Jetzt loslegen! Richtig starten beim Kanzleikauf

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1 Jetzt loslegen! Richtig starten beim Kanzleikauf Impulse und Ansatzpunkte für den Start als Kanzleiinhaber 1 Dipl.-Kaufmann Markus Dammer Kanzleigründungs- und Kanzleikäuferberatung DATEV-Consulting - Projektleitung - Kernfelder Marketing & Vertrieb Qualitätsmanagement Personalmanagement Die Erfolgsbausteine beim Kanzleikauf Kanzleigründungs- und Kanzleikäuferberater Richtige Planung Gute Mitarbeiter Klare Strukturen Mobil: markus.dammer@datev.de 2 2 1

2 Was ist Ihr Antrieb? Was ist Ihre Vision? der Aufbau einer eigenen Kanzlei bis zum entspannten Ruhestand 3 Warum eine Kanzlei kaufen? Alternativen zum Start in die Selbständigkeit Kanzleigründung Nebenberufliche Gründung Freiberufliche Mitarbeit Gründung einer Bürogemeinschaft Partnerschaft mit Anteilen suzesizu / fotolia.com 4 2

3 Haben Sie Ihre Vision? Sind Sie reif für den Weg als Kanzleiinhaber? Fragen, die Sie sich zu Beginn stellen sollten: Ist das der richtige Weg für mich? Traust du dir das zu? Habe ich eine tragfähige Strategie? 5 Was Kanzleikäufer / Kanzleinachfolger sagen. Das Beispiel Benjamin Dreger (Dipl.-Finanzwirt (FH), (30J.), Steuerberater, Fachberater Unternehmensnachfolge (DStV ev) Das waren meine Erfolgsfaktoren beim Kanzleikauf: Das waren meine Erfolgsfaktoren und ich bin froh, dass ich es so gemacht habe.. Ein klares Bild; eine Vision Mitarbeit in der Kanzlei (halbes Jahr) Transparente und gemeinsame Bewertung der Mandanten Genaue Wertermittlung Faire Vertragsgestaltung Win-Win-Situation mit juristischer Unterstützung Mitarbeiter sind das A & O und sind gut investierte Zeit Richtige Kalkulation und gute Finanzierung Starke Prozesse und Rendite Persönlichkeit und Zusammenarbeit entscheiden 6 3

4 Kanzleikauf & -Verkauf: Ein Marktüberblick Wie ist die aktuelle Marktsituation einzuschätzen? blobbotronic / fotolia.com 7 7 Erst 50% der Kanzleiinhaber über 55 Jahre haben Ihre Nachfolge geplant 25 % 24 % 24 % Kanzleiverkauf an externen Berufsträger 2 % 2 % Aufnahme Partner oder Fusion 17 % Übergabe innerhalb der Familie 25 % 7 % 17 % 7 % Aufbau eines Nachfolgers innerhalb der Kanzlei 25 % noch nicht geklärt 25 % noch nicht mit dem Thema beschäftigt Quelle: Telefonische Befragung der DATEV eg im Jahr 2013 bei StB über 55 Jahre, n=

5 Entwicklungen in der Branche Security Digitalisierung von Geschäftsprozessen egovernment Internet der Dinge Data Analysis Social Computing War for Talents Loyalität Steigende Kundenanforderungen Steigender Wettbewerb Konzentration in größere Einheiten Bürokratieabbau und Rechtsangleichung New Work Cognitive Computing Mobile & Cloud 9 Zukunftsszenarien und Empfehlungen der BStBK Megatrends BStBK: Der Weg in die zukunftsfähige Kanzlei Bundessteuerberaterkammer benennt drei Herausforderungen, die für eine Umgestaltung des StB-Markts sorgen werden: 1. Digitalisierungsprozesse im Steuerrecht sorgen für Veränderungen 2. Wachsende Konkurrenz wird die klassischen Geschäftsfelder der Kanzleien beeinflussen 3. Demografischer Wandel erfordert neue Strategien im Wettbewerb um die besten Köpfe 1. Schritt: Überprüfen, ob die Mindestanforderungen ( State of the art ) an eine zukunftsfähige Kanzlei erfüllt sind: 1. Klares Dienstleistungsportfolio 2. Optimierte und standardisierte Kernprozesse 3. Professionelles Erscheinungsbild 4. Attraktive Arbeitsbedingungen 5. Regelmäßige eigene Fortbildung des StB 6. Verbesserte Aus-/ Weiterbildung der Mitarbeiter 2. Schritt Strategieentwicklung: Entscheidung über die strategische Ausrichtung der Kanzlei anhand der Auswahl von Gestaltungsoptionen nach Geschäftsfeldern und Zeithorizont. 3. Schritt Anpassung der Gestaltungsoptionen an einen Kanzleitypen: 1. Traditionelle Einzelkanzlei 2. Fortschrittliche Einzelkanzlei 3. Sozietät mit klassischer Ausrichtung 4. Sozietät mit spezialisierter Ausrichtung 5. Nationale StB-Gesellschaft 6. Multiprofessionelle Beratungsgesellschaft 10 (Steuerberatung 2020, S. 40, 76) (Steuerberatung 2020, S , 78) (Steuerberatung 2020, S , 79) 5

