Die Brieflogistik Ein Blick hinter die Kulissen.

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1 Brieflogistik Die Brieflogistik Ein Blick hinter die Kulissen. Die Post bringt allen was.

2 Expertendialog. DI Walter Hitziger, Vorstandsdirektor Division Brief. DI Peter Umundum, Divisionsleiter Produktion und Logistik. Walter Hitziger: Wir bringen heuer erstmals eine umfassende Broschüre zu unserer Brieflogistik heraus. Denn es ist beachtlich, wie wir uns zu einem der modernsten Logistikdienstleister Europas verändert haben. Peter Umundum: Wo kann man einen Brief noch um 18:00 Uhr aufgeben und derselbige wird bereits am nächsten Tag zugestellt? Auch die Größenordnung, von der wir sprechen, kann sich sehen lassen. Letztes Jahr stellten wir 1,890 Mrd. Briefe und Direct Mails an 3,9 Mio. Privatadressen und Unternehmen zu, legten dafür jeden Tag rund km zurück. Unsere Briefzusteller umrunden also täglich die Erde 5,6 Mal zu Fuß, mit dem Fahrrad und im PKW! Walter Hitziger: Das zeigt auch den Stellenwert, den die Österreichische Post AG als Logistikdienstleister für Österreichs Wirtschaft hat: Mit unserer Infrastruktur und der raschen und zuverlässigen Zustellung von Sendungen an alle Empfänger, täglich in ganz Österreich, profitiert jedes Unternehmen und somit auch der Wirtschaftsstandort. Peter Umundum: In diesem Zusammenhang werde ich immer wieder gefragt, was die Liberalisierung für uns bedeutet. Ich kann da nur sagen: mit dem Großteil unserer Dienstleistungen bewegen wir uns schon jahrelang im freien Wettbewerb und das auch äußerst erfolgreich. Walter Hitziger: 2011 erwarten wir eigentlich nur mehr den letzten Schritt, die Öffnung des Marktes für Briefsendungen unter 50 Gramm. Wir versprechen aber schon jetzt allen auch unseren Konkurrenten dass die Österreichische Post auch über die Jahre nach 2011 hinaus Markt- und Qualitätsführer bleiben wird. Peter Umundum: Auf diesen letzten Liberalisierungsschritt bereiten wir uns in der Distribution und in der Logistik intensiv vor. Neben weiteren Optimierungen und Modernisierungen in den Briefverteilzentren und Zustellbasen erschließen wir gemeinsam mit unseren Kunden neue Servicefelder. Wir erweitern das Leistungsspektrum der Post dorthin, wo es für unsere Kunden Sinn macht. Nämlich mit Services, die Kosteneinsparungen in den Prozessen unserer Kunden bedeuten. Walter Hitziger: Unsere Unternehmen im Konzernverbund sowohl national als auch international sorgen für die dafür nötige Flexibilität. Und wir werden auch in Zukunft mutig all jene Schritte umsetzen, die nötig sind, unseren Service zu verbessern und auszubauen. Wir wünschen Ihnen einen spannenden Blick hinter die Kulissen der Brieflogistik! 2

3 Division Brief Die Division Brief im Überblick. Die Division Brief umfasst die Geschäftsfelder Briefpost, Infomail und Medienpost. Ihr Kerngeschäft besteht in der Annahme, Sortierung und Zustellung von Briefen, Werbesendungen sowie Zeitungen und Magazinen Postzusteller stellen diese in ganz Österreich zu an jedem Tag, an jede Tür. Ergänzt wird das Leistungsspektrum durch neue Services, wie Adress- und Datenmanagement, Poststellen Management, intelligentes Scanning und Response-Management. Leistungsspektrum alles aus einer Hand. Zuführung und Abholung Briefpost Bedarfsanalyse Versandberatung Adress- Aktualisierung Adress- Datenservice Daten- Management Transaktionsdruck Kuvertierung Annahme Sortierung Zustellung Poststellen Management Digitale Poststelle Scanning/ Digitalisierung Digitale Archivierung Retouren- Bearbeitung ANALYSE BERATUNG PLANUNG ADRESS- MANAGEMENT PRODUKTION KLASSISCHE POSTDIENST- LEISTUNGEN ERWEITERTE POSTDIENST- LEISTUNGEN RESPONSE- MANAGEMENT Werbepost Kampagnen- Management und Mediaplanung Produktionsberatung Streuplan- und Portooptimierung Zielgruppenanalyse Adress-Zukauf Adress- Aktualisierung Adress-Datenservice Druck Lettershop Fulfillment Datenbank- Management Annahme Sortierung Zustellung Zuführung und Abholung Retouren- Bearbeitung Response- Erfassung Response- Bearbeitung Briefpost. Annahme von Briefsendungen an ca Briefabgabestellen in Österreich Zustellung von rund 1,1 Mrd. Briefen pro Jahr an 3,9 Mio. Haushalte/Unternehmen in Österreich Täglich, flächendeckend, in höchster Qualität zugestellt Poststellen-Management bei Großkunden Medienpost. Zustellung von rund 650 Mio. Printmedien Service- und Zusatzleistungen aus dem Bereich Abo-Marketing Infomail. Zustellung von rund 790 Mio. adressierten Werbesendungen pro Jahr in Österreich (inkl. Sponsoring.Post) Zustellung von rund 2,7 Mrd. unadressierten Werbesendungen pro Jahr in Österreich (inkl. Regionalmedien) Erstellung von Geomarketing-Streuplänen für adressierte und unadressierte Sendungen Service- und Zusatzleistungen aus dem Bereich Direct Marketing (Adressmanagement, Lettershop-Leistungen, Marktstudien etc.)

