Papierlose Immatrikulation für internationale Studierende an der HU Berlin

Transkript

1 Papierlose Immatrikulation für internationale Studierende an der HU Berlin LASTENHEFT Version: 1.0 Autoren Benjamin Schlotter Kai Gutacker Datum: March 19, 2015

2 Inhalt Inhalt 1 bestimmung Produkteinsatz Produktfunktionen Bewerber Funktionen Bearbeiter Funktionen Admin Funktionen System Funktionen Triviale Funktionen Use-Case Übersicht Anmerkungen Status eines Dokumentes Glossar Seite

3 Produkteinsatz 1. bestimmung Das International Office der HU Berlin soll mit diesem System in die Lage versetzt werden, die Immatrikulation aller internationalen Studierenden in allen Programmen mit Hilfe einer elektronischen Akte für jeden Studierenden durchzuführen. Es sollen keine Papierakten mehr geführt werden. Die Bewerbung läuft nach wie vor über die Seite uni-exchange.eu, die von der Firma Uni-assist betrieben wird. Dieses System soll nur den Immatrikulationsvorgang verbessern. Zurzeit ist es so, dass die über uni-exchange angenommenen Bewerber* zu ihrem Immatrikulationstermin alle nötigen Unterlagen mitbringen müssen. Erfahrungsgemäß ist dies bei einer großen Anzahl der Bewerber nicht der Fall. Dies erfordert zusätzlichen Aufwand für das Team und für den Bewerber. Das System soll an diesem Problem ansetzten. Es soll den Studierenden ermöglichen, die nötigen Dokumente online in das System hochzuladen wo sie dann von Mitarbeitern des International Office auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft werden. Es soll geprüft werden, ob es möglich ist, Moodle einzusetzen, ein anderes vorhandenes System genutzt werden kann, oder ob sogar eine Eigenentwicklung möglich wäre. Die Nutzung des neuen Systemes stellt keine größere Hürde für den Bewerber dar, da wir zurzeit auch voraussetzen, dass die Bewerber Zugang zum Internet haben und Dokumente scannen können. 2. Produkteinsatz Dieses System ist speziell für die Abläufe im International Office der HU konzipiert und soll auch nur dort eingesetzt werden. Die Immatrikulation findet zweimal im Jahr statt. Pro Immatrikulation kann es bis zu 1000 Bewerber geben die dieses System nutzen müssen. *Aus Gründen der Übersichtlichkeit wird im Folgenden nur die grammatikalisch maskuline Form verwendet. Dies schließt natürlich alle weiblichen Bewerberinnen gleichberechtigt mit ein. 3 Seite

4 Produktfunktionen 3.1 Bewerber Funktionen 3. Produktfunktionen 3.1 Bewerber Funktionen Registrierung Bewerber reiches Anmelden am System, um die für die Immatrikulation benötigten Dateien hochzuladen zu können Bewerber hat Nominierungs- über uni-exchange bekommen mit weiteren Instruktionen zur Anmeldung für dieses System Bewerber ist angemeldet und kann nun Dateien hochladen Bewerber kontaktiert International Office Bewerber Fächerwünsche des Bewerbers wurden angenommen und Nominierungs wurde verschickt. Bewerber registriert sich mit Namen, , Programm, Geburtsdatum, ID- Nummer aus Uni-Exchange 4 Seite

5 Produktfunktionen 3.1 Bewerber Funktionen Dokument hochladen Ein für die Immatrikulation benötigtes Dokument hochladen Bewerber ist im System angemeldet Datei ist hochgeladen Bewerber kontaktiert International Office Bewerber Sobald der Bewerber im System angemeldet ist, kann er die benötigten Dokumente hochladen. Informationen dazu müssen auf der Website bereitgestellt werden. Mehrere Dokumente auf einmal hochladen Eventuell sollte es eine Größen Beschränkung geben pro Dokument und eine maximale Anzahl an Dokumenten, um Missbrauch vorzubeugen. 5 Seite

6 Produktfunktionen 3.2 Bearbeiter Funktionen 3.2 Bearbeiter Funktionen Status eines Dokumentes ändern Dem Bewerber anzeigen, ob das hochgeladene Dokument akzeptiert wird oder nicht. Wenn nicht, wird der Bewerber darüber informiert Bewerber hat mindestens ein Dokument hochgeladen Dokument wurde akzeptiert Dokument wurde nicht akzeptiert Bearbeiter Ein Dokument wurde hochgeladen Auf einer Übersichtsseite im System wird angezeigt, welche Dokumente für welchen Bewerber noch keinen Status zugewiesen bekommen haben. Dokument kommentieren bzw. an Bewerber verschicken. 6 Seite

