Konzept für die Umsetzung von Simple SMS für Arztpraxen

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1 Konzept für die Umsetzung von Simple SMS für Arztpraxen

2 SMS Marketing in der Ärztebranche Konzept für die Umsetzung von Simple SMS in der Ärztebranche Inhaltsverzeichnis 1. Einführung - Interaktives Marketing per SMS 3 2. Möglichkeiten für Arztpraxen Simple SMS effizient und erfolgreich zu nutzen Terminerinnerungen und Bestätigungen Wartezeiten verhindern Internetwerbung / Serviceerweiterung Offene Posten Management Bewerbung von Veranstaltungen, Vorträgen, Seminaren Informationen über Vorsorgeuntersuchungen/Impfungen, Terminvereinbarung Abfrage-Service gewünschte Informationen senden Termine fallen aus Interne Kommunikation Weitere Möglichkeiten9 3. Weitere Gründe für SMS Marketing 9-2-

3 1. Einführung - Interaktives Marketing per SMS Da das Handy ständiger Begleiter ist, gewinnt auch der Versand von SMS eine immer größere Bedeutung. Die Hemmschwelle einer SMS für ein Angebot, eine Bestellung oder auch nur einer Nachricht, welche sie interessiert, ist für viele deutlich niedriger als die eines Anrufes. Umso wichtiger ist es jetzt für moderne Praxen auch auf neue Kommunikationsmöglichkeiten ein Auge zu werfen um bestehende Patienten zu binden und potenzielle Patienten kostengünstig zu bewerben und diesen einen interaktiven Service zu bieten. Generell ist SMS Promotion die beste Möglichkeit um direkt, schnell und kostengünstig zu werben und Informationen zu versenden insofern der Empfänger auch an Ihrem Angebot interessiert ist. Es gibt keine Werbeplattform, die schneller jederzeit und an jedem Ort Ihren Patienten erreicht als eine SMS. Simple SMS präsentiert Ihnen nun ein Konzept ein interaktives SMS System das alle wichtigen Punkte komplett abdeckt von der Seriosität der SMS, einfache sowie extrem kostengünstige Nutzung bis hin zu Allround-Konzepten, die zeigen, wie SMS zielorientiert eingesetzt werden können. Wir zeigen Ihnen wie Sie mit unserem System kinderleicht Ihre Patienten mittels SMS betreuen und binden können. Wir bieten die Möglichkeit Ihre Patienten persönlich anzusprechen. Und das Wichtigste: der Patient selbst erfreut sich am SMS System mitwirken zu können und einige Vorteile zu genießen. Mit Mobile Health Systems haben Sie somit die Möglichkeit - Ihren Patienten vollautomatische Terminerinnerungen per SMS zu senden, - kurzfristig abgesagte Termine von Patienten noch zu vergeben, - sich schnell und simpel eine Patientendatenbank aufzubauen, - ärgerliche Wartezeiten für Ihre Patienten zu verhindern, - offene Posten ganz einfach zu managen, - Gewinnspiele/Umfragen/Abfrageservices einzurichten, - aktuelle Informationen/Veranstaltungen schnell und kostengünstig an Ihre Interessenten zu senden, - die interne Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern zu erleichtern uvm. Seien Sie mit Simple SMS, einer neuen wichtigen Technologie, einen Schritt voraus und erleichtern Sie so die Organisation in Ihrer Ordination! -3-

4 Win/Win! Win für den Patienten! Ein besonderer Service, der sehr persönlich ist und Ihre Patienten direkt anspricht, Informationen über alle Bereiche gibt und immer ins Schwarze trifft! Win für die Ordination!! Weil besonders innovative Ordinationen ihren Kunden einen besseren Service bieten und Sie ganz gezielt ansprechen können. Gleichzeitig wird die interne Kommunikation enorm vereinfacht und das System ist einfach zu bedienen. Die Ordination kann selbst individuell das System permanent steuern und die intelligente Software des Systems erledigt Ihre Ideen & Konzepte. Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt! 2. Möglichkeiten für Arztpraxen Simple SMS effizient und erfolgreich zu nutzen 2.1 Terminerinnerungen und Bestätigungen Mit Mobile Health Systems können Sie Ihre Patienten ganz einfach und schnell über deren Termine erinnern. So kann es nicht vorkommen, dass Termine vergessen werden bzw. nicht abgesagt werden. Die Kosten- und Zeitersparnis durch diesen Service sind enorm. Beispieltext: Sehr geehrte Frau Huber, Ihr Termin bei Dr. xxx: um 16:30 Erstuntersuchung. Bei Verhinderung antworten Sie bitte per SMS. Beispieltext Rückantwort: Herzlichen Dank für Ihre Antwort, wir werden uns - sofern notwendig - in Kürze bei Ihnen melden. Ihr Team Dr. xxx Sie können die Texte natürlich nach Belieben abändern. Die Sendung der Terminerinnerungen erleichtert die Organisation in der Praxis enorm es entstehen somit keine Leerzeiten. Ein Nichterscheinen von Patienten bei ausgemachten Terminen ohne Absage kann somit kaum mehr vorkommen. Die Patienten können außerdem nicht auf Termine vergessen und profitieren ebenso von dem Service. -4-