4 IT und ausgeklügelte Logistik. Die Österreichische Universaldienstverordnung legt der Post die Latte hoch: Mind. 95 % der Briefe müssen im Jahresschnitt innerhalb Österreichs am ersten auf den Einlieferungstag folgenden Werktag (Mo-Fr) zugestellt werden. Die Post konnte diese Messlatte überspringen und stellte 2008 sogar über 96 % aller Briefsendungen rechtzeitig und richtig zu. Jahr für Jahr werden im Rahmen von Laufzeitstudien (ÖSTEX/UNEX) von unabhängigen Marktforschungsunternehmen ca Testsendungen mit Transpondern quer durch Österreich bzw. ins Ausland geschickt. Antennen in den Briefverteilzentren sowie in knapp 60 Zustellbasen erfassen, wann und wie lange der Testbrief einen der Prozesse zwischen Aufgabe und Zustellung durchläuft. Die Ergebnisse werden einmal jährlich an die Regulierungsbehörde gemeldet. Wie die Auswertungen der International Post Corporation (IPC) belegen, liegt die Österreichische Post AG auch im europäischen Vergleich hier regelmäßig unter den Spitzenreitern. Die Post leistet eine kontinuierlich hohe Zustellqualität. Laufzeiten von Briefsendungen national % 95 % 90 % 85 % 80 % Laufzeit E+1 in Prozent Gesetzliche Vorgabe Seit 2005 misst und kontrolliert die Post auch die Laufzeiten von Werbepost. Etwa Panel-Teilnehmer melden an ein unabhängiges Marktforschungsinstitut die Zustellung. Mit diesen hohen Qualitätskriterien für die Zustellung von Werbepost leistet die Post einen wesentlichen Beitrag zum Erfolg ihrer Kunden. 75 % 70 % 65 % 60 % (ÖSTEX-Laufzeitmessung ) 4

5 Qualität Darstellung und Optimierung der Wege (Gangfolge) jedes einzelnen Briefzustellers anhand des GIS Systems. Der Postversand Manager unterstützt Schritt für Schritt die Versandabwicklung. Modernste IT das Nervensystem der Postlogistik. Wie in allen Bereichen wurde EDV früher auch in der Logistik nur sporadisch eingesetzt. Heute zeichnen ein hoher Automatisierungsgrad und durchgängige IT- Systeme die Logistik der Österreichischen Post AG aus. Nur durch die Unterstützung der Logistikprozesse mit modernster IT kann die stabile Zustellqualität der Post erreicht werden. Das Herzstück dabei ist eine zentrale Adressdatenbank. Wobei diese Datenbank bei jedem einzelnen Prozessschritt von der Planung über die Durchführung bis hin zur Qualitätskontrolle eingesetzt wird. Spezifische Datenbank-Anwendungen: Wegstreckenberechnungen und Optimierungen. Die zentrale Adressdatenbank ist mit einem geografischen Informationssystem (GIS) verknüpft, um alle internen Datenbestände (z.b. Abgabestellen, Briefkästen, Postfilialen, Zustellbasen oder Briefverteilzentren) räumlich analysieren zu können: so werden beispielsweise Platzierungen der Briefkästen, Verantwortungsbereiche für Zustellbasen sowie Zustellrouten geplant und regelmäßig optimiert. Brief-Abgabe-Abrechnungssystem (BAA). In der Zustellbasis ist die Übernahme und Dokumentation von z.b. eingeschriebenen Sendungen mittels Scannern vollständig automatisiert. Feinsortierung in den Briefzentren. Die Verteilmaschinen in den Briefzentren arbeiten mit einer modernen Software. Die Daten dahinter machen die Zuordnung von Sendungen (z.b. PLZ zu Zustellbasen) erst möglich. Geomarketing zur Streuplanoptimierung von Prospekten. Das Geomarketing-Tool der Post ermöglicht es, Prospekt-Streupläne nach geografischen Kriterien (z.b. Filialumkreise) oder sozio-demographisch definierten Zielgruppen zu gestalten und zu optimieren. Adress.Check. Mit den Daten der Post können auch die Adressen der Kunden optimiert werden. Über die Website werden Kundendaten mit der zentralen Postdatenbank abgeglichen. Veraltete Adressen werden aktualisiert, bei Umzügen die neue Adresse angegeben. Postversand Manager. Der Postversand Manager vereinfacht die Versandvorbereitung für Brief- und Medienpostprodukte sowie Werbesendungen und steht sowohl als Online-Tool als auch für eine Installation direkt beim Kunden als Pro-Version zur Verfügung. Der Versandmanager bietet Unterstützung bei der Wahl der Versandlösung, Portooptimierung, Erstellung der Auflieferpapiere und Avisi vor der Postauflieferung.

