Bestellung. Fachgenehmigung

Transkript

1 Guten Tag, vielen Dank für Ihre Anfrage und Ihr Interesse an unserer Einkaufssoftware INPLAN PROcurement. Gleich können Sie die Web-Module Anforderung, Genehmigung, Fachgenehmigung, Bestellung, Interner Auftrag, Wareneingang und Auswertungen von INPLAN PROcurement an Ihrem Arbeitsplatz selbst ausprobieren. Am besten drucken Sie diese kurze Anleitung aus, damit Sie die notwendigen Benutzerkennungen und Passwörter griffbereit haben. Gehen Sie über diesen Link direkt zum "INPLAN PROcurement Portal". Bitte beachten Sie, dass Sie zur Nutzung des Testzugangs die INPLAN Demo Web-Site zu Ihren vertrauenswürdigen Sites hinzufügen und Pop-ups zulassen müssen. So fügen Sie die INPLAN Demo Website zu Ihren vertrauenswürdigen Sites hinzu: Gehen Sie zu Start Einstellungen Systemsteuerung Internetoptionen. Klicken Sie auf die Registerkarte Sicherheit, markieren Sie Vertrauenswürdige Sites, und klicken Sie auf Sites. Tragen Sie im Bereich Diese Website zur Zone hinzufügen: die Adresse ein, entfernen Sie das Häkchen vor Für Sites dieser Zone ist eine SSL- Überprüfung erforderlich, und klicken Sie auf OK. 1 Benutzer in diversen Rollen Bei der Anmeldung ist der Mandant bereits mit 10 voreingestellt. Das persönliche Kennwort ist bei allen hier beschriebenen Benutzern INPLANTest. Wir haben für Sie folgende Benutzer mit verschiedenen Rollen eingerichtet, die Sie nun ausprobieren können. Benutzer Modul Anforderung Kostengenehmigung Fachgenehmigung Bestellung Wareneingang ANFORD GENEHM1 GENEHM2 GENEHM3 FACHGEN1 FACHGEN2 FACHGEN3 Interner Auftrag Auswertungen Berichte Auswertungen Listen EINKAUF INTERN INPLAN GmbH Graf-Zeppelin-Str Phone National Bank AG Oberhausen AG Duisburg Geschäftsführung Oberhausen Fa Kto.-Nr BLZ HRB Nr Mohamad Itani Postfach/P.O.Bo info@inplan.de IBAN DE USt.-IdNr. Prokurist Oberhausen Web BIC NBAG DE 3 E DE Christian Tüchthüsen

2 1.1 Anforderer mit der Benutzerkennung ANFORD Als Anforderer können Sie mit dem Modul Anforderung Ihren Bedarf erfassen und abschicken, d.h. für den nächsten Bearbeiter freigeben. Bei genehmigungspflichtigen Artikeln ist die Auswahl des nächsten Genehmigers erforderlich. Dieser wird dann per über eine zu genehmigende Anforderung informiert. Nach Anlieferung der Ware an den Arbeitsplatz können Sie mit dem Modul Wareneingang den Erhalt der angeforderten bzw. bestellten Artikel mit Bezug zu Ihrer Anforderung bestätigen. 1.2 Kostengenehmiger mit den Benutzerkennungen GENEHM1, GENEHM2, GENEHM3 Als Genehmiger können Sie die Anforderungen Ihrer Mitarbeiter bezüglich der Kosten genehmigen. Dabei gelten folgende Wertgrenzen für Genehmigungen bis Euro: Benutzer GENEHM1 für Genehmigungen bis Euro: Benutzer GENEHM2 für Genehmigungen bis Euro: Benutzer GENEHM3 1.3 Fachgenehmiger mit den Benutzerkennungen FACHGEN1, FACHGEN2, FACHGEN3 Als Fachgenehmiger sind Sie Fachgenehmigungsstationen zugeordnet. Je nach Artikel durchläuft die Anforderung auf ihrem Fachgenehmigungsweg verschiedene Fachgenehmigungsstationen. - Benutzer FACHGEN1 gehört zu Fachgenehmigungsstation IT - IT Fachgenehmiger und SICHER - Sicherheitsbeauftragter - Benutzer FACHGEN2 gehört zu Fachgenehmigungsstation DS - Datenschutzbeauftragter und ERGONOMIE - Ergonomie Fachgenehmiger - Benutzer FACHGEN3 gehört zu Fachgenehmigungsstation IT - IT Fachgenehmiger und DS - Datenschutzbeauftragter 1.4 Einkäufer mit der Benutzerkennung EINKAUF Als Einkäufer können Sie neben der Bedarfserfassung im Modul Anforderung auch Bestellungen direkt im Modul Bestellung erfassen, Anforderungen in die Bestellung übernehmen oder Abrufe zu Rahmenverträgen tätigen. Der Wareneingang ist mit Bezug zu Anforderungen oder zu Bestellungen möglich. Außerdem hat der Einkäufer diverse Auswertungen in Form von Listen und Berichten zur Verfügung. 1.5 Interner Bearbeiter mit der Benutzerkennung INTERN Als Benutzer INTERN können Sie interne Aufträge verwalten. Diese gelangen über das Modul Anforderung zu Ihnen und werden mit Bezug zur Anforderung übernommen. Nun können Sie die internen Aufwände und die verbrauchten Materialien für diesen internen Auftrag erfassen. Seite 2 von 5