5 2.2 Wartezeiten verhindern In jeder Praxis kann es vorkommen, dass sich Termine aufgrund unvorhersehbarer Notfälle und längerer Untersuchungen als geplant verschieben und zeitlich verzögern. Für den Patienten heißt dies oft, das In-Kaufnehmen längerer, ärgerlicher Wartezeiten. Mit Mobile Health Systems können Sie diesem Problem ganz einfach entgegenwirken. Schicken Sie doch einfach bei absehbaren Verzögerungen eine SMS und der Kunde kann sich auf die Terminverschiebung einstellen. Eventuell kann er/sie so noch Besorgungen tätigen oder erst später zum Termin losfahren. Beispieltext: Sehr geehrte Frau Mader! Aufgrund einiger Verzögerungen wollten wir Sie kurz darüber informieren, dass sich Ihr Termin um ca. 60 Minuten verzögern wird. Kommen Sie daher bitte erst 60 Minuten später in unsere Praxis. Ihr Team Dr. xxx Gerade in unserer hektischen Welt ist Zeit Mangelware. Mit einer kurzen SMS können Sie Ihren Patienten Wartezeiten ersparen. Ihre Patienten können so die Zeit anderweitig nutzen und sitzen nicht verärgert in Ihrem Wartezimmer. Das schafft eine angenehme, entspannte Atmosphäre sowohl für den Arzt als auch den Patienten. 2.3 Internetwerbung / Serviceerweiterung Fenster geht auf! (Popup) Beispieltext: Lust auf Vorsorge? Schicken Sie jetzt eine SMS mit Ihrem Namen an unsere Arzt- Mobilnummer 0676/ (T-Mobile / keine Extragebühren) und wir melden sich bei Ihnen um einen Termin für eine Vorsorgeuntersuchung zu vereinbaren. Hiermit sprechen Sie insbesondere gesundheitsbewusste Menschen an. Diese können sich ganz einfach einen Termin für eine Vorsorgeuntersuchung ausmachen. Insbesondere junge Leute nutzen SMS als deren primäres Kommunikationsmedium. Die Hemmschwelle per SMS einen Termin zu vereinbaren oder deren Interesse zu bekunden ist in der neuen Generation deutlich niedriger, als die eines Anrufs oder persönlichen Erscheinens. 2.4 Offene Posten - Management Jeden Monat gibt es Patienten, die Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlen. Die Folge: Sie müssen den Kunden nachmahnen. Oft reicht aber auch ein kleiner Anstoß und der Kunde bezahlt. Mit Mobile Health Systems können Sie z. B. alle 2 Wochen an alle offenen Posten eine kurze SMS verschicken, um diesen Anstoß zu bieten: -5-

