Solutions to Trust. SmartTrack ist der Massstab für unternehmensweites Lizenzmanagement

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1 Solutions to Trust SmartTrack ICM Inventory Connect Module FC - FlowControl CMM Contact Management Module FM - Financial Module MM Management Module SmartTrack ist der Massstab für unternehmensweites Lizenzmanagement Weltweit werden mit SmartTrack mehr als 22 Millionen Softwarelizenzen und weit über Softwareverträge verwaltet. SmartTrack integriert die für den Lizenzmanagementprozess relevanten Systeme vom elektronischen Warenkorb über die automatische Softwaredistribution bis hin zum IT Asset Management und der Leistungsverrechnung. Als Webanwendung ist SmartTrack überall im Unternehmen verfügbar. Durch sein mandantenfähiges Berechtigungskonzept ermöglicht SmartTrack unter Beibehaltung eines einheitlichen Datenbestands die unkomplizierte Einbindung aller am Lizenzmanagementprozess beteiligten Mitarbeiter, Zulieferer und Partner. Hierzu nutzt SmartTrack ein frei konfigurierbares, mehrdimensionales Rollenmodell, mit dem die Datensicht der Nutzer hinsichtlich ihrer organisatorischen Reichweite sowie bezogen auf bestimmte Hersteller und Produkte eingeschränkt werden kann. SmartTrack verwaltet alle Lizenzen (z.b. Device, Named User, Concurrent, Prozessor, Enterprise, MIPS), erlaubt vielseitige Verteilungs- und Verschiebeoperationen und beantwortet mit der frei konfigurierbaren Report- Engine Fragen nach Herkunft, organisatorischer Zuordnung und dem Wartungsstatus. Zu sämtlichen Lizenzen werden Historien geführt, anhand derer sich revisionssicher organisatorische Veränderungen und die Entwicklung des Versionsstands durch Upgrades nachvollziehen lassen.

2 Das -basierte Warnsystem informiert proaktiv über auslaufende Lizenzverträge, das Ende von Wartungszeiträumen, Zu- und Abgänge im Lizenzbestand und das Laufzeitende von befristeten Lizenzen. Mit der integrierten Lizenznachweisverwaltung werden Nachweise unter Angabe des Lagerorts katalogisiert, die eingescannten Originaldokumente zugeordnet und die Nachweise mit den Lizenzdaten verknüpft. Auch viele Jahre und Upgrade-Generationen später ist so der Nachweis der korrekten Lizenzierung problemlos möglich. Diese Eigenschaften machen SmartTrack zu einem Werkzeug, das den ROI bereits im ersten Jahr nach Projektbeginn erwirtschaftet. Abhängig von Unternehmensgröße und Investitionsvolumen sparen unsere Kunden durchschnittlich 20% ihrer ursprünglichen Ausgaben für Softwarelizenzen ein und können die Compliance zu jeder Zeit nachweisen, ohne dass zusätzlicher manueller Aufwand entsteht. icm - inventory connect module - Mit ICM erkennen Sie auf einen Blick, wo in Ihrem Unternehmen Über-, Unter- oder Fehllizenzierungen vorliegen, und stellen dauerhaft die Compliance mit den Lizenzbedingungen der Softwarehersteller sicher. Der Compliance Check, also der Abgleich von genutzter Software mit gekauften Lizenzen, ist eine Herausforderung für jedes Lizenzmanagementprojekt, denn für eine umfassende Betrachtung werden Nutzungsdaten aus unterschiedlichsten Quellen benötigt. Abhängig vom jeweiligen Lizenz-/Vertragsmodell können dies beispielsweise Installationsdaten, die Anzahl der Nutzer, die Menge aktiver Prozessoren oder die verbrauchte Rechenleistung (MIPS) sein. Deswegen hat Aspera als Erweiterung zu SmartTrack ICM (Inventory Connect Module) entwickelt. ICM bietet Standardkonnektoren zu allen gängigen Systemen und Datenbanken, die Informationen über installierte und genutzte Software erheben. Dazu zählen Lösungen wie z.b. Peregrine Asset Center, CA Unicenter Argis, IBM Tivoli, Centennial, Matrix 42 Empirum, Microsoft SMS, Novell ZEN-Works u.v.a. Die aus diesen Systemen stammenden Nutzungsdaten gleicht ICM mit dem Lizenzinventar von SmartTrack ab. Dabei berücksichtigt es automatisch organisatorische Zuordnungen und korrigiert über die integrierte Synonymlogik Unschärfen wie z.b. unterschiedliche Paketnamen für gleiche Produkte. Besonders hervorzuheben ist die Fähigkeit, Downgrade-Pfade zu erkennen und damit das Ergebnis des Compliance Checks anzupassen. Ein weiteres Feature ist die vollgrafische Analysenhistorie, bei der auf beliebige historische Lizenzsituationen, selektiert nach Produkt und/oder Organisationsbereich, zugegriffen werden kann.

3 fc flowcontrol - Mit FlowControl hat Aspera das perfekte Intergrationswerkzeug geschaffen. Über eine Vielzahl verfügbarer Konnektoren kommuniziert FlwControl mit dem elektronischen Warenkorb, der automatisch Softwareverteilung, dem ERP-System, Scan und Metering Tools, dem IT Asset Management und der Vertragsverwaltung. Wenn Effizienz und Transparenz gesteigert werden sollen, muss Lizenzmanagement als ein Querschnittsprozess begriffen werden, der die Integration zahlreicher Systeme erfordert. FlowControl analysiert bei jeder neuen Bedarfsmeldung bzw. Softwarenutzung (Installation, Zuweisung, Freischaltung) den aktuellen Lizenzbestand und weist überzählige Lizenzen automatisch zu. Können keine dem Bedarf entsprechenden Lizenzen ermittelt werden, generiert FlowControl Bestellanforderungen und übermittelt sie an den Einkauf. Nach erfolgter Beschaffung weist FlowControl die Lizenzen den Bedarfsträgern zu und meldet den geänderten Status an die Softwareverteilung und das IT Asset Management. Mit FlowControl entsteht ein Echtzeit-Abbild des Gesamtprozesses, mit dessen Hilfe Sie effizient reagieren, bevor Probleme überhaupt entstehen. FlowControl passt sich an Ihre Prozesse an und nicht umgekehrt. Damit steht Ihnen ein leistungsfähiges Prozess-Framework zur Verfügung, das sich mit minimalem Aufwand in jede Umgebung einfügt und die ITIL-Strategie Ihres Unternehmens konsequent um das Element Software Asset Management erweitert. cmm - contract management module - Mit CMM administrieren und kommunizieren Sie Rahmenverträge zur Lizenzbeschaffung auch in komplexen Organisationsstrukturen. Auf Basis der in SmartTrack definierten Organisationsbereiche können Sie genau festlegen, für welche Bereiche Ihres Unternehmens bestimmte Vertragsteile gelten und wer sie einsehen kann. Selbstverständlich erlaubt CMM auch die beliebig skalierbare Abbildung von Beitrittsstrukturen, die genauso wie die Hauptverträge mit individuellen organisatorischen Geltungsbereichen ausgestattet werden können. Alle Vertragsdetails wie z.b. Vertrags- und Beitrittsnummern, Gültigkeitszeiträume, Discount Level, Milestone Checks, Wartungsoptionen und beigetretene Unternehmen werden vollständig erfasst. Durch die Integration der Lizenzdaten in die Vertragsverwaltung überwacht CMM selbständig den aktuellen Ausschöpfungsgrad der vereinbarten Kontingente. Die Darstellung der wichtigsten Vertragsparameter als Gantt-Diagramm liefert auf einen Blick aussagekräftige Statusinformationen. Das aktive Vertragsmanagement mit auf Lizenzverträge abgestimmten Steuerungs- und Analysefunktionen ist ein unverzichtbarer Bestandteil eines jeden Lizenzmanagements. Neben eher statischen Funktionen wie der elektronischen Archivierung der Vertragsdokumente spielen die Überwachung von Wartungsvereinbarungen und zeitlich befristeter Lizenzen eine wesentliche Rolle. Ausserdem stehen oftmals die Konditionen von Rahmenverträgen für die Softwarebeschaffung in direktem Zusammenhang mit der Ausschöpfung der vereinbarten Kontingente innerhalb definierter Zeiträume. Damit werden Lizenzverträge einer Dynamik unterworfen, die eine besondere Behandlung dieser Vertragsart notwendig macht.

4 fm - financial module - Für das IT-Controlling ist der kontinuierliche Überblick über Kosten und Budget ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Neben der Erfassung der Ist- Kosten und der aktuellen Verpflichtungen muss die Planung der folgenden Geschäftsjahre regelmässig fortgeschrieben und korrigiert werden. Gemeinkosten werden anteilig auf die verwendenden Projekte und Organisationseinheiten umgelegt. Dabei tragen hohe Transparenz und die Orientierung an der tatsächlichen Verwendung von IT-Ressourcen dazu bei, eine breite Akzeptanz für die internen Preise und Weiterverrechnungen zu erzielen. Das Finanzmodul FM ergänzt die Compliance-Betrachtung von SmartTrack um die Kostenperspektive im Softwarelizenzmanagement. In SmartTrack können neben den Kosten für Nutzung und Wartung auch sämtliche Zahlungen erfasst werden, die aus IT-Rahmenverträgen entstehen, beispielsweise für Hardware oder Dienstleistungen. Im Finanzmodul FM lassen sich Kostenverteilschlüssel anlegen oder alternativ aus dem ERP- bzw. Planungssystem importieren. Dadurch wird festgelegt, wie Kosten anteilig auf Projekte verrechnet und zeitlich abgeschrieben werden. Die Ergebnisse der Kostenverrechnung lassen sich als Kostenreports betrachten, über offene Schnittstellen an die externen Systeme weiter leiten oder grafisch auswerten und automatisiert als PDF verteilen. Zur Budget- und Kostenplanung gliedert FM alle Zahlungen nach Kostenarten und Budget. Die Zahlungen werden mit ihrem aktuellen Zahlungsstatus den Planungsvorgaben gegenübergestellt. Die Einbeziehung des Obligo unterstützt die Steuerung und ermöglicht zeitnahe Massnahmen bei zu hohen IT-Ausgaben. Auf Knopfdruck lässt sich ein aktuelles Datenblatt zur Budgetverwaltung in Excel erzeugen. Mit der integrierten Reporting-Engine können in FM die IT-Kosten flexibel dargestellt werden. So lassen sich beispielsweise die Kosten pro Hersteller und Geschäftsjahr, die Einsparungen durch Wiederverwendung von Nutzungsrechten, oder die Kostenabschätzung, um für ein Produkt die benötigten Nutzungsrechte zu erwerben (cost of compliance) grafisch darstellen. Darüber hinaus ermöglicht FM auch die schnelle Realisierung kundenspezifischer Charts und Dashboards. In seinem Report-Verzeichnis kann jeder SmartTrack-Nutzer die erstellten Auswertungen komfortabel verwalten.

5 mm - management module - Das Projekt ist erfolgreich gelaufen: Datenfeeds wurden angebunden und in den Betrieb übernommen. Verantwortlichkeiten und Prozesse wurden definiert, beschlossen und etabliert. Nun beginnt der Alltag des Lizenzmanagements. Um die zahlreichen operativen Aufgaben überwachen und steuern zu können, bedarf es eines effizienten Monitorings und Controllings. Das Management-Module von SmartTrack erweitert die Funktionalität und haucht dem A- Modell Leben ein. Auf jeder Ebene bringt eine Ampel-Anzeige die Performance auf den Punkt. Dabei können die Schwellwerte der Ampeldarstellung flexibel den erwarteten Werten angepasst werden. Hinter jeder Ampel verbirgt sich eine detaillierte Darstellung aller Kennzahlen und Probleme des jeweiligen Bereichs, die Erklärungen für die angezeigte Farbe liefert und hilft die richtigen Entscheidungen zu treffen. Mit dem Management-Module machen Sie sich sprichwörtlich ein Bild der Gesamtperformance Ihres Lizenzmanagements. Letztlich kann jede Aussage, die das Lizenzmanagement hervor bringt, nur so gut sein wie die Datenbasis. Weil Aspera dies in mehr als zehnjähriger Projekterfahrung längst erkannt hat, wurde für alle Importe eine wichtige Kennzahl entwickelt. Der Importerfolg sagt aus, welcher Anteil der zugelieferten Daten fehlerfrei ins System geladen werden konnte. Über den Importerfolg lassen sich Daten und Feeds unterscheiden und die Schnittstellen des Lizenzmanagement kontinuierlich überwachen. Bei der Betrachtung über die Zeit können Trends schnell erkannt werden.

6 Die Compliance als zentrale Aussage des Lizenzmanagements lässt sich in SmartTrack je Kostenstelle und Produkt präzise berechnen. Das Management- Modul geht noch einen Schritt weiter. In einem dynamischen, personalisierten Dashboard lassen sich alle entscheidungskritischen Aussagen darstellen. Die grössten Audit-Risiken, die teuersten Lizenzen, die wichtigsten Hersteller, die grössten Verträge.