Umfrage zur Akzeptanz der Digitalen Prüfungsunterstützung

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1 Umfrage zur Akzeptanz der Digitalen Prüfungsunterstützung Prof. Dr. Georg Herde / Prof. Andreas Kohl HDU Hochschule Deggendorf University of Applied Sciences Fakultät Betriebswirtschaft und Wirtschaftsinformatik Edlmairstraße Deggendorf georg.herde@hdu-deggendorf.de andreas.kohl@hdu-deggendorf.de

2 Georg Herde / Andreas Kohl Inhaltsübersicht 1 Zusammenfassung 2 Ausgangssituation und Fragestellung 3 Zur Methode der Untersuchung 4 Beschreibung der Stichprobe 5 Ausgewählte Ergebnisse 6 Diskussion 7 Quellen 70

3 Umfrage Digitale Prüfungsunterstützung 1 Zusammenfassung In der zweiten Hälfte des Jahres 2011 wurde von der Hochschule Deggendorf in Zusammenarbeit mit dem Deggendorfer Forum zur Digitalen Datenanalyse e.v. und mit Unterstützung des Deutschen Instituts für Interne Revision e.v. (DIIR), dem Institut der Rechnungsprüfer e.v. (IDR), dem Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.v. (IDW), der Steuerberaterkammer Nürnberg (StBK) und der Wirtschaftsprüferkammer (WPK) eine Studie zur Akzeptanz der Digitalen Prüfungsunterstützung durchgeführt. An der Online-Befragung nahmen 494 Revisoren, Steuerberater, Betriebs-, Rechnungs- und Wirtschaftsprüfer teil. Software zur Digitalen Datenanalyse wie z. B. ACL, IDEA, Monarch wird in ca. 50 % der Unternehmen und Kanzleien eingesetzt (in den kleineren Unternehmen bis 49 Mitarbeiter unterdurchschnittlich, in den größeren ab 50 Mitarbeiter überdurchschnittlich). Diese Programme werden von Revisoren, Betriebs- und Wirtschaftsprüfern häufiger eingesetzt. Selbst mit der Software arbeiten nur 35 % der Befragten. Merkmale wie berufliche Qualifikation oder das Geschlecht der Befragten spielen dabei keine Rolle, allerdings bedienen die Jüngeren die Software überdurchschnittlich häufiger selbst. Der heutige Nutzen und die zukünftig wachsende Bedeutung der Digitalen Datenanalyse werden von allen Befragten klar betont. Der Support durch die Hersteller wird nüchtern jedoch nicht negativ beurteilt. Die Programme sollten aber komfortabler in der Bedienung und vor allem in der Aufbereitung und Darstellung der Ergebnisse werden. 2 Ausgangssituation und Fragestellung Seit dem Inkrafttreten der "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen - GDPdU" am sind die Unternehmen verpflichtet, den Betriebsprüfern der Finanzämter Unternehmensdaten in digitaler Form zur Verfügung zu stellen. Durch die Bekanntgabe des Prüfungshinweises "Einsatz von Datenanalysen im Rahmen der Abschlussprüfung" (IDW PH ) im Jahr 2010 gewinnt die digitale Prüfungsunterstützung an Aktualität und erfährt eine erhöhte Aufmerksamkeit nicht nur unter den Wirtschaftsprüfern. Es stehen eine Reihe von Werkzeugen zur Verfügung, die es erlauben, Daten aus den betriebswirtschaftlichen Anwendungssystemen zu extrahieren und mit spezieller Software zu analysieren. Für diesen Bereich der Prüfung wird oft der Begriff "Digitale Datenanalyse" oder Digitale Prüfungsunterstützung verwendet. Mithilfe der digitalen Datenanalyse ist es einfacher oder im Fall von Massendaten überhaupt erst möglich geworden, mit überschaubarem Aufwand z. B. die Plausibilität des Rechnungswesens, betriebliche Prozessabläufe, Stammdatenänderungen, interne Kontrollsysteme, Betrugsversuche, Unterschlagungen aufzudecken oder zu überprüfen. 71

