SAP Secondary Distribution and Fuels Retailing

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1 SAP Secondary Distribution and Fuels Retailing SAP Best Practice-Lösungen für die Öl- und Gas-Branche, powered by Implico

2 SAP Secondary Distribution and Fuels Retailing Verbrauchsprognose Rückerfassung Telefonverkauf Continuous Product Replenishment Tourenoptimierung Abrechnung Vertriebsbereichsorganisation Datenerfassung Fahrer-Kommunikation Automatisierung Kunden-App Tourenplanung Disposition Schnittstellen Reporting Gut zu wissen! Die Lizenz von SAP SDM (Secondary Distribution Management for Oil & Gas) beinhaltet ohne jegliche Mehrkosten zugleich auch eine Lizenz für die Branchenlösung SAP Hydrocarbon Management for Oil & Gas für eine abgesetzte Menge von bis zu BOEPD. 02

3 Optimieren Sie Ihre Handelsund Logistik-Prozesse Die täglichen Herausforderungen, denen Öl- und Gas-Unternehmen gegenüber stehen, sind größer als je zuvor. Erfolgreiche Unternehmen streben permanent die folgenden Ziele an, um langfristig ihre Zukunft zu sichern: Prozesse automatisieren manuelle Arbeiten reduzieren, auf Kernkompetenzen fokussieren Kundenbindung verbessern flexibel sein, Service erhöhen Effizienz erhöhen wirtschaftlich bleiben Mit den SAP Best Practice Lösungen bieten wir Ihnen zukunftssichere IT-Lösungen mit einer langfristigen Strategie. Sie erhalten passgenaue, mitwachsende und schnell zu implementierende SAP Standardlösungen. Die Innovationskraft von SAP und der Partner Community sichern die Investitionen langfristig ab. Mehr als 70% aller Mineralölunternehmen weltweit benutzen SAP. Implico bietet Unternehmen aller Größenordnungen Softwarelösungen und Beratung, die Ihnen helfen Ihre Prozesse zu optimieren. Wir verbinden langjährige Erfahrungen aus vielen erfolgreichen Projekten mit aktuellstem IT- und SAP-Knowhow. In der Öl- und Gasbranche realisieren wir seit über 30 Jahren erfolgreich IT-Projekte. So zählen viele der größten Ölkonzerne der Welt zu unseren Kunden, genauso, wie viele Mittelstandsunternehmen. Implico ist als Entwicklungspartner verantwortlich für die SAP Branchenlösungen SAP SDM (inkl. OGSD, IDM und CPR), SAP RFNO und OpenTAS. Implico hilft Ihnen, Ihre komplette Prozesskette zu optimieren von der Auftragsannahme über Disposition und Ausführung bis zur Rechnungsstellung und einem aussagekräftigem Reporting. Wir bieten Ihnen: Kompetente Beratung Integrierte Konzepte Kaufmännisches & logistisches Expertenwissen Verlässliches Projektmanagement Intelligente Systemunterstützung Wählbaren Grad an Automatisierung Optimierte, effiziente Prozesse Mit der Kombination aus SAP-Softwarelösungen und Erfahrung haben wir eine hervorragende Ausgangsstellung, um für Sie eine integrierte, zukunftssichere SAP-Standard-Lösung zu implementieren. 03

4 SAP Secondary Distribution and Fuels Retailing Wie können SAP Lösungen Sie unterstützen? Mit SAP Lösungen können Unternehmen der Öl- und Gasindustrie ihre Vertriebs- und Logistikprozesse für raffinierte Produkte und Flüssiggas automatisieren vom Auftragsmanagement über die Disposition und Rückmeldung bis zur Abrechnung. Sie können Tankbestände vorhersagen, die Einkäufe optimieren und für die Auslieferungen Tourenplanungen und Fuhrparkmanagement durchführen. Funktionen der SAP Lösungen: Auftragsmanagement und Logistikautomation Automatisierung der kompletten Prozesskette zur Beschaffung und Versorgung von den Terminals bis zum Endkunden Bedarfs-Vorhersagen und Wiederbefüllung Automatisierte Wiederbefüllung von Tanks durch temperaturbasierte Bedarfs-Vorhersagen Planung und Disposition Verbesserte Fuhrparknutzung durch eine leichtbedienbare graphische Disposition und Optimierung Die Lösungen decken Prozesse in Terminals und Tanklagern, bei Großhandels- und Endkunden sowie in Tankstellennetzen ab und unterstützen eine effiziente und transparente Betriebsführung. Tankstellenmanagement Management des Tankstellengeschäfts inkl. Bestandsführung, Zahl- und Flottenkarten und Pächterabrechnung 04

