Dokumentation: V 1.0 Datum:

Transkript

1 Dokumentation: V 1.0 Datum:

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einführung Hilfe Online-Terminbuchung Aufruf der Online-Terminbuchung Aufruf des internen Terminmanagers Ändern der Internet-Adresse der Online-Terminbuchung Festlegen der Zeitbereiche für die Online-Terminbuchung Sperren von Zeitbereichen Sperren einzelner Terminslots Sperren einzelner Tage Sperren einer Woche Festlegen des Zeitrasters für den Terminmanager Festlegen des Zeitrasters für die Online-Terminbuchung Festlegen von Fragen und Antworten für die Terminbuchung Erfassen von nicht online vereinbarten Terminen Seite 2 von 27

3 1. Einführung Willkommen bei Arzt-Auskunft Termin - Ihrer Online-Terminbuchung. Vielen Dank, dass Sie Arzt-Auskunft Termin Free oder Arzt-Auskunft Termin Easy für die Terminvereinbarung mit Ihren Patienten einsetzen möchten. Arzt-Auskunft Termin Free und Arzt-Auskunft Termin Easy sind einfach zu benutzende Online-Terminbuchungssysteme, über die Ihre Patienten jederzeit einen Termin in Ihrer Praxis online vereinbaren können. Die Versionen Free und Easy unterscheiden sich durch ihren Leistungsumfang: Arzt-Auskunft Termin Free kann kostenlos genutzt werden kann, verfügt aber nur über einen eingeschränkten Nutzungsumfang (nur ein Terminplan mit maximal 50 Terminerfassungen pro Monat). Auf Wunsch können Sie diesen Umfang durch kostenpflichtige Zusatzpakete erweitern. Für Arzt-Auskunft Termin Easy fällt ein Nutzungsentgelt an, dafür ist die Anzahl der Buchungen nicht limitiert. Über den integrierten internen Terminmanager können Sie sich die von Ihren Patienten online gebuchten Termine ansehen, Termine manuell eingeben und ändern sowie alle Einstellungen an Ihrem Arzt-Auskunft Termin-System vornehmen. Sie können Arzt-Auskunft Termin über alle gängigen Internet-Browser bedienen. Die Installation einer speziellen Software ist nicht notwendig. Dadurch können Sie von überall auf Arzt-Auskunft Termin zugreifen, wo Sie einen Internetzugang mit Internet-Browser zur Verfügung haben. Wenn Sie Fragen zu Arzt-Auskunft Termin haben, senden Sie uns bitte eine an support-termin@arzt-auskunft.de Seite 3 von 27

4 2. Hilfe Wenn Sie den internen Terminmanager aufrufen (siehe Kapitel 3.2), finden Sie unter dem Menüpunkt Hilfe die PDF-Dokumente Schnellstart, Handbuch und Einbindung in die Webseite. Um sie zu öffnen, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Titel. Um sie zu speichern, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie die Aktion Ziel speichern unter. Über den Menüpunkt Support können Sie sich bei Fragen oder Problemen an unser Support-Team wenden Seite 4 von 27

5 3. Online-Terminbuchung 3.1. Aufruf der Online-Terminbuchung Patienten können Ihre Online-Terminbuchung über eine speziell für Sie eingerichtete Internet-Adresse aufrufen. Diese wird beim Anlegen Ihres Kontos automatisch aus der -Adresse generiert, die Sie bei der Anmeldung angeben. Beispiel: Ihre -Adresse: Ihre Online-Terminbuchung: Die Internet-Adresse Ihrer Online-Terminbuchung können Sie beispielsweise auf Ihrer Website einbauen, per verschicken oder Ihren Patienten in Briefen mitteilen. Großund Kleinschreibung spielen dabei keine Rolle: Sie können die Internet-Adresse also auch in der Schreibweise angeben. Falls Sie die Internet-Adresse Ihrer Online-Terminbuchung ändern möchten, ist dies unter dem Menüpunkt Einstellungen des internen Terminmanagers möglich (siehe 3.3) Aufruf des internen Terminmanagers Ihren internen Terminmanager können Sie über die Startseite von Arzt-Auskunft Termin aufrufen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1. Rufen Sie auf und klicken Sie auf Einloggen. Seite 5 von 27

6 2. Geben Sie in der Anmeldebox Ihren Benutzernamen ( -Adresse) und Ihr Kennwort ein und klicken Sie dann auf Anmelden. Wenn Sie die Option Dauerhaft anmelden auswählen, werden Ihre Anmeldedaten in einem Cookie abgelegt, so dass Sie das nächste Mal, wenn Sie diese Seite aufrufen, automatisch angemeldet werden. Nach der Anmeldung befinden Sie sich in Ihrem Terminplan. Seite 6 von 27