4 Georg Herde / Andreas Kohl In Zusammenarbeit zwischen dem Deggendorfer Forum zur Digitalen Datenanalyse e.v. (DFDDA) und der Fakultät Betriebswirtschaft & Wirtschaftsinformatik an der Hochschule Deggendorf entstand die Idee, den aktuellen Stand und die Praxis der Digitalen Datenanalyse in den Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, Steuerkanzleien, Revisionsabteilungen und Finanzämtern in einer Umfrage zu erheben. Die Online-Befragung lief vom August bis zum Ende des Jahres Zur Methode und zum Stand der Untersuchung Im Frühjahr 2011 begann die Entwicklung des Fragebogens, der in mehreren Schritten zusammen mit Fachleuten und Praktikern aus den Bereichen interne Revision, Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Rechnungsprüfung und Betriebsprüfung diskutiert und optimiert wurde. Es schlossen sich technische Tests mit Vertretern der Hochschule und ein fachlicher Test mit Mitgliedern des DFDDA e.v. an. Die gewonnenen Anregungen wurden eingearbeitet und der Fragebogen im August 2011 online gestellt. Die Information über die Befragung und die Bitte zur Mitarbeit erfolgten per . Die folgenden Organisationen haben die Entwicklung und die Bekanntmachung der Umfrage über ihre -Verteiler unterstützt: Deutsches Institut für Internen Revision e.v. (DIIR), Institut der Rechnungsprüfer e.v. (IDR), Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.v. (IDW), Steuerberaterkammer Nürnberg (StBK), Wirtschaftsprüferkammer (WPK) und das Deggendorfer Forum zur digitalen Datenanalyse e.v. (DFDDA). Bis zum Dezember 2011 wurde die Website mit dem Fragebogen mal aufgerufen. Davon haben 347 Personen die Website sofort wieder verlassen und 299 haben im Verlauf der Beantwortung die Befragung abgebrochen. Von den verbleibenden 560 Personen haben 494 Personen den Fragebogen vollständig ausgefüllt. Die Angaben über die Größe der Stichprobe in den folgenden Tabellen und Graphiken schwanken jedoch, weil nicht jede Frage von allen 494 Teilnehmern beantwortet wurde. Die Bearbeitungszeit von ca Minuten war für eine Online-Befragung recht lang. Über die Rücklaufquoten können keine Angaben gemacht werden. Durch die Verwendung externer -Verteiler ist nicht bekannt, an wie viele Personen die Bitte um Teilnahme ursprünglich gegangen ist. Es handelt sich um eine nicht repräsentative, explorative Studie. 72

5 Umfrage Digitale Prüfungsunterstützung 4 Beschreibung der Stichprobe Die meisten Befragten arbeiten in Bayern (38,3 %) und Nordrhein-Westfalen (25,3 %) gefolgt von Hessen (6,7 %), Baden-Württemberg (6,5 %), Berlin (5,7 %) und den restlichen Bundesländern. 3 Befragte arbeiten in Österreich, 2 in der Schweiz. Tabelle 1 gibt einen Überblick über die Berufsgruppen, die an der Befragung teilgenommen haben. Tabelle 1: Berufsgruppen (N = 494) Nach den Steuerberatern stellen die Revisoren die größte Berufsgruppe in der Befragung gefolgt von den Rechnungsprüfern und Wirtschaftsprüfern. Tabelle 2 zeigt die berufliche Stellung der vier größten Berufsgruppen unter den Befragten. Tabelle 2: Berufliche Stellung der 4 größten Revisoren (N = 470) Die Revisoren arbeiten überwiegend in der Wirtschaft und hier wiederum in leitender Position. Von den befragten Steuerberatern arbeitet die große Mehrheit selbständig in einer Kanzlei mit bis zu 10 Mitarbeitern (Tabelle 3) während die zweit- 73