6 Marktentwicklung Demographischer Wandel Entwicklung der Selbständigenquote % ,0% 72,4% 72,4% % 29,5% ,5% ,9% 71,8% 71,8% 71,4% 71,1% 70,7% 70,5% 70% selbständig angestellt Selbständige Angestellte Selbständigenquote *Hinweis: Selbständig ist, wer bei seiner Kammer mit einer eigenen Berufshaftpflichtversicherung gemeldet ist. à auch sogen. Moonlight-Kanzleien mit wenigen Mandaten (i. d. R. im Nebenerwerb) und Syndikus-StB tragen das Merkmal Selbständig. Quelle: Berufsstatistik Die Kontaktaufnahme gestalten Wie treffen Kanzleikäufer und Verkäufer aufeinander? pressmaster / fotolia.com 12 6

7 Die Möglichkeiten der Kontaktaufnahme Veranstaltungen der Berufsverbände Veräußerungsabsichten sind höchst vertraulich. Daher ist eine Verbreitung auf diesem Weg kritisch. Es wird meist nur ein örtlich begrenzter Kreis erreicht. Chiffre-Anzeigen in Fachzeitschriften oder Mitteilungsblättern der Berufsverbände Vorsicht bei Kaufangeboten, die eine überdurchschnittlich hohe Vergütung versprechen. Hier handelt es sich oft um Profis, die in vielen Fällen anbieten, auch gleich die Formalien, wie die Vertragsgestaltung mit zu regeln. Eintragung in Kanzleibörsen der Berufsorganisationen Erreicht einen großen Interessentenkreis. Effektive und zielgerichtete Suche, da meist die wichtigsten Fakten für eine Kanzleiübertragung angegeben sind Gewerbliche Kanzleivermittler Durch die anfallende Vermittlungsprovision ist die Neutralität der Vermittler fraglich. Quelle: Wehmeier: "Praxisübertragung" 2009, S.14 ff Quelle: 13 Kanzleibörse - Deutscher Steuerberaterverband e.v. 14 7

8 Die DATEV-Kanzleibörse 15 Der geeignete Nachfolger hat eine vergleichbare Berufsqualifikation wie der Übergeber. Titel, akadem. Grad, Fachberater bzw. fachliches Spezialwissen verfügt über Führungserfahrung. Besonders wichtig, bei einem größeren Mitarbeiterkreis, oder wenn der Nachfolger erheblich jünger ist als das Gros der Mitarbeiter Photographee.eu / fotolia.com hat einen ähnlichen Stil und die entsprechenden Umgangsformen. z.b. Kleidung, Auto, Gestaltung der Kanzleiräume Quelle: Wehmeier: "Praxisübertragung" 2009 S.22 hat die Zustimmung seines Lebenspartners. Besonders hinsichtlich Arbeitsbelastung und Freizeitansprüchen, finanzieller Unterstützung, Bürgschaften usw. 16 8

9 Übergabeszenarien Welche Formen der Kanzleiübergabe gibt es im Normalfall? SidorArt / fotolia.com 17 Die häufigsten Nachfolgeszenarien In der Praxis gibt es vier sehr häufig vorkommende Nachfolgeszenarien, bei denen es jeweils spezifische Besonderheiten zu beachten gilt. Immer gilt: handeln Sie frühzeitig! Verkauf an einen externen Berufsträger Übergabe an Mitarbeiter Fusion/Aufnahme Partner Übergabe innerhalb der Familie 18 9

