Bedienungsanleitung: Anmeldung von Veranstaltungsteilnehmern zur Prüfung

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1 Bedienungsanleitung: Anmeldung von Veranstaltungsteilnehmern zur Prüfung Hinweise zur Studienordnung Allgemeines zur Prüfungsanmeldung Export aus der Veranstaltungsverwaltung Import in die Prüfungsverwaltung

2 Hinweise zur Studienordnung Bei der Prüfungsanmeldung wird zwischen Prüfungen zu Vorlesungen und Prüfungen zu Praktika, Übungen und Seminaren unterschieden. Diese Aufteilung ergibt sich aus den unterschiedlichen rechtlichen Rahmenbedingungen, die in der Studienordnung abgebildet sind. 13 Anmeldung zu Prüfungen; Versäumnis und Rücktritt (1) 1 Mit der Anmeldung zu Seminaren (S), Praktika (PK) und Übungen (Ü) ist die oder der Studierende automatisch zur zugehörigen Prüfung angemeldet. 2 Für Prüfungen, die einer Vorlesung (VL) zugeordnet sind, müssen sich die Studierenden anmelden; der Anmeldezeitraum wird jeweils rechtzeitig ortsüblich bekannt gemacht. (2) Ein Rücktritt von gemäß Abs. 1 Satz 2 angemeldeten schriftlichen und mündlichen Prüfungen ist bis zum Ende des dritten Werktages vor dem Prüfungstag ohne Angabe von Gründen gegenüber der Prüfenden oder dem Prüfenden zulässig; als Werktage gelten die Tage von Montag bis einschließlich Freitag. [ ] 6 Von Prüfungen im Sinne des Abs. 1 Satz 1 ist ein Rücktritt nur dann möglich, wenn die oder der Studierende die Gründe für den Rücktritt nicht zu vertreten hat; Sätze 1 bis 4 gelten entsprechend.

3 Allgemeines zur Prüfungsanmeldung Ablauf bei Prüfungen zu Vorlesungen: Studierende melden sich im allgemeinen Prüfungsanmeldezeitraum der Universität selbstständig zur Prüfung an Studierende dürfen sich bis zum Rücktrittsdatum selbstständig von der Prüfung abmelden Das Rücktrittsdatum liegt 3 Werktage vor der Prüfung Lehrbeauftragte können Studierende unabhängig vom Prüfungsanmeldezeitraum zur Prüfung anmelden bzw. von der Prüfung zurückweisen Die Voraussetzungsüberprüfung findet sowohl bei der Anmeldung durch Studierende, als auch bei der Anmeldung durch Lehrbeauftragte statt Ablauf bei Prüfungen zu Übungen, Praktika, Seminaren: In verschiedenen vom Studiendekanat vorgegebenen Zeiträumen finden die Anmeldungen zu den Veranstaltungen und Kursen statt Die Studierenden melden sich über die Veranstaltungsverwaltung zu diesen an Da die Anmeldung zur Veranstaltung laut Studienordnung als verbindliche Anmeldung zur Prüfung gilt, müssen die Anmeldungen aus der Veranstaltungsverwaltung in die Prüfungsverwaltung übernommen werden Dieser Übertrag muss durch den Lehrbeauftragten (nach Ende der Anmeldefrist in der Veranstaltungsverwaltung) erfolgen Im Sommersemester 2014 gibt es für die Veranstaltungsverwaltung noch keine Voraussetzungsüberprüfung Beim Übertrag der Anmeldungen in die Prüfungsverwaltung werden die dort hinterlegten Voraussetzungen überprüft In der Prüfungsan und abmeldung für Studierende werden die Prüfungen zu Übungen, Praktika und Seminaren ohne Anmeldemöglichkeit dargestellt, ein entsprechender Hinweistext wird angezeigt

4 Export aus der Veranstaltungsverwaltung Bitte beachten Sie beim Öffnen der Veranstaltung, dass das aktuelle Semester ausgewählt ist und dass Sie die gesamte Veranstaltung und nicht einen einzelnen Kurs aufrufen. Der Anmeldezeitraum für die Veranstaltung sollte bereits abgeschlossen sein, damit die Teilnehmerliste sich nach dem Übertrag nicht mehr verändert.

5 Export aus der Veranstaltungsverwaltung Haben Sie die Veranstaltung geöffnet, können Sie unter der Teilnehmerliste den Excel Export aufrufen.

