Doppelte Stammdatenprüfung in SAP

Transkript

1 excellence in data quality Dubletten Check Doppelte Stammdatenprüfung in SAP

2 Ohne Dubletten ein sorgenfreies Stammdatenleben Der LifeCycle von Stammdaten und deren Wert rückt immer mehr in den Fokus. Viele Unternehmen haben aufgrund schlechter Datenqualität als Folge ungewollter Stammdaten fehlerhafte Ansätze in der operativen und strategischen Planung und schlechte Ergebnisse bei Marketingaktionen. Ein zuverlässiges Reporting gestaltet sich schwierig und ist teilweise unmöglich. Daher sind die Prüfung und Bereinigung der Dubletten im SAP System eine wichtige Unterstützung für den wirtschaftlichen Erfolg. Im Kreditmanagement minimiert sich das Risiko, das Image des Unternehmens wird gesichert und es sind qualitative Auswertungen über Kunden und Lieferanten möglich. Auch für eine systemübergreifende Stammdatenverteilung, mit Master Data Governance, ist eine saubere Identifikation von gleichen Stammdaten zur Bildung des golden record wichtig Die integrierte Lösung für Ihre SAP Anwendung Marlin DublettenCheck (MDC) ist eine SAP zertifizierte, modulare Lösung. Je nach Anforderung des Unternehmens (ERP, CRM, Industry-Solution) werden über verschiedene Szenarien die zu untersuchenden Objekte (Debitor, Kreditor, zentraler Geschäftspartner und Ansprechpartner) festgelegt. Die drei Kernkomponenten bilden die Dialogprüfung zur Vermeidung neuer Dubletten, die Bestandsprüfung zur Erkennung und Kontrolle vorhandener doppelter Stammdaten sowie der Clearing Monitor zur Bearbeitung von Dublettengruppen. Suchtechnologie Für optimale Ergebnisse sorgt die Auswahl der Suchtechnologie. In MDC stehen verschiedene Technologien in Abhängigkeit der Anzahl der Stammdaten und Systemarchitektur zur Verfügung. intellisearch: Ist eine in Java programmierte Spitzensuchtechnologie, die entweder als DLL oder als Suchserver eingesetzt wird. intelli- Search verwendet alle Alphabete sowie Bildsprachen. Über Standardschnittstellen können andere Suchtechnologien über WebService angebunden werden. Diese können dann die integrierten Prozesse von MDC nutzen. Die Prüfung erfolgt durch Vergleiche von Feldinhalten, die bewertet und einem Dublettentypen zugeordnet werden. Durch frei definierbare Dublettentypen (wie etwa sichere Dublette, potentielle Umzugsdublette oder Bankverbindung gleich ) erhält der Anwender mehr Informationen zur vereinfachten Bearbeitung. Die dazu notwendigen Einstellungen für die Dublettenprüfung werden individuell definiert und können über das SAP Customizing geändert werden Vorteile integriert in SAP ERP und SAP CRM Systeme zertifizierte Lösung die Suchtechnologie kann ausgewählt werden modularer Aufbau zur flexiblem Nutzung Debitor, Kreditor, zentraler Geschäftspartner, Ansprechpartner Dialogprüfung, Bestandsprüfung, Prüfung auf externe Files Arbeitsvorräte und Monitor zur Verarbeitung erweiterbar mit Add-Ons integriert im Governance Prozess Debitor und Kreditor intellibasic: Ist eine in ABAP programmierte Suchtechnologie, die für kleine Mengen an Stammdaten beste Ergebnisse liefert. 2

