5. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses :30 Uhr

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1 5. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses :30 Uhr

2 Stadt Köthen (Anhalt) Der Oberbürgermeister Informationsvorlage /1 Dezernat: aktuelles Gremium Rechnungsprüfungsaus schuss Sitzung am: TOP: 2.4 Amt: Amt 20 öffentlich ja Vorlagen-Nr.: /1 Betreff Information zur vorläufigen Ergebnisrechnung per Az.: erstellt am: Beratungsfolge Nr. Gremium Ist-Termin Ergebnis : Rechnungsprüfungsausschuss Mitzeichnungspflicht Person Unterschrift Datum Alexander Frolow Beschlussentwurf Gesetzliche Grundlagen: Sitzung des RP-Ausschusses vom Darlegung des Sachverhalts / Begründung Als Anlage erhalten Sie die Unterlagen zum vorläufigen Ergebnis per

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4 Stadt Köthen (Anhalt) Der Oberbürgermeister Informationsvorlage /1 Dezernat: OB aktuelles Gremium Rechnungsprüfungsaus schuss Amt: Amt 10 öffentlich ja Sitzung am: TOP: 2.5 Vorlagen-Nr.: /1 Betreff Az.: erstellt am: Sachstandsbericht Eröffnungsbilanz der Stadt Köthen (Anhalt) Beratungsfolge Nr. Gremium Ist-Termin Ergebnis : Rechnungsprüfungsausschuss Mitzeichnungspflicht Person Unterschrift Datum Alexander Frolow Beschlussentwurf Gesetzliche Grundlagen: Darlegung des Sachverhalts / Begründung Sachdarstellung: in Fortsetzung der regelmäßigen Berichterstattung der Verwaltung aus der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses vom zur Problematik der Übergabe der Unterlagen für die Prüfung an das RPA und die Prüfung der Eröffnungsbilanz der Stadt Köthen zum durch das Rechnungsprüfungsamt sei eingangs angemerkt, dass der Zeitraum zwischen den beiden Sitzung relativ kurz war. Insofern halten sich die zu verzeichnenden Fortschritte in Grenzen, zumal Krankheit und Jahresurlaub der mit der Überarbeitung der Unterlagen beschäftigten Mitarbeiterinnen ebenfalls in diesem Zeitraum lagen.

5 I. Bezogen auf die Übergabe der Unterlagen an das Rechnungsprüfungsamt sind folgend Entwicklungen zu verzeichnen gewesen: Im Berichtszeitraum wurden an das Rechnungsprüfungsamt die überarbeiteten bzw. bearbeiteten Unterlagen für Bilanzpositionen Infrastrukturvermögens, nämlich der Teil Straßenbeleuchtung zur Prüfung übergeben. Des Weiteren fand am ein Abstimmungsgespräch mit dem Rechnungsprüfungsamt statt, um für die in der Vergangenheit übergebenen Unterlagen, die aus Sicht des Rechnungsprüfungsamtes noch mängelbehaftet sind, eine Klärung herbeizuführen, da die Nachforderungen des Rechnungsprüfungsamtes bisher nicht schriftlich dargestellt wurden und beidseitig Unstimmigkeiten vorhanden waren. In der Beratung konnten alle Standpunkte erfasst werden. Darauf aufbauend ist jetzt eine Überarbeitung der in dieser Beratung zurückgegebenen Unterlagen möglich. II. Aus Sicht der Prüfung der übergebenen Unterlagen hat es folgende Entwicklungen gegeben: Zur Klärung der noch offenen Fragen wurden folgende Bilanzpositionen zur Überarbeitung zurückgegeben: Aktiva 1.3. Finanzanlagevermögen 2.4. liquide Mittel 3. aktive Rechnungsabgrenzungsposten Passiva 3. Rückstellungen 5. passive Rechnungsabgrenzungsposten III. Der bisherige Stand der Abarbeitung dieser Aufgabe insgesamt zum : 1. Von 2012 bis wurden folgende Bilanzpositionen dem RPA zur Prüfung übergeben: 1.1. Rückstellungen (noch unvollständig) 1.2. Immaterielle Vermögensgegenstände 1.3. Bauten auf fremden Grund und Boden 1.4. Kunstgegenstände, Kulturdenkmäler 1.5. Finanzanlagen (Rückgabe zur Überarbeitung am ) 1.7.Liquide Mittel (Rückgabe zur Überarbeitung am ) 1.8. Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (Rückgabe zur Überarbeitung Juni 2015) 1.9. Passive Rechnungsabgrenzungsposten (Rücknahme zur Überarbeitung am ). 2. Seit dem wurden folgende Aufgaben bei der Übergabe der Unterlagen an das RPA abgeschlossen bzw. erledigt: 2.1. Erneute Übergabe der Rückstellungen an das RPA und Klärung von Fragen die durch das RPA aufgeworfen wurden (Rücknahme zur Überarbeitung am ) 2.2. Übergabe der Forderungen an das RPA 2.3. Erarbeitung des Anhangs zur Eröffnungsbilanz 2.4. Abschluss der Bilanzposition Bargeld durch Klärung von durch das RPA aufgeworfenen Fragen (Rücknahme zur Überarbeitung am ) 2.5. Übergabe der Bilanzposition Verbindlichkeiten an das RPA 2.6. Übergabe der Anlagen zum Anhang der Eröffnungsbilanz Forderungsspiegel (RPA-Sicht: als Excel-Tabelle) 2.7. Klärung von Fragen zu den aktiven Rechnungsabgrenzungsposten RPA-Sicht: Unterlagen