6 Export aus der Veranstaltungsverwaltung Falls noch Studierende auf der Warteliste der Veranstaltung, oder der einzelnen Kurse eingetragen sind, sind diese in der Excel Liste ebenfalls aufgeführt. In der Spalte Typ steht dann Warteliste und nicht Teilnehmer. Bitte entfernen Sie diese Einträge bevor Sie fortfahren. Tipp: Sie können die Excel Liste vorher nach Typ sortieren, um sich die Arbeit zu erleichtern.

7 Import in die Prüfungsverwaltung Wählen Sie die Prüfung zur entsprechenden Veranstaltung im aktuellen Semester aus. Wiederholer aus dem vorherigen Semester werden automatisch angemeldet und befinden sich ggf. bereits in der Anmeldeliste. (Bei Wiederholern ist die Versuchszahl größer 1) Wiederholer die sich zusätzlich in die Veranstaltung eingetragen haben, werden beim Import NICHT doppelt angemeldet. Das System erkennt die bestehende Anmeldung und speichert keinen 2. Datensatz.

8 Import in die Prüfungsverwaltung Als Vorlage für den Import können Sie die Excel Tabelle verwenden, die Ihnen unter der Teilnehmerliste zur Verfügung gestellt wird. Hinweis: Hier ist die Teilnehmerliste aus dem Bereich Prüfungen > Notenverbuchung gemeint Für die Prüfungsanmeldung muss nur die Spalte mtknr gefüllt werden. Alle weiteren Daten werden nach dem Import vom System ergänzt. Die bestehenden Daten von Studierenden die zur Wiederholungsprüfung angemeldet sind können Sie bestehen lassen, diese werden beim Import wieder erkannt.

9 Import in die Prüfungsverwaltung 1. Kopieren der Matrikelnummern aus der Teilnehmerliste der Veranstaltung 2. Einfügen der Matrikelnummern in die Excel Liste für die Prüfungsverwaltung Hinweis: Sie arbeiten mit zwei Listen: 1. Kopieren der Matrikelnummern aus Liste 1 (Bild oben, Matrikelnummern in Spalte 7) 2. Einfügen der Matrikelnummern (Bild links, mtknr in Spalte 1) 3. Datei speichern

10 Import in die Prüfungsverwaltung Den Import Bereich finden Sie, wenn Sie in der Notenverbuchung nach ganz unten scrollen. Klicken Sie auf Durchsuchen um die gespeicherte Excel Tabelle aufzurufen. Wenn Ihnen der Datei Pfad angezeigt wird, klicken Sie auf Importieren. Bei bereits bestehenden Daten erscheint die unten abgebildete Meldung. Dies ist nur ein Hinweis, das die vorherigen Daten entsprechend beibehalten werden kein Fehler!

11 Import in die Prüfungsverwaltung Beim Importieren werden noch keine Datensätze geschrieben. Sie müssen nach dem Import auf Änderungen Speichern klicken, damit die Daten ins System übernommen werden. Je nach Anzahl der Datensätze, kann sich die Bearbeitung kurz verzögern Anmeldungen, die ohne Fehler durchgeführt werden konnten, werden Ihnen grün angezeigt. Datensätze die nicht verändert wurden werden weiterhin grau angezeigt. Rot hinterlegte Datensätze bedeuten, dass die Anmeldung nicht durchgeführt werden konnte.

12 Bedeutung der Fehlermeldungen Matrikelnummer existiert schon! Dargestellte Werte entsprechen weiterhin den Eingaben Die/der Studierende war bereits zu dieser Prüfung angemeldet. Der ursprüngliche Anmeldedatensatz wurde nicht verändert. Voraussetzungsfehl er! Dargestellte Werte entsprechen weiterhin den Eingaben Die/der Studierende erfüllt eine Voraussetzung für die Prüfung nicht (bspw. Fachsemester). Es wird kein Anmeldedatensatz geschrieben. Der Studiengang des Studierenden mit Matrikelnummer konnte nicht eindeutig bestimmt werden. Dargestellte Werte entsprechen weiterhin den Eingaben Die/der Studierende ist nicht ordnungsgemäß zurückgemeldet oder in einem Studiengang eingeschrieben, dem diese Prüfung nicht zugeordnet werden kann. Es wird kein Anmeldedatensatz geschrieben.

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