5 End-to-end Secondary Distribution and Fuels Retailing Capabilities Order Management and Logistics Automation Demand Forecasting and Replenishment Truck Scheduling and Dispatch Retail Fuel Operations Solutions SAP Secondary Distribution Management for Oil & Gas SAP Retail Fuel Network Operations for Oil & Gas OGSD Telefon-Verkauf CPR Planung IDM Disposition RFNO Stammdaten Applications Rückerfassung LPG-Prozesse Bestandsführung Kredit- und Flottenkarten Schnittstellen Pächterabrechnung Komponenten Die Lösung setzt sich zusammen aus: SAP SDM Secondary Distribution Management, inkl. OGSD Oil & Gas Secondary Distribution CPR Continuous Product Replenishment IDM Integrated Dispatch Management und SAP RFNO Retail Fuel Network Operations Was sind die Vorteile? hilft Unternehmen alle Vertriebs- und Logistikprozesse des Downstreambereiches zu automatisieren und zu standardisieren. Verbesserte Kundenzufriedenheit und Kundenbindung Vereinfachte und optimierte automatische Prozesse Übersichtliche und zuverlässige Planung Flexibilität und schnelle Reaktionen z. B. bei ad-hoc Aufträgen Reduzierte Transport- und Arbeitskosten sowie Lagerbestände Insgesamt Datenkonsistenz, Transparenz und Kostenkontrolle 05

6 06 SAP Oil & Gas Secondary Distribution (OGSD) SAP OGSD (Oil & Gas Secondary Distribution) ist eine Teillösung von SAP SDM und die SAP Branchenkomplettlösung für den Handel mit Flüssigprodukten, insbesondere Öl und Gas. SAP OGSD unterstützt die Geschäftsprozesse für das Großhandels-, Wiederverkäufer-, Industrie-, Endverbraucher- und Tankstellenversorgungsgeschäft und integriert die Abläufe vom Verkauf über Disposition bis zur automatischen Rückmeldung. Alle Daten werden in der Finanzbuchhaltung und im integrierten Berichtswesen zusammengeführt. SAP OGSD ist von Implico für die SAP AG in enger Zusammenarbeit mit der Industrie entwickelt worden. Die vorkonfigurierte Lösung eignet sich für Unternehmen von 5 bis Nutzern. Vorteile von SAP OGSD: Branchenspezifisch Zukunftssicher Innovativ Skalierbar Benutzerfreundlich Einfach zu implementieren Umfangreiches Reporting Funktionen: Auftragsmanagement Das SAP OGSD Telefonverkaufscockpit stellt die zentrale Arbeitsgrundlage für den Vertrieb dar. Hier können Aufträge, Anfragen, Angebote und Kontrakte übersichtlich und effizient erfasst werden. Der Verkäufer hat stets einen Überblick über alle wichtigen Kundendaten und weitere Detailinformationen können jederzeit angezeigt werden. Das Cockpit enthält unter anderem Funktionen für Sammelbestellungen, Wiederbelieferungskontrakte und Outbound-Aktivitäten. Auswertungen aus Verkauf, Beschaffung sowie aus eventuell vorhandenen Niederlassungen unterstützen die Telefonverkäufer zusätzlich. Ein Großteil der Aktivitäten wird auf nur einem Bildschirm abgewickelt. Vordisposition Die Vordisposition erfolgt direkt aus dem Auftragsmanagement, so dass dem Kunden schon während der Auftragserfassung ein Liefertermin mitgeteilt bzw. ein möglichst günstiger Lieferzeitpunkt vereinbart werden kann. Mit Hilfe von Lieferzeitzonen wird der aktuelle Stand der Vordisposition zudem visualisiert. Optional kann die integrierte Disposition und Tourenplanung SAP IDM (Integrated Dispatch Management) genutzt werden.

