Organisationsreglement 1. Januar 2013

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1 Organisationsreglement 1. Januar 2013 Bei juristischen Differenzen zwischen Original und Übersetzung ist die deutschsprachige Version verbindlich. Copyright by Zürich. 1. September 2016

2 Inhaltsverzeichnis Inhalt 1. Personalvorsorgekommissionen Art. 1 Organisation und Konstituierung Art. 2 Aufgaben Art. 3 Sitzungen 2. Stiftungsrat Art. 4 Wählbarkeit Art. 5 Zusammensetzung und Konstituierung Art. 6 Wahl des Stiftungsrats Art. 7 Amtsdauer und Ergänzungswahlen Art. 8 Aufgaben und Kompetenzen Art. 9 Sitzungen Art. 10 Beschlussfassung Art. 11 Präsidium Art. 12 Büro des Stiftungsrats Art. 13 Beisitzer 3. Ausschüsse Art. 14 Allgemein Art. 15 Zusammensetzung der Ausschüsse Art. 16 Wahl und Amtsdauer Art. 17 Sitzungen Art. 18 Beschlussfassung 4. Geschäftsführung Art. 19 Aufgaben Art. 20 Orientierung des Stiftungsrats 5. Revisionsstelle 6. Experte für berufliche Vorsorge 7. Zeichnungsberechtigung 8. Integrität und Loyalität 9. Verschiedene Bestimmungen Art. 21 Schweigepflicht Art. 22 Änderungsvorbehalt Art. 23 Inkrafttreten Seite

3 Der Stiftungsrat der, nachstehend Stiftung genannt, erlässt gestützt auf die Stiftungsurkunde dieses Organisationsreglement. Es regelt die Wahl, die Aufgaben und die Kompetenzen folgender Organisationseinheiten: Personalvorsorgekommissionen Stiftungsrat Ausschüsse Geschäftsführung Revisionsstelle Experte für berufliche Vorsorge Die Stiftungsräte, die Mitglieder der Ausschüsse, die Beisitzer und die mit der Geschäftsführung betraute Firma handeln im wohlverstandenen Interesse der versicherten Personen, der Stiftung und der angeschlossenen Arbeitgeber. 1. Personalvorsorgekommissionen Art. 1 Organisation und Konstituierung Im Zeitpunkt des Anschlusses an die Stiftung wählt jede Firma eine Personalvorsorgekommission. Die Personalvorsorgekommission setzt sich aus mindestens zwei Mitgliedern zusammen, wobei gleich viele Vertreter der Arbeitnehmer wie der Arbeitgeber bestimmt werden müssen. Die Arbeitnehmervertreter haben bei einem der Profond angeschlossenen Arbeitgeber tätig zu sein. Die Personalvorsorgekommission konstituiert sich selbst. Sie teilt dem Stiftungsrat durch Zustellung des Wahlprotokolls ihre Zusammensetzung mit und orientiert ihn über jede Veränderung. Sämtliche Eingaben an die Stiftung sind durch je einen Vertreter der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer zu unterzeichnen. Art. 2 Aufgaben Die Personalvorsorgekommission hat folgende Aufgaben: a) Beschlussfassung über den Vorsorgeplan, dem sich die Firma unterstellt; b) Orientierung und Beratung der versicherten Personen; c) Beaufsichtigung der Anmeldungen aller für die Versicherung notwendigen Angaben durch die Arbeitgeber an die Stiftung (Besoldungsänderung, Austritt, Invalidität, Zivilstandsänderung, Tod etc.); d) Kontrolle über die Entrichtung der Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträge an die Stiftung; e) Unterbreitung von Wahlvorschlägen für die Wahl des Stiftungsrats; f) Wahl des Stiftungsrats. Art. 3 Sitzungen Die Personalvorsorgekommission tritt nach Bedarf zusammen, mindestens aber einmal jährlich. Die Sitzung wird durch den Präsidenten oder die Mehrheit der Mitglieder einberufen. Die Personalvorsorgekommission ist beschlussfähig, wenn die Mehrheit der Mitglieder anwesend ist. Die Beschlüsse werden mit Stimmenmehrheit gefasst. Bei Stimmengleichheit gibt der Präsident den Stichentscheid. Über alle Beschlüsse der Personalvorsorgekommission ist ein Protokoll zu führen. 