6 noch nicht im RPA) 2.8. Am Teil Straßenbeleuchtung des Infrastrukturvermögens übergeben 3. Noch offen sind folgende Bilanzpositionen und Aufgaben 3.1. Sachanlagevermögen 3.2. Unbebaute Grundstücke 3.3. Bebaute Grundstücke 3.4. Infrastrukturvermögen (ohne Straßenbeleuchtung) 3.5. Maschinen und technische Anlagen 3.6. Betriebsvorrichtungen, Fahrzeuge 3.7. Geleistete Anzahlungen, Anlagen im Bau 3.8. Vorräte 3.9. Sonderposten Sonderposten aus Zuwendungen Sonderposten aus Beiträgen Überarbeitung Finanzanlagevermögen Überarbeitung passive Rechnungsabgrenzungsposten Überarbeitung aktive Rechnungsabgrenzungsposten Überarbeitung liquide Mittel Überarbeitung Rückstellungen Des Weiteren sind die entsprechenden Stellungnahmen zu den Prüffeststellungen zu erarbeiten, bzw. Fragen während des Prüfvorganges zu klären Als Anlagen sind wieder angefügt: 1. Tabellarische Übersicht übergebene Unterlagen und Prüfstand 2. Gesamtübersicht Eröffnungsbilanz (blau die Bilanzpositionen, die aus Sicht der Übergebenden prüffähig sind)

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8 - Bekanntmachung - Köthen (Anhalt), zur 5. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am Dienstag, dem um 18:30 Uhr Großer Sitzungsraum 217, Wallstraße K ö t h e n ( A n h a l t ) Sehr geehrte Damen und Herren, ich lade Sie zu der oben benannten Sitzung recht herzlich ein. Vorgesehene Tagesordnung: TOP Thema Vorl. 1 Eröffnung 1.1 Feststellung der Beschlussfähigkeit und der Ordnungsmäßigkeit der - Ladung 2 Behandlung der öffentlichen TOPs 2.1 Bestätigung der Tagesordnung (öffentlicher Teil) Bestätigung der Niederschrift der letzten Sitzung (öffentlicher Teil) Informationen der Verwaltung (öffentlicher Teil) Information zur vorläufigen Ergebnisrechnung per Sachstandsbericht zur Eröffnungsbilanz der Stadt Köthen zum Anfragen und Anregungen (öffentlicher Teil) - 3 Behandlung der nichtöffentlichen TOPs 3.1 Bestätigung der Tagesordnung (nichtöffentlicher Teil) Bestätigung der Niederschrift der letzten Sitzung (nichtöffentlicher - Teil) 3.3 Informationen der Verwaltung (nichtöffentlicher Teil) Anfragen und Anregungen (nichtöffentlicher Teil) - Mit freundlichen Grüßen Andreas W i t t i g Ausschussvorsitzender