7 3.3. Ändern der Internet-Adresse der Online-Terminbuchung Um die Internet-Adresse für Ihre Online-Terminbuchung zu ändern, gehen Sie wie folgt vor: 1. Rufen Sie in Ihrem internen Terminmanager den Menüpunkt Einstellungen auf. 2. Klicken Sie im Register Einstellungen unter Allgemeine Einstellungen auf den Menüpunkt Online-Terminbuchung. 3. Die Einstellungsseite für Ihre Online-Terminbuchung wird geöffnet: Auf dem ersten Register können Sie in dem Textfeld Internet-Adresse die Adresse Seite 7 von 27

8 Ihrer Online-Terminbuchung ( ändern. Dabei ist der erste Teil ( fest vorgegeben und kann nicht geändert werden. Sie können jedoch den zweiten Teil (IhrName) verändern und Ihren Wunschnamen eingeben. Dabei sind jedoch folgende Einschränkungen zu beachten: - Die Bezeichnung darf nicht leer sein und darf nur aus den Buchstaben A-Z bzw. a-z, den Ziffern 0-9 sowie den Sonderzeichen Punkt (.), Unterstrich (_) und Bindestrich (-) bestehen. - Die Bezeichnung muss innerhalb von Arzt-Auskunft Termin eindeutig sein. Wird die gewünschte Bezeichnung bereits von einem anderen Arzt verwendet, so müssen Sie eine andere Bezeichnung für Ihre Online-Terminbuchung wählen. 4. Scrollen Sie nach unten und schließen Sie die Änderung der Internet-Adresse mit einem Klick auf die Schaltfläche Speichern ab. 5. Sie befinden sich jetzt wieder in dem Menü Einstellungen. Von dort kommen Sie über den Menüpunkt Zurück zum Terminplan zurück zu Ihrem Terminplan. Seite 8 von 27

9 3.4. Festlegen der Zeitbereiche für die Online-Terminbuchung Pro Terminplan können Sie festlegen, welche Zeitbereiche einer Woche standardmäßig für die Online-Terminvergabe angeboten werden. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, einzelne Termine, Tage oder Wochen individuell zu sperren (siehe 0). Als Voreinstellung sind die Zeitbereiche Mo - Fr 09:00 bis 17:00 Uhr für die Online- Terminbuchung freigegeben. Um diese Zeitbereiche zu verändern, gehen Sie wie folgt vor: 1. Rufen Sie den Menüpunkt Einstellungen auf. 2. Klicken Sie unter Terminpläne auf den Terminplan, für den Sie die Zeitbereiche verändern möchten. 3. Wählen Sie das Register Arbeitszeiten aus. 4. Nun können Sie für jeden Wochentag die Arbeitszeiten Ihrer Praxis angeben: Mit einem Klick auf fügen Sie eine Arbeitszeit zu einem Wochentag hinzu. Mit einem Klick auf löschen Sie die entsprechende Arbeitszeit. Seite 9 von 27

10 Wenn Sie eine Arbeitszeit für die Online-Terminbuchung freigeben möchten, so dass Ihre Patienten Termine in diesen Zeitbereichen online buchen können, so klicken Sie in der letzten Spalte die Option Freigegeben für Online- Terminbuchung an. Bei Tagen oder Zeitbereichen, für die grundsätzlich keine Online-Buchung möglich sein soll, deaktivieren Sie die Option. 5. Wenn Sie die gewünschten Änderungen eingetragen haben, schließen Sie die Bearbeitung der Arbeitszeiten mit einem Klick auf die Schaltfläche Speichern am Seitenende ab. 6. Sie befinden sich jetzt wieder in dem Menü Einstellungen. Von dort kommen Sie über den Menüpunkt Zurück zum Terminplan zurück zu Ihrem Terminplan. Seite 10 von 27

11 3.5. Sperren von Zeitbereichen Wenn Sie zu bestimmten, nicht wiederkehrenden Zeiten keine Online-Termine zulassen möchten, können Sie diese Zeitbereiche sperren. Dabei können Sie sowohl einzelne Terminslots sperren als auch ganze Tage oder Wochen Sperren einzelner Terminslots Um einzelne Terminslots zu sperren, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie für den Terminplan das Register Tag aus, indem Sie auf den entsprechenden Reiter klicken. 2. Wählen Sie im Monatskalender den entsprechenden Tag aus, an dem Sie einzelne Terminslots sperren möchten. 3. Wählen Sie alle Terminslots, die Sie an dem ausgewählten Tag sperren möchten, durch Klick auf das entsprechende Auswahlkästchen an. Wählen Sie dann in der Seite 11 von 27

