Office 365 Der digitale Arbeitsplatz in der Cloud. Effizient im Team arbeiten und kommunizieren mit Office Markus Krimm

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1 Office 365 Der digitale Arbeitsplatz in der Cloud Markus Krimm. Ausgabe, Dezember 206 Effizient im Team arbeiten und kommunizieren mit Office 206 O365-O206 ISBN

2 Office 365 kennenlernen. Office 365 kennenlernen. Was ist Office 365? Office 365 ist eine Kombination aus den Ihnen bekannten und vertrauten Office- Apps auf dem Desktop (z. B. Office 206) und den Online-Diensten (Office- Online-Apps). Die Office-Online-Apps bestehen dabei u. a. aus Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote und OneDrive, welche kostenlos mit jedem Microsoft-Konto unabhängig vom Betriebssystem und unabhängig von einem Office-365- Abonnement online genutzt werden können. Im Gegensatz zu Office 206 auf Ihrem Desktop sind die Office-Web-Apps in ihrem Funktionsumfang stark reduziert. Das kostenpflichtige Office-365-Abonnement kann, je nach Abo-Modell, neben den Office- Online-Apps zusätzliche Dienste, wie z. B. SharePoint, oder aber auch Webspace beinhalten. Je nach gewähltem Abo-Modell werden diese Apps durch die Office-Apps auf dem Desktop Ihres Computers erweitert. Die Office-Apps auf dem Computer werden dabei für die Dauer des Abonnements automatisch aktualisiert. In Office-365-Abo-Modellen für Unternehmen können noch Skype for Business und InfoPath hinzu abonniert werden. Weitere Informationen zu den verschiedenen Office-365-Abo-Modellen erhalten Sie im Internet unter Ergänzende Lerninhalte: Microsoft-Konto anlegen.pdf HERDT-Verlag 5

3 Office 365 kennenlernen.2 Office-Online-Apps nutzen Besitzen Sie bereits ein Office-365-Abonnement, gehen Sie folgendermaßen vor, um die Office- Online-Apps zu nutzen: Office-Online-Apps anmelden Im geöffneten Browser Microsoft Edge im Adressfeld eintragen und Ü drücken 3 Hier klicken 2 Benutzername und Kennwort eintragen Office-Online-Apps starten Klicken Sie auf, um die Liste von Microsoft-Apps und -Diensten zu öffnen. Auf die Kachel einer App klicken (z. B. Word), um die App im Browser in einem neuen Tab zu öffnen 6 HERDT-Verlag

4 Office 365 kennenlernen In diesem Beispiel wird Word Online im Browser in einem neuen Tab geöffnet. Angemeldeter Benutzer Zuletzt verwendete Dokumente, die auf OneDrive gespeichert wurden 2 Beispielsweise hier klicken, um ein neues Dokument zu erstellen Ein leeres Dokument wird angezeigt. Der blinkende Cursor signalisiert, dass Word Online zur Eingabe von Text bereit ist. Cursor Das Menüband stellt Befehle zur Bearbeitung Ihrer Dokumente bereit. Die Befehle sind in verschiedene Registern verteilt. In diesem Bereich bearbeiten Sie den Text und gestalten Ihr Dokument..3 Elemente online eingeben und bearbeiten Beispieldatei: Referenzen.docx Tippen Sie den unten abgebildeten Text ein. HERDT-Verlag 7