3 2 Ausgewählte Geschäftsprozesse 2.1 Standardisierte Direktbestellartikel: Elektroartikel und Büromaterial Anforderungen zu standardisierten Artikel wie Elektroartikel und Büromaterial sind in unserer Muster-Datenbank nicht genehmigungspflichtig und nicht fachgenehmigungspflichtig. Sie werden nach Freigabe der Anforderung per Direktbestellung im Hintergrund automatisch an den hinterlegten Lieferanten versendet. Sie sind jedoch wareneingangspflichtig, so dass dafür der Wareneingang erfasst werden kann. Wählen Sie einen der Direktbestellartikel aus und geben die Anforderung frei. Eine Liste dieser Direktbestellartikel finden Sie hier: Artikel-Nr. Bezeichnung Im Katalog 100 Kugelschreiber Standard Büromaterial 101 Kugelschreiber Büromaterial 200 Ordner breit Büromaterial 201 Ordner schmal Büromaterial Lampe Glassockel 12 V 1,2 W T 5 Elektromaterial Lampe BA 15 S 28 V 5 W Elektromaterial Lampe 7 S 24 V 3 W Elektromaterial Lampe BA 15 S 24 V 21 W Elektromaterial Lampe BA 9 S 12 V 3 W Elektromaterial Lampe E 10 7 V 0,3 A Elektromaterial Lampe Glassockel 24 V 1,2 W T 5 Elektromaterial Lampe BA 15 S 7 V 0,63 A Elektromaterial Lampe Glassockel 24 V 2 W T 10 Elektromaterial 8- Diverse andere Artikel, beginnend mit 8- Elektromaterial 2.2 Genehmigungspflichtige Artikel: Möbel und IT-Artikel Mit den folgenden Schritten bilden Sie einen Beschaffungsprozess von der Anforderung über die Genehmigung bis zum Wareneingang für Möbel und IT-Artikel ab. Anforderungen zu Möbeln und IT-Artikeln werden in der Datenbank als genehmigungspflichtig und gleichzeitig fachgenehmigungspflichtig geführt und müssen auf den Genehmigungsweg geschickt werden. Wählen Sie genehmigungspflichtige Artikel und einen Genehmiger aus. Sie können auch Ihre eigene Mail-Adresse eintragen, dann werden Sie per automatisch über die Anforderung informiert. Geben Sie die Anforderung frei. Zur Kostengenehmigung Ihrer Anforderung melden Sie sich nun bitte als Genehmiger an und bestätigen die Anforderung. Geben Sie die Genehmigung frei. Der Fachgenehmiger FACHGEN2 kann als Ergonomie Fachgenehmiger die Anforderungen zu Möbeln genehmigen. Die Anforderungen zu IT-Artikeln können Sie mit dem IT Fachgenehmiger FACHGEN1 oder FACHGEN3 genehmigen. Seite 3 von 5

