ebusiness Lösung Dokumentenaustausch im

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1 LEITFADEN ebusiness Lösung Dokumentenaustausch im Web Zusammenarbeit vereinfachen

2 ebusiness Lösung Dokumentenaustausch im Web Impressum Herausgeber ebusiness Lotse Darmstadt-Dieburg Hochschule Darmstadt Institut für Kommunikation & Medien Max-Planck-Straße Dieburg Text und Redaktion Dr. Christoph Rensing Dörte Maasch Bildnachweis Stand Dezember

3 ebusiness Lösung Dokumentenaustausch im Web ebusiness Lösung - Dokumentenaustausch im Web Problemstellung & Einsatzbereiche im Unternehmen Die Arbeitswelt wird zunehmend mobiler und die Arbeitsweisen verändern sich stetig. Die Zusammenarbeit findet oftmals nicht mehr nur an einem, sondern über verschiedene Standorte hinweg statt. Um beispielsweise für alle Mitglieder in einem Team die aktuellen Dokumente bereitzustellen, werden für den Dokumentenaustausch zunehmend Online-Speicherdienste genutzt. Dort können Dokumente, Verträge, Fotos und beliebige andere Dateien abgelegt und geteilt werden. Der Nutzer kann von überall auf die Dokumente zugreifen. Das Arbeiten in einem Team erfordert eine intensive Kommunikation zwischen den einzelnen Mitgliedern. Die Mitglieder arbeiten jedoch zunehmend an verschiedenen Standorten, sodass räumliche Grenzen bestehen. Der Zugriff auf die notwendigen Dokumente sowie die Aktualität dieser muss jederzeit gewährleistet sein. Das Verschicken von s mit Anhang ist aufwendig, mit der Zeit oftmals unübersichtlich und führt schnell zu einer umfangreichen Nutzung von Speicherplatz, da die Anhänge, sowohl beim Sender als auch bei allen Empfängern gespeichert werden. Der Dokumentenaustausch im Web bietet eine Möglichkeit, Dokumente schnell und komfortabel weiterzugeben, auszutauschen oder zu bearbeiten. Auf die Dokumente kann jederzeit und von überall zugegriffen werden. Durch die Verteilung von Zugriffsrechten haben nur Befugte Zugriff auf die Dokumente. Die Dokumente können aktuell und kostenfreundlich übermittelt werden. 3

4 ebusiness Dokumentenaustausch im Web Kurzbeschreibung Dokumentenaustausch im Web Die Nutzung von Online-Speicherdiensten eignet sich für die Ablage von Dokumenten, auf die jederzeit und von überall zugriffen werden soll. Sie bieten sich demnach für den Austausch und das Teilen von Dokumenten über das Internet an. So kann eine größere Anzahl an Dokumenten auch anderen Nutzern, beispielsweise Teammitgliedern oder Kunden, zugänglich gemacht werden. Es gibt eine Vielzahl an kostenfreien und kostenpflichtigen Online-Speicherdiensten. Die kostenfreien Online-Speicher Lösungen bieten sich insbesondere für die Nutzung durch Privatpersonen an, da der Speicherplatz begrenzt ist. Kostenpflichtige Online-Speicherdienste bieten, je nach Modell, ein weitaus größeren Speicherplatz und einen größeren Funktionsumfang an. Viele Dienste erlauben es zudem, von unterschiedlichen Endgeräten auf die Dokumente zuzugreifen und diese auch unter verschiedenen Betriebssystemen zu nutzen, zum Beispiel von einem Mac oder einem Windows-Rechner sowie einem Pad oder Smartphone. Für die Nutzung ist oftmals lediglich eine Anmeldung bei einem Online-Speicherdienst notwendig. Es können aber auch maßgerechte Lösungen für das gesamte Unternehmen in diesem Rahmen eingesetzt werden. 4