12 Auswahlliste über der Termintabelle die Aktion Sperren aus und klicken Sie auf Aktion ausführen. Die gesperrten Terminslots werden nun rot markiert dargestellt und als Gesperrt gekennzeichnet: Wenn Sie gesperrte Terminslots wieder freigeben möchten, so wählen Sie sie wie oben beschrieben erneut aus und klicken dann in der Auswahlliste die Aktion Freigeben (Entsperren) an. Seite 12 von 27

13 Sperren einzelner Tage Um einen oder mehrere Tage komplett zu sperren, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie auf das Register Woche und wählen Sie im Monatskalender die Woche mit dem gewünschten Tag aus. 2. Klicken Sie in der Spalte des Tages, den Sie sperren möchten, auf das -Symbol (Tag sperren). Seite 13 von 27

14 3. Der Tag wird nun als Geschlossen gekennzeichnet und die einzelnen Terminslots für diesen Tag werden deaktiviert. Wenn Sie einen gesperrten Tag wieder freigeben möchten, so klicken Sie bei dem betreffenden Tag auf das Häkchen-Symbol (Tag freigeben). Seite 14 von 27

15 Sperren einer Woche Um eine komplette Woche zu sperren, gehen Sie bitte folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie auf das Register Woche und wählen Sie im Monatskalender die gewünschte Woche aus. 2. Klicken Sie in der linken Spalte auf das -Symbol (Alle Tage sperren), um alle Tage der ausgewählten Woche zu sperren. Seite 15 von 27

16 3. Alle Tage werden als Geschlossen angezeigt und die Terminslots werden bei allen Tagen deaktiviert. Wenn Sie die Woche wieder freigeben möchten, so klicken Sie auf das Häkchen- Symbol (Woche freigeben) in der linken Spalte. Seite 16 von 27

17 3.6. Festlegen des Zeitrasters für den Terminmanager Das Zeitraster für den Terminmanager legt fest, wie ein Terminplan in einzelne Terminslots unterteilt wird. Das Zeitraster bestimmt auch die Dauer, die einem Termin automatisch zugeordnet wird, wenn keine anderslautenden Angaben zur Länge des Termins gemacht werden. Die Standardeinstellung beträgt 30 Minuten. Um ein anderes Zeitraster für einen Terminplan einzustellen, führen Sie folgende Schritte aus: 1. Rufen Sie den Menüpunkt Einstellungen auf und klicken Sie unter Terminpläne auf den Terminplan, für den Sie das Zeitraster einstellen möchten. 2. Wählen Sie in dem Register Terminplan Allgemein das gewünschte Zeitraster für den Terminmanager aus und klicken Sie auf Speichern. Seite 17 von 27

18 3.7. Festlegen des Zeitrasters für die Online-Terminbuchung Das Zeitraster für die Online-Terminbuchung legt fest, in welchem Zeitabstand freie Termine bei der Online-Terminbuchung angezeigt werden. Bei der Standardeinstellung automatisch richtet sich der Zeitabstand, in dem freie Termine angezeigt werden, nach der ermittelten Dauer des Termins. Beträgt z.b. die Termindauer 30 Minuten, so werden freie Termine im Abstand von 30 Minuten angezeigt. Alternativ können Sie ein festes Zeitraster für die Online-Terminbuchung vorgeben. Wenn Sie z.b. ein Raster von 15 Minuten einstellen, werden freie Termine immer in diesem Abstand angezeigt. Um das Zeitraster für die Online-Terminbuchung umzustellen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Rufen Sie den Menüpunkt Einstellungen auf und klicken Sie unter Terminpläne auf den Terminplan, für den Sie das Zeitraster einstellen möchten. 2. Wählen Sie in dem Register Terminplan Allgemein das gewünschte Zeitraster für Online-Terminbuchung aus und klicken Sie auf Speichern. Seite 18 von 27

19 3. Wählen Sie in dem Register Terminplan Allgemein das gewünschte Zeitraster für Online-Terminbuchung aus und klicken Sie auf Speichern. Seite 19 von 27