3 Marlin Dubletten Check Doppelte Stammdatenprüfung in SAP Proaktive Dialogprüfung Die integrierte Dialogprüfung verhindert innerhalb der Pflege und Änderung von Stammdaten die Entstehung neuer Dubletten. Über eine Ergebnisanzeige wird der Anwender informiert, wenn der Datensatz bereits im System vorhanden ist. Dieser erhält hierzu weitere Informationen über die gefundenen Datensätze. Hat der Stammsatz Sperren, Buchungskreissichten oder wurde er als ein Primarysatz definiert. Aus dem Popup kann der Anwender einen weiteren Mitarbeiter zur Bearbeitung informieren und einen Hinweis zur weiteren Verarbeitung vermerken. Bestandsprüfung der Stammdaten Zur Bestandsprüfung der Stammdaten legt der Anwender ein Prüfprojekt an, indem er die zu durchsuchende Datenmenge selektiert und die Prüfeinstellungen festlegt. Zur Auswahl stehen neben der Anschrift auch die Bankverbindung, die Telefonnummer, die Steuernummer, die adresse und das Geburtsdatum bei Privatpersonen. Die gefundenen Dubletten werden zu Dublettengruppen zusammengefasst und in einem Beleg nachvollziehbar gespeichert. Über einen View kann sich der Anwender über das Prüfprojekt informieren. Er erhält Informationen zur Selektion der gefundenen Dubletten, eine Listanzeige der Ergebnisse sowie eine Übersicht zum aktuellen Bearbeitungsstand. Für die qualifizierte Weiterverarbeitung steht eine Clearingprozess mit Monitor und Abeitvorräten zur Verfügung. Clearing Monitor Das Clearing der Dubletten erfolgt über einen Bearbeitungsmonitor, in dem das Prüfprojekt aufgerufen wird. Der Stammdatenverantwortliche kann zur Bearbeitung die gefundenen Dublettengruppen einzelnen Mitarbeiter in Arbeitsvorräten zuordnen. Im Clearing Monitor werden die gefundenen Dubletten mit abhängigen Bewegungsdaten (Anzahl offene Posten, Aufträge, Angebote, Einkaufsinfosätze, Equipment, Umsatz u.a.) und Organisationsstrukturen (Anzahl Buchungskreise, Einkaufs-, Vertriebs-, Organisationsdaten) angezeigt. Verknüpfungen, wie etwa Debitor zu Kreditor oder ein als Debitor/Kreditor ausgeprägter Geschäftspartner und die Nutzung durch andere Stammdaten (Zentrale/Filiale, Partnerrollen, Kundenhierarchie u.a.) werden einfach dargestellt. Mittels eines Stammdatenstrukturbrowsers können Feldinhalte und die Nutzung schnell und überschaubar verglichen und geprüft werden. Über Funktionsbausteine lassen sich die Bewegungsdateninformationen kundenindividuell erweitern, um treffsicher gewollte Dubletten und Stammsätze innerhalb einer Unternehmenshierarchie zu erkennen. Durch die Primary-, Secondary-Kennzeichen werden die getroffenen Einstellungen gesichert und stehen anderen Anwendungen wie BW oder für Reporte zur Verfügung. Prüfung externer Daten Files Mit MDC können auch externe Stammdaten als File (CSV) eingelesen und geprüft werden. Die Ergebnisse werden in einem List-View angezeigt und können exportiert werden. Für das Importieren von Stammdaten nach SAP ERP steht das Add-On Marlin Batch Import (BIS) zur Verfügung. Selektionsmaske Bestandsprüfung 3

4 Funktionen Dialogprüfung bei der Anlage und Pflege von Stammdaten Bestandsprüfung erkennt vorhandene Dubletten Prüfung externer Daten Clearing Monitor zur schnellen und sicheren Bearbeitung Unterstützte Objekte sind Debitor, Kreditor, zentraler Geschäftspartner, Ansprechpartner Bestandsprüfung kann für die Adresse, Telefonnummer, , Bankverbindung und Steuernummer erfolgen Zusammenstellung der Dubletten in Dublettengruppen Einstufung nach Dublettentypen Zuordnung mittels Primary- und Secondary-Beziehung Beziehungswissen wird festgehalten Anzeige von Bewegungsdaten (OP, Aufträge, Angebote) Recherche über die Organisationsdaten auf Feldebene Objektstrukturbrowser zur Anzeige von Abhängigkeiten flexible Handhabung durch Kundencustomizing fehlertolerante F4 Suche eingebunden in den Data Governance Prozess für Debitor/ Kreditor Add-Ons Der Funktionsumfang von MDC kann über Add-Ons erweitert werden. Marlin Batch Import (BIS) Schnittstellenprüfung zur Dublettenvermeidung beim Import von Stammdaten, mit Anlage im A-Segment Marlin Copy (COP) Vergleich der Dublettengruppe und Kopieren von Organisationssichten des Secondary Stammsatz auf den Primary Stammsatz Marlin Substitute (MST) Abhängige Stammdatenfelder der Secondary Stammsätze werden durch die Stammsatznummer des Primary ersetzt. Marlin Strukturbrowser (MSB) Strukturanalyse von Debitor und Kreditor zur Feldbefüllung, Nutzung und Abhängigkeiten Marlin Hierarchie (HIR) einfacher Unternehmens-Hierarchieaufbau per Drag & Drop für VIS und COPA Marlin FACT-Finder (MFF) Die fehlertolerante F4 Suche kann durch eine feldübergreifende Suche ergänzt werden. Die F4 Suche steht dann auch im Materialstamm zur Verfügung. Integration Data Governance MDC ist in das Produkt Marlin Data Governance für Debitor und Kreditor ideal integriert. Kunden, die sich später für einen Data Governance Prozess entscheiden, können die Dublettenprüfung einfach integriert nutzen. Die Einstellungen werden automatisch übernommen. Ein nachträgliches Customizing oder Installationsaufwand entsteht nicht. Proaktive Dialogprüfung 4