7 Produktfunktionen 3.2 Bearbeiter Funktionen Alle hochgeladende Dokumente als vollständig markieren Bewerber als fertig markieren Alle richtigen Dokumente wurden hochgeladen Bewerber wird darüber informiert, dass er alles richtig gemacht hat. siehe Status eines Dokumentes ändern Bearbeiter Alle Dokumente wurden als richtig markiert Wenn Bearbeiter die benötigten Dokumente als richtig markiert, kann er die Gesamtheit der Uploads als richtig markieren. Dies informiert den Bewerber das alles richtig ist und sperrt außerdem das hochladen weiterer Dokumente. 7 Seite

8 Produktfunktionen 3.2 Bearbeiter Funktionen Hochladen für Bewerber x sperren Das Hochladen weiterer Dokumente zu unterbinden Alle Dokumente sind vollständig und richtig Bewerber kann keine neuen Dokumente hochladen Bearbeiter Alle Dokumente sind richtig Der Bewerber soll, wenn alles fertig ist, keine weiteren Dokumente hochladen können, um Verwirrungen vorzubeugen. 8 Seite

9 Produktfunktionen 3.2 Bearbeiter Funktionen Bewerber Stornieren Löscht registrierten Bewerber aus dem System Bewerber hat sich registriert Den Bewerber gibt es nicht mehr im System Bearbeiter Sollte der Bewerber seinen geplantes HU-Semester stornieren, kann er aus dem System genommen werden. 9 Seite

10 Produktfunktionen 3.2 Bearbeiter Funktionen Dokument löschen Ein vom Bewerber hochgeladenes Dokument löschen Es wurde ein fehlerhaftes Dokument hochgeladen Dokument wurde erfolgreich gelöscht Dokument wurde nicht gelöscht Bearbeiter Die Möglichkeit sollte gegeben sein, um Spam zu verhindern. 10 Seite

11 Produktfunktionen 3.3 Admin Funktionen 3.3 Admin Funktionen Hinzufügen eines Bearbeiters Eine neue Person hinzufügen, die das Recht hat, die Dokumente eines Bewerbers anzusehen sowie deren Status zu verändern. Administrator muss existieren Neuer Bearbeiter ist hinzugefügt Administrator Die notwendigen Daten für einen Bearbeiter wird von einem Administrator eingegeben. Es wird festgelegt, für welche Programme der Bearbeiter zuständig ist. 11 Seite

12 Produktfunktionen 3.3 Admin Funktionen Bearbeiter löschen Einen Bearbeiter löschen Bearbeiter existiert im System Bearbeiter existiert nicht mehr im System Bearbeiter existiert im System Administrator Wechsel der Bearbeiter Durch möglicherweise häufigen Wechsel der Bearbeiter ist es wichtig, alte Accounts zu löschen. Damit gewährleistet man auch, dass nur eine minimal notwendige Gruppe Zugang zu den Bewerberdaten hat. 12 Seite

13 Produktfunktionen 3.4 System Funktionen 3.4 System Funktionen Erinnerung an Bewerber Bewerber muss kontinuierlich erinnert werden, dass noch Dokumente fehlen. Es sind nicht alle Dokumente vollständig Stundent erhält Erinnerung Erinnerung kommt nicht an System oder Bearbeiter Es sind nicht alle Dokumente vollständig und es ist genügend Zeit vergangen In einem frei festlegbaren Zeitintervall soll der Bewerber von dem System erinnert werden, sich um die fehlenden Dokumente zu kümmern. 3.5 Triviale Funktionen Angemeldete Bearbeiteren sollten ihre Nutzerdaten ändern können (z.b.: Namen, Passwort, ) Passwort vergessen Funktion für Nutzer und Bearbeiteren 13 Seite

14 Use-Case Übersicht 3.5 Triviale Funktionen 4. Use-Case Übersicht Immatrikulationssystem Registrierung Bewerber Dokument hochladen Bewerber stornieren Dokument löschen Admin Hinzufügen eines Bearbeiters Staus Dokument ändern Bearbeiter <<extend>> Bearbeiter löschen <<extend>> Alle Dokumente vollständig Hochladen sperren 14 Seite

15 Glossar 5.1 Status eines Dokumentes 5. Anmerkungen 5.1 Status eines Dokumentes Jedes neu hoch geladene Dokument bekommt den Status Hochgeladen. Ein Bearbeitet kann diesen Status ändern in angenommen oder abgelehnt. Die verschiedenen Status können auch farbkodiert sein. Für die Bearbeiter sollte es eine Übersichtsseite geben, auf der die Gesamtheit der Dokumente, die den Status Hochgeladen haben aufgelistet ist. Dies hat den Zweck einer schnelleren Bearbeitung. 6. Glossar Student, Bewerber Der, die Programmstudierende aus einem beliebigen Programm Bearbeiter Die zuständigen Personen für die Immatrikulation eines Programms System bezeichnet eine Software die oben genannte Anforderungen erfüllt. Dokumente für Die Immatrikulation Die Dokumente sind: Antrag auf Immatrikulation, Begrüßungsgeld Seite 1, Krankenversicherungsnachweis, Meldebescheinigung, Ausweis Kopie, Zahlungsnachweis, Nachweis Hochschulberechtigung 15 Seite