6 Georg Herde / Andreas Kohl größte Gruppe in einer Kanzlei angestellt ist. In größeren und Großunternehmen bilden Steuerberater die Ausnahme. Die Betriebsprüfer sind wie die große Mehrheit der Rechnungs(hof)prüfer Beamte im öffentlichen Dienst. Die Gruppe der Wirtschaftsprüfer arbeitet zu gleichen Teilen selbständig bzw. als Angestellter in einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Das Merkmal Unternehmensgröße ist über die Berufsgruppen unterschiedlich verteilt. Die Mehrheit der Revisoren arbeitet in mittleren und größeren Unternehmen ab 250 bis Mitarbeitern. Dagegen arbeiten die Steuerberater überwiegend in kleinen und die Wirtschaftsprüfer in kleinen und mittleren Unternehmen. Tabelle 3: Unternehmensgröße und Berufsgruppen (N = 470) 464 Befragte haben Angaben zu ihrer Ausbildung und Qualifikation gemacht (Tabelle 4). Tabelle 4: Berufliche Qualifikation der Berufsgruppen (N = 464, Mehrfachantworten möglich) Bei den Angaben zur Ausbildung waren Mehrfachantworten möglich. In der Tabelle 4 übersteigen deshalb die summierten Werte für die Ausbildungsabschlüsse die 74

7 Umfrage Digitale Prüfungsunterstützung Anzahl der Befragten in den Berufsgruppen. Hervorzuheben ist, dass über alle Gruppen hinweg viele Befragte ihre Berufsausbildung mit einer Lehre bzw. einer Fachschulausbildung begonnen haben. Abschlüsse an einer Universität weisen mit größeren Anteilen die Revisoren und Wirtschaftsprüfer auf, gefolgt von den Steuerberatern und den Rechnungsprüfern (die nicht in der Tabelle aufgeführten Betriebsprüfer haben alle einen Abschluss an einer Fachhochschule). Besonders die Revisoren weisen zusätzliche Zertifizierungen aus. Abbildung 1:Das Alter der Befragten (N =494) Das Alter der Befragten ist recht gleichmäßig verteilt im Bereich von Jahren. Angaben zum Geschlecht machten 479 der Befragten, davon sind 22,8 % Frauen und 77,2 % Männer. Dieses Verhältnis ist ungefähr gleich in allen Berufsund auch Altersgruppen. 5 Ausgewählte Ergebnisse Die zentralen Fragestellungen der Studie betreffen den Einsatz und die Nutzung sowie die Bewertung und die Akzeptanz von Programmen zur Digitalen Prüfungsunterstützung. Die Ergebnisse werden zunächst auf der Ebene der Unternehmen und Berufsgruppen dargestellt, es folgt die Beantwortung der Fragen, welche Programme von welchen Berufsgruppen auch selbst genutzt werden, wie die Nutzung bewertet und wie die Zukunft der Digitalen Datenanalyse von den Befragten eingeschätzt wird. 75

8 Georg Herde / Andreas Kohl Auf die Frage Wird in Ihrem Unternehmen / Ihrer Behörde Software für die Digitale Datenanalyse eingesetzt? gaben 493 Befragte eine Antwort (Abbildung 2). Gut die Hälfte beantwortete diese Frage mit Ja (Abbildung 2). Abbildung 2:Einsatz von Software zur Digitalen Datenanalyse (N =493) Werden die Antworten unter dem Aspekt der Größe der Organisation betrachtet, zeigt sich, dass in Unternehmen und Kanzleien bis zu einer Größe von 49 Mitarbeitern die entsprechende Software nur unterdurchschnittlich eingesetzt wird, während sie in den mittleren Unternehmen ab 50 Mitarbeitern und den größeren und großen Unternehmen überdurchschnittlich zum Einsatz kommt Die Betrachtung der Berufsgruppen liefert die folgenden Ergebnisse: Die Revisoren gehören neben den Wirtschaftsprüfern und Betriebsprüfern zu den Berufsgruppen in unserer Stichprobe, in deren Unternehmen Software zur Digitalen Datenanalyse überdurchschnittlich eingesetzt wird (ca. 76 % der Revisoren, 81 % der Wirtschaftsprüfer und alle 8 Betriebsprüfer, die an der Befragung teilgenommen haben). Dagegen wird in nur ca. 33 % der Kanzleien von Steuerberatern Software zur Digitalen Datenanalyse eingesetzt, während bei den Rechnungs(hof)prüfern ca. 42 % der Institutionen entsprechende Programme einsetzen. 76