5 ebusiness Dokumentenaustausch im Web Vorteile Dokumentenaustausch im Web Der Dokumentenaustausch im Web ermöglicht einen schnellen und komfortablen Arbeitsprozess unter anderem zwischen Mitgliedern eines Teams. Die Mitarbeiter können gemeinsam an einem Dokument arbeiten ohne sich ständig Mails schicken oder sich persönlich austauschen zu müssen. Zudem greifen alle Teammitglieder auf einen einheitlichen und aktuellen Datenbestand zu. Die auf einem Online-Speicherdienst abgelegten Dokumente sind zentral gespeichert, sodass selbst bei Verlust des Endgerätes (Computer/ Smartphone) die Dateien verfügbar sind. Der Nutzer kann von überall auf die Dokumente zugreifen. Die Lösung kann direkt vom Arbeitsplatz, einem mobilen Endgerät oder im Home-Office genutzt werden. Durch die Einrichtung eines geschlossenen Arbeitsbereiches haben ausschließlich berechtigte Teilnehmer Zugriff auf die Dokumente. So kann der Dokumentenaustausch beispielsweise auch zwischen Kunden und dem Unternehmen stattfinden. Es handelt sich daher um eine gute Alternative zu Festplatte/ USB-Stick, umfangreichen Anhängen oder Papiervarianten. Die Einrichtung einer funktionierenden Austauschmöglichkeit ist einfach umsetzbar und mit einem geringen Zeitaufwand verbunden. Zudem gibt es in der Regel keine Einschränkungen beim Dokumentformat (PDF, XML, WORD etc.). Nachteile von Dokumentenaustausch im Web Die Sicherheit bei Cloud-gestützten Online-Datenspeichern ist kritisch zu betrachten. Unbefugte können sich über das Internet gegebenfalls Zugang zum Online-Speicher verschaffen, beispielsweise wenn der Zugangsschutz zu gering oder die Verschlüsselung unzureichend ist. Auch muss der Anbieter eines Online-Speichers vertrauenswürdig sein. Die Online-Datenspeicher werden oftmals nicht vom eigenen Unternehmen verwaltet. Das kann zu einer Intransparenz im Unternehmen führen, insbesondere dann, wenn keine Informationen darüber vorliegen, welche Daten abgelegt wurden. Der Datenschutz ist ein schwieriges Thema. Je nach Firmensitz des Service-Providers und dem Standort der Rechenzentren, in denen die Daten von Kunden gespeichert werden, gelten andere Datenschutzbestimmungen. Unternehmen, die in der EU angesiedelt sind, sollten einen Provider auswählen, der die EU-Datenschutzregeln erfüllt. TIPP: Bei der Passwortvergabe sollte darauf geachtet werden, dass ein starkes Passwort gewählt wird, beispielsweise indem Zahlen, Sonderzeichen oder Kleinund Großschreibung mit eingebunden werden. Detaillierte Zugriffsrechte ermöglichen es zudem, zu regeln, wer welche Dateien sehen, bearbeiten und downloaden sowie hochladen kann. Einige Online-Speicherdienste bieten die Möglichkeit, Dokumente auch auf dem Endgerät zu speichern, offline zu bearbeiten und später wieder online zu synchronisieren. Auch für die persönliche Nutzung können Online-Speicherdienste sinnvoll sein, zum Beispiel um auf Bilder, Videos oder Musikdateien von verschiedenen Endgeräten aus zugreifen zu können. 5

6 ebusiness Lösung Dokumentenaustausch im Web Lösungen für Dokumentenaustausch im Web Die Anzahl der Anbieter von Online-Speicherdiensten steigt stetig. Es gibt sowohl kostenfreie als auch kostenpflichtige Angebote. Der Unterschied zwischen den kostenfreien und kostenpflichtigen Angeboten liegt oftmals im verfügbaren Speicherplatz. Das Internetportal Cloudsider hat eine Übersicht von Online-Speicher-Anbietern erstellt. Die verschiedenen Angebote werden ausführlich beschrieben und Interessenten können sich hier umfassend informieren. (http://www.cloudsider. com/cloud-speicher) TIPP: Das Fraunhofer-Institut für Sichere Informationstechnologie hat eine umfassende englischsprachige Studie zum Thema On the Security of Cloud Storage Services herausgegeben. Sie haben in diesem Rahmen die Sicherheit von Cloud Storage Services geprüft und unter anderem Grundlagen vorgestellt und verschiedene Anbieter von Cloud Storage Services analysiert. (https://www.sit.fraunhofer.de/de/angebote/projekte/ cloud-studie/) Auch auf der Webseite von Computerbild können sich Interessenten umfassend über mögliche Anbieter informieren. (http://www.computerbild.de/ downloads/internet/dokumente-gemeinsam-bearbeiten-39531?order=1&page=1) Über unsere ebusiness Lösungen Mit unserer Reihe ebusiness Lösungen wollen wir Ihnen Einstiegsinformationen zu verschiedenen Lösungen aus den Bereichen Social Media, E-Learning und Wissensmanagement zur Verfügung stellen. Alle ebusiness Lösungen werden motiviert mittels Beschreibung einer Herausforderung mit der auch Sie als Unternehmer oder Unternehmerin potenziell konfrontiert sind. Unsere Vorstellung der Lösung soll Ihnen die Möglichkeit geben, selbst zu beurteilen, ob der Einsatz der Lösung für Sie relevant sein kann. Wenn die Lösung für Sie nutzbar erscheint, finden Sie Hinweise auf weitere Quellen. Gerne können Sie uns aber auch kontaktieren. Kontakt ebusiness Lotse Darmstadt-Dieburg Hochschule Darmstadt Institut für Kommunikation & Medien Max-Planck-Straße Dieburg 6

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