2. Stiftungsrat Art. 4 Wählbarkeit 1 Die Mitglieder des Stiftungsrats müssen handlungsfähig im Sinne von Art. 13 ZGB sein, über einen unbescholtenen Leumund verfügen und Gewähr für eine einwandfreie Geschäftstätigkeit bieten. Stiftungsräte dürfen in keinem systematischen und dauernden Interessenkonflikt zur Stiftung stehen. 2 Mindestens drei Viertel der Stiftungsräte haben bei einem der Stiftung angeschlossenen Arbeitgeber tätig zu sein. Wählbar in den Stiftungsrat sind auch Rentner, wobei die Parität nicht zu Lasten der Arbeitnehmer verletzt werden darf. 3 Nebst den Selbständigerwerbenden gelten bei juristischen Personen jene Personen, die an der Willensbildung der juristischen Person teilhaben und mit entsprechender Kompetenz ausgestattet sind, als Arbeitgebervertreter, so z. B. Verwaltungsräte, Mitglieder der Geschäftsleitung und Direktoren. Art. 5 Zusammensetzung und Konstituierung Der Stiftungsrat besteht aus mindestens 6 und 3

4 höchstens 20 Mitgliedern, wobei Arbeitgebervertreter und Arbeitnehmervertreter paritätisch vertreten sein müssen. Der Stiftungsrat bestimmt jeweils vor den Wahlen die Anzahl der Stiftungsratsmitglieder für die nächste Amtsperiode. Der Stiftungsrat konstituiert sich selbst und wählt aus seiner Mitte einen Präsidenten, welcher Arbeitnehmer- oder Arbeitgebervertreter sein kann, und einen oder mehrere Vizepräsidenten. Art. 6 Wahl des Stiftungsrats 1 Die Personalvorsorgekommissionen und der Stiftungsrat sind berechtigt, Vorschläge für die Wahl des Stiftungsrats zu unterbreiten. Wahlvorschläge sind bis spätestens am 31. März des Kalenderjahres, in dem die Amtsperiode des Stiftungsrats abläuft, bei der Geschäftsführung schriftlich einzureichen. Die Arbeitnehmervertreter der Personalvorsorgekommission wählen mindestens drei Viertel der Arbeitnehmervertreter des Stiftungsrats und die Arbeitgebervertreter der Personalvorsorgekommission drei Viertel der Arbeitgebervertreter des Stiftungsrats. 2 Jeder Arbeitgeber verfügt über eine Stimme bei der Wahl der Arbeitnehmer- und der Arbeitgebervertreter. 3 Für die administrative Durchführung der Wahl ist die Geschäftsführung zuständig. Die Geschäftsführung hat je eine Wahlliste mit allen vorgeschlagenen und sich zur Verfügung stellenden Arbeitgeber- und Arbeitnehmervertretern zu erstellen. Die Wahllisten werden bis spätestens 20 Tage vor dem Datum der Wahl allen Personalvorsorgekommissionen zugestellt. Mit der Zustellung ist die Aufforderung an die Personalvorsorgekommissionen zu verbinden, aus den Kandidaten so viele Arbeitnehmer- bzw. Arbeitgebervertreter zu wählen, als für diese Vertretergruppe Sitze im Stiftungsrat zu besetzen sind. Die Personalvorsorgekommissionen üben ihr Wahlrecht schriftlich aus. 4 Werden gleich viele Vertreter vorgeschlagen, als freie Sitze für die Arbeitnehmer- bzw. Arbeitgebervertreter zur Verfügung stehen, gelten die Vorgeschlagenen als gewählt. Gewählt sind diejenigen Kandidaten, welche die meisten gültigen Stimmen auf sich vereinigen. Haben mehrere Vertreter gleich viele Stimmen erhalten und stehen nicht genügend Sitze zur Verfügung, entscheidet das Los darüber, wer als gewählt gilt. 5 Die in den Stiftungsrat gewählten Arbeitnehmer wählen als Delegierte Arbeitnehmervertreter einen Viertel der Arbeitnehmervertreter in den Stiftungsrat. Die in den Stiftungsrat gewählten