mit deren Vernetzung führt seit einiger Zeit zu Bestrebungen, diese Ressourcen nicht nur zur verteilten Datenverarbeitung zu verwenden, sondern auch ein gemeinsames, interaktives Arbeiten zu ermöglichen. In diesem Zusammenhang entstanden Begriffe wie "Computer Supported Cooperative Work", kurz CSCW, oder auch "Groupware" 1. Aufgrund struktureller Probleme von Organisationen und Unternehmungen gewinnt der Begriff CSCW zunehmend an Bedeutung. 2. Strukturelle Probleme derzeitiger Organisationen Nachfolgend werden einige Gründe für die zunehmende Bedeutung von CSCW behandelt: Organisationen mit starren, hierarchischen Strukturen können nur schwer auf innovative und neue Entwicklungen reagieren 2. Oft existiert eine streng hierarchische Organisationsstruktur mit sehr abgegrenzten Kompetenzbereichen, bei der die vertikale Kommunikation zu Lasten der horizontalen Kommunikation geht. Da bei einer solchen Struktur der Großteil der Kommunikation über den Vorgesetzten läuft, entstehen einerseits oft Zeitverluste bei der Kommunikation, weil jeder auf ihn warten muss, andererseits auch Informationsverluste, die durch möglicherweise unbeabsichtigtes Filtern der weiterzugebenden Information entstehen 2. 1 Quelle: Vorlesungsskript Computergestützte Gruppenarbeit, Was ist computergestützte Gruppenarbeit 2 Quelle: Vorlesungsskript Computergestützte Gruppenarbeit, Probleme in derzeitigen Organisationen

8 Durch die Ineffizienz innerbetrieblicher Kooperation entstehen Arbeitsverluste, die durch Koordinationsprobleme, Mangel an Erinnerung, Informationsüberlastung, unvollständige Informationsauswertung / Aufgabenanalyse sowie durch die Dominanz von einzelnen Personen verursacht werden 2. Oft ist die Information zwar vorhanden, aber für den Benutzer nicht zugreifbar. Es bestehen also Probleme beim Bereitstellen der Informationen. Meist wird die Verwaltung der Informationen auf die Benutzer übertragen was im ungünstigsten Fall zur Folge hat, dass der Zugriff auf sie nicht mehr möglich ist Lösungsansätze Aus den in Ziffer 2 erläuterten Problemen ergibt sich daher die Flexibilisierung von Organisationen als notwendige Konsequenz. Dies kann u. A. erreicht werden durch Streichung überflüssiger Hierarchieebenen Einsatz schlagkräftiger Gruppen für zeitlich begrenzte Aufgaben und Projekte Dynamische Zuteilung räumlich verteilter Benutzer zu einer Gruppe je nach fachlicher Kompetenz 2.

9 III. Die Begriffe im Einzelnen 1. Computer Supported Cooperative Work (CSCW) Unter CSCW wird ein interdisziplinäres Forschungsgebiet aus Informatik, Soziologie, Psychologie, Arbeits- und Organisationswissenschaften, Anthropologie, Ethnographie, Wirtschaftsinformatik, Wirtschaftswissenschaften, u.a. verstanden, das sich mit Gruppenarbeit und die Gruppenarbeit unterstützender Informations- und Kommunikationstechnologie befasst. Im Zusammenhang mit CSCW erforschen Wissenschaftler aus den verschiedensten Disziplinen die kooperative Arbeit in Organisationen und deren Unterstützung durch die Technik. Durch die Multidisziplinarität entstehen jedoch Konflikte zwischen Begriffsdefinitionen sowie Meinungsverschiedenheiten über die Forschungsinhalte bzw. -schwerpunkte. Große Unklarheit besteht, welche Elemente kooperative Arbeit bzw. Gruppenarbeit ausmachen und wie sie unterstützt werden können. CSCW sucht also noch seine Abgrenzung zu anderen Forschungsgebieten. Daher werfen einige Autoren die Frage auf, ob es wirklich notwendig ist, CSCW genau zu definieren 3. Der Begriff dient in der Regel als Oberbegriff für die verschiedenen Theorien und Methoden der Unterstützung der Gruppenarbeit 4. CSCW Workgroup Workflow Abb CSCW Workgroup - Workflow 3 Quelle: Seminararbeit Definition und Klassifikation der Begriffswelt um CSCW, Workgroup Computing, Groupware, Workflow Management, der Begriff CSCW 4 Quelle: Lale Suman: Workflow mit Internetanbindung, WU Wien 1999, Computer Supported Cooperative Work

