Pilotprojekt zur Einführung der E- Rechnung in der Kommunalverwaltung

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1 Pilotprojekt zur Einführung der E- Rechnung in der Kommunalverwaltung Präsentation AWV- Workshop "Der Weg zur E- Rechnung in der Verwaltungspraxis

2 Agenda 1. Investitionsberatung 2. Bericht aus dem Projekt 2

3 Investitionsberatung des BMF Investitionsberatung des BMF Ziel des Bundesministeriums der Finanzen Unterstützung der Investitionstätigkeit in Partnerschaftsprojekten über kostenfreie Beratungen und Schulungen für die öffentliche Hand auf allen staatlichen Ebenen in den Bereichen Infrastruktur, Gesundheitswesen, IT, Verwaltungsmodernisierung Aus dem Auftrag des Bundesministeriums der Finanzen Die ÖPP-Deutschland AG (Auftragnehmerin) wird als unabhängiges Beratungsunternehmen für ausschließlich öffentliche Auftraggeber vom BMF (Auftraggeberin) beauftragt, diese in allen Phasen einer Bedarfsdeckung, für die ÖPP- Lösungen in Betracht kommen können, zu begleiten. Das Angebot soll dabei auf begleitende Beratung und Qualifizierung als Unterstützungsleistung konzentriert werden, die Eigenleistungen der beratenen Einrichtungen ergänzt... Quelle: PD. 3

4 Investitionsberatung des BMF Kostenfreies, mehrstufiges Beratungsangebot Allgemeine Beratung, Anfangsberatung, Projektberatung Stufe 1 allgemeine Investitionsberatung bis zu 2 Beratertage Stufe 1+2 ergebnisoffene, auf ein konkretes Projektvorhaben bezogene Beratung (investiv oder weniger investiv, z.b. Reorganisation) bis zu 5 Beratertage Stufe 3 begleitende, ergebnisoffene Beratung weiterer Verfahrensschritte (z. B. ÖPP-Eignungstest, Erstellung eines PSC, Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen, Projektstrukturierungen) auf der Basis eines vom BMF zu genehmigenden Beratungsplans bis zu bzw. bei Pilotprojekten darüber hinaus Quelle: PD. 4

5 Agenda 1. Investitionsberatung 2. Bericht aus dem Projekt 5

6 Projektziele Der Landkreis führt unter freiwilliger Beteiligung von mehreren Pilotgemeinden ein Projekt zur Einführung der E-Rechnung in der Kommunalverwaltung durch Ziele des Projektes Umsetzbarkeit und Potenziale der E-Rechnung in der Kommunalverwaltung aufzeigen Zentrale rechtliche, technische und organisatorische Rahmenbedingungen identifizieren und bearbeiten Interkommunale Kooperation und Standardisierung zur Vermeidung von Doppelarbeiten stärken Voraussetzungen für die Einführung der E-Rechnung in den Pilotgemeinden schaffen Die Umsetzung weiterer E-Rechnungs-Projekte im Landkreis fördern Die Vorreiterrolle von Landkreis und kreisangehörigen Kommunen im Bereich Verwaltungsmodernisierung stärken 6

7 Ergebnisse Aktivitäten Phase Projektvorgehen Das Projekt unterteilt sich in drei Phasen und wird bis Ende des Jahres abgeschlossen. Derzeit erfolgt die Ist-Analyse Dauer: 1 Jahr 1 Initialisierung 2 Ist-Analyse 3 Konzeption I. Abstimmung über Ziel und Umfang des Pilotprojektes II. III. Festlegung von Projektbeteiligten Initiale Sitzung des Kernteams I. Grobe Ist-Analyse II. Analyse von Prozessen und Organisation: Status quo von Prozessen, Vorgängen, Zuständigkeiten, IT-Strukturen und Systeme Identifikation zentraler Rahmenbedingungen und Herausforderungen Organisatorische, rechtliche und technische Rahmenbedingungen Themenspezifische Herausforderungen der E-Rechnung I. Entwicklung eines Musterprozesses II. III. Ausgestaltung Musterprozess zur elektronischen Rechnungsbearbeitung Abgleich mit Rahmenbedingungen und ggf. Aufzeigen von Anpassungsbedarf Identifizierung geeigneter Umsetzungsvarianten Grobe Umsetzungsplanung Konkretisierung der Projektinhalte Festlegung des Projektziels Aufnahme der operativen Projektarbeit Ist-Analyse der bisherigen Rechnungsbearbeitung Rahmenbedingungen und Herausforderungen für die Einführung der E-Rechnung identifiziert Musterprozess E-Rechnung Grober Umsetzungsplan Dokumentation Januar - Februar 2016 März - Mai 2016 Juni - Dezember 2016 Start Projekt initialisiert Analyseergebnisse ausgewertet Musterprozess ist erstellt 7