Arbeitgeber wählen als Delegierte Arbeitgebervertreter einen Viertel der Arbeitgebervertreter in den Stiftungsrat. Art. 7 Amtsdauer und Ergänzungswahlen Die Amtsdauer der Mitglieder des Stiftungsrats beträgt vier Jahre. Sie beginnt am 1. Juni des Wahljahres. Eine Wiederwahl ist zulässig. Scheidet ein Mitglied vor Ablauf der Amtsdauer aus dem Stiftungsrat aus, wählen die Arbeitnehmer- bzw. Arbeitgebervertreter im Stiftungsrat als Delegierte ein Ersatzmitglied. Nach Ablauf der vierjährigen Amtsdauer wird der Stiftungsrat neu gewählt. Art. 8 Aufgaben und Kompetenzen Der Stiftungsrat nimmt die Gesamtleitung der Stiftung wahr, sorgt für die Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben, bestimmt die strategischen Ziele und Grundsätze der Stiftung sowie die Mittel zu deren Erfüllung. Er legt die Organisation der Stiftung fest, sorgt für ihre finanzielle Stabilität und überwacht die Geschäftsführung. Er nimmt die folgenden, unübertragbaren und unentziehbaren Aufgaben wahr: a) Festlegung des Finanzierungssystems; b) Festlegung von Leistungszielen und Vorsorgeplänen sowie der Grundsätze für die Verwendung der freien Mittel; c) Erlass und Änderung von Reglementen; d) Erstellung und Genehmigung der Jahresrechnung; e) Festlegung der Höhe des technischen Zinssatzes und der übrigen technischen Grundlagen; f) Festlegung der Organisation der Stiftung; g) Ausgestaltung des Rechnungswesens; h) Bestimmung des Versichertenkreises und Sicherstellung ihrer Information; i) Sicherstellung der Erstausbildung und Weiterbildung der Arbeitnehmer- und Arbeitgebervertreter; j) Ernennung und Abberufung der mit der Geschäftsführung betrauten Personen; k) Wahl und Abberufung des Experten für 4

5 berufliche Vorsorge und der Revisionsstelle; l) Entscheid über die ganze oder teilweise Rückdeckung der Stiftung und über den allfälligen Rückversicherer; m) Festlegung der Ziele und der Grundsätze der Vermögensverwaltung sowie der Durchführung und Überwachung des Anlageprozesses; n) Periodische Überprüfung der mittel- und langfristigen Übereinstimmung zwischen der Anlage des Vermögens und den Verpflichtungen der Stiftung; o) Genehmigung aller wichtigen Verträge, wie Geschäftsführungsverträge, Global-Custody- Vertrag, Rückversicherungsverträge etc. p) Festlegung der Voraussetzungen für den Rückkauf von Leistungen; q) Sicherstellung einer der Grösse und Komplexität angemessenen internen Kontrolle und regelmässige Kontrolle der Einhaltung derselben. Der Stiftungsrat kann die Vorbereitung und die Ausführung seiner Beschlüsse oder die Überwachung von Geschäften Ausschüssen, einzelnen Mitgliedern oder Dritten zuweisen. Er sorgt für eine angemessene Berichterstattung an seine Mitglieder. Er entscheidet über eine angemessene Entschädigung seiner Mitglieder. Art. 9 Sitzungen Sitzungen werden vom Präsidenten bei Bedarf einberufen, mindestens jedoch sechs Mal im Jahr oder sofern mindestens ein Viertel der Mitglieder dies verlangt. Die Einberufung erfolgt mindestens 10 Tage im Voraus, unter gleichzeitiger Bekanntgabe der Traktanden. Mit Zustimmung aller Mitglieder des Stiftungsrats kann auf die Einhaltung dieser Frist verzichtet werden. Die Stiftungsratssitzungen werden vom Präsidenten des Stiftungsrats geleitet. Der Vertreter der mit der Geschäftsführung beauftragten Firma nimmt mit beratender Stimme an den Sitzungen des Stiftungsrats teil. Über alle Sitzungen ist ein Protokoll zu führen. Art. 10 Beschlussfassung Der