10 2. Groupware Systeme und Workgroup-Computing Der Groupwarebegriff ist weit stärker umstritten als der Begriff CSCW. Die Auffassungen, was zur Groupware gehört und wozu sie dient, gehen in der Literatur weit auseinander. Unklarheiten, was Groupware von anderen Produkten abgrenzt, gibt es bezüglich den Komponenten eines Informations- und Kommunikationssystems, der Art der zu unterstützenden Gruppenarbeit sowie die Größe der zu unterstützenden Organisationseinheit, den Unterstützungsfunktionen und deren Umfang sowie wirtschaftlichen und organisatorischen Zielsetzungen. Groupware besteht nicht nur aus Software, sondern umfaßt auch Hardware. Allgemein kann Groupware wie folgt definiert werden: Die praktische Umsetzung der im CSCW-Forschungsgebiet gewonnen Erkenntnisse in ein Informations- und Kommunikationssystem, das die Teamarbeit unterstützt, wird als Groupware bezeichnet. Einflußfaktoren [urspr.: Komponenten] von Groupware sind Mensch, Aufgabe, Organisation und Technik 5. Der Begriff Workgroup Computing ist seltener in der Literatur zu finden. Es bedeutet in der Regel die praktische Anwendung von Groupware. Wird Workgroup Computing als Gegensatz zu Workflow Management verstanden, stellt es eine flexible informations- und kommunikationstechnologische Unterstützung einer kleineren Gruppe, die in Eigenregie unterschiedliche und überwiegend unstrukturierte Aufgaben mit einer niedrigen Wiederholungsfrequenz bearbeitet, dar Workflow Management Systeme Im Gegensatz zu Groupware werden Workflow-Management-Systeme bei stark strukturierten Vorgängen verwendet. Sie besitzen die Fähigkeit, die Abläuefe aktiv zu steuern und zu koordinieren. Dabei können die Abläufe bei Bedarf geänderten 5 Quelle: Seminararbeit Definition und Klassifikation der Begriffswelt um CSCW, Workgroup Computing, Groupware, Workflow Management, Der Begiff Groupware 6 Quelle: Seminararbeit Definition und Klassifikation der Begriffswelt um CSCW, Workgroup Computing, Groupware, Workflow Management, Der Begiff Workgroup Computing

11 Anforderungen angepasst werden. Workflow-Management Systeme ermöglichen auch die Simulation der Abläufe 7. Bisher werden überwiegend strukturierte Arbeitsvorgänge mit folgenden Eigenschaften automatisiert 8 : große Anzahl von Personen und Applikationen, organisationsumfassend hoher Strukturierungsgrad hohe Wiederholungsfrequenz mit wenigen Ausnahmen Dies hat zur Folge, dass Workflow Management immer mehr zu Groupware wird, die alle Dimensionen der Interaktion unterstützt. 7 Quelle: Lale Suman: Workflow mit Internetanbindung, WU Wien 1999, Workflow-Management-Systeme 8 Quelle: Seminararbeit Definition und Klassifikation der Begriffswelt um CSCW, Workgroup Computing, Groupware, Workflow Management, Der Begiff Workflow Management

12 4. Abgrenzungen zwischen CSCW, Groupware, Workgroup Computing, Workflow Management Die folgende Grafik soll nun die momentane Verständnissituation wiedergeben, die aus den unterschiedlichen Abgrenzungen der einzelnen Begriffe zueinander entsteht. Abbildung 3.2 Überschneidungen der Begriffe Groupware, Workgroup Computing und Workflow Management 9 9 Bildquelle: Seminararbeit Definition und Klassifikation der Begriffswelt um CSCW, Workgroup Computing, Groupware, Workflow Management, Abb. 2.3

13 IV. Unterschiede zwischen Workgroup- und Workflow Systemen 1. Vergleich Workgroup vs Worflow Sowohl bei Workgroup- als auch bei Workflow- Systemen wird die Steuerung der Abläufe aus den eigentlichen Anwendungen, die das jeweilige Gruppenmitglied verwendet, herausgenommen. Sie läuft extern in den jeweiligen Systemen ab. Den beiden Systemen liegen unterschiedliche Funktionen zugrunde. Bei Workflow- Systemen werden die Informationen explizit an den Anwender gesandt. Er verhält sich also passiv. Dies wird als Informationen-Push-Modell bezeichnet. Dagegen basieren Workgroup-Systeme auf dem Informationen-Pull-Modell, welches intelligente Datenbanken verwendet. Die Anwender greifen dabei zur Bearbeitung eines gemeinsamen Themas auf Applikationen und Informationen zu. Die benötigen Informationen müssen also aktiv geholt werden. D A T E N Q U E L L E Workgroup Workflow Daten müssen explizit angefordert werden Anwender erhält nur angeforderte Daten Keine Struktur vorhanden strukturiert Dem Anwender zugewiesene Datengruppen werden automatisch an ihn gesandt. Systemstruktur vorhanden. Aktive Handlung Anwender Eingriff möglich nicht Abb. 4.1 Strukturierungsgrad Workgroup Workflow