10 Ausgangssituation beurteilen & Werte ermitteln Wie lassen sich die Werte einer Kanzlei beschreiben? adimas / fotolia.com Ich will folgenden Kaufpreis 20 10

11 Und warum? Fragen, Fragen, Fragen 21 Verschaffen Sie sich einen ersten Überblick! Zur Betrachtung und Einschätzung der Kanzlei ist eine detaillierte Ermittlung des Umsatzes und der Umsatzstruktur entscheidend 22 11

12 Branchen- und Kostenvergleiche geben Orientierung Ein Vergleich der Umsatzanteile bzgl. Jahresabschluss und Beratung mit Durchschnittswerten gibt Hinweise Hinterfragen Sie hohe Personalkosten, da sie nur sehr schwer zu ändern sind 23 Beurteilung der Mitarbeitersituation Mitarbeiterproduktivität (Verwaltungszeiten; Pro-Kopf-Umsatz) Mitarbeiterqualifikation Zu- und Abgänge von Mitarbeitern Mitarbeiterführung Arbeitszeiten (Vollzeit -/Teilzeit-/ Aushilfsbeschäftigung) Achtung: Besondere Vereinbarungen, wie Umsatz- oder Gewinnbeteiligungen sind kritisch, da sie für den Erwerber meist nur schwer änderbar sind! Alexander Raths / fotolia.com 24 12

13 Beurteilung der Organisationsstruktur Abrechnung und Zeiterfassung Deckungsbeitragsrechnung Honorargestaltung Zahlungsverhalten Schriftliche Vereinbarungen/Verträge mit Mandanten Qualitätsmanagement Organisierte, einheitliche Abläufe Einsatz von Checklisten Fristenkontrolle/Auftragsplanung Technische Ausstattung Nutzung der Digitalisierung Aktualität der IT-Ausstattung Technische Qualifikation der Mitarbeiter alphaspirit / fotolia.com 25 Gute Vorbereitung hilft beim Kanzleikauf Kunden: Mandatsstruktur Altersstruktur Kundenzufriedenheit Zu- und Abgänge Zahlungsmoral Dienstleistungsstruktur Finanzen: Betriebsergebnis Umsatzentwicklung Umsatzstruktur Kostenstruktur Mitarbeiter: Mitarbeiterstruktur Mitarbeiterproduktivität Zu- und Abgänge Mitarbeiterführung Prozesse: Kanzleiorganisation Arbeitsumfeld Qualität der Arbeitsergebnisse Produktivität der Geschäftsfelder 26 13

14 Bild der Zukunft Welche Vorüberlegungen sind vor einem Kanzleikauf notwendig? Rawpixel.com / fotolia.com Formulieren Sie Ihr Bild der Zukunft! Setzten Sie sich klare Ziele! 1. Finanzen 2. Prozesse 4. Kunden 3. Mitarbeiter Gemeinsam einfach weiter denken. Unser Motto ist es, dass wir nicht die Vergangenheit verwalten, sondern aktiv und gemeinsam die Zukunft gestalten möchten

15 Zeitplanung bei der Kanzleiübertragung / -übernahme Standortbestimmung Kanzleibewertung Freie Mitarbeit/ 58 Optimierende Maßnahmen Überleitung Als Kanzleiinhaber ankommen Freie Mitarbeit Kanzleientwicklung Übergabe shaiith / fotolia.com 32 Beziehungspflege ist das A&O Der gute Wille ist da, aber..ich hab einfach keine Zeit Mandantenbeziehungen und Beziehungen zu Mitarbeitern erfordern persönlichen Zeiteinsatz Effiziente Strukturen geben Rückendeckung für eine intensive Mandantenbetreuung Freiräume durch Strukturen Zeit bekommen Sie durch eine gute, eigene Organisation 33 15

16 Top-Herausforderungen ganz zu Beginn joerg dirmeitis / fotolia.com denisismagilov / fotolia.com n Aktenorganisation n Administration n Posteingang n Die IT muss stimmen! 34 Coloures-pic / fotolia.com Freiräume schaffen und Kanzleientwicklung Gewinn 150T Pro-Kopf-Umsatz >90 T Umsatzrentabilität % Umsatz 400 T Vermarktungskonzept Kunden gewinnen, binden & entwickeln Digitalisierung Office-Management Dokumentenmanagement Controlling Faktura/ Mahnwesen Leistungserfassung Technik/ Datensicherung QM-System Geschäftsfeld-Prozesse Wirtschaftsberatung Abschluss/ Steuern Finanzbuchführung Personalwirtschaft Businessplan mit jährlicher Fortschreibung Abbildung: Geschäftsmodell einer erfolgreichen StartUp-Kanzlei WACHSTUM EFFIZIENZ Dienstleistungsangebot Neue Mehr-Wert-Leistungen + Kerngeschäft 35 16