5 6 Mit Word 206 im Team arbeiten Freigabelink generieren und andere Nutzer per einladen Wenn Sie Ihre s nicht standardmäßig mit Outlook versenden, gehen Sie so vor: Klicken Sie am unteren Rand des Aufgabenbereichs Freigeben auf Einen Freigabelink abrufen. Auf Bearbeitungslink erstellen klicken, um jemandem die Bearbeitung der Datei zu ermöglichen, andernfalls auf Reinen Anzeigelink erstellen klicken 2 Im jeweiligen Bereich auf Kopieren klicken, um den Link in die Zwischenablage zu kopieren Öffnen Sie die App, mit der Sie Ihre s versenden. Erstellen Sie eine neue an die Nutzer, die Sie zur Teamarbeit einladen möchten. Tragen Sie einen aussagekräftigen Betreff ein und fügen Sie den Bearbeitungslink in den Nachrichtentext ein, z. B. mit S v. Versenden Sie die Einladungsmail. 6.3 Dateien im Team bearbeiten Lernvideo: Im Team an Dateien arbeiten.mp4 Öffnen Sie die , die die Einladung zur Teamarbeit enthält. Klicken Sie in der geöffneten auf die Schaltfläche Auf OneDrive anzeigen bzw. klicken Sie auf den in der enthaltenen Freigabelink. Die Datei wird im Browser angezeigt. Klicken Sie in Word Online auf Dokument bearbeiten. Klicken Sie auf In Word bearbeiten, um die Datei mit Word 206 lokal auf Ihrem Computer zu bearbeiten. oder Klicken Sie auf Im Browser bearbeiten und bestätigen Sie die Rückfragen mit Ja, um mit Word Online die entsprechende Datei zu bearbeiten. 70 HERDT-Verlag

6 Mit Word 206 im Team arbeiten 6 Bearbeiten momentan mehrere Nutzer die Datei, erhalten Sie eine entsprechende Meldung. In Word 206 hier klicken, um weitere Informationen anzuzeigen In Word Online hier klicken, um weitere Informationen anzuzeigen Teamarbeit in Word 206 Teamarbeit in Word Online Um die Arbeit an der Datei zu beenden, schließen Sie die App bzw. im Browser den entsprechenden Tab. 6.4 Kommentare Beispieldatei: Referenzen Autohaus.docx Nutzen Sie in Word 206 und Word Online bei der Teamarbeit Kommentare, um ein Dokument mit Anmerkungen oder Fragen zu versehen. Der eigentliche Text des Dokuments bleibt dabei unverändert, da die Kommentare am Dokumentrand angezeigt werden und sich schnell beantworten oder als erledigt markieren lassen. Kommentar einfügen Markieren Sie die Position (oder den Text), die Sie mit einem Kommentar versehen möchten. Klicken Sie im Register Überprüfen in der Gruppe Kommentare auf Neuer Kommentar. Kommentar eingeben und mit Ë abschließen Den Kommentarbereich können Sie im Register Überprüfen in der Gruppe Kommentare mit einem Klick auf Kommentare anzeigen ein- und ausblenden. Ist ein Kommentare ausgeblendet, wird für den Kommentar eine Sprechblase angezeigt durch Klicken auf die Sprechblase wird der Kommentar sichtbar. HERDT-Verlag 7

7 6 Mit Word 206 im Team arbeiten Kommentar beantworten Lassen Sie sich den Kommentar anzeigen und klicken Sie in Word 206 auf bzw. in Word Online auf. Geben Sie die Antwort ein und drücken Sie E. Anzeigeoptionen für Kommentare Im Dokument können Sie schnell zwischen den Kommentaren hin und her wechseln: Klicken Sie in Word 206 im Register Überprüfen in der Gruppe Kommentare auf bzw. bzw. in Word Online auf Vorheriger bzw. Nächster. So blenden Sie in Word 206 Kommentare einzelner Personen aus: Klicken Sie im Register Überprüfen in der Gruppe Nachverfolgung auf Markup anzeigen. Klicken Sie auf Bestimmte Personen und deaktivieren Sie einzelne Personen. So können Sie sich in Word 206 alle Kommentare übersichtlich im Überarbeitungsbereich anzeigen lassen: Klicken Sie im Register Überprüfen in der Gruppe Nachverfolgung auf Überarbeitungsbereich. Klicken Sie einen Kommentar im Überarbeitungsbereich an, um im Dokument an die entsprechende Stelle zu springen. Kommentare kennzeichnen oder löschen Sie möchten einen Kommentar als erledigt markieren einen Kommentar löschen alle Kommentare löschen Klicken Sie mit rechts in den Kommentar und wählen Sie Kommentar auflösen. Der Kommentar wird hellgrau hinterlegt. Klicken Sie mit rechts in den Kommentar und wählen Sie Kommentar löschen. Klicken Sie im Register Überprüfen in der Gruppe Kommentare auf den Pfeil der Schaltfläche Löschen und wählen Sie Alle angezeigten Kommentare löschen bzw. Alle Kommentare im Dokument löschen. 72 HERDT-Verlag