8 Analyse der Ausgangslage Zwei Prozessschemata wurden in der Ist-Analyse identifiziert; das dominierende Schema kommt in fünf Kommunen zum Einsatz Prozessschema für Landkreis Dahme-Spreewald, Zeuthen, Wildau, Eichwalde und Lübben 3b Ggf. Anlage erfassen durch Anlagenbuchhaltung Prozessschritt 1 Zentraler Posteingang Prüfung und Kontierungsvorschlag, Freigabe und Buchung Feststellung (SuR) Kontierungsprüfung und Erfassung 5 Ggf. ergänzender Prüfschritt 6 Prüfung, Zahlbarmachung und Archivierung Rolle Poststelle Freigabebefugter Feststellungsbefugter Geschäftsbuchhaltung Diverse u.a. Kämmerer Kasse Medium / IT- System Papier Papier Papier / HKR Papier / HKR Papier / HKR Papier / HKR Innerhalb des Prozessschemas variiert insb. die Anzahl der Prüfinstanzen zwischen den Kommunen. Mehrfach sind neben Feststellungs- und Freigabebefugten zusätzlich Anordnungsbefugte implementiert (im Sinne eines 6-Augen-Prinzips ) 8

9 Möglicher Prozessablauf für Soll-Prozess Zur Diskussion Auf Basis der Prozessanalysen ergibt sich folgender Prozessablauf, der ggf. als Basis für einen Soll-Prozess dienen kann 2b Ggf. Anlage erfassen durch Anlagenbuchhaltung Ggf. Rechnung prüfen durch RPA Prozessschritt Zentraler Posteingang Scannen und Vorerfassung Prüfung und Kontierungsvorschlag Feststellung (SuR) Freigabe und Buchung Prüfung, Zahlbarmachung und Archivierung Rolle Poststelle Feststellungsbefugter Haushalts-SB/ Feststellungsbefugter Geschäftsbuchhaltung Freigabebefugter Kasse Medium / IT- System Papier/ /Online HKR HKR HKR HKR HKR Einführung der E-Rechnung in der Kommunalverwaltung

10 Spezifische Herausforderungen Die im Kernteam identifizierten Herausforderungen sind für das weitere Vorgehen zu berücksichtigen Zur Diskussion Spezifische Herausforderungen rechtlich 1. Signaturerfordernis (fortgeschrittene elektronische Signatur oder qualifizierte elektronische Signatur) 2. Aufbewahrungspflichten und Anforderungen für ersetzendes Scannen insb. im Bereich des Zuwendungsrechts 3. Anforderungen des Datenschutzes (z.b. im Bereich Sozialdaten) organisatorisch 3. Baurechnungen: Später Scan (korrigierter) Papierrechnung, Korrektur in Finanzsoftware 4. Rollengestaltung und Authentifizierung im E-Rechnungs-Workflow (Abbildung des Signaturerfordernisses) 5. Abbildung zusätzlicher Kontrollschritte im Workflow technisch 6. Anforderungen an / Kompatibilität von DMS und Finanzsoftware 7. Digitale Archivierung und Ablagesystematik für Papierbelege 10

11 Zielbild zur Einführung Für die Einführung der E-Rechnung wurde ein Zielbild definiert. Das Projekt fokussiert sich auf Umsetzungsstufe 1 3. Umsetzungsstufe 2. Umsetzungsstufe 1. Umsetzungsstufe E-Rechnungsfähigkeit Prozessoptimierung Zentraler Rechnungseingang und frühes Scannen Elektronischer Rechnungsworkflow Überwiegend OCR-Scan Elektronische Archivierung ( ersetzendes Scannen ) Ausgewählte Nutzung von E- Rechnungen Verknüpfung von Beschaffungsund Rechnungs-Workflow Hoher Anteil von E-Rechnungen Überwiegend kein (OCR-)Scan und manuelle Bearbeitung Fokus des Projektes 11

12 Weiteres Vorgehen Zu Beginn der Konzeptionsphase ist ein Austausch mit ausgewählten Software-Vertretern geplant Nächste Schritte Abschluss der Analysephase: Klärung spezifischer rechtlicher Rahmenbedingungen Sitzung des Lenkungskreises Start der Konzeptionsphase: Workshop zu technischen Herausforderungen mit Vertretern von Finanzsoftware-Anbietern Gemeinsame Erarbeitung eines Soll-Prozesses Vertiefung kooperativer Umsetzungsoptionen der elektronischen Rechnungsbearbeitung 12

13 Ihr/e Ansprechpartner/in STEFAN KLEIN Landkreis Dahme-Spreewald Kämmerer und Amtsleiter der Kämmerei/ Kreiskasse finanzverwaltung@dahmespreewald.de DAVID EPP Partnerschaften Deutschland Senior Consultant david.epp@ partnerschaften-deutschland.de Diese Präsentation ist Eigentum der ÖPP Deutschland AG. Jede Verwertung, Weitergabe oder Verwendung ohne Zustimmung der ÖPP Deutschland AG ist unzulässig ÖPP Deutschland AG