5 Marlin Dubletten Check Doppelte Stammdatenprüfung in SAP Monitoring Datenqualität Eine integrierte zentrale Belegführung protokolliert alle Dublettenprüfungen und Bearbeitungen im Clearingmonitor. Dadurch lassen sich zeitbezogen Aussagen über die Nutzung und Qualitätssteigerung treffen. Architektur Die Software wurde im geschützten Namensraum /ISO/ für eine optimale Integration in SAP Systeme entwickelt. Dabei wurde die SAP Standard-Technologie BAdI (Business Add-In) für die zentrale Adressverwaltung (ZAV), ab Release ECC6 Business Address Services (BAS), integriert. Als Technologie zur Dublettenprüfung stehen verschiedene Verfahren zur Auswahl: intellibasic: ist in APAB programmiert und in SAP integriert intellisearch Java Lösung, die auf einem virtuellen Kundenserver installiert und über Webservice aus SAP aufgerufen wird World Match Technologie unseres Partners OMIKRON Data Quality, die auf einem virtuellen Kundenserver installiert und über RFC aufgerufen wird intellidata QualityServer Serverlösung von intellisearch. Die Anbindung erfolgt über Webservices und steht auch für Non-SAP Systeme zur Verfügung. Fundierte Beratung und praxiserprobte, solide Produkte Mit der Produkt-Suite Marlin für SAP Lösungen und Scarus für Non-SAP Systeme hat ISO einen ganzheitlichen Lösungsansatz für Datenqualität. Mit über 330 SAP-Installationen (ERP/CRM/IS) bieten wir eine zuverlässige Projektabwicklung und erstklassige Kompetenzen im Data Quality- und Master Data Management-Umfeld. Je nach Anforderung ergänzen wir unser Spektrum durch die Zusammenarbeit mit anderen Data Quality Experten, die WEB-Services, Content oder Technologien zuliefern. Marlin Suite für SAP Master Data Governance systemübergreifend für Debitor, Kreditor, Bankenstamm, Account Materialstamm Stammdaten Prüfung Dublettenprüfung, Adressvalidierung, Ust-ID, Sanktionslisten Datenanreicherung Firmierung, Anschrift, Steuernummer, Marketingmerkmale Mutterkonzern, Hierarchie Stammdatenanalyse Datenqualität, Nutzung, Key Performance Indicator Dashboard Datenbereinigung Verwendungsnachweis und Abhängigkeitsprüfung, Kopieren von Sichten, Kopieren ausgewählter Bewegungsdaten Scarus Suite für Non-SAP intellicleaner Einzelplatz Version zur Bearbeitung verschiedener Datenquellen intellicleaner Web zentrales Tool zur Bearbeitung verschiedener Datenquellen intellidqm Server Web-Server zur Anbindung an verschiedene Systeme, multi-instanzfähig intellidata Governance Serveranwendung zur Bearbeitung und Qualifizierung von Stammdaten intellidata Migration ETL Tool zur Migration von verschiedenen Datenquellen mit Bearbeitung der Ergebnisse mehrerer Anwender 5

6 Wir sind für Sie da: ISO Professional Services GmbH Eichendorffstraße Nürnberg Tel.: Fax: Ein Unternehmen der ISO-Gruppe - ISO-Gruppe weltweit Österreich Kanada Polen VAE Alle Rechte vorbehalten. SAP und im Text erwähnte SAP-Produkte sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern. Alle Angaben ohne Gewähr IPS 14