4 Nun kann der Benutzer EINKAUF Ihre Anforderung in eine Bestellung übernehmen und versenden. Den Wareneingang als Abschluss des Beschaffungsvorgangs können Sie auch als Einkäufer durchführen. Die Daten dieses Beschaffungsvorgangs sind jetzt bereit für die Rechnungsprüfung, die auch mit INPLAN durchgeführt werden kann. Mit der Übergabe der geprüften Daten an die Finanzbuchhaltung wird der Vorgang abgeschlossen. Eine Liste der genehmigungspflichtigen und wareneingangspflichtigen Artikel finden Sie hier: Artikel-Nr. Bezeichnung Im Katalog 2100 PC (Standard) Büromaterial, EDV-Zubehör 2101 Monitor 22 Zoll Büromaterial, EDV-Zubehör 2102 Monitor 19 Zoll Büromaterial, EDV-Zubehör 2104 PC (Standard 2) Büromaterial, EDV-Zubehör 2106 Drucker (Standard) Büromaterial, EDV-Zubehör 2107 Drucker (Standard 2) Büromaterial, EDV-Zubehör 2201 MS Office Büromaterial, EDV-Zubehör 2202 MS Word Büromaterial, EDV-Zubehör 2203 MS Ecel Büromaterial, EDV-Zubehör 2210 Windows 2000 Büromaterial, EDV-Zubehör 2211 Windows XP Büromaterial, EDV-Zubehör 3002 Drehstuhl Synchron m. Rückenl. hoch Büromöbel 3000 Besucherstuhl mit Armlehnen blau Büromöbel 3001 Drehstuhl Synchron m. Rückenl. hoch blau Büromöbel 3002 Drehstuhl Synchron m. Rückenl. hoch Büromöbel 3003 Schreibtisch Einzelstellung grau Büromöbel 3004 Schreibtisch Container möglich Büromöbel 4 Bürotisch Helna, ohne Container Büromöbel 2.3 Lagerartikel Arbeitskleidung Anforderungen zu Lagerartikel Arbeitskleidung sind in unserer Muster-Datenbank nicht genehmigungspflichtig und nicht fachgenehmigungspflichtig. Sie werden nach Freigabe der Anforderung an das hinterlegte Lager geleitet und dort kommissioniert und versendet bzw. ausgegeben. Eine Liste der Lagerartikel finden Sie hier: Artikel-Nr. Bezeichnung Im Katalog 4000 Arbeitshandschuhe (feuerfest) Arbeitskleidung 4001 Arbeitsschuhe Gr. 36 Arbeitskleidung 4002 Arbeitsschuhe Gr. 37 Arbeitskleidung 4003 Arbeitsschuhe Gr. 38 Arbeitskleidung 4004 Arbeitsschuhe Gr. 39 Arbeitskleidung 4005 Arbeitsschuhe Gr. 40 Arbeitskleidung 4006 Arbeitsschuhe Gr. 41 Arbeitskleidung Seite 4 von 5

5 Artikel-Nr. Bezeichnung Im Katalog 4007 Arbeitsschuhe Gr. 42 Arbeitskleidung 4008 Arbeitsschuhe Gr. 43 Arbeitskleidung 4009 Arbeitsschuhe Gr. 44 Arbeitskleidung 4010 Arbeitsschuhe Gr. 45 Arbeitskleidung 4011 Arbeitsschuhe Gr. 46 Arbeitskleidung 4012 Arbeitsschuhe Gr. 47 Arbeitskleidung 4014 Sicherheitshelm, Plastik, gelb, Größe S Arbeitskleidung 4015 Sicherheitshelm, Plastik, gelb, Größe M Arbeitskleidung 4016 Sicherheitshelm, Plastik, gelb, Größe L Arbeitskleidung 4017 Sicherheitshelm, Plastik, gelb, Größe XL Arbeitskleidung 4018 Sicherheitshelm, Plastik, gelb, Größe XS Arbeitskleidung 2.4 Interne Aufträge an die Hausdruckerei Mit den folgenden Schritten bilden Sie den Geschäftsprozess eines internen Auftrags an die Hausdruckerei ab. Melden Sie sich als Anforderer an und erfassen zunächst Ihre Anforderungen. Wenn beim Artikel eine Merkmalsleiste hinterlegt ist, können Sie nach Anklicken des Links Merkmale zusätzliche Felder ausfüllen. Geben Sie die Anforderung frei. Zur Weiterbearbeitung Ihrer Anforderung melden Sie sich nun bitte als interner Auftragnehmer INTERN an und übernehmen Ihre Anforderung mit dem Link "Neuer interner Auftrag zu Anforderungen". Sie können nun in dem Modul die Daten bearbeiten, ergänzen und abschließend den Vorgang auf den Status "erledigt" setzen. Eine Liste der internen Auftragsartikel finden Sie hier: Artikel-Nr. Bezeichnung Im Katalog Merkmalsleiste Dummy-Artikel interne Dienstleistungen Dummyartikel und -DL 6010 Kugelschreiber mit Aufdruck Werbemittel Eindruck Werbemittel 7101 Visitenkarten Dienstleistungen Visitenkarten 7102 Druckauftrag Dienstleistungen Kopierauftrag Bei Rückfragen steht Ihnen Herr Beautemps (Tel / , Fa , a.beautemps@inplan.de) gerne zur Verfügung. Für Daten und Inhalte, die von Anwendern der Web-Anforderung zu Evaluierungszwecken erfasst werden, übernimmt INPLAN keine Verantwortung. Alle Daten, die Sie im Rahmen des Tests eingeben, werden in einer Datenbank auf INPLAN-Servern gespeichert und können von anderen Benutzern eingesehen werden. Seite 5 von 5