DRK-Ausweis und JRK-Ausweis in Scheckkartenformat

Transkript

1 Landesverband Westfalen-Lippe e.v. und JRK-Ausweis in Scheckkartenformat Den Ausweis können Sie auf Basis der in ZMS gegebenen Einträge für Rotkreuz- Ausweise bzw. JRK-Ausweise erstellen. Der in Scheckkartenformat entspricht den Design-Vorgaben des Generalsekretariates und ist nur in Verbindung mit dem internationalen in Papierform gültig. (Layout-Beispiele finden Sie auf der letzten Seite dieses ZMS- Tipps) Der und auch der JRK-Ausweis in Scheckkartenformat enthalten u. a. neben den Informationen: Name, Vorname, Geburtsdatum (auf der Rückseite) und der des Inhabers auch den Barcode, so dass eine Registrierung in ZMS per Scanner problemlos möglich ist. Der Ausweis enthält ein Bild der Helferin / des Helfers. Hierzu ist es zwingend notwendig, dass bei den Helferinnen / Helfern, die einen Ausweis in Scheckkartenformat erhalten sollen, ein aktuelles Bild in ZMS eingepflegt ist. Die Bestellung der Ausweise läuft über das Kompetenzzentrum ZMS. Um eine Bestellung auszulösen, schicken Sie die Druckdatei via an drkzms@drkwestfalen.de. Eine Anleitung zum Erstellen dieser Druckdatei, ist in diesem ZMS- Tipp enthalten. Die Ausweise werden kurzfristig für Sie angefertigt und Ihnen auf dem Postweg zugesandt. Eine aktuelle Preisliste steht Ihnen im Downloadbereich von zur Verfügung. Bei Fragen zu den en im Scheckkartenformat wenden Sie sich bitte direkt an das Kompetenzzentrum ZMS in Münster. Kontaktdaten Kompetenzzentrum ZMS: DRK-Landesverband Westfalen-Lippe e.v. Kompetenzzentrum ZMS Sperlichstr Münster Telefon: Mail: drkzms@drk-westfalen.de Stand:

2 1) Grundlegende Schritte Grundlage für den Ausweis in Scheckkartenformat sind die Daten des Rotkreuz- Ausweis bzw. JRK-Ausweis (Gespeichert unter Verwalt. 2, Ausweise ). Im Feld für Ausweis kann die des Ausweisinhabers eingetragen werden. Für die sbezeichnung können maximal 24 Zeichen verwendet werden. Tipp: Wählen Sie für Ihre Ausweise ein einheitliches Ablaufdatum. So müssen nur alle drei Jahre die Karten neu erstellt werden. Auch neu hinzukommende Helfer erhalten als Gültigkeitsdatum dieses Ablaufdatum. Als Serviceleistung kann das Kompetenzzentrum ZMS bei Wunsch für die bestellten Ausweise das neue Ablaufdatum in allen Ausweisen einstellen (sofern bei der Auftragserteilung dies beauftragt wurde und als Ablaufdatum der 24. oder eingetragen wurde). Einheitliches Ablaufdatum empfehlenswert. Für den Bildexport wird das unter Lebenslauf eingestellte Bild verwendet. Achten Sie darauf, dass Sie unter Lebenslauf / Bild ein aktuelles Bild im Format 3x4 (Hochkant) eingepflegt haben. Das Bild muss das Gesicht des Antragstellers zeigen und im Hochformat sein, nicht im Querformat, als Ganzkörperfoto oder mit mehreren Personen. Über die Software Windows Live galerie oder Microsoft Office 2010 können Sie die s ganze einfach, mit wenig Aufwand auf das Format 3x4 im Hochformat bringen. Die Software Windows Live galerie steht Ihnen auf der Seite kostenlos zum Download bereit.

3 2) Selektion der Personen für den Ausweis in Scheckkartenformat Suchen Sie unter dem Menüpunkt In den Daten suchen den entsprechenden Personenkreis aus Ihrem heraus. Diese können Sie entweder gezielt über die Namenssuche erreichen oder Sie selektieren die Daten über eine Abfrage. Nach Selektion des Personenkreises befinden Sie sich in dieser Maske: Klicken Sie dann auf Datenexport Suchergebnis / Starten auf Suchergebnis. 3) Exportauswahl wählen Sie den Export (Bzw. JRK-Ausweis ) aus. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Button Exportieren (ohne Einschränkung). Das System fragt Sie nun, mit welchem Programm die Daten exportiert werden sollen. Wählen Sie dazu unbedingt das standardmäßig vorgeschlagene Programm 7- zip File Manager aus und speichern Sie die Datei auf Ihrem PC. Sollte 7-zip nicht auf Ihrem Rechner installiert sein, so können Sie das Programm im Downloadbereich auf der Internetseite herunterladen.

4 ACHTUNG: Es werden nur die Daten selektiert, bei denen auch ein Bild hinterlegt ist! Die gespeicherte ZIP-Datei senden Sie per an das Kompetenzzentrum ZMS Folgende Informationen sind zwingend erforderlich: (Bitte in der mit angeben) Ansprechpartner Liefer- und Rechnungsanschrift Welcher Ausweistyp soll gedruckt werden?, JRK-Ausweis, Bergwacht-Ausweis, Wasserwacht-Ausweis? Werden Ausweishüllen bzw. Anhänger/JoJo-Bänder benötigt? Die folgende Tabelle zeigt eine Liste der Felder, die exportiert werden. Die Tabelleninhalte der Adressen entsprechen der Angabe Adresse des es. Reihenfolge Feldbezeichnung Tabelle/Menüfenster Anmerkungen 1. Vorname Person Seite 1 und Seite 2 2. Nachname Person Seite 1 und Seite 2 3. Geburtsdatum Person Seite 2 (Rückseite) 4. Straße Person Seite 1 und Seite 2 5. Hausnummer Person Seite 1 und Seite 2 6. PLZ Person Seite 1 und Seite 2 7. Ort Person Seite 1 und Seite 2 8. Barcode Person Seite 1 Mit Personalnr. 9. für Ausweis Ausweise Seite Ausweis-Nr.: Ausweise Seite bis Ausweise Seite Name 2 Adressen Seite 1 und Seite 2 (Rückseite) 13. Name 3 Adressen Seite 2 (Rückseite) 14. Straße Adressen Seite 2 (Rückseite) 15. Hausnummer Adressen Seite 2 (Rückseite) 16. PLZ Adressen Seite 2 (Rückseite) 17. Ort Adressen Seite 2 (Rückseite) 18. Telefon dienstlich Adressen Seite 2 (Rückseite) 19. Telefax dienstlich Adressen Seite 2 (Rückseite) 20. Internet Adressen Seite 2 (Rückseite) 21. Adressen Seite 2 (Rückseite) Zuzüglich wird das Bild der Person exportiert.

5 JRK-Ausweis