8 Mit Word 206 im Team arbeiten Übung Dokument im Team bearbeiten Level Zeit ca. 0 min Übungsinhalte Übungsdatei Ergebnisdateien Textänderungen nachverfolgen Kommentare einfügen Planet Planet-E, Planet-E2 Ein Kollege hat einen Text über den Planeten Merkur geschrieben und zur Prüfung bzw. Durchführung von Änderungen an Sie weitergereicht.. Öffnen Sie die Datei Planet. 2. Aktivieren Sie die Funktion zum Verfolgen von Änderungen. 3. Nehmen Sie (gemäß der nachstehenden Abbildung) folgende Bearbeitungen vor: Ergänzen Sie im ersten Satz die Wörter Planet und flinken. Löschen Sie die Wörter Schwindel erregende und einzige und überschreiben Sie den Ausdruck Merkur-Jahr mit Jahr auf Merkur. 4. Fügen Sie dem vorletzten Satz den Kommentar hinzu Ergänzen: Die Oberfläche des Planeten sie konnte dank den auf der Sonde Mariner installierten Kameras zum ersten Mal beobachtet werden ist übersät von Kratern. Wechseln Sie zum letzten Satz und versehen Sie das Wort Silikaten mit dem Kommentar Eventuell kurze Erklärung hinzufügen, z. B. Salzen der Kieselsäure. 5. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Planet-E. 6. Ihr Kollege ist mit fast allen Änderungen und Kommentaren einverstanden. Wechseln Sie daher mithilfe der entsprechenden Schaltflächen nacheinander zu jeder Änderung und nehmen Sie alle Änderungen bis auf das Löschen des Wortes einzige an. 7. Deaktivieren Sie das Verfolgen der Änderungen, übernehmen Sie die beiden Vorschläge aus den Kommentaren in den Text und löschen Sie anschließend die Kommentare. 8. Markieren Sie das Dokument als abgeschlossen und speichern Sie die Datei unter dem Namen Planet-E2. HERDT-Verlag 77

9 Mobil arbeiten 2 Excel Windows 0 Mobile Android ios PowerPoint Windows 0 Mobile Android ios HERDT-Verlag 07

10 2 Mobil arbeiten OneNote Windows 0 Mobile Android ios Outlook Android ios Starten Sie die App Outlook und tippen Sie beim erstmaligen Start auf JETZT STARTEN. Tragen Sie im Feld -Adresse Ihre -Adresse ein und tippen Sie auf WEITER. Tragen Sie im geöffneten Fenster im Feld Kennwort Ihr Passwort ein und tippen Sie auf Anmelden. Tippen Sie auf VIELLEICHT SPÄTER und auf ÜBERSPRINGEN, um die Einrichtung abzuschließen. Hier tippen, um eine zu schreiben Modulauswahl 08 HERDT-Verlag

11 Impressum Matchcode: O365-O206 Autor: Markus Krimm Produziert im HERDT-Digitaldruck. Ausgabe, Dezember 206 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT- Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen, Screenshots, Bezeichnungen bzw. Beschreibungen und Funktionen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte aktuell und gültig. Sollten Sie die Webseiten nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden. Sollten im vorliegenden Produkt vorhandene Screenshots, Bezeichnungen bzw. Beschreibungen und Funktionen nicht mehr der beschriebenen Software entsprechen, hat der Hersteller der jeweiligen Software nach Drucklegung Änderungen vorgenommen oder vorhandene Funktionen geändert oder entfernt.