IGRM-Anlass. Scanning bei PUBLICA
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- Achim Rosenberg
- vor 7 Jahren
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1 IGRM-Anlass Scanning bei PUBLICA
2 Agenda 1. PUBLICA stellt sich vor 2. Scanning PUBLICA (Historie) 3. Eckdaten Scanningcenter 4. Posteingangsprozess 5. Organisatorische Vorkehrungen 6. Echtheit der Unterlagen (im Versichertendossier) 7. Postausgang 8. Fragen
3 PUBLICA stellt sich vor Öffentlichrechtliche Anstalt des Bundes mit eigener Rechtspersönlichkeit (Drittkreisamt) Seit dem 1. Juli 2008 eine Sammeleinrichtung Vorsorgewerke 18 Destinatäre (Versicherte) Rentner Bilanzsumme 33 Mia. Mitarbeitende Scanning bei PUBLICA PUBLICA Seite 3
4 Scanning bei PUBLICA (Historie) Projektstart von DMS Scanning GEVER im 2001 Produktivsetzung im 2003 Relaunch GEVER Organisation - Neuer Bereich Informationsverwaltung - Rollen, Aufgaben und Kompetenzen - Ablauf Posteingang - Umgang mit Informationen - Integration Gesamtunternehmung in Scanning- und Posteingangsprozess Reorganisation Posteingangsprozess Überarbeitung Informationsschutzweisung und Organisationsvorschriften Scanning bei PUBLICA PUBLICA Seite 4
5 Eckdaten Scanningcenter (S.1/2) Scanngut - Täglich eintreffende Eingangspost (Triage durch Logistik) - Ablage von Papierdokumenten aus anderen Quellen z.b. Giro Durchschnittlich erzeugte Dokumente (3.5 Seiten/PDF) - Jahr PDF ( Images) - Monat PDF ( Images) - Arbeitstag 150 PDF (550 Images) Typische Durchlaufzeit - Eingang Post 08:00 Uhr - Beginn Scanning 09:00 Uhr - Alle Post verarbeitet 10:30 Uhr - Scanngut normal 1 Mal pro Tag > im DMS am gleichen Tag - Scanngut wichtig direkt bei Scanningcenter Scanning bei PUBLICA PUBLICA Seite 5
6 Eckdaten Scanningcenter (S.2/2) Papiergrösse - A4 (A3) Ausgabeformat - PDF Farbtiefe - 90% Schwarzweiss - 10% Farbig Stapelklassen - Definition mit sehr unterschiedlichen Ausprägungen Papier - Interne Vorgaben für Aktenführung (Elektronisch oder Papier) Scanning bei PUBLICA PUBLICA Seite 6
7 Posteingangsprozess Legende: Post allgemein Post vertraulich Posteingang Postfach PUBLICA Logistik nicht geschäftsrelevante Post Post an Direktion ungeöffnet Stempel auf Kuvert Post an HR ungeöffnet Stempel auf Kuvert Post an Gesundheitsund IV-Prozess ungeöffnet Stempel auf Kuvert Triage Logistik - direkt an Person adressiert - persönlich/vertraulich ungeöffnet persönlich an MA abgeben oder ins Postfach legen Stempel auf Kuvert Post an einzelne Bereiche: - Asset Management - F + RW - Ressourcen - Rechtsdienst - Informatik F&RW nicht geschäfts relevante Post Triage Bereiche geschäfts- geschäfts- Post an einzelne Bereiche (ausser HR und Direktion) nicht geschäftsrelevante Post relevante Post Triage HR relevante Post, vertraulich Triage KB1 geschäftsrelevante Post nicht vertraulich gesundheitsrelevante Dokumente Post öffnen und mit Eingangsstempel versehen Triage gesundheitsrelevante Dokumente geschäftsrelevante Post Scanning Center Publica Triage MA nicht geschäftsrelevante Post geschäftsrelevante Post Triage Direktion nicht geschäftsrelevante Post Erledigen und nach (kurzer) Aufbewahrung entsorgen Erledigen und nach (kurzer) Aufbewahrung entsorgen Behandlung vertraulich Bereich A Bereich B Bereich C Stempel ORIGINAL gemäss OV Anhang Einscannen und Verteilen der elektronischen Dokumente mittels Auftrag an zuständige KundenbetreuerIn Stempel ORIGINAL gemäss OV Anhang Einscannen und Verteilen der elektronischen Dokumente mittels Auftrag an zuständige KundenbetreuerIn Triage Scanning dezentral Scanning dezentral Verarbeiten und einscannen Papierdokumente zurück an Auftraggeber Papierdokumente in Kurzzeitarchiv Papierdokumente in Langzeitarchiv (Vers.Dossier) Papierdokumente an Bereiche zur Aufbewahrung Erledigen und nach (kurzer) Aufbewahrung entsorgen Einscannen und Verarbeiten Erledigen und nach (kurzer) Aufbewahrung entsorgen Ende Scanning bei PUBLICA PUBLICA Seite 7
8 Scanningprozess Scanning bei PUBLICA PUBLICA Seite 8
9 Organisatorische Sicherheitsvorkehrungen beim Digitalisieren (S.1/3) 1. Personelle Vorkehrungen Verschwiegenheitserklärung unterzeichnet von sämtlichen Scanning-MA Interne Ausbildung sicherer Umgang mit sensiblen Daten (Test ISCHW) 2. Zutritt/Zugriff Zugang zum Postgut definierte Mitarbeiter Triage Zutritt ins Gebäude erfolgt mittels Badge Zutritt zum Scannerraum PUBLICA ALL Zugriff auf zentralen Scanner PUBLICA ALL Zugriff auf Scanner-PC (PW geschützt) Scanningteam Zugriff auf Kurzzeitarchiv (abschliessbarer Schrank) nur Scanningteam Scanning bei PUBLICA PUBLICA Seite 9
10 Organisatorische Sicherheitsvorkehrungen beim Digitalisieren (S.2/3) 3. Qualitätskontrolle Digitalisierung Qualitätskontrolle mittels Vorschau verantwortlicher Scanning-MitarbeiterIn Qualitätskontrolle des digitalisierten Dokumentes (pdf) verantwortlicher SachbearbeiterIn Scanning bei PUBLICA PUBLICA Seite 10
11 Organisatorische Sicherheitsvorkehrungen beim Digitalisieren (S.3/3) 4. Aufbewahrung Originaldokument Kurzzeit- (90Tage) allgemeine Geschäftsrelevante Korrespondenz z.b. Kundenanfragen für Offerten Langzeit gesetzlich gefordert, interne PUBLICA-Weisungen (OV) z.b. Verträge, Scheidungsurteile, Wohneigentumsförderung Aussage Rechtsdienst Bis zum jetzigen Zeitpunkt musste PUBLICA noch keine Papierversion ( Original ) hervorholen, um dessen Rechtsgültigkeit zu beweisen Scanning bei PUBLICA PUBLICA Seite 11
12 Sicherstellung der Echtheit/Nachvollziehbarkeit von Unterlagen in elektr. Versichertendossiers 1. Umsetzung/ Leben der organisatorischen Sicherheitsvorkehrungen 2. Technische Standardvorgaben E-GOV CH an GEVER- Anwendungen Versionierung Wer, Wann, Was Digitale Unterschriften auf Dokumenten ( Fabasoft- Unterschrift ) Vollständiges Vernichten nicht möglich (PUBLICA Admin) Jede Änderung wird protokolliert (in Papierdossier nicht möglich) Scanning bei PUBLICA PUBLICA Seite 12
13 Postausgangssendungen aus der GEVER- Anwendung 1. Digitale Unterschriften auf Dokumenten innerhalb der GEVER- Anwendung ( z.b. Erledigt/Versendet ) die Sicherheitsklassifikation des Dokumentes wird dadurch umgestellt (Dokument ist nicht mehr veränderbar, einzig durch Eigentümer) Und sonst greift Jede Änderung wird protokolliert 2. Kein Einscannen mehr von handsignierten Dokumenten Scanning bei PUBLICA PUBLICA Seite 13
14 Zusammenfassung/Fazit Zentrale Scanningstation hat sich bewährt Umsetzung Org. Massnahmen zwingend nötig Ausbildung/Sensibilisierung Betroffene zu Beteiligten machen. Nachvollziehbarkeit im elektr. Dossier gewährleistet Verfügbarkeit der elektr. Daten sichergestellt Richtlinien über Postgut Effizienzsteigerung durch elektr. Auftragserteilung durchs Scanningsystem und GEVER-System Stellvertretungsregelung optimal durchs GEVER-System unterstützt Das papierlose Büro wurde noch nicht ganz umgesetzt! Scanning bei PUBLICA PUBLICA Seite 14
15 Fragen??? Scanning bei PUBLICA PUBLICA Seite 15
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