Verfahrensverzeichnis

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1 Verfahrensverzeichnis Beschreibung des einzelnen Verfahrens nach 8 DSG NRW Lfd. Nr.: (wird vom DSB vergeben) Neues Verfahren / Erstmeldung Wesentliche Änderung Das Verfahren ist zur Einsichtnahme bestimmt ( 8 Abs. 2 Satz 1 DSG NRW). Das Verfahren ist nur teilweise zur Einsichtnahme bestimmt. Ausgenommen sind die Angaben nach 8 Abs. 1 Nr. 7, 8 und 11 DSG NRW. Das Verzeichnis ist nicht zur Einsichtnahme bestimmt ( 8 Abs. 2 Satz 2 DSG NRW). Das Verfahren ist Teil eines gemeinsamen oder verbundenen Verfahrens nach 4 a DSG NRW. Verantwortliche Stelle: Datenverarbeitende Stelle Behördlicher Datenschutzbeauftragter Datum Unterschrift Datum Unterschrift

2 - 2 - Teil A Allgemeine Angaben (durch die datenverarbeitende Stelle auszufüllen) 1 Name und Anschrift der datenverarbeitenden Stelle 1.1 Name und Anschrift Bergische Universität Wuppertal, Gaußstr. 20, Wuppertal 1.2 Organisationseinheit Zentrum für Informations- und Medienverarbeitung (ZIM) 2 Zweckbestimmung und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung 2.1 Zweckbestimmung Erstellung und Verwaltung von webbasierten Umfragen mit der Software "Limesurvey" durch einzelne Mandanten. 2.2 ggf. Bezeichnung des Verfahrens Limesurvey - Grundlage des Betriebs 2.3 Rechtsgrundlage (ggf. nach Art der Datenverarbeitung unterschieden) 3 Art der gespeicherten Daten Die Art der gespeicherten Daten sind von der individuellen Umfrage abhängig. Die Standardeinstellungen des Systems für eine neue Umfrage sehen keine Speicherung von Daten (IP Adresse, Mailadresse etc) neben den zu beantwortenden Fragen der Umfrage vor. Von diesen Einstellungen kann durch den Umfrageersteller abgewichen werden. Dies ist gesondert zu dokumentieren. Lfd. Nr. Feldbezeichnung Feldinhalt

3 - 3 - Besonders geschützte Daten nach 4 Abs. 3 DSG NRW (bitte lfd. Nr. angeben): 4 Kreis der Betroffenen Lfd. Nr. aus 3 5 Zugriffsberechtigte Personen oder Personengruppen Lfd. Nr. aus 3 6 Erhalt und Weitergabe von Daten 6.1 Herkunft der Daten bei erhaltenen Daten Lfd. Nr. aus 3 Herkunft Periodizität

4 Empfänger der Daten bei weitergeleiteten Daten Lfd. Nr. aus 3 Empfänger Periodizität 6.3 Beabsichtigte Datenübermittlung in Drittstaaten ( 17 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 2 DSG NRW) Lfd. Nr. aus 3 Empfänger Periodizität

5 - 5-7 Fristen für Sperrung und Löschung Antwort- und eventuelle Tokentabellen deaktivierter Umfragen werden durch das ZIM im halbjährlichen Turnus gelöscht. Abgelaufene Umfragen werden im vierteljährlichen Turnus deaktiviert. Lfd. Nr. aus 3 Sperrfrist ( 19 Abs. 2 DSG NRW) Löschfrist ( 19 Abs. 3 DSG NRW)