20 3.8. Festlegen von Fragen und Antworten für die Terminbuchung Durch die Festlegung von Fragen und Antwortmöglichkeiten können Sie bei der Online- Terminbuchung steuern, welche Dauer durch einen Termin belegt wird. Sie können bis zu drei Fragen mit beliebig vielen Antwortmöglichkeiten definieren. Jeder Antwortmöglichkeit können Sie eine Termindauer zuordnen. Je nachdem, welche Antworten der Patient auswählt, bucht Arzt-Auskunft Termin für ihn einen Termin mit der passenden Dauer. Wenn Sie Termine manuell in Ihren Terminplaner eintragen, so können Sie optional ebenfalls Antworten zu Fragen auswählen. Auch hier schlägt Arzt-Auskunft Termin aufgrund der ausgewählten Antworten die entsprechende hinterlegte Termindauer vor. Wenn Sie keine Fragen definieren, so wird bei der Online-Terminbuchung als Terminlänge das Zeitraster verwendet, das Sie für den Terminplan eingestellt haben. Arbeiten Sie in Arzt-Auskunft Termin mit mehreren Terminplänen, so können Sie bei der Online-Terminbuchung als ersten Schritt abfragen, für welchen Terminplan ein Termin gebucht werden soll. So legen Sie eine Frage mit Antworten fest: 1. Rufen Sie den Menüpunkt Einstellungen auf und klicken Sie auf Terminfelder und Terminfragen. Seite 20 von 27

21 2. Klicken Sie auf das Register Terminfragen. 3. Geben Sie in das Textfeld Frage 1 ein, was Sie bei der Online-Terminbuchung als ersten Punkt abfragen möchten. Beispiel: Worum geht es bei Ihrem Termin? 4. Geben Sie unter Eingabehinweis für Patienten optional einen Hinweis zu der Frage ein. Beispiel: Wählen Sie bitte aus, welches Anliegen Sie zu uns führt, damit wir uns auf den Termin vorbereiten können. Seite 21 von 27

22 5. Geben Sie jetzt in dem Eingabebereich Antworten die möglichen Antworten zu der Frage ein, beispielsweise Impfung. Für jede Antwortmöglichkeit können Sie einen kurzen Text für die Infoblase definieren, die bei der Online-Buchung neben der Antwort angezeigt wird. Außerdem können Sie jeder Antwortmöglichkeit eine Dauer in Min. und ein Kürzel zuordnen. 6. Um eine weitere Antwort zur Frage 1 hinzuzufügen, klicken Sie auf Weitere Antwort hinzufügen. Seite 22 von 27

23 7. Möchten Sie eine Antwortmöglichkeit löschen, klicken Sie im entsprechenden Abschnitt auf Antwort löschen. 8. Wenn Sie alle gewünschten Antwortmöglichkeiten eingetragen haben, klicken Sie auf Speichern. Seite 23 von 27

24 9. Sie können die vorgenommenen Einstellungen ausprobieren, indem Sie im Register Einstellungen auf den Menüpunkt Online-Terminbuchung testen klicken. Der erste Schritt der Online-Terminbuchung sieht nach der Eingabe der ersten Frage und der ersten beiden Antwortmöglichkeiten folgendermaßen aus: 10. Um die Anzeigereihenfolge der Fragen zu verändern, klicken Sie auf die grünen Tauschpfeile. Seite 24 von 27

25 11. Wenn Sie die Reihenfolge der Antworten verändern möchten, klicken Sie auf die Antwort, die Sie verschieben möchten. Die ausgewählte Antwort wird dann rosa hinterlegt, und Sie können sie mit an die gewünschte Stelle verschieben. 12. Schließen Sie das Fenster der Online-Terminvereinbarung wieder, um zu den Einstellungen zurückzukommen. Um wieder zu Ihrem Terminplan zurückzukehren, klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück zum Terminplan. Seite 25 von 27

26 3.9. Erfassen von nicht online vereinbarten Terminen Sie können auch Termine, die Sie persönlich oder telefonisch vereinbart haben, in den internen Terminmanager eingeben, um sie gemeinsam mit Ihren Online-Terminen zu verwalten. Dazu gehen Sie wie folgt vor: 1. Melden Sie sich bei dem internen Terminmanager an (siehe 3.2). 2. Sie befinden Sie standardmäßig im Register Tag. Klicken Sie im Monatskalender auf den gewünschten Tag und wählen Sie dann die entsprechende Startzeit aus, für die Sie den Termin eintragen möchten. Klicken Sie dann in dem entsprechenden Terminslot auf die gewünschte Uhrzeit oder das Symbol Bearbeiten. Hinweis: Sie können Termine auch im Register Woche erfassen: Klicken Sie dort dazu auf die Uhrzeit des entsprechenden Tages. Seite 26 von 27

27 3. Geben Sie im Erfassungsfenster für den neuen Termin die Details zu dem Termin ein. Das einzige Feld, welches Sie zwingend ausfüllen müssen, ist das Feld Name. Alle anderen Angaben sind optional. Um den neuen Termin zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Der angelegte Termin wird nun in Ihrem Terminmanager angezeigt: Seite 27 von 27