17 Kanzleientwicklung nach Plan Wichtig Veränderung der Reihe nach anstoßen Prozesse / QM Eigen- Organisation Digitalisierung vorantreiben Prozesse Digitale Ablage Geschäftsfelder Arbeitsanweisungen + Checklisten Leistungen ausbauen + berechnen Mandanten gewinnen Wichtige Hilfsmittel Elektronisches Fristenbuch Elektronisches Bankbuchen Digitaler Belegaustausch (z.b. Unternehmen-online) Vollmachtsdatenbank & Steuerkonto online 36 Guten Führung um im Team stark zu sein Personalführung Team organisieren Aufgaben beschreiben Mitarbeitergespräche etc. Vom Steuerberater zum Chef werden Ein Chef gibt ab und lässt erstellen Ein Chef fordert, aber er fördert auch Kommunikation ist der Schlüssel Geben Sie den Mitarbeitern Orientierung! Ein Team, das reibungslos und gut strukturiert arbeitet, hat auch Raum für harmonische Zusammenarbeit Gezielte und gut geführte Einstellungsgespräche helfen, Fehlgriffe zu reduzieren und ein gutes Team zusammenzustellen 37 17

18 Beziehungen brauchen Zeit die man sich nehmen muss Wertschätzung durch Gesprächskultur Für wichtige Menschen nimmt man sich Zeit das fühlt auch der Mandant Steuern Sie Ihre Betreuung anhand von Deckungsbeiträgen! Wer mitdenkt, zeigt Engagement agieren Sie proaktiv! A B C 38 Auch Kanzleikäufer brauchen Marketing für neue Mandanten UND Mitarbeiter Ansprache von potentiellen Mandanten (im berufsrechtl. erlaubten Rahmen, d. h. keine Akquise im Einzelfall) Medieneinsatz: Eröffnungsanzeigen, Homepage Veranstaltungen Kontinuierliche Pressearbeit (Fachartikel) Info- Kanzlei- Werbemedien nutzen Netzwerken, Ehrenämter, Vereine, Sponsoring, etc

19 Etappen beim Kanzleikauf à Langfristige Kanzleientwicklung - Werte schaffen àerste Übergangsphase bewältigen: IT, Organisation, Vorstellungen à Übergangsphase gestalten Freie Mitarbeiter von Junior und Senior à Kaufvertrag gestalten à Kaufgespräche führen und Werte ermitteln à Kontakte anbahnen und Gespräche führen à Persönliche Antworten finden: Ist das der richtige Weg für mich? 40 Angebote der DATEV Kanzleigründungsberatung Kanzleikauf Nachfolge via Partnerschaft Kanzleikäufer-Paket Förderdauer 3 Jahre für Software, Beratung & Seminare Kanzleinachfolger-Paket Förderdauer 2 Jahre für Seminare und Beratung Grüne Wiese DATEV-Startpaket compact für 30 Euro Förderdauer 2 Jahre luismolinero / fotolia.com DATEV-Startpaket classic DATEV-Startpaket comfort Förderdauer 3 Jahre Beide Angebote für Software, Beratung und Seminare

20 Unser Beratungsangebot Kostenfreie Beratung zum Start als Inhaber Persönliches Coaching / Begleitung der Kanzleikäufer DATEV Kanzlei-Börse Kanzleiwertermittlung Gründernetzwerk- Veranstaltungen Speed-Dating - Veranstaltungen 42 Unsere Empfehlungen Das sollten Sie tun Bereiten Sie sich gut vor: Formulieren Sie Ihr Bild der Zukunft! Vernetzen Sie sich mit anderen! Nutzen Sie die Kanzleibörse! Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter mit Strukturieren Sie gemeinsam mit den Mitarbeitern Ihre Prozesse Schaffen Sie Strukturen und gewinnen Sie Freiräume: Nutzen Sie Beratungen (EQ-Checks) und Seminare zur Prozessoptimierung / Qualitätsmanagement 44 20

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