6 Die Logistikkette für Briefe. ab 8.00 (E= 0) bis bis bis bis BRIEFKÄSTEN POSTFILIALEN ABHOLUNG ANNAHME VORLAUF PRODUKTION AUFGABE Einwurf in Briefkästen Versand in der Postfiliale Abholung bei Geschäftskunden Tarifprüfung, Frankierung und Registrierung des Identcodes von Einschreiben oder Wertbriefen. Transport der Sendungen zum Briefzentrum Maschinelle Grobsortierung auf die Briefzentren im 1. Verteilzentrum High-Tech und Prozessoptimierung in der Logistik. Um den hohen Qualitätsanforderungen der Kunden gerecht zu werden, optimiert die Österreichische Post laufend ihre Logistikleistung und sichert damit die Basis des Briefgeschäfts. Dazu werden die technischen, logistischen und organisatorischen Prozesse modernisiert und verbessert. So wurde die Zahl der Briefzentren von ursprünglich 39 auf mittlerweile sechs, und jene der Zustellbasen von im Jahr 2001 auf nunmehr 295 Standorte konzentriert. Durch Investitionen in der Höhe von 490 Mio. EUR seit 2001 in High-Tech und Infrastruktur (LKWs, vollautomatische Verteilanlagen, Arbeitsgeräte, etc.) wurde eines der modernsten Netze Europas geschaffen. Ein hoher Automatisierungsgrad und wenige Umschlagspunkte gewährleisten kürzere Laufzeiten und eine flächendeckende Versorgung. 6

7 Logistikkette Brief Eine perfekt abgestimmte Logistikkette von der Annahme bis zur Zustellung sorgt dafür, dass mehr als 95% aller Briefe den Empfängern am nächsten Werktag (Einlieferungstag +1) zugestellt werden. ab bis 2.00 bis 4.00 bis 6.30 bis 8.00 bis ca (E+1) HAUPTLAUF PRODUKTION ABGABE NACHLAUF VERTEILUNG ZUSTELLUNG ZUFÜHRUNG Österreichweite Verbindung der Briefzentren über LKW und Sprinter Maschinelle Feinsortierung auf die Postleitzahlen bzw. Zusteller im 2. Verteilzentrum Transport der Sendungen zu den Zustellbasen Vorsortierung auf die Zusteller (soweit im VZ nicht möglich) Gangfolgesortierung durch den Zusteller Zustellung durch die Briefzusteller ➊ Versand eines Briefes von 3591 Altenburg (NÖ) nach 9951 Ainet (T). Leerung des Briefkastens über die Zustellbasis 3580 Horn. 17:45 bis 19:45 Vorlauf: Transport des Briefes aus Horn in das Briefzentrum 1000 Wien (BZW). ➋ ➌ ➍ 19:45 bis 22:00 Sortierung aller Briefe auf Verteilzentren (Produktion Aufgabe): Der Brief wird für Villach sortiert und in den LKW verladen. 22:00 bis 1:30 Hauptlauf: Transport des Briefes in das Verteilzentrum 9000 Villach. 1:30 bis 4:30 Sortierung aller Briefe nach PLZ oder Zusteller (Produktion Abgabe): Der Brief wird nach der PLZ sortiert und für die Zustellbasis 9900 Lienz verladen Horn ➌ ➊ ➋ ➎ ➏ 4:30 bis 6:30 Nachlauf: Transport des Briefes in die Zustellbasis 9900 Lienz. 6:30 bis ca. 14:00 Gangreihenfolge und Zustellung: Reihung der Sendung nach der Gangfolge des Zustellers und Zustellung in 9951 Ainet. ➏ ➎ ➍

8 Annahmestellen. Die Post ist überall dort, wo sie ihre Kunden brauchen. Die Post übernimmt die Sendungen ihrer Kunden an rund Annahmestellen. Dort beginnt auch die Uhr zu ticken und die Zeit für die termingerechte Zustellung läuft. Postfilialen, Post.Partner, Briefkästen, Landzusteller und Mitarbeiter der Großkunden-Schalter in den Briefverteilzentren sind tagtäglich Ansprechpartner für den optimalen Versand. Postfilialen und Post.Partner. Für Kunden stehen aktuell Poststellen zur Verfügung. Das sind Postfilialen, zwei mobile Filialen auf vier Rädern und 209 Post.Partner. Diese Partner sind Betriebe, die im Rahmen ihres Geschäftes zusätzlich auch Post- und Bankdienstleistungen anbieten. Im Laufe des Jahres 2009 ist die Erweiterung durch Post.Partner auf Poststellen geplant, um für ganz Österreich eine flächendeckende Versorgung auch zukünftig sicher zu stellen und die Nahversorgung im ländlichen Raum zu stärken. Die Kunden profitieren durch attraktivere und längere Öffnungszeiten und kürzere Wege. Die Poststellen leisten nach der Beratung der Kunden mit der Annahme der Sendungen gleich einen ersten sehr wichtigen Schritt im Logistikprozess: Mit der Vorbereitung der Sendungen für den Transport und die Sortierung in den Briefzentren wird dort der Grundstein für eine rasche Zustellung gelegt. So werden Briefsendungen beispielsweise bereits nach Formaten getrennt in Briefbehälter geschlichtet und mit Barcode-Labels gekennzeichnet, um dann in den Briefzentren die automatisierte Bearbeitung möglich zu machen. Fast Mitarbeiter garantieren im Filialnetz Kundennähe und bieten ausgezeichneten Zugang zu Infrastruktur und Kommunikation. Die Zahlen des Jahres 2008 sprechen für sich: rund 67 Mio. Kundenbesuche und 560 Mio. im Filialnetz aufgegebene Briefe und Pakete. Für einen Großteil der privaten Briefsendungen sind österreichweit rund Briefkästen aufgestellt, die am späteren Nachmittag geleert und sofort ins nächste Briefverteilzentrum gebracht werden. Denn auch hier gilt für mindestens 95% der Sendungen: Zustellung am nächsten Werktag. 8