6 - 6 - Teil B Sicherheitskonzept (durch datenverarbeitende Stelle bzw. Systemverwaltung auszufüllen. Wenn das Verfahren nur teilweise zur Einsichtnahme bestimmt ist, wird Teil B für eine Einsichtnahme gesperrt. Bitte Teil B dann immer auf einem neuen Blatt anfangen lassen) 1 Technische und organisatorische Maßnahmen ( 10 DSG NRW) Erläuterung zu den einzelnen Maßnahmen zur Gewährleistung der Vertraulichkeit ( 10 Abs. 2 Nr. 1 DSG NRW), z.b. Server sind im Maschinensaal aufgestellt Sicherungsschließanlage und Alarmsystem im Maschinensaal des ZIM Einbau in abschließbarem Serverschrank (Rack) Zugriff auf Serverkonsole nur nach Authentifizierung möglich Rollenkonzept in Limesurvey o gesamter Datenbestand nur für Administratoren zugänglich o Redakteur einer Umfrage kann den Datenbestand der aktiven oder abgelaufenen Umfrage einsehen. Integrität ( 10 Abs. 2 Nr. 2 DSG NRW), z.b. Kommunikation nur über TLS geschützte Datenverbindung (https) Datenbankserver nur lokal ansprechbar Benutzerzugriff nur nach Authentifizierung möglich Vgl. Vertraulichkeit Verfügbarkeit ( 10 Abs. 2 Nr. 3 DSG NRW), z.b. Integration in hochverfügbare Clusterumgebung des ZIM Datensicherung durch tägliches Backup Gesamtsystem und Datenbankbestand Authentizität ( 10 Abs. 2 Nr. 4 DSG NRW), z.b. Eingabe der Daten durch Klienten (https) Protokollierung der Eingaben bzw. der vollständig erfolgten Eingabe in einer Datenbanktabelle Revisionsfähigkeit ( 10 Abs. 2 Nr. 5 DSG NRW), z.b. Antworttabellen aktiver Umfragen sind dem Redakteur zugänglich. Antworttabellen abgelaufener Umfragen sind dem Redakteur zugänglich

7 - 7 - Antworttabellen deaktivierter Umfragen werden gespeichert und dem direkten Zugriff des Umfrageerstellers entzogen. Diese sind bis zum Erreichen der Löschfrist nur dem Administrator zugänglich. Vgl. Verfügbarkeit Kein Rollback durch Datenbankfunktionen. Transparenz ( 10 Abs. 2 Nr. 6 DSG NRW), z.b. Beschreibung Einsatzmöglichkeiten: Referenz: Produktseite:

8 - 8-2 Technik des Verfahrens 2.1 Verfahren für Einzelplatzsystem Betriebssystem: 2.2 Client-Server-Verfahren Client (Datenendgerät): Terminal/Netz-PC (ohne Laufwerke/Festplatten) PC (Arbeitsplatzrechner/Workstation) Betriebssystem des Servers: Debian 7.0 "Squeeze" Client-Server-Kommunikation erfolgt über geschlossenes Netz innerhalb der Behörde (LAN) Netz über externe Leitungen innerhalb eines geschlossenen Benutzerkreises Landesverwaltungsnetz Sonstiges Offenes Netz (z.b. Internet) Sonstige eingesetzte Hardware (z.b. Chipkarte, Kartenlesegeräte etc.) Datenspeicherung erfolgt auf Server innerhalb der Behörde Server bei anderen Institutionen PC/Arbeitsplatzrechner Art der Daten (lfd. Nr. aus Teil A Nr. 3): 2.3 Großrechner-Verfahren

9 - 9 - Client (Datenendgerät): Terminal/Netz-PC (ohne Laufwerke/Festplatten) PC (Arbeitsplatzrechner/Workstation) Betriebssystem des Großrechners: Kommunikation zwischen Client und Großrechner erfolgt über Netz über externe Leitungen innerhalb eines geschlossenen Benutzerkreises Landesverwaltungsnetz Sonstiges Offenes Netz ( z.b. Internet) Sonstige eingesetzte Hardware ( z.b. Chipkarte, Kartenlesegeräte etc.) Datenspeicherung erfolgt auf Großrechner Server innerhalb der Behörde Server bei anderen Institutionen PC/Arbeitsplatzrechner Art der Daten (lfd. Nr. aus Teil A Nr. 3): 3 Eingesetzte Software (einschließlich Standardverfahren) Name Version/Stand/Datum Limesurvey

10 Teil C Begründetes Ergebnis der Vorabkontrolle gemäß 10 Abs. 3 DSG NRW (durch Datenschutzbeauftragte auszufüllen)