9 Umfrage Digitale Prüfungsunterstützung Abbildung 3: Einsatz von Software zur Digitalen Datenanalyse nach Berufsgruppen (N = 492; die Fälle weiß nicht = 13 und derzeit nicht möglich = 15 Fälle werden zur besseren Übersichtlichkeit nicht aufgeführt) Selbst mit der Software arbeiten jedoch nur 173 Befragte (ca. 35 %) und 86 (ca. 17 %) geben an: Nicht direkt, aber ich beauftrage andere Mitarbeiter / Kollegen mit den Analysen. Die restlichen Befragten lesen die Analysen / Berichte, die interne oder externe Stellen erstellt haben (Abbildung 4). Von den 121 Revisoren, die diese Frage beantwortet haben, setzen 72 die Software selbst ein, 40 beauftragen andere mit den Analysen oder beschäftigen sich passiv mit dem Thema (5 Befragte) und bei nur 4 Befragten gehört die Digitale Datenanalyse nicht zum Aufgabenbereich. Dieses Ergebnis erklärt sich durch den hohen Anteil leitender Angestellter unter den befragten Revisoren. Von den 54 Steuerberatern, in deren Kanzleien entsprechende Software eingesetzt wird, arbeiten 33 selbst mit den Programmen. Die Zahlen für die Rechnungs(hof)prüfer weichen von den Ergebnissen der anderen Gruppen ab: Hier arbeiten deutlich weniger als erwartet mit Software für die Digitale Datenanalyse. 77

10 Georg Herde / Andreas Kohl Abbildung 4:Einsatz von Software zur Digitalen Datenanalyse (N =291) Das Geschlecht spielt keine Rolle, d. h. die Anteile der Frauen, die mit den Programmen selbst bzw. nicht selbst arbeiten, entspricht dem Verhältnis der Anteile bei den männlichen Befragten. Auch die Qualifikation, d. h. der Abschluss der Hochschul-, Universitäts- oder Berufsausbildung spielt keine Rolle, ob die Software selbst genutzt wird. Dagegen spielt das Alter eine Rolle: Es arbeiten mehr jüngere Befragte selbst mit der Software als ältere (Tabelle 5). Tabelle 5: Selbst mit der Software arbeiten und Alter der Befragten (N = 291) Welche Software wird nun generell in den Organisationen eingesetzt? Tabelle 6 zeigt eine nach Berufsgruppen gegliedert Übersicht für diejenigen Befragten, die die Frage nach dem Einsatz von Programmen zur Digitalen Datenanalyse in ihren Organisationen bejaht haben. Generell wird nicht nur eine Software eingesetzt. Neben den auf Digitale Datenanalyse spezialisierten Programmen wie ACL und IDEA werden von allen Berufsgruppen Programme aus der Microsoft Office Familie wie Excel, Access etc. eingesetzt. Ein ähnliches Ergebnis zeigt eine Studie, die von AuditNet durchgeführt wurde (Kaplan 2010), in der von einer Überschätzung des Einsatzes von Programmen zur Digitalen Datenanalyse im engeren Sinne gesprochen wird. Tabelle 7 zeigt den großen Anteil der Nutzung von Programmen aus der 78