14 Bei Workflow-Systemen kann auf der Anwenderebene nicht in den Verteilungsprozess eingegriffen werden, der an den Zielen der Aufgaben orientiert ist, für die das System vorgesehen ist. 2. Unterschiede der beiden Systeme Die folgende Tabelle stellt Workgroup- und Workflow Systeme gegenüber, um die unterschiedlichen Merkmale des jeweiligen Systems deutlich zu machen. Workgroup Workflow Einsatzschwerpunkt Kooperative Gruppenaufgaben unterstützen Komplexe Büroprozesse mit hoher Priorität managen Aufgabentyp Entscheidungen, Projekt-, Teamaufgaben Zeit- und ereignisgesteuerte Prozessbearbeitung Charakteristik Koordination von Aufgaben mit Hilfe eines Dokumentenmanagement Systems. Schaffung einer Infrastruktur Ablauforganisation durch Verknüpfung von unterschiedlichen Systemen zu einem vorgangsorientierten Anwendungssystem automatisieren Arbeitsabläufe Wenig strukturiert Gut vorstrukturiert Betrachtungsobjekt Mitarbeiter Aufgabe bzw. Vorgang Orientierung an Gruppen und Unternehmung Arbeitsplätze Gesteuert von Benutzer System Organisation Benutzer System Steuerung & Kontrolle Benutzer System Architektur Eher dezentral Eher zentral Tabelle 4.1 Unterschiede Workgroup vs Workflow 1 In der aktuellen Praxis spielt diese Abgrenzung eine immer geringere Rolle, denn Workflow-Management Systeme integrieren Groupware- und Dokumentenmanagementsysteme und umgekehrt. Daher verschwimmen die Grenzen zwischen den Systemen Quelle: Lale Suman: Workflow mit Internetanbindung, WU Wien 1999, Vergleich Workflow- und Workgroup Systeme

15 V. Anwendungsgebiete Im Folgenden werden die allgemeinen Anwendungscharakteristika von CSCW dargestellt 11 : 1. Informationsaustausch zwischen den Gruppenmitgliedern. Dies kann geschehen durch o Face to Face Sitzungen, wie z.b. Videokonferenzen o gemeinsame Informationsbasis ( Newsgroups ) bzw. Kooperationsbasis. o Unterstützung von Lehr- und Lernsystemen, z.b. E-Lerning Dies kann in synchroner oder asynchroner Form geschehen (siehe Abb. 5.1). 2. die gemeinsame Erstellung von Dokumenten, z.b. o zur gemeinsamen Software bzw. Systementwicklung o zur Ver- und Bearbeitung von Dokumenten 3. die gemeinsame Entscheidungsfindung für z.b. o das Projektmanagement o die gemeinsame Analyse und Bewertung. 4. die Koordination komplexer Gruppenarbeitsprozesse, z.b. als o Firmen- / Behördenmanagement o Unterstützung einer (weltweit) verteilten ununterbrochenen Produktionsform 11 Quelle: Lehrveranstaltung Verteilte Systeme

16 5. Schematische Übersicht Die folgende Grafik zeigt eine Darstellung der Anwendungsbereiche von CSCW. Abb. 5.1 Anwendungsbereiche von CSCW Bildquelle: Lehrveranstaltung Verteilte Systeme

17 VI. Vor- und Nachteile Welche Vor- oder Nachteile die jeweilige Art des Systems mit sich bringt, hängt wie in Kapitel IV dargestellt von der Weise des gewünschten Einsatzfeldes ab, auf dem das jeweilige System seine Arbeit verrichten soll. Daher kann bezüglich der Vor- und Nachteile der beiden Systeme kein pauschales Werturteil getroffen werden; vielmehr sind im jeweiligen Einzelfall die Für und Wider nach den oben beschriebenen Gesichtspunkten sorgsam abzuwägen.