7 Rückerfassung der Lieferdaten Die SAP OGSD Rückerfassung ist ein Werkzeug für die automatische oder manuelle Rückmeldung der tatsächlich gelieferten Waren und Mengen. Sie ist übersichtlich und schnell bedienbar. Sie ermöglicht eine sofortige Mengenkorrektur auf Basis der geplanten Mengen. Lagerbestandsbuchungen werden automatisch durchgeführt. Die Fakturen werden auf Basis der rückgemeldeten Mengen vorbereitet. Die Rückerfassung umfasst alle Prozesse für den Abgleich der gelieferten mit den geplanten Mengen und informiert transparent über: getätigte Auslieferungen, die nicht den geplanten Mengen entsprechen zusätzlich verkaufte Produkte Auslieferungen ohne Bestellung etc. SAP OGSD Schnittstellen Adapter Der OGSD Schnittstellen Adapter bietet flexible und konfigurierbare Möglichkeiten, um jede Art von Daten aus Terminal Automation Systemen (z. B. OpenTAS), von Spediteuren, aus Bordcomputern, Tankstellen usw. in den Ablauf von SAP OGSD zu integrieren. Unterstützte Eingabeformate sind IDoc, Textdateien oder XML. Eingehende Daten können zu unterschiedlichen Prozesszeitpunkten in den Ablauf integriert werden. Insbesondere dann, wenn mehrere unterschiedliche Datenströme in den Prozessablauf zu integrieren sind, ermöglicht diese hochautomatisierte SAP OGSD Standardfunktionalität eine zeitsparende und damit kostengünstige Implementierung. SAP OGSD hilft Ihnen bei der Erstellung eines automatisierten und integrierten Order-to-Cash Prozesses bei der Zentralisierung aller Kundeninformationen bei dem Erkennen von Preisveränderungen Beladungsprozesse und Rechnungsabläufe zu automatisieren, inklusive Abgleich von Produktvolumina und der Datenerfassung von Terminals und LKWs optimale und effektive Belieferungsrouten festzulegen bei der Bedarfsplanung durch Sicherstellung des passenden Lagerbestands zu jedem Zeitpunkt flexibel Ihre Prozesse zu steuern, z. B. durch Warnungen bei Nachlieferungslücken, Änderungen der geplanten Nachfrage oder bei Preisänderungen bei der Prozessintegration von Transportunternehmen, Terminals und Raffinerien 07

8 08 SAP Continuous Product Replenishment (CPR) Das Prognosewerkzeug SAP CPR ist ein Teil von SAP SDM und dient der Vorhersage von künftigen Bestellungen. Es arbeitet mit verschiedenen Vorhersagemethoden, ist ein selbstlernendes System und verbessert mit jeder Lieferungen die Planbarkeit. Bei der Planung stehen Ihnen mehrere Methoden zur Verfügung. Die Belieferung kann in festen Zeitabständen erfolgen oder auf Basis von Verbrauchsprognosen. SAP CPR errechnet diese anhand der Lieferhistorie oder anhand von Parametern wie dem Wetter oder Verbrauchsmustern. SAP CPR ermöglicht Ihnen einen deutlich verbesserten Service, bei dem Telefonverkäufer die Kunden pro-aktiv ansprechen und auf den baldigen Bedarf hinweisen. So vermeiden Sie, dass Ihre Kunden bei der Konkurrenz bestellen. Die wichtigsten Funktionen: Prognosen für das Endverbrauchergeschäft Erstellung von Anruflisten für den Vertrieb Erstellung von -Kampagnen Automatische Auftragserstellung Verschiedene Berechnungsmethoden Ausbau der Vertriebsaktivitäten SAP CPR Analysetool Bei der Erstellung von Prognosen greift SAP CPR auf Daten aus vielen SAP-Objekten zurück, unter anderem auf Kundenstammdaten, Lagerobjekten (Tanks), Lieferhistorie etc. Das Analysetool bietet durch die Bereitstellung von Werkzeugen eine effiziente Kundenauswahl, die für eine Wiederbelieferung angesprochen werden können. Diese Auswahl kann als Abfrage gespeichert werden. Danach lässt sich die Zahl der Kunden für eine bestimmte Überprüfung anhand von Filtern weiter eingrenzen. In der Liste der ausgewählten Kunden können weitere Details abgefragt werden, so dass alle relevanten Prognosedaten auf einem Bildschirm zusammengefasst werden. Es lassen sich frühere SAP CPR-Prognosen abrufen und mit aktuellen Prognosen vergleichen. Die SAP CPR-Parameter können jederzeit aktualisiert werden. Es können Nutzungsfaktoren für die Belieferung zugrunde gelegt werden. Mit diesen Faktoren wird sichergestellt, dass die Lieferung rechtzeitig und wirtschaftlich erfolgt. Anhand der grafischen Darstellung lassen sich zudem saisonale Verbrauchsmuster erkennen, um so eine für jede Jahreszeit optimale Liefermethode zu wählen.