6 Beispieltext: Sehr geehrter Herr Gramm! In unserer schnelllebigen Zeit kann es schon mal passieren, dass man etwas übersieht. Leider konnten wir keinen Rechnungseingang für Ihre Rechnung verbuchen. Wir würden Sie bitten uns den offenen Betrag in den nächsten Tagen zu überweisen. Vielen Dank für Ihr Verständnis! Ihr Team Dr. xxx Durch eine schnell versendete SMS sparen Sie sich Kosten für das mühsame Formulieren und Ausdrucken von schriftlichen Mahnungen, sowie die Postgebühren. Auch das Mahnen per Telefonanruf ist mühsam, manchmal erreicht man den Patienten nicht sofort der Zeitaufwand und die Telefonkosten sind daher viel höher als beim Versenden vorgefertigter SMS, die auch ganz einfach mit einem Klick an mehrere Patienten versendet werden können. 2.5 Bewerbung von Veranstaltungen, Vorträgen, Seminaren Einen ganz besonderen Service können Sie Ihren Patienten bieten, wenn Sie diese zu interessanten Vorträgen, Veranstaltungen oder Seminaren mittels persönlich adressierter SMS einladen. Aufgrund von Filterfunktionen (z. B. nach Alter, Geschlecht, Postleitzahl etc.) können Sie diese Informationen auch ganz gezielt versenden. Solche Veranstaltungen schaffen Bindung und Vertrauen zum Arzt. Beispieltext: Hallo Frau Dimmlinger, es ist wieder soweit! Am um 18 Uhr findet unser nächster Health Day in unserer Praxis statt! Ein interessanter Vortrag zum Thema Gesunde Ernährung im Alltag erwartet Sie! Wenn Sie kommen möchten, antworten Sie bitte mit dem Kennwort Anmeldung auf dieses SMS. Ihre Ordination xxx Beispiel automatischer Antworttext: Wir freuen uns auf Sie und wünschen Ihnen viel Spaß beim Health Day! Mit dem System von Simple SMS können Sie auch ganz gezielte Einladungen zu Seminaren durchführen. So müssen Sie nicht teure Postwurfsendungen versenden oder alle potenziellen Interessenten durchtelefonieren. Einfach eine SMS senden und die SMS-Anmeldungen anschließend bearbeiten. Beispieltext: Hallo Frau Huber, unsere Ärztin Frau Dr. Schmied bietet momentan ein Seminar zum Thema Loslassen der Weg zur inneren Heilung an, welches vom im Kurhotel Bad Zell stattfindet. Genauere Details finden Sie unter Bei Interesse senden Sie bitte eine SMS mit Kennwort Loslassen. Wir werden Sie dann telefonisch verständigen. Ihre Ordination xxx Beispiel automatischer Antworttext: Es freut uns, dass Sie gerne beim Seminar Loslassen der Weg zur inneren Heilung teilnehmen wollen. Wir werden Sie in Kürze telefonisch verständigen um die Details abzuklären. Beispiel automatischer Antworttext, wenn Teilnehmer-Liste voll ist: Leider ist unsere Teilnehmerzahl begrenzt und das Seminar nun bereits ausgebucht. Wir bitten Sie um Verständnis und hoffen, dass Sie beim nächsten Mal wieder dabei sind! Ihre Ordination xxx -6-

7 Sie können Ihren Patienten einen tollen zusätzlichen Nutzen bieten, indem Sie kostengünstig per SMS auf interessante Vorträge aufmerksam machen und Anmeldungen schnell und einfach abwickeln können. Schaffen Sie ein positives, vertrauensvolles Klima zwischen Ihnen und Ihren Patienten! 2.6 Informationen über Vorsorgeuntersuchungen/Impfungen, Terminvereinbarung Sie können Ihre Patienten ganz einfach in regelmäßigen Abständen darüber informieren, dass es wieder an der Zeit wäre einen Vorsorgeuntersuchungstermin zu vereinbaren. Sie können auch darauf hinweisen, was für die Untersuchung wichtig ist (z.b. nüchtern erscheinen etc.). Sie können aber auch darauf hinweisen, dass bestimmte Impfungen (z. B. Zeckenimpfung) wieder aufgefrischt werden sollten. Beispieltext: Hallo Frau Klopf! Es wäre wieder an der Zeit einen neuen Vorsorgetermin zu vereinbaren. Letzter Termin war: Senden Sie einfach eine SMS mit Kennwort Vorsorge retour und wir vereinbaren einen passenden Termin! Ihre Ordination xxx Zum einen schaffen Sie einen wertvollen Service für Ihre Patienten, wenn Sie diese auf wichtige Termine automatisch hinweisen. Zum anderen steigern Sie hiermit die Quote an z. B. Vorsorgeterminen, da sich der Patient ganz einfach per SMS anmelden kann. Dies bedeutet auch eine enorme Erleichterung für Ihre Verwaltung. 2.7 Abfrageservice gewünschte Informationen senden Sie können Ihren Patienten auch ein Info-Abfrage-Service bieten. Die Kunden senden dann je nach Bedarf das gewünschte Kennwort und erhalten zielführende Informationen. Beispieltext: Hallo Herr Gruber, wir bieten Ihnen nun die Möglichkeit, zu bestimmten Themen Informationen abzurufen. Wir verständigen Sie dann, sobald Infoabende und Veranstaltungen zu den gewünschten Themen stattfinden. Antworten Sie einfach mit dem gewünschten Keyword Ayurveda, Autogenes Training, Ernährung, Homöopathie. Sollten Sie mehrere Themen interessant finden, senden Sie bitte jeweils eine SMS mit dem gewünschten Keyword retour. Beispiel automatischer Antworttext: Schön, dass Sie sich für das Thema Homöopathie interessieren! Sobald es Informationen oder Seminare zu Ihrem Themengebiet gibt, werden wir Sie darüber informieren. Ihre Ordination xxx -7-