Stiftungsrat ist beschlussfähig, wenn die Mehrheit seiner Mitglieder anwesend ist. Er fasst seine Beschlüsse mit einfachem Mehr. Für die Änderung der Stiftungsurkunde bedarf es jedoch einer Mehrheit von zwei Dritteln aller Stiftungsratsmitglieder. Der Präsident stimmt mit und gibt bei Stimmengleichheit den Stichentscheid. Die Beschlussfassung auf dem Zirkulationsweg ist zulässig. Ein solcher Beschluss kommt nur dann zu Stande, wenn ihm alle Stiftungsratsmitglieder zustimmen. Art. 11 Präsidium Der Präsident repräsentiert die Stiftung nach innen und nach aussen. Der Präsident führt den Vorsitz in den Sitzungen des Stiftungsrats. Ist er verhindert, wird er durch einen der Vizepräsidenten des Stiftungsrats vertreten. Art. 12 Büro des Stiftungsrats Der Stiftungsrat bestimmt die Organisation seines Büros und legt dessen Zusammensetzung, Wahl, Aufgaben und Kompetenzen in einem Pflichtenheft fest. Art. 13 Beisitzer Der Stiftungsrat kann Beisitzer, die nicht Mitglied des Stiftungsrats sind, bezeichnen. Die Anzahl der Beisitzer darf nicht mehr als ein Viertel der Anzahl aller Stiftungsräte betragen. Die Beisitzer nehmen mit beratender Stimme an den Stiftungsratssitzungen teil. Sie haben kein Stimmrecht. 3. Ausschüsse Art. 14 Allgemein 1 Anlageausschuss Wertschriften Der Anlageausschuss Wertschriften ist das für die Vermögensanlagen der Stiftung, ausgenommen Immobilien, verantwortliche Fachorgan. Er bereitet anlagerelevante Beschlüsse des Stiftungsrats vor und leitet deren Vollzug. Die Aufgaben und Kompetenzen des Anlageausschusses werden im Anlagereglement näher umschrieben. 2 Anlageausschuss Immobilien Der Anlageausschuss Immobilien ist das für die Direktanlagen Immobilien der Stiftung verantwortliche Fachorgan. Er bereitet anlagerelevante Beschlüsse des Stiftungsrats vor und leitet deren Vollzug. Die Aufgaben und Kompetenzen des Anlageausschusses werden im Anlagereglement näher umschrieben. 5

6 Art. 15 Zusammensetzung der Ausschüsse Jeder Ausschuss besteht aus maximal fünf Mitgliedern. Die Ausschüsse setzen sich zusammen aus mindestens einem Mitglied des Stiftungsrats sowie maximal drei vom Stiftungsrat vorgeschlagenen Fachleuten, die nicht Mitglied des Stiftungsrats sein müssen. Die Mitglieder der Ausschüsse müssen handlungsfähig im Sinne von Art. 13 ZGB sein, über einen unbescholtenen Leumund verfügen und Gewähr für eine einwandfreie Geschäftstätigkeit bieten. Art. 16 Wahl und Amtsdauer Der Stiftungsrat wählt die Mitglieder der Ausschüsse und deren Präsidenten. Die Amtsdauer der Mitglieder der Ausschüsse beträgt vier Jahre und stimmt mit derjenigen der Stiftungsräte überein. Art. 17 Sitzungen Der Präsident beruft die Sitzungen des Ausschusses ein und leitet sie. Der Vertreter des Büros des Stiftungsrats und der Vertreter der mit der Geschäftsführung beauftragten Firma können mit beratender Stimme an den Sitzungen teilnehmen. Über alle Sitzungen ist ein Protokoll zu führen. Art. 18 Beschlussfassung Die Ausschüsse sind beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte der Mitglieder anwesend ist. Beschlüsse werden mit der einfachen Mehrheit der stimmberechtigten Anwesenden gefällt. Bei Stimmengleichheit hat der Präsident den Stichentscheid. Beschlüsse können auch auf dem Zirkularweg gefällt werden. Ihre Gültigkeit bedingt die Einstimmigkeit. Art. 19 Aufgaben Die Stiftung kann die Geschäftsführung selber vornehmen oder ganz oder teilweise an eine externe Firma übertragen. Die allenfalls mit der Geschäftsführung zu beauftragende Firma wird vom Stiftungsrat bestimmt. Pflichten und Rechte der Geschäftsführung sind vertraglich zu regeln. Die Geschäftsführung führt die operativen Geschäfte im Rahmen der Vorgaben des Stiftungsrats und erlässt die für die interne Organisation notwendigen Richtlinien. Der Geschäftsführung obliegen insbesondere folgende Aufgaben: a) Ausführung der Beschlüsse des Stiftungsrats und dessen Ausschüsse; b) Erarbeitung von Anträgen und Informationen zuhanden des Stiftungsrats und dessen Ausschüsse; c) Führung der gesamten Geschäftsadministration im Rahmen der beruflichen Vorsorge; d) Durchführung der Stiftungsratswahlen; e) Vertretung der Stiftung nach aussen, soweit dies nicht Aufgabe des Stiftungsrats bzw. dessen Präsidenten ist. Art. 20 Orientierung des Stiftungsrats Die Geschäftsführung orientiert den Stiftungsrat anlässlich dessen Sitzungen über den Gang der laufenden Geschäfte und sofort über ausserordentliche, wichtige Gegebenheiten und Vorfälle. 5. Revisionsstelle Die Revisionsstelle wird vom Stiftungsrat gewählt. Die Revisionsstelle prüft den gesetzlichen Vorschriften entsprechend jährlich die Geschäftsführung, das Rechnungswesen und die Vermögensanlage der Stiftung. Sie erstattet dem Stiftungsrat einen schriftlichen Bericht und nimmt an der Sitzung des Stiftungsrats, an welcher die Jahresrechnung diskutiert wird, teil. Der Bericht ist der Aufsichtsbehörde und dem Experten für berufliche Vorsorge zuzustellen und den versicherten Personen zur Verfügung zu halten. 4. Geschäftsführung 6. Experte für berufliche Vorsorge Der Experte für berufliche Vorsorge wird vom Stiftungsrat gewählt. Der Experte hat die ihm durch das Gesetz zugewiesenen Aufgaben zu erfüllen. Er erstellt jährlich ein versicherungstechnisches Gutachten. Er prüft dabei insbesondere, ob die Stiftung jederzeit Sicherheit dafür bietet, dass sie ihre Verpflichtungen erfüllen kann und ob die reglemen- 6

7 tarischen versicherungstechnischen Bestimmungen über die Leistungen und die Finanzierung den gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Er unterbreitet dem Stiftungsrat Empfehlungen, insbesondere über die Höhe des technischen Zinssatzes und der übrigen technischen Grundlagen; über die Massnahmen, die im Falle einer Unterdeckung zu ergreifen sind. 7. Zeichnungsberechtigung Die Organe der Stiftung zeichnen ausschliesslich kollektiv zu zweien. Kollektivzeichnungsberechtigt sind die vom Stiftungsrat zu bezeichnenden Personen der mit der Geschäftsführung betrauten Firma. Der Stiftungsrat ist berechtigt, weiteren Personen Kollektivunterschrift zu erteilen und die Art der Zeichnung festzulegen. 8. Integrität und Loyalität In Ergänzung zu Art. 51b, Art. 51c und Art. 53a BVG sowie Art. 48f 48l und Art 49a Abs. 2 BVV 2 gelten die ASIP-Charta und die Fachrichtlinie der ASIP in der Fassung vom Oktober Verschiedene Bestimmungen Art. 21 Schweigepflicht Alle mit der Durchführung der beruflichen Vorsorge Beteiligten unterliegen hinsichtlich der persönlichen und finanziellen Verhältnisse der versicherten Personen und der Arbeitgeber der Schweigepflicht. Art. 22 Änderungsvorbehalt Der Stiftungsrat ist befugt, dieses Organisationsreglement jederzeit zu ändern. Art. 23 Inkrafttreten Dieses Organisationsreglement tritt am 1. Januar 2013 in Kraft. Es ersetzt dasjenige vom 1. März Der Stiftungsrat Thalwil, 25. April

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