9 Annahme Kundenbetreuer in Postfilialen sorgen für einen reibungslosen Versand. MIt dem Service Zuführung / Abholung wird auch die Ausgangspost abgeholt. Erweiterte Services für Geschäftskunden. Für große Sendungsmengen, die bereits für die Logistik perfekt vorbereitet sind, stehen an allen Briefverteilzentren Schalter für Großkunden zur Verfügung. Die Sendungen werden durch die Kunden avisiert und können vor Ort rasch abgefertigt werden. Mit der Dienstleistung Zuführung/Abholung bietet die Österreichische Post AG einen besonderen Zusatzservice rund um Firmenpost. Die tägliche Post wird zur vereinbarten Zeit zugestellt bzw. durch einen Mitarbeiter der Österreichischen Post AG abgeholt. Wie oft die Post abgeholt wird, ist frei vereinbar. Dieser Service eignet sich sowohl für kleine als auch für große Postmengen. Die Vorteile: Zeitgenaue Lieferung und Abholung der Geschäftspost. Regelmäßiger Service ohne Unterbrechungen. Zeit- und Kostenersparnis. Sehr gutes Preis-/Leistungsverhältnis. Komfortable monatliche Verrechnung. Flächendeckender Service in ganz Österreich.

10 Die sechs Briefverteilzentren. Die sechs Briefzentren bilden die Basis der Österreichischen Brieflogistik. Die Sortierung von rund neun Mio. adressierten Sendungen täglich ist nur durch automatisierte Bearbeitung sowie mit modernsten Maschinen und IT-Systemen möglich. 16% 11% Aufgabe Abgabe BZ Wals m 2 BZ Linz m 2 14% 16% Aufgabe Abgabe Linz Wien Wals Wolfurt 80 km Hall Graz Villach 9% 11% 4% 6% 8% 13% 49% 43% Aufgabe Abgabe Aufgabe Abgabe Aufgabe Abgabe Aufgabe Abgabe BZ Hall BZ Villach BZ Graz BZ Wien-Inzersdorf m m m m 2 Das abgebildete Netz zeigt die direkten Hauptlauf-Verbindungen zwischen den sechs Briefzentren. Die eigenen Verantwortungsbereiche der Zentren für Zustellbasen und Postleitzahlen wurden in Kreisradien von ca. 80 km geplant. Gebiete darüberhinaus sind nach der kürzest möglichen Fahrzeit einem Briefzentrum zugeordnet. Das hat kürzere Transportwege und somit eine raschere Weiterleitung zur Folge. Die Balken zeigen jeweils den Anteil der Briefzentren an den österreichweit versendeten (Aufgabe) bzw. zugestellten Sendungen (Abgabe). Diese 9 Mio. Sendungen aneinander gereiht ergeben eine Länge von mehr als km, das ist die Strecke Wien-Bregenz und retour. An 6 Standorten in ganz Österreich werden Briefe und adressierte Sendungen rund um die Uhr bearbeitet. Die Briefzentren bilden das Basisnetz der Brieflogistik und decken dabei die Zustellbezirke und die Postleitzahlen innerhalb einer Luftlinie von ca. 80 km ab. Im Briefzentrum Wien etwa arbeiten über Tausend Mitarbeiter im Dreischichtbetrieb rund um die Uhr. 21 Anlagen sortieren in einer Halle so groß wie vier Fußballfelder die Sendungen. Förderbänder mit stattlichen 6 km Länge übernehmen die Briefe aus 64 Verladerampen von den LKWs. Die Sendungen langen aus den Briefkästen unsortiert, aus den Poststellen (Filialen) nach Formaten geschlichtet und von Großkunden palettenweise ein. 10