9 Tagesordnung der 5. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am TOP Betreff BV-Nr Eröffnung Feststellung der Beschlussfähigkeit und der Ordnungsmäßigkeit der Ladung Behandlung der öffentlichen TOPs Bestätigung der Tagesordnung (öffentlicher Teil) Bestätigung der Niederschrift der letzten Sitzung (öffentlicher Teil) Informationen der Verwaltung (öffentlicher Teil) Information zur vorläufigen Ergebnisrechnung per Sachstandsbericht Eröffnungsbilanz der Stadt Köthen (Anhalt) Anfragen und Anregungen (öffentlicher Teil) Behandlung der nichtöffentlichen TOPs Bestätigung der Tagesordnung (nichtöffentlicher Teil) Bestätigung der Niederschrift der letzten Sitzung (nichtöffentlicher Teil) Informationen der Verwaltung (nichtöffentlicher Teil) Anfragen und Anregungen (nichtöffentlicher Teil) / /

10 Stadt Köthen (Anhalt) Der Oberbürgermeister Niederschrift über die 5. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses öffentlicher Teil Köthen (Anhalt), Die Sitzung fand statt: Datum : Beginn : Ende : :30 20:30 Ort : Straße : Raum : K ö t h e n ( A n h a l t ) Wallstraße 1-5 Großer Sitzungsraum 217 Anwesende Mitglieder lt. Teilnehmerliste : 9 (siehe Anhang) Von der Verwaltung waren anwesend : Frau Leipold (AL 14) Herr Richter (AL 10) Frau Koch (amt. AL 20 Frau Leps (Prüferin) Außerdem waren anwesend (Gäste) : Herr Hauschild StR Gahler StR Scholz Tagungsleitung : StR Wittig Schriftführer : Frau Leps Ausschussvorsitzend er Amtsleiterin Protokollführerin Andreas Wittig Ingrid Leipold Birgit Leps

11 Tagesordnung TOP Thema Vorl.-Nr. 1 Eröffnung 1.1 Feststellung der Beschlussfähigkeit und der Ordnungsmäßigkeit der - Ladung 2 Behandlung der öffentlichen TOPs 2.1 Bestätigung der Tagesordnung (öffentlicher Teil) Bestätigung der Niederschrift der letzten Sitzung (öffentlicher Teil) Informationen der Verwaltung (öffentlicher Teil) Information zur vorläufigen Ergebnisrechnung per /1 2.5 Sachstandsbericht Eröffnungsbilanz der Stadt Köthen (Anhalt) /1 2.6 Anfragen und Anregungen (öffentlicher Teil) - 3 Behandlung der nichtöffentlichen TOPs 3.1 Bestätigung der Tagesordnung (nichtöffentlicher Teil) Bestätigung der Niederschrift der letzten Sitzung (nichtöffentlicher - Teil) 3.3 Informationen der Verwaltung (nichtöffentlicher Teil) Anfragen und Anregungen (nichtöffentlicher Teil) -

12 Protokolltext zu TOP 1.1 Der Ausschussvorsitzende StR Wittig eröffnet die Sitzung und stellt die Beschlussfähigkeit sowie die Ordnungsmäßigkeit der Ladung fest. Öffentlicher Teil zu TOP 2.1 Die Tagesordnung des öffentlichen Teils der Sitzung wird einstimmig bestätigt. zu TOP 2.2 Die Niederschrift zum öffentlichen Teil der Sitzung vom wird mit 7 Ja-Stimmen und 1 Enthaltung bestätigt. zu TOP 2.3 keine Informationen zu TOP 2.4 StR Heeg fragt nach, ob die Verwaltung schon eine Art Hochrechnung des möglichen Jahresergebnisses 2015 vorgenommen hat. Frau Koch informiert darüber, dass nach dem jetzigen Stand davon auszugehen ist, dass die zur Verfügung stehenden Mittel für die noch entstehenden Verbindlichkeiten ausreichen werden. Um dieses zu erreichen, wird zurzeit mit Mittelsperren gearbeitet, da sich die Kreisumlage erhöht hat. Mit erheblichen Mehreinnahmen ist nicht zu rechnen. StR Schönemann kommt zur Sitzung. zu TOP 2.5 Herr Richter informiert kurz über die Entwicklungen seit der letzten Berichterstattung und über die sich aus der Beratung vom ergebenen Abstimmungen. Insbesondere ist es erforderlich, bereits dem Rechnungsprüfungsamt übergebene Unterlagen erneut aufzubereiten. StR Schönemann fragt nach, wie Kunstgegenstände bewertet wurden. Herr Richter geht davon aus, dass vorrangig die Anschaffungskosten, soweit diese bekannt sein, berücksichtigt wurden. Eine konkrete detaillierte Aussage zur Bewertung im Einzelnen könnte im nächsten Ausschuss erfolgen. StR Wittig bittet darum, diese Unterlagen für den nächsten Ausschuss vorzubereiten und auszureichen. StR Barche fragt nach, ob ein konkreter Termin für den Abschluss benannt werden könnte. Herr Richter nimmt Bezug auf seine Aussage im letzten Ausschuss und nimmt davon Abstand, einen endgültigen Termin zu benennen. zu TOP 2.6 StR Heeg fragt nach, ob es bereits erste Ideen zum Haushalt 2016 gibt. Nach Einschätzung von Frau Koch ist zum jetzigen Stand mit einem hohen Defizit zu rechnen. Dies ergibt sich zum einen aus der Kürzung der Schlüsselzuweisungen und zum anderen aus der zu erwartenden Erhöhung der Kreisumlage. Da bereits die Aufwendungen auf ein Minimum reduziert wurden, ist mit einem Ausgleich des Defizites nicht zu rechnen. StR Barche fragt nach, ob es unter Berücksichtigung der Doppik überhaupt möglich ist, einen ausgeglichenen Haushalt hinzubekommen, da ja die Eröffnungsbilanz auch noch nicht vorliegt. Frau Koch führt aus, dass dies grundsätzlich möglich sei, da es ja die sogenannte