9 Add-On Initial Set Up Tool Mit der Zeit sammeln Sie viele Informationen über den Verbrauch Ihrer Kunden. Mit dem Add-On Initial Set Up Tool können Sie die gesammelten Verbrauchsparameter Ihrer Bestandskunden auch für Neukunden verwenden Sie sind dadurch in der Lage, Neukunden gleichermaßen effizient zu bearbeiten: Analyse anhand der Anschrift Kunden mit identischer Postleitzahl werden selektiert. Dabei werden Parameter wie durchschnittliche Tankgröße und unterschiedliche Verbrauchsfaktoren der Kunden angezeigt. Analyse anhand von Anschrift und Verbrauch Kunden die zu der selben Wetterstation gehören und ein identisches oder ähnliches Verbrauchsverhalten aufweisen, werden selektiert. Analyse anhand von Anschrift und Historie Mit dieser Selektion erhalten Sie die zuverlässigsten Parameter für Ihre Planung. Anhand früherer Lieferungen wird der Verbrauch mit Wetterdaten abgeglichen. Je nach Ergebnis des Abgleichs werden dann die Parameter für die Berechnung des wetterabhängigen und des gleichmäßigen Verbrauchs bestimmt. Add-On App Refill Me! Öl- und Gas-Unternehmen können ihren Kunden erstmals eine App bieten: Refill Me! Die App zeigt Endverbrauchern auf ihrem iphone alle relevanten Informationen über ihren aktuellen Verbrauch und ermöglicht ihnen so, den Lieferprozess interaktiv mitzugestalten. Händler wiederum können mit der App automatisch disponieren und ihren Kundenservice verbessern. Refill Me! liefert dem Anwender eine Übersicht darüber, welches Produkt in welcher Menge verfügbar ist. Die Verbrauchskurve informiert über den Zeitpunkt der letzten und der nächsten anstehenden Lieferung. Mit diesem Wissen kann der Kunde dann die zweite Funktion nutzen und sofort eine Bestellung aufgeben, die direkt eine Bestellanfrage im SAP- System des Händlers auslöst. Die App zeigt den aktuellen Preis, und mit der Bestätigung wird die Lieferung der gewünschten Menge veranlasst. Refill Me! bietet Ihren Kunden nützliche Informationen und Interaktionsmöglichkeiten, während Ihr Unternehmen von einer verbesserten Kundenorientierung, optimierten Transportketten und erhöhten Liefermengen profitiert. 09

10 SAP Integrated Dispatch Management (IDM) SAP IDM (Integrated Dispatch Management) ist eine Teillösung von SAP SDM und unterstützt und automatisiert Ihre Disposition. In Zusammenarbeit mit Praktikern aus vielen Unternehmen entstand ein Komplettpaket für die Disposition und Transportplanung, welches sich durch eine hervorragende Übersichtlichkeit und durch leichte Bedienbarkeit auszeichnet. Alle Planungsschritte können intuitiv per Drag&Drop wahlweise auf der Karte, in der Graphik oder in den Tabellen ausgeführt werden. IDM bietet damit eine übersichtliche und effektive Unterstützung der Disponenten. Dabei werden Aufträge mit den vorhandenen Ressourcen wie Fahrzeuge oder Servicemitarbeitern bestmöglich kombiniert. Umfassende Funktionalität Wesentliche Merkmale von IDM sind: Disposition und Tourenplanung Unterstützung zentraler und dezentraler Dispositionsszenarien Internet-basierte Applikation und damit ortsunabhängige Verfügbarkeit Trennung von Karten- und Ressourcendarstellung auf separaten Bildschirmen Sehr gute Bedienbarkeit durch direkte Interaktion zwischen Karte, Gantt Chart und den Fahrzeugen Entscheidungshilfen durch visuelle Aufbereitung aller relevanten Informationen Integration von Best Buy-Kalkulationen im Dispositionsprozess Mehrplatzfähigkeit inklusive Interaktion zwischen verschiedenen Disponenten SAP-Stammdaten-Erweiterungen für die planungsrelevanten Objekte (z. B. Fahrzeuge, Kunden, Lieferanten und Material) Optionale Optimierung der geplanten Touren Optionale Integration von Onboard-/Telematik- Equipment IDM bietet Ihnen eine Fülle an innovativen Funktionen für eine effiziente Disposition und Transportplanung. 10

