REGISAFE-Personalausweisregister

Transkript

1 -Personalausweisregister 1. Zielsetzung Ziel dieses Programms ist es, alle schriftlichen Unterlagen, die zur Beantragung eines Personalausweises durch den Bundesbürger erforderlich sind, strukturiert abzulegen und elektronisch zu archivieren. 2. Technische Grundlagen 2.1 Beschreibung Ausgangspunkt ist das mit dem entsprechenden Fachverfahren, wie z.b. LEWIS oder MESO. Dort werden die Daten gepflegt und die erforderlichen Schriftstücke erzeugt. -Personalausweisregister erstellt auf Basis der im Fachverfahren erzeugten Schriftstücke für den jeweiligen Antragsteller eine spezielle Teilakte. In dieser werden die eingescannten Dokumente abgelegt bzw. archiviert. Sofern -Adressverwaltung einsetzt wird, kann der Personalausweisregister-Teilakte eine Adresse zugeordnet werden. Somit können auch Anschreiben an Ausweisinhaber (z.b. bezüglich des Ablaufs des Ausweises) einfach erstellt und gleichzeitig der richtigen Teilakte zugeordnet werden Module Erforderliche Module Optionale Module Aktenplanverwaltung Mail/Wiedervorlage Teilakte/Vorgang Schriftgut-Scanner Schriftgutverwaltung Schriftgut-Scanner Capture Adressverwaltung Spooldaten-Import 3. Anwendung 3.1 Anlegen der Teilakte Die Personalausweisregister-Teilakte kann wie folgt angelegt werden Manuelles Anlegen einer Teilakte Die Dokumente werden beispielsweise über Schriftgut-Scanner manuell in die Teilakte abgelegt bzw. zugeordnet. Automatisches Anlegen einer Teilakte über o Spooldaten-Import o Schriftstück-Scanner-Capture o Schriftgut-Scanner- Hier werden die erzeugten bzw. eingescannten Dokumente automatisch der entsprechenden Teilakte zugeordnet.

2 3.1.1 Spooldaten-Import Dieses zusätzliche Modul nimmt die Druckdaten, insbesondere vom so genannten Kontrollblatt, und legt auf dieser Grundlage die Personalausweisregister-Teilakte an. Wenn nur dieses Modul in Ergänzung zum