8 Seminar - Homöopathie (3 Wochen später) Beispieltext: Hallo Herr Gruber, schön, dass Sie sich für das Thema Homoöpathie interessieren! Wir bieten diesen Monat einen Vortrag zum Thema Homöopathie gezielt einsetzen an. Termin wäre Samstag der von 10:00 17:30 Uhr im Kurhotel Bad Zell. Wenn Sie Lust und Zeit haben, dann antworten Sie mit: Ok Beispiel automatischer Antworttext: Vielen Dank Herr Gruber! Wir freuen uns auf Ihren Besuch! Ihre Ordination xxx Natürlich besteht dann auch die Möglichkeit, die Teilnehmer noch per Telefon zu kontaktieren um die Details abzuklären und den Termin somit verbindlicher zu gestalten. Mehr Service für Ihre Patienten ohne großen Aufwand! Sie können gezielt Informationen an Ihre Patienten senden so können Sie diesen auch Termine zu Vorträgen senden, welche für deren Gesundheit besonders wichtig sind. 2.8 Termine fallen aus Aus unterschiedlichen Gründen kann es immer wieder vorkommen, dass Termine auch kurzfristig abgesagt werden müssen. Mittels Senden einer SMS erreichen Sie Ihre Interessenten schnell und einfach. Beispieltext: Hallo Frau Jusic, leider müssen wir Ihnen auf diesem Weg mitteilen, dass das Seminar Homöopathie gezielt einsetzen ausfällt, da Frau Dr. Moll krank ist. Wir bitten Sie um Verständnis und verständigen Sie sobald ein Ersatztermin vereinbart wurde. Ihre Ordination xxx Ganz schnell und einfach können Sie so Ihren Patienten Bescheid geben, wenn Termine ausfallen oder verschoben werden. Da das Handy ein ständiger Begleiter ist, können Sie so Ihren Patienten auch kurzfristige Änderungen mitteilen. 2.9 Interne Kommunikation In größeren Ordinationen ist es so ganz einfach, die Mitarbeiter über Sitzungen und Besprechungen zu informieren. -8-

9 Beispieltext: Hallo Manuela, am um 18:00 Uhr findet unsere Teambesprechung für das neue Jahr statt. Themen u.a. Organisationsaufwand abbauen, Einstellung eines neuen Mitarbeiters, Planung & Aussicht für das neue Jahr. Bis dann! Deine Ordination xxx Um interne Termine für Meetings oder sonstige wichtige Nachrichten, schnell und einfach allen Mitarbeitern gleichzeitig mitzuteilen, eignet sich das Senden von SMS ausgezeichnet. So müssen nicht alle Mitarbeiter umständlich durchtelefoniert werden. Besonders in größeren Ordinationen mit vielen Mitarbeitern mit flexiblen Arbeitszeiten ist diese Art der internen Kommunikation eine zusätzliche Bereicherung Weitere Möglichkeiten - Votings (Meinungen & Umfragen) - direkter Zugang zum Patienten ohne aufdringlich zu wirken. - Ernährungs- & Gesundheitstipps aufs Handy senden - Automatisches Geburtstags-SMS Das sind nur einige Möglichkeiten. Natürlich sind der Kreativität hier keine Grenzen gesetzt, da die Software individuell steuerbar ist. Wichtig ist nur, dass die Patienten nicht mit SMS überflutet werden, da es sonst nervig werden kann. Aber beispielsweise 2-3 SMS pro Monat, die noch dazu den Interessen der Patienten entsprechen, nerven im Normalfall keinen! Außerdem besteht auch immer die Möglichkeit für alle Patienten den Service durch ein einfaches Stopp für immer zu beenden! 3 Weitere Gründe für SMS Marketing Das Mobiltelefon verspricht ein großes mobiles Werbepotenzial, denn die mobilen Endgeräte erlauben eine spezifische und personalisierte Kunden- bzw. Zielgruppenansprache. Mit Hilfe des Mobile Marketings kann ein Kommunikations- und Unterhaltungskanal zwischen Arzt und Patienten für ein interaktives, direktes und kundenansprechendes Marketing aufgebaut werden. Durch die Einbindung des Mobiltelefons in das Marketing kann eine maximale Reichweite erzielt werden. Mobile Marketing minimiert Streuverluste. Interaktivität, Emotionalisierung sowie der Unterhaltungscharakter sind weitere Leistungsmerkmale, die dem Mobile Marketing gegenüber anderen Marketinginstrumenten einen Vorteil verschaffen. Das heißt: Mehr Nutzen für alle! -9-