11 Umfrage Digitale Prüfungsunterstützung Office Familie. Die größte Anzahl verschiedener Programme generell wird von den Revisoren und Wirtschaftsprüfern eingesetzt. Tabelle 6: Eingesetzte Software (in absoluten Zahlen, Mehrfachnennungen möglich) Tabelle 7: Selbst genutzte Software (in absoluten Zahlen, Mehrfachnennungen möglich) Durch den Einsatz der Software konnte die Qualität der Ergebnisse der Analysen und Prüfungen verbessert werden. Das ist die überwiegende und auch klare Meinung der Befragten, in deren Organisationen Software eingesetzt wird (siehe Tabelle 8). Auch der Frage, ob die Durchführung einer Prüfung dadurch schneller erfolgen kann, wird von der Mehrheit zugestimmt, jedoch relativiert ein Drittel diese Aussage mit einem teils-teils. Dass die Software eingesetzt werden muss, weil Vorgesetzte und / oder Finanzverwaltung das erwarten würden, wird von der Mehrheit verneint. Doppelte Zahlungen, Betrugsfälle und Unregelmäßigkeiten wurden aufgedeckt, das sagen ca. 1 Drittel der Befragten. Ca. 20% der Mandanten stellen ihre Daten nur noch digital zur Verfügung. Neue Kunden konnten durch das Angebot, Digitale Datenanalysen durchführen zu können, jedoch nur in wenigen Fällen gewonnen werden. Insgesamt sehen die Befragten, in deren Organisationen Software für die Digitale Datenanalyse eingesetzt wird, den Nutzen realistisch und überwiegend positiv. 79

12 Georg Herde / Andreas Kohl Tabelle 8: Erfahrungen mit der eingesetzten Software (jeweils Befragte, in deren Organisationen Software für die Digitale Datenanalyse eingesetzt wird) Mit dem Support durch die Hersteller der eingesetzten Software sind die Befragten generell nicht unzufrieden. Allerdings möchten dies auch viele Befragte nicht beurteilen, vermutlich weil sie nicht selbst sondern die Mitarbeiter der IT-Abteilung im direkten Kontakt mit dem Kundendienst der Hersteller stehen. Der Verbesserungsbedarf wird recht deutlich in der Handhabung der Software gesehen, gefolgt von den Forderungen nach mehr Funktionalität z. B. im Bereich der der Ergebnispräsentation einer Analyse (Tabelle 9). Tabelle 9: Wünsche an die Hersteller der Software (jeweils Befragte, in deren Organisationen Software für die Digitale Datenanalyse eingesetzt wird) 80

13 Umfrage Digitale Prüfungsunterstützung Alle Befragten sind davon überzeugt, dass die Bedeutung der Digitalen Datenanalyse steigen wird. Die verschiedenen Berufsgruppen unterscheiden sich nur in der Gewichtung der Bedeutung in den nächsten Jahren. Die Revisoren und Wirtschaftsprüfer sind öfter der Meinung, dass die Digitale Datenanalyse in der Zukunft unverzichtbar sein wird, für die Steuerberater wird die Bedeutung deutlich zunehmen und die Rechnungs(hof)prüfer sind etwas zurückhaltender, aber auch für sie wird die Bedeutung zunehmen. Abbildung 5: Die Zukunft der Digitalen Datenanalyse (N = 484) Generell sind die Befragten, in deren Organisationen bereits Software für die Digitale Datenanalyse eingesetzt wird, und natürlich mehr noch diejenigen, die die Software selbst einsetzen, sehr viel stärker davon überzeugt, dass die Bedeutung dieser Werkzeuge zur Digitalen Prüfungsunterstützung zunehmen wird. 81