13 Verrechnungsklausel gibt, wovon auch 2015 Gebrauch gemacht wurde und der Haushalt durch die Kommunalaufsicht nicht beanstandet wurde. Für das Haushaltsjahr 2016 ist aber damit zu rechnen, dass die Kommunalaufsicht den Haushalt nicht genehmigen wird und wir dann wieder in der haushaltslosen Zeit sein werden. Ende des öffentlichen Teils der Sitzung: 18:45 Uhr

14 2.4 Information zur vorläufigen Ergebnisrechnung per

15 Stadt Köthen (Anhalt) Der Oberbürgermeister Informationsvorlage /1 Dezernat: aktuelles Gremium Rechnungsprüfungsaus schuss Sitzung am: TOP: 2.4 Amt: Amt 20 öffentlich ja Vorlagen-Nr.: /1 Betreff Information zur vorläufigen Ergebnisrechnung per Az.: erstellt am: Beratungsfolge Nr. Gremium Ist-Termin Ergebnis : Rechnungsprüfungsausschuss Mitzeichnungspflicht Person Unterschrift Datum Alexander Frolow Beschlussentwurf Gesetzliche Grundlagen: Sitzung des RP-Ausschusses vom Darlegung des Sachverhalts / Begründung Als Anlage erhalten Sie die Unterlagen zum vorläufigen Ergebnis per

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17 2.5 Sachstandsbericht Eröffnungsbilanz der Stadt Köthen (Anhalt)

18 Stadt Köthen (Anhalt) Der Oberbürgermeister Informationsvorlage /1 Dezernat: OB aktuelles Gremium Rechnungsprüfungsaus schuss Amt: Amt 10 öffentlich ja Sitzung am: TOP: 2.5 Vorlagen-Nr.: /1 Betreff Az.: erstellt am: Sachstandsbericht Eröffnungsbilanz der Stadt Köthen (Anhalt) Beratungsfolge Nr. Gremium Ist-Termin Ergebnis : Rechnungsprüfungsausschuss Mitzeichnungspflicht Person Unterschrift Datum Alexander Frolow Beschlussentwurf Gesetzliche Grundlagen: Darlegung des Sachverhalts / Begründung Sachdarstellung: in Fortsetzung der regelmäßigen Berichterstattung der Verwaltung aus der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses vom zur Problematik der Übergabe der Unterlagen für die Prüfung an das RPA und die Prüfung der Eröffnungsbilanz der Stadt Köthen zum durch das Rechnungsprüfungsamt sei eingangs angemerkt, dass der Zeitraum zwischen den beiden Sitzung relativ kurz war. Insofern halten sich die zu verzeichnenden Fortschritte in Grenzen, zumal Krankheit und Jahresurlaub der mit der Überarbeitung der Unterlagen beschäftigten Mitarbeiterinnen ebenfalls in diesem Zeitraum lagen.

19 I. Bezogen auf die Übergabe der Unterlagen an das Rechnungsprüfungsamt sind folgend Entwicklungen zu verzeichnen gewesen: Im Berichtszeitraum wurden an das Rechnungsprüfungsamt die überarbeiteten bzw. bearbeiteten Unterlagen für Bilanzpositionen Infrastrukturvermögens, nämlich der Teil Straßenbeleuchtung zur Prüfung übergeben. Des Weiteren fand am ein Abstimmungsgespräch mit dem Rechnungsprüfungsamt statt, um für die in der Vergangenheit übergebenen Unterlagen, die aus Sicht des Rechnungsprüfungsamtes noch mängelbehaftet sind, eine Klärung herbeizuführen, da die Nachforderungen des Rechnungsprüfungsamtes bisher nicht schriftlich dargestellt wurden und beidseitig Unstimmigkeiten vorhanden waren. In der Beratung konnten alle Standpunkte erfasst werden. Darauf aufbauend ist jetzt eine Überarbeitung der in dieser Beratung zurückgegebenen Unterlagen möglich. II. Aus Sicht der Prüfung der übergebenen Unterlagen hat es folgende Entwicklungen gegeben: Zur Klärung der noch offenen Fragen wurden folgende Bilanzpositionen zur Überarbeitung zurückgegeben: Aktiva 1.3. Finanzanlagevermögen 2.4. liquide Mittel 3. aktive Rechnungsabgrenzungsposten Passiva 3. Rückstellungen 5. passive Rechnungsabgrenzungsposten III. Der bisherige Stand der Abarbeitung dieser Aufgabe insgesamt zum : 1. Von 2012 bis wurden folgende Bilanzpositionen dem RPA zur Prüfung übergeben: 1.1. Rückstellungen (noch unvollständig) 1.2. Immaterielle Vermögensgegenstände 1.3. Bauten auf fremden Grund und Boden 1.4. Kunstgegenstände, Kulturdenkmäler 1.5. Finanzanlagen (Rückgabe zur Überarbeitung am ) 1.7.Liquide Mittel (Rückgabe zur Überarbeitung am ) 1.8. Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (Rückgabe zur Überarbeitung Juni 2015) 1.9. Passive Rechnungsabgrenzungsposten (Rücknahme zur Überarbeitung am ). 2. Seit dem wurden folgende Aufgaben bei der Übergabe der Unterlagen an das RPA abgeschlossen bzw. erledigt: 2.1. Erneute Übergabe der Rückstellungen an das RPA und Klärung von Fragen die durch das RPA aufgeworfen wurden (Rücknahme zur Überarbeitung am ) 2.2. Übergabe der Forderungen an das RPA 2.3. Erarbeitung des Anhangs zur Eröffnungsbilanz 2.4. Abschluss der Bilanzposition Bargeld durch Klärung von durch das RPA aufgeworfenen Fragen (Rücknahme zur Überarbeitung am ) 2.5. Übergabe der Bilanzposition Verbindlichkeiten an das RPA 2.6. Übergabe der Anlagen zum Anhang der Eröffnungsbilanz Forderungsspiegel (RPA-Sicht: als Excel-Tabelle) 2.7. Klärung von Fragen zu den aktiven Rechnungsabgrenzungsposten RPA-Sicht: Unterlagen

20 noch nicht im RPA) 2.8. Am Teil Straßenbeleuchtung des Infrastrukturvermögens übergeben 3. Noch offen sind folgende Bilanzpositionen und Aufgaben 3.1. Sachanlagevermögen 3.2. Unbebaute Grundstücke 3.3. Bebaute Grundstücke 3.4. Infrastrukturvermögen (ohne Straßenbeleuchtung) 3.5. Maschinen und technische Anlagen 3.6. Betriebsvorrichtungen, Fahrzeuge 3.7. Geleistete Anzahlungen, Anlagen im Bau 3.8. Vorräte 3.9. Sonderposten Sonderposten aus Zuwendungen Sonderposten aus Beiträgen Überarbeitung Finanzanlagevermögen Überarbeitung passive Rechnungsabgrenzungsposten Überarbeitung aktive Rechnungsabgrenzungsposten Überarbeitung liquide Mittel Überarbeitung Rückstellungen Des Weiteren sind die entsprechenden Stellungnahmen zu den Prüffeststellungen zu erarbeiten, bzw. Fragen während des Prüfvorganges zu klären Als Anlagen sind wieder angefügt: 1. Tabellarische Übersicht übergebene Unterlagen und Prüfstand 2. Gesamtübersicht Eröffnungsbilanz (blau die Bilanzpositionen, die aus Sicht der Übergebenden prüffähig sind)

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