11 Briefverteilzentren Verarbeitungsbereiche in den Briefverteilzentren. Die Post unterscheidet in der Brieflogistik drei Sendungsformate. Für jedes dieser Formate gibt es spezielle Verteilanlagen bzw. Handverteilbereiche, je nachdem, ob die Sendung maschinell bearbeitbar ist oder händisch verteilt werden muss. Bei maschinell bearbeiteten Sendungen, deren Anschriften (PLZ) nicht automatisiert gelesen werden können, werden die Sendungsbilder an die Videocodierung weitergeleitet, wo die Postleitzahl manuell eingegeben wird. KLEINBRIEFE Sendungen bis C5, Postkarten Gewicht bis 50 g Stärke bis 5 mm FLATS Sendungen bis Format B4 Gewicht bis g Stärke bis 20 mm GROSSBRIEFE Sendungen bis 900 mm (l+b+h) Gewicht bis g Lese- und Verteilanlage (21 Anlagen) Sendungen / h Leserate 91%* Feinverteilmaschine (19 Anlagen) Sendungen / h Händische Sortierung von Flats Flatsortieranlage (6 Anlagen) Sendungen / h Leserate 80%* Händische Sortierung von Großbriefen Großbrief- Verteilanlage (1 Anlage) Sendungen / h Leserate 58%* NEU: 2-Level-Sorter (2 Anlagen) Sendungen / h; Leserate 91%* * Durchschnittliche Leserate: Anteil der maschinell bearbeiteten Sendungen, deren Anschriften (PLZ) automatisiert gelesen werden. Die maschinelle Verteilung erfolgt in der Regel in zwei Schritten: 1. Grobsortierung: Zuarbeitung auf die Feinverteilung des eigenen Bereiches bzw. jene der übrigen Briefverteilzentren. 2. Feinsortierung: Verteilung für den eigenen Bereich auf Postleitzahlen, Zustellbezirke, Postfächer oder einzelne Adressen (Firmen). Beim neuen 2-Level-Sorter und bei den Flatsortieranlagen wird in der Grobverteilung auf Postleitzahlen verteilt, sodass teilweise kein zweiter Verteilgang mehr nötig ist. Grundvoraussetzungen für die rasche Bearbeitung sind eine maschinell les- und bearbeitbare Anschrift sowie die richtige Gestaltung der Sendung. Die Post bietet diesbezüglich Layoutprüfungen für Sendungsmengen ab Stk. an.

12 Der Fuhrpark. Zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Das Fuhrparkmanagement schafft mit seinen Fahrzeugen eine wichtige Voraussetzung, damit die hohe Zustellqualität erreicht wird: So wird die Mobilität der Zusteller sowie der verlässliche Transport zwischen Briefzentren, Zustellbasen und Postfilialen sichergestellt KfZ (PKW, Transporter) stehen hauptsächlich in ländlichen Gebieten zur Verfügung. Mobilität für Briefzusteller. Rund zwei Drittel aller Zusteller stellen die Sendungen mittels Kraftfahrzeug zu. Je nach Entfernung ihres Rayons von der Zustellbasis und der beförderten Sendungsmenge ist das KFZ stärker oder schwächer motorisiert. Die Herausforderung dabei ist, dass die Briefzusteller bei jedem Wetter unterwegs sind und Österreich an Topografie von Städten bis Alpentälern und exponierten Bergdörfern alles bietet Fahrräder sorgen für mehr Mobilität in städtischen Gebieten Mopeds eignen sich bestens für Stadtrandlagen. 12

13 Fuhrpark Güterverkehr und Transportlogistik. Den Transport von Sendungen im Vor-, Haupt- und Nachlauf entlang der Logistikkette der Post decken zum Großteil LKWs ab. Wichtig ist dabei, dass die Routen optimal geplant werden, um eine hohe Qualität bei niedrigen Kosten und geringst möglicher Belastung der Umwelt zu erreichen. Alle Post- LKWs fahren im Linienverkehr. Das bedeutet, jedes einzelne der rund Ziele täglich ist in einem Fahrplan festgelegt. Und für jeden einzelnen Stopp (Postfiliale, Zustellbasis und Briefzentrum) in ganz Österreich gibt es einen Zeitpunkt, an dem die Sendungen geliefert bzw. wieder abgeholt werden. Sendungen, die nicht am nächsten Werktag beim Empfänger sein müssen, werden soweit als möglich per Bahn zwischen den Briefzentren transportiert. Im Jahr 2008 wurden in Summe Waggons quer durch Österreich geschickt. Der Fuhrpark der Post in Zahlen: Alle KFZ legen pro Jahr 130, km zurück, damit fährt die Post jeden Tag 11 Mal (!) um die Erde. Jährlich werden rund 15 Mio. EUR für den Neukauf von Fahrzeugen ausgegeben. Damit hat die Post eine besonders junge und moderne Flotte. Das Durchschnittsalter aller Fahrzeuge ist niedriger als vier Jahre. Innovationen für die Umwelt. Der effiziente Umgang mit Ressourcen ist ein wichtiges Anliegen der Österreichischen Post. Daher bemüht sie sich um Ressourcenschonung und nimmt aktiv an Projekten wie etwa dem Greenhouse Gas Reduction Programme der PostEurop teil, bei dem die Reduktion von Treibhausgas-Emissionen im Mittelpunkt steht. Mit den Investitionen in einen modernen Fuhrpark leistet die Post einen aktiven Beitrag, denn moderne Motoren haben einen niedrigeren Treibstoffverbrauch, niedrigere CO2-Emissionen und bessere Abgaswerte: Alle neuen LKW werden mit Windabweisern ausgestattet, die ebenfalls den Treibstoffverbrauch senken. Seit 2008 sind 77 Erdgasfahrzeuge in der Zustellung im Einsatz. Dafür wurde die Post klima:aktiv Partner, eine Auszeichnung des Lebensministeriums. Test von Elektromopeds in der Zustellung. Mittlerweile sind sechs Fahrzeuge im Dauereinsatz. Schulung der Lenker auf eine wirtschaftliche Fahrtechnik (treibstoffschonend und sicher). Ein Projekt gemeinsam mit der Europäischen Charta für die Straßenverkehrssicherheit Leben retten. Tests mit alternativen Treibstoffen wie Biotreibstoffe (Pflanzenöl) sowie mit Zusatzgeräten zur Senkung des Verbrauchs. Die Post hat 170 eigene LKWs und 130 Anhänger. Rund die Hälfte der Transporte werden von Partner-Transportunternehmen erledigt. Präsentation des Erdgascaddys durch Vorstandsdirektor DI Walter Hitziger und Divisionsleiter für Logistik DI Peter Umundum. Mobilitätsmanagement

14 Jeden Tag an jeder Tür. Die Zusteller der Post stellen täglich in ganz Österreich zu. Die Briefzusteller der Post stellen täglich Briefe, Zeitungen, Magazine sowie Werbesendungen an jede Privatadresse und an jedes Unternehmen zu. Rund 90% aller Briefzusteller, die mit einem Kfz unterwegs sind, stellen gleichzeitig auch Pakete im Rahmen der Verbundzustellung zu. Mit der Dienstleistung Zuführung/Abholung bietet die Österreichische Post AG einen Zusatzservice rund um die Firmenpost. Die tägliche Post wird zur vereinbarten Zeit zugestellt bzw. durch einen Mitarbeiter der Österreichischen Post AG abgeholt. Doch nicht nur Zusteller sind in dem großen Bereich der Distribution tätig: In der Vorsortierung werden jene adressierten Sendungen, die von den Briefzentren nach Postleitzahlen sortiert wurden, auf die einzelnen Zustellbezirke (Rayone) verteilt. Prospekte werden ebenfalls auf die Rayone aufgeteilt. Im Jahr 2008 wurde die Vorsortierung aller Wiener Zustellbasen in das Briefzentrum Wien verlegt, wo diese nun noch effizienter erfolgen kann. Die Arbeitsschritte in der Zustellung: Die Zusteller übernehmen alle adressierten Sendungen ihres Rayons und sortieren diese auf ihrem Zustellertisch entsprechend der Reihenfolge der Abgabestellen auf ihrer täglichen Route. Dabei beachten sie alle aktiven Nachsendeaufträge und leiten diese Sendungen weiter. Nicht zustellbare Sendungen werden an den Absender retourniert. Danach übernehmen sie alle dokumentationspflichtigen Sendungen wie z.b. eingeschriebene Sendungen oder Pakete und erfassen diese im IT- System der Zustellung. Jeder Zusteller packt auch die entsprechende Anzahl an Prospekten für seinen Rayon ein. Für die gesamte Vorbereitung innerhalb der Zustellbasis werden im Schnitt 2 Stunden benötigt. Nach der Zustellrunde werden im IT-System wiederum die nicht zustellbaren Sendungen erfasst und Leistungen, z.b. jene der Landzusteller, abgerechnet. 14

15 Zustellung Am Land haben die Zusteller ein breiteres Leistungsspektrum: um die Bevölkerung flächendeckend zu versorgen, nehmen die Zusteller beispielsweise auch Briefe und Pakete mit, verkaufen Briefmarken und bieten Finanzdienstleistungen an. Der neue Zustellertisch hat die Post neue Zustellertische entwickelt, welche die Sortierung auf die Gangfolge erleichtern. Mittlerweile sind 90 % aller Zustellbasen damit ausgestattet. Variable Sortierfächer sorgen dafür, dass die Tische für jeden Rayon optimal angepasst werden können, und Ausziehladen erleichtern das Verpacken der Sendungen für die Zustellung. Durch blendfreie Beleuchtung und individuelle Höhenverstellbarkeit entspricht der Tisch auch höchsten ergonomischen Anforderungen. Der neue Zustellertisch erleichtert die Sortierung auf die Gangfolge. Die Zustellung in Zahlen: Von 300 Zustellbasen aus versorgen die Briefzusteller die Zustellbezirke, sogenannte Rayone. Ein Zustellbezirk stellt jenes Gebiet dar, das ein Zusteller täglich bedient. Mehr als 3,9 Mio. Privatadressen und Unternehmen werden so täglich mit der Post versorgt. Dabei legen alle Zusteller gemeinsam rund km zurück. Man könnte sagen: sie umrunden die Erde täglich 5,6 Mal. Die Briefzusteller per Post sind je nach Entfernung von der Zustellbasis und Topografie ihres Gebietes unterschiedlich unterwegs: Zu Fuß: km/tag oder beinahe 3x von Wien nach Paris und retour Per Fahrrad: km/tag oder beinahe 3x von Wien nach London und retour Per Moped: km/tag oder mehr als Wien-New York und retour Per PKW: km/tag oder fast fünfmal um die Erde

16 Erweiterte Logistikleistungen. Neue Services mit Sparpotential für unsere Kunden. Die Österreichische Post AG hat sich vom reinen Versand- und Beförderungsunternehmen zum universellen Dienstleistungsunternehmen entwickelt, das die gesamte Bandbreite von der klassischen Postbearbeitung bis zu Druck- und Digitalisierungsdienstleistungen abdeckt. Post 1 Briefzentrum Aussortierung aus dem Poststrom mittels Business Center-Adresse Der digitale Posteingang. Lieferung 3 Datenbereitstellung Bildinformationen Metadaten 1.Registrierung 2. Aufbereitung 3. Vorbereitung 4. Scannen Digitalisierung Empfang der Dokumente Entnahme der Belege Entfernen von Klammern Anbringen der Barcodes Digitalisieren Qualitätskontrolle 5. Klassifikation 6. Extraktion 7. Nachbearbeitung 8. Abgleich 2 Identifzierung des Dokumententyps Automatische Extraktion der Dokumentendaten Vervollständigen Korrektur Stammdaten vom Kunden Digitale Dokumentenlogistik. Die Scanpoint Gruppe eine 100% Tochter der Österreichischen Post AG gehört mit Niederlassungen in Österreich, Deutschland und der Slowakei zu den führenden Anbietern im Bereich der Dokumenten- Digitalisierung. Neben der Digitalisierung von Bestandsarchiven hat sich die Scanpoint auf die Posteingangsdigitalisierung spezialisiert und bietet darüber hinaus spezielle Lösungen. Dienstleistungsportfolio Digitaler Posteingang: Posteingangsdigitalisierung (Eingangspost, Customer Care, etc.) Elektronische Rechnungslesung Elektronische Formularlesung (CRM-Response, Bestellformulare, etc.) Dienstleistungsportfolio Digitales Archiv: Archivscanning (Personal-, Kranken-, Kundenakten, etc.) Archivoutsourcing (Übernahme und Lagerung von phys. Archiven) Digitalisierung On-Demand Die Investition in neue und technisch hochmoderne Digitalisierungszentren in allen sechs Briefverteilzentren der Österreichischen Post AG ermöglicht Scanpoint eine schnelle Verarbeitung von Posteingangs- und Geschäftsdokumenten. 16

17 Erweiterte Logistikleistungen Die Sendungen werden in den Briefverteilzentren automatisch aussortiert und zum im selben Gebäude befindlichen Scanpoint gebracht. Nach dem Vorbereitungs- und Scanprozess können die Dokumente mit Hilfe intelligenter Texterkennungssoftware (OCR/ ICR) klassifiziert und relevante Inhaltsinformationen ausgelesen werden. Sämtliche papierbasierten Prozesse eines Unternehmens werden damit digitalisiert und automatisiert. Gleichzeitig ist eine Zuordnung von Dokumenten zu Mitarbeitern, Abteilungen oder Vorgängen möglich. Im Falle der elektronischen Rechnungslesung können darüber hinaus sämtliche buchungsrelevanten Rechnungsdaten direkt in entsprechende FIBU- Systeme übertragen werden. Transaktionsdruck: High-Tech Digitaldruck von der Rolle. Transaktionsdruck. Mit der Produktion von Geschäftspost bietet die Post eine weitere Dienstleistung im Dokumentenversand an. Transaktionsdruck ist die komplette Produktion von z.b. Kontoauszügen, Rechnungen, Mahnungen oder Versicherungspolizzen unter Berücksichtigung einer Vielzahl von variablen Feldern in einer sehr großen Stückzahl. Somit beginnt die Zustellung dieser Briefsendung für die Post nun nicht mehr erst mit der Postauflieferung, sondern bereits mit der Datenübernahme. Ein Closed Loop Verfahren, bei dem jede Sendung über einen Datamatrix Code bis zur Versendung verfolgt wird, garantiert eine 100% Produktion ohne Fehlerrate. Durch ein Joint Venture mit der Raiffeisen-Informatik GmbH ist Österreichs größtes Transaktions- Druckzentrum, die D2D direct to document GmbH, entstanden. Ab Ende 2009 wird D2D in der Nähe des Briefzentrums Wien in einer neuen, hochmodernen Produktionshalle mit m 2 produzieren. Document-Services in Zahlen: Digitaldruck von rund 360 Millionen A4 Seiten (s/w mit Zusatzfarben). Produktion von 75 Millionen Sendungen/Jahr. Poststellen Management. Mit dem Service Poststellen Management analysieren und optimieren Experten der Post betriebsinterne Postprozesse. Im Rahmen der Auslagerung Neben der kompletten unternehmensinternen Postbearbeitung durch Mitarbeiter der Post ist auch eine Übernahme der bestehenden Poststelle inklusive Personal und Inventar möglich. SICHERHEITS- CHECK ZUFÜHRUNG DER POST SORTIERUNG DER POST ZUSTELLUNG IM HAUS BIS ZUM SCHREIBTISCH ZUSTELLUNG ZWISCHEN STANDORTEN BOTEN- FAHRTEN ZUSTELLUNG MEHRMALS PRO TAG einer Poststelle wird eine Analyse der Postbearbeitungsprozesse in der Organisation durchgeführt. Bei der Übernahme von Poststellen kann die Post beispielsweise neben entsprechendem Fachpersonal auch alle technischen Systeme und Betriebsmittel zur Verfügung stellen. Dienstleistungsportfolio Poststellen Management: Digitalisierung der Eingangspost Zuführung, Abholung und Botenfahrten Sachbearbeitung, Bestellwesen und Bestandsführung Werbemittellager und Verwaltung Druck- und Kopierservice inklusive Endfertigung

18 GLOSSAR Begriffe aus der Postwelt. Abgabestelle. Private oder gewerbliche Adresse, an der Post zugestellt wird. Brief-Abgabe-Abrechnungssystem (BAA). EDV-System in den Zustellbasen zur Übernahme und Dokumentation von z.b. eingeschriebenen Sendungen sowie Abrechnung mittels Scannern. Briefzentrum Logistikzentrum der Post zur Sortierung und Weiterleitung von adressierten Sendungen und Werbepost. Feinsortierung. Zweiter Sortierschritt in den Briefzentren: Verteilung der Sendungen des eigenen Verantwortungsbereiches nach Postleitzahlen oder Zustellbezirken. Gangfolgesortierung. In der Zustellbasis: händisches Sortieren der Sendungen nach der Reihenfolge der Adressen am Zustellrayon. Geomarketing. Beratungstool der Post zur Optimierung von Prospekt- Streuplänen nach geographischen oder soziodemografischen Kriterien der Zielgruppen. Grobsortierung. Erster Sortierschritt in den Briefzentren: Sortierung der aufgegebenen Sendungen nach Verteilzentren. Hauptlauf. Transportphase in der Logistik: Die Sendungen werden vom ersten Briefzentrum (Aufgabe-Briefzentrum) in das für die Zustellung verantwortliche Briefzentrum (Abgabe-Briefzentrum) gebracht. International Post Corporation (IPC). Eine internationale Organisation von 24 Postunternehmen mit Sitz in Brüssel. Gegründet Layoutprüfung. Zur Überprüfung der maschinellen Les- und Bearbeitbarkeit von Sendungen bietet die Post Prüfläufe in den Verteilzentren für Mengen ab Stück an. Dazu sind 50 Mustersendungen mit Echtadressen nötig. Für weitere Details kontaktieren Sie bitte Ihren Kundenberater. Nachlauf. Transportphase: Die sortierten Sendungen werden aus dem Briefzentrum in die zuständigen Zustellbasen gebracht. Posteingangsdigitalisierung. Dienstleistung der Post: Briefe werden für Großkunden bereits im Briefzentrum übernommen und im Hochsicherheitsbereich eingescannt. Die Daten werden den Kunden digital übergeben und in IT-Systeme eingespielt. Post.Partner. Sie bieten das gleiche Leistungsspektrum wie Postfilialen, zeichnen sich aber in vielen Fällen durch kundenfreundliche Öffnungszeiten aus. Poststellen Management. Dienstleistung der Post: Die Poststelle eines Unternehmens oder einer Organisation wird durch die Österreichische Post betrieben (interne Verteilung, Auslieferung, Zulieferung). 18

19 Glossar Postversand Manager. Kostenlose Software der Post, welche z.b. die Versandvorbereitung für Werbesendungen einfacher macht und bei der Erstellung der nötigen Auflieferpapiere und Avisi unterstützt. Produktion Abgabe (= Feinsortierung). Zweiter Sortierschritt in den Briefzentren: Verteilung der Sendungen des eigenen Verantwortungsbereiches nach Postleitzahlen oder Zustellbezirken. Produktion Aufgabe (= Grobsortierung). Erster Verteilschritt in den Briefzentren: die Sendungen werden nach den Verteilzentren sortiert. Rayon (= Zustellbezirk). Jenes Gebiet (Summe an Abgabestellen), das ein Zusteller täglich mit Post versorgt. Transaktionsdruck. Dienstleistung der Post: Briefsendungen mit einem hohen variablen Inhalt, z.b. Kontoauszüge, Rechnungen oder Versicherungspolizzen, werden digital in einer großen Menge gedruckt. Universaldienstverordnung. Die Universaldienstverordnung regelt neben dem Postgesetz die Grundversorgung der Bevölkerung mit Postdienstleistungen. Sie schreibt beispielsweise vor, dass jeder Österreicher fünfmal pro Woche die Post erhält. Videocodierung. Bilder von jenen adressierten Sendungen, die zwar aufgrund ihres Formats und Gestaltung maschinell bearbeitbar sind, deren Adressfeld / PLZ jedoch nicht automatisiert gelesen werden können, werden an Mitarbeiter weitergeleitet. Diese erkennen die Postleitzahlen und geben sie manuell ein. Für diesen Moment laufen die Sendungen in einer Warteschleife und werden danach weiter maschinell bearbeitet. Vorlauf. Transportphase in der Logistik: Aus den Postfilialen bzw. Zustellbasen (Leerung der Briefkästen) werden die Sendungen in das verantwortliche Briefzentrum gebracht. Vorsortierung. Händische Sortierung auf Zustellrayone. Zuführung / Abholung. Dienstleistung der Post für Unternehmen: Die tägliche Post wird zur vereinbarten Zeit zugestellt bzw. durch einen Mitarbeiter der Österreichischen Post AG abgeholt. Zustellbasen. Knoten im Verteilnetz, von denen aus die Zusteller ihre Zustellbezirke bedienen. Zustellbezirk -> Rayon. Verbundzustellung. Überall dort, wo Briefzusteller mit PKWs unterwegs sind, übernehmen sie gleichzeitig auch die Zustellung von Paketen.

20 Stand: September 2009, Satz- und Druckfehler vorbehalten. Es gelten die AGB der Österreichischen Post AG in der jeweils gültigen Fassung. Österreichische Post AG Rechtsform: Aktiengesellschaft Sitz in politischer Gemeinde Wien FN d des Handelsgerichts Wien Die Post bringt allen was.