14 Georg Herde / Andreas Kohl Abbildung 6: Die Zukunft der Digitalen Datenanalyse (N = 485) 6 Diskussion Die Auswertung der Befragung zur Akzeptanz der Digitalen Prüfungsunterstützung zeigt, dass in ca. 50 % der Unternehmen, in denen die Befragten arbeiten, Software zur Digitalen Datenanalyse eingesetzt wird. In kleineren Unternehmen und Kanzleien hat sich der Einsatz noch nicht so deutlich durchgesetzt, es sind die mittleren und größeren Unternehmen, in denen die entsprechende Software genutzt wird. Es stellt sich die Frage worin die Gründe liegen für eine höhere Akzeptanz in größeren Unternehmungen? Sind es ökonomische Gründe, zu geringe Priorisierung durch die Unternehmensleitung, fehlendes Bewusstsein über mögliche Einspareffekte und Effizienzsteigerungen verbunden mit einer starken Belastung im Tagesgeschäft? Hier ergibt sich ein weites Feld für weitere Untersuchungen. Neben der auf die Digitale Datenanalyse spezialisierten Software werden in allen Organisationen und von allen Berufsgruppen auch Programme aus der Microsoft Office Familie eingesetzt. Die tatsächliche Verbreitung und der Einsatz von Programmen wie ACL, IDEA und Monarch liegt daher unter 50 %. Ähnliche Ergebnisse werden aus den USA berichtet (vgl. Kaplan, J. 2010). Ca. 35 % der Befragten setzen die Software selbst ein. Merkmale wie die Höhe der Qualifikation oder das Geschlecht spielen keine Rolle, ob selbst mit der Software 82

15 Umfrage Digitale Prüfungsunterstützung gearbeitet wird. Allerdings hat das Alter einen deutlichen Einfluss darauf ob die Programme selbst eingesetzt werden oder nicht. Die Jüngeren benutzen die Programme selbst aktiv, während die Älteren weniger selbst aktiv sind. Der Nutzen wird von allen Befragten klar und realistisch gesehen. Schwächen in der Handhabung und Funktionalität werden benannt und sind für die Befragten wichtiger als Mängel im Support der Hersteller der Software, der von allen Befragten als eher zufriedenstellend bewertet wird. Die Teilgruppe der Revisoren unterscheidet sich von allen Befragten durch eine deutlich höhere Nutzung der Software, eine klarere Benennung der Vorteile und eine stärkere Gewichtung der Bedeutung der Digitalen Datenanalyse in der Zukunft. Insgesamt ist jedoch die überwiegende Mehrheit der Befragten davon überzeugt, dass die Bedeutung des Einsatzes in den nächsten Jahren deutlich zunehmen wird. 7 Quellen Bortz, J. & Döring, N.: Forschungsmethoden und Evaluation für Human- und Sozialwissenschaftler. Berlin: Springer, 2006(4) IBM SPSS Statistics Version 19 - www-01.ibm.com/software/de/stats20/ Kaplan, J.: AuditNet Survey report on Data Analysis Software and Auditors. Oakton, Virginia: AuditNet, ofb online Fragebogen Toutenburg, H. & Hermann, Ch.: Deskriptive Statistik. Berlin: Springer, 2008(6) 83

16 Book Deggendorfer Forum zur digitalen Datenanalyse e.v. (Hrsg.) Compliance in digitaler Prüfung und Revision Technische Möglichkeiten rechtliche Grenzen mehr zum Buch unter ESV.info/ ES erich schmidt verlag

17 ^ Dass Datenschutz zunehmend als Schlüsselthema der digitalen Gesellschaft gelten kann, zeigen nicht nur aktuelle Debatten um Datenkraken und immer ausgefeiltere technische Spionagemethodik. Auch die Interne Revision muss zunehmend den Spagat meistern, technische Spielräume auszunutzen, ohne rechtliche Richtlinien und andere Compliance-Anforderungen zu verletzen. Dieser Band betrachtet die fachlich hoch komplexe und mehrdimensionale Thematik aus ihren vielseitigen technischen, rechtlichen und ökonomischen Blickwinkeln. Schwerpunkte sind u.a. Datenanalyse und Datenschutz mit Leitlinien für die Interne Revision Datenschutz bei der Analyse von Massendaten in Revisionsprozessen Korruptionsverhinderung und Datenschutz aus Sicht der Internen Revision Empirische Befunde zur Akzeptanz der digitalen Prüfungsunterstützung Anforderungen und Parameter zukunftsorientierter Analysesoftware Ein komprimierter Überblick, um compliance-relevante Fragestellungen und Risiken in der Internen Revision und anderen überwachenden Funktionsbereichen wirkungsvoll in Prüfungsprozesse einzubinden. mehr zum Buch unter ESV.info/