11 Intelligente Kalkulation Geringere Kosten Das Ziel jeder Disposition liegt auf der Hand: Die verfügbaren Ressourcen sollen möglichst optimal eingesetzt und kombiniert werden. Dabei spielen zahlreiche Restriktionen eine entscheidende Rolle. Das können kundenspezifische Besonderheiten sein, aber auch individuelle Vorgaben des Unternehmens. SAP IDM bietet dafür eine Vielzahl von einstellbaren Parametern, die bei der Berechnung und Optimierung berücksichtigt werden. Unterstützung aller Planungsformen SAP IDM eröffnet Ihnen eine hohe Planungsflexibilität. Sie bestimmen den Grad der Systemunterstützung und Automatisierung nach Ihren Bedürfnissen. Ob eine manuelle, halbautomatische oder sogar vollautomatische Disposition SAP IDM unterstützt Sie bei der Errechnung der bestmöglichen Lösung für Ihre Transporte. SAP IDM ermöglicht beispielsweise eine effektive Senkung der Transportkosten durch reduzierte Kilometerleistung, Fahrzeit, Fahrzeugeinsätze und Überstunden sowie auch zahlreiche Plausibilitäts- und Restriktionsprüfungen. Schnelle Disposition Durch die intelligente Systemunterstützung verringern Sie mit SAP IDM den Zeitbedarf für die Planung und Disposition deutlich. Besserer Service SAP IDM erlaubt Ihnen, aktuell eintreffende Aufträge schnellstmöglich abzuarbeiten. Durch die verbesserte Planung und die höhere Transparenz werden Ihre Auskünfte zu Lieferterminen verlässlicher. Ihre Reaktionsfähigkeit und Auskunftsfähigkeit steigen. 11

12 12 SAP Retail Fuel Network Operations (RFNO) SAP Retail Fuel Network Operations (RFNO) überwacht und steuert alle Zahlungs- und Mengenströme in Tankstellennetzen. Als effizientes Managementwerkzeug unterstützt SAP RFNO u.a.: die tägliche Pächterabrechnung die Kraftstoffbestandsführung das Zahl- und Flottenkartenmanagement sowie Standard POS-Schnittstellen (wie z. B. WEAT) SAP RFNO ist eine skalierbare Lösung mit hoher Bedienerfreundlichkeit und umfangreichen Auswertungs- und Steuerungsmechanismen, die dadurch besonders auch für den Mittelstand geeignet ist. Die Vorteile von RFNO auf einen Blick: Einheitliche und effiziente Prozesse im gesamten Tankstellennetz Größtmögliche Transparenz sowie Sicherstellung des Tankstellennetzbetriebes 24/7 Die SAP RFNO Funktionalitäten im Einzelnen: Stammdatenverwaltung Kraftstoffbestandsführung Zahlungskartenverarbeitung Flottenkartenmanagement Pächterabrechnung Reporting Stammdatenverwaltung Ermöglicht die Verwaltung aller relevanten Betriebsstammdaten Die Stammdatenverwaltung deckt alle wichtigen Bezugsgrößen einer Tankstelle ab, z. B. Partner, Wettbewerber, Kredit-, Debit-, Treuekarten, eigene Flottenkarten, Anlagen, Geräte, Tank- und Materialzuordnungen, Kostenstellen etc. Kraftstoffbestandsführung Sorgt für einen permanenten Überblick über die verschiedenen Bestände SAP RFNO sorgt für eine intelligente Bestandsverwaltung durch Upload von Pegel- und Zählerwerten, Bestandsabgleiche, Plausibilitätsprüfungen, Bestandskorrekturen und -bewertungen. Auf Wunsch können mit der Komponente SAP CPR sogar nötige Wiederbelieferungen automatisch ermittelt und die Aufträge ausgelöst werden.

