2 ZUSAMMENSPIEL GESCHÄFTSABWICKLUNG UND GE- SCHÄFTSPROZESSMANAGEMENT

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1 Zusammenfassung 1 GEVER / RECORDS MANAGEMENT (EINLEITUNG) Die Geschäftsabwicklung (Abwicklung von Geschäftsfällen) ist eine Unterstützungsaufgabe und erfolgt mit Hilfe der elektronischen Geschäftsverwaltung (GEVER) / Records Management (RM). Abbildung 1: Übersicht Unterstützungsaufgaben gemäss Aufgabenlandkarte ech-0145 (1. Gliederungsstufe) 2 ZUSAMMENSPIEL GESCHÄFTSABWICKLUNG UND GE- SCHÄFTSPROZESSMANAGEMENT Die Geschäftsabwicklung steht in engem Zusammenhang mit dem Geschäftsprozessmanagement. In der nachstehenden Graphik (Abbildung 2) wird dieses Zusammenspiel verdeutlicht. Abbildung 2: Zusammenhang Geschäftsprozess - Recordsmanagement - Geschäftskontrolle Im Geschäftsprozessmanagement werden zu erledigende Aufgaben beschrieben und ihre Abfolge festgelegt. Wie die für die Erledigung der Aufgaben benötigten Dokumente aufbewahrt werden sollen, wird im Records Management definiert. Einzuhaltende Fristen und der Status der Geschäftsabwicklung werden in der Geschäftskontrolle festgelegt. Im nachfolgenden Beispiel wird der Zusammenhang zwischen den drei Aspekten 'Geschäftsprozessmanagement/Ablaufsteuerung', 'Records Management/Aktenführung' und 'Geschäftskontrolle' aufgezeigt.

2 Abbildung 3: Einfacher Geschäftsprozess Abbildung 3 zeigt einen einfachen Geschäftsprozess zur Antragausbearbeitung bestehend aus den drei Aktivitäten 'Antrag prüfen', 'Stellungnahme erarbeiten' und 'Stellungnahme genehmigen'. Ausgelöst wird der Prozess durch einen Antrag. Der Prozess ist beendet, wenn der Entscheid versendet ist. Das Prozessmodell zeigt ausserdem die Dokumente, die im Prozess und in den einzelnen Aktivitäten verwendet werden. Die im Prozess verwendeten Dokumente ('Antrag', 'Vorlage für Stellungnahme' und 'Stellungnahme') sind geschäftsrelevant und müssen rechtskonform aufbewahrt werden. Wie diese Aufbewahrung in den verschiedenen Phasen des Dokumentenlebenszyklus erfolgen soll, wird im Records Management definiert. Über die Geschäftskontrolle wird u.a. geprüft, ob die zu erledigenden Arbeiten (hier: 'Stellungnahme erarbeiten') fristgerecht erfolgt sind. 3.1 DEFINITION In der Norm ISO wird Records Management definiert als Führungsaufgabe wahrzunehmende, effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten. The ISO : 2001 standard ("ISO :2001") defines records management as "[the] field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including the processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records". 3.3 UNTERSTÜTZUNGSPROZESSE ZUM RECORDS MANAGEMENT Überblick über die Supportprozesse, die zur Gruppe Records Management gehören. Die nachfolgenden Absätze sind Bestandteil des ech-0164 Hilfsmittels (Status genehmigt, V 1.0) Voraussetzungen Für die Umsetzung des Lebenszyklus sind zwingend Vorleistungen zu erbringen. Die geschäftsführende Organisationseinheit hat ein aufgabenorientiertes Ordnungssystem zu erarbeiten und dieses gemeinsam mit dem Archiv prospektiv zu bewerten. Die Entscheide der Bewertung und weitere Informationen sind als Metadaten festzuhalten. Aufgaben, Abläufe, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten sind innerhalb der geschäftsführenden Organisationseinheit zu klären und in Organisationsvorschriften festzuhalten, die als verbindlich erklärt werden. Schliesslich ist ein Controlling aufzubauen. Seite 2 von 5

3 3.3.2 Geschäft eröffnen Bei Geschäftseröffnung wird ein Dossier eröffnet, bevor das erste Dokument erstellt oder abgelegt werden kann. Die Dossiereröffnung erfolgt entweder zentral durch eine administrative Stelle oder dezentral direkt durch Sachbearbeitende. Bei Eröffnung des Geschäfts erfolgt die Zuordnung des Dossiers zu einer Ordnungssystemposition. Das Dossier übernimmt die Metadaten aus dem Ordnungssystem, welche unter anderem Informationen zu Fristen, Archivwürdigkeit und Zugänglichkeiten enthalten Geschäft bearbeiten Die Geschäftsbearbeitung umfasst das Erstellen, Bearbeiten, Versionieren, Verwalten und (wo vorgesehen) Genehmigen/Visieren und Versenden der Dokumente, um das entsprechende Geschäft zu erledigen Geschäft abschliessen Beim Abschluss eines Geschäfts wird das Dossier durch die geschäftsführende Organisationseinheit bereinigt. Dabei wird das Dossier auf Vollständigkeit geprüft, nicht geschäftsrelevante Dokumente werden vernichtet, die Metadaten überprüft. Des Weiteren werden die im Dossier vorhandenen Dokumente in ein archivtaugliches Format konvertiert. Mit dem Abschluss werden Mutationsrechte restriktiver gehandhabt Dossier aufbewahren Die Berechnung der Aufbewahrungsfrist wird durch verschiedene Auslöser (letzter Aktenzuwachs, letzte Mutation, Geschäftsabschluss etc.) auf den verschiedenen Stufen (Geschäft, Dossier, Dokument) angestossen. Das Geschäft kann nicht weiter bearbeitet und das Dossier folglich inhaltlich nicht mehr verändert werden. Konservatorische Eingriffe (z.b. Konvertierung in ein neues, archivtaugliches Dateiformat) sind weiterhin möglich respektive nötig. Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach den gesetzlichen oder administrativen Anforderungen Dossier aussondern Die Aussonderung der Dossiers erfolgt spätestens nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, kann aber auch bereits bei Dossierabschluss vorgenommen werden. Die Aussonderung markiert die Umsetzung des Bewertungsentscheids. Als Resultate der Aussonderung sind möglich: Dossier vernichten, Dossier archivieren (integral oder in Auswahl/Sampling) und beim Triagemodell auch Dossier aufbewahren. Zu archivierende Dossiers werden über eine Ablieferungsschnittstelle dem Archiv übergeben. Ein Nachweis der Archivierung bzw. Vernichtung der Dossiers wird festgehalten Dossier archivieren Archivwürdige Dossiers werden im zuständigen Archiv dauerhaft archiviert. Für die Einsichtnahme sind die entsprechenden gesetzlichen Bestimmungen massgebend. Im Zuge der Übernahme und Erschliessung kann das Dossier mit Metadaten angereichert werden. Um die Benutzbarkeit sicherzustellen, sind konservatorische Massnahmen (z.b. Konvertierungen) notwendig. Die nachfolgende Graphik zeigt den Lebenszyklus von Geschäften (Prozesse, Dossiers und Dokumente) im Überblick. Abbildung 4: Lebenszyklus von Geschäften (Prozesse, Dossiers und Dokumente) 3.4 ZUSAMMENHANG ZWISCHEN KERN- UND UNTERSTÜTZUNGSPROZES- SEN Nachfolgend wird die Verknüpfung zwischen einem (vereinfacht dargestellten) Kernprozess mit den Verfahren (Unterstützungsprozessen) des Records Managements aufgezeigt. Seite 3 von 5

4 Abbildung 5: Zusammenhang zwischen einem Kernprozess und den Unterstützungsprozessen aus der Recordsmanagement-Gruppe Zeigt den Geschäftsprozess (hier am Beispiel einer Auftragsbearbeitung) bestehend aus drei Aktivitäten. Zeigt die Verfahren (Unterstützungsprozesse) des Records Management auf, vom Schaffen der Voraussetzungen über die Entstehung von Dokumenten bis zu deren Archivierung oder Vernichtung. Die umrahmten drei Unterstützungsprozesse umfassen die aktive Phase des Dokumentenlebenszyklus. Zeigt das Ordnungssystem, das nach den Aufgaben und Geschäftsfeldern einer geschäftsführenden Organisationseinheit strukturiert ist. Es erlaubt mit der Hinterlegung von Metadaten eine geschäftsbezogene Ablage und Bewirtschaftung aller Dossiers, inklusive deren Inhalte während des gesamten Dokumentenlebenszyklus. Der Eingang eines Antrags löst den Kernprozess Antrag bearbeiten aus, in welchem der RM-Unterstützungsprozess Geschäft eröffnen eingebettet ist. Im Unterstützungsprozess Geschäft eröffnen wird zunächst im Ordnungssystem ein neues Dossier in der entsprechenden Rubrik angelegt. Mit der Eröffnung des Dossiers werden die im Kernprozess benötigten Dokumentenvorlagen hinterlegt. Ist die Aktivität Antrag prüfen im Kernprozess abgeschlossen, wird der Unterstützungsprozess Geschäft bearbeiten angestossen und der Antrag im neu eröffneten Dossier abgelegt. In der Aktivität Stellungnahme erarbeiten im Kernprozess wird - basierend auf der vorgesehenen Dokumentenvorlage - die Stellungnahme verfasst und anschliessend im Unterstützungsprozess Geschäft bearbeiten als Version V0.n im Dossier abgelegt. In der Aktivität Stellungnahme genehmigen im Kernprozess wird die Stellungnahme genehmigt und anschliessend im Unterstützungsprozess Geschäft bearbeiten als Version V1.0 im Dossier abgelegt. Danach wird dem Kunden der Entscheid in Form der genehmigten Stellungnahme mitgeteilt. Der Abschluss des Kernprozesses stösst den Unterstützungsprozess Geschäft abschliessen an. Die Geschäftskontrolle ermöglicht es, den Status eines Geschäfts und die Einhaltung von Fristen zu prüfen. Seite 4 von 5

5 Im Unterstützungsprozess Geschäft abschliessen wird das Dossier bereinigt, auf Vollständigkeit geprüft und abgeschlossen. Die nachfolgenden Unterstützungsprozesse dienen der Aufbewahrung und Aussonderung (Archivierung/Vernichtung) der Dossiers. Seite 5 von 5