13 Zahlkartenverarbeitung Bietet eine einfache Abstimmung und Dokumentierung aller Zahlungskartentransaktionen SAP RFNO ermöglicht eine bequeme und effiziente Verarbeitung aller abrechnungsrelevanten Umsatzdaten der POS Systeme, eine Abrechnung mit den Clearingstellen sowie eine Überwachung durch den Abgleich der Standortdaten mit den Ausstellerdaten. Flottenkartenmanagement Umfasst alle notwendigen Funktionalitäten für das Management eigener Flottenkarten Mit RFNO können Sie Ihre eigenen Flottenkarten schnell, sicher und einfach verwalten. Dies umfasst die Abrechnung der Transaktionen, die Berücksichtigung in der Pächterabrechnung sowie die Kartenverwaltung inkl. Kartensperrung/-entsperrung, Kartenprägung und PIN-Verwaltung. Pächterabrechnung Einfache Abstimmung aller Händleraktivitäten mit täglicher Rechnungsstellung SAP RFNO ermöglicht eine bequeme und effiziente Abrechnung mit Ihren Pächtern basierend auf Verkaufsdaten mit zahlreichen Prüfungen und unter Berücksichtigung von Optionen wie Fest- und Umsatzpacht, Provisionen, Teilnahmegebühren, Rabatten, Pächterwechsel etc. Reporting Umsätze, Bestände, Prognosen etc. der Tankstellen in Echtzeit Das Fuel Network Control Cockpit zeigt Ihnen jederzeit die wirtschaftliche Lage Ihres Tankstellennetzes, auf Wunsch auch mobil. Mit den SAP-Mittelstandslösungen lassen sich alle Geschäftsprozesse optimieren: Effiziente Administration von Tankstellennetzen Steuerung der Warenverkäufe im Shop Clearing Center Services zur Anbindung Ihrer Geschäftspartner Tankstellenversorgung und Belieferungsmanagement Pächterabrechnung Disposition und effiziente Tourenplanung ERP-Integration Administration von Kredit- und Flottenkarten Zeitnahe automatisierte Rechnungsstellung Performante Verarbeitung von Massendaten (z. B. Kassen- und Verladedaten) Die wichtigsten Kennzahlen jederzeit im Blick auf Ihrem Tablet oder Smartphone Moderne On-Board Integration Hohe IT Investitionssicherheit durch Standardlösung NEU 13

14 Awards Asia & Myanmar 2015 Oil & Gas Logistics Company of the Year Implico erhält Telematics TOP 2014 TankBank Award Automation Company of the Year 2013 Asia & Myanmar Oil and Gas Awards Logistics Business IT Awards 2014 Supply Chain Management Software Top Partner 2013 SAP Cloud Channel Partner Award 2013 TankBank Award Automation Company of the Year Frost & Sullivan Global Customer Value Enhancement Award Implico erhält Telematics Award

15 Über Implico Als internationales Beratungs- und Softwarehaus unterstützt Implico zahlreiche Öl- & Gas- Downstream-Unternehmen weltweit bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse. Die Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Hamburg wurde 1983 gegründet und hat Standorte in Malaysia, Rumänien, der Schweiz und den USA. Projekte werden auf Basis umfassenden Branchen- Know-hows budget- und termingerecht durchgeführt. Implico bietet kompetente, ganzheitliche Beratungs- und Implementierungsleistungen aus einer Hand an. Implico ist ein Microsoft Gold Partner, Entwicklungspartner der SAP AG und Mitglied des Oracle Partner Netzwerks. Die Implico Gruppe beschäftigt derzeit rund 200 Mitarbeiter weltweit. 15

16 I04; Implico. SAP is the trademark or registered trademark of SAP AG in Germany and in several other countries. All other company, product and service names or marks mentioned are the trademarks of their respective proprietors. Picture Credits: Page 6: majeczka - Shutterstock; Page 7: Lajos Répási - istock, shotbydave - istock; Page 8: paolo toscani - Shutterstock; Page 14: Jupiterimages - Thinkstock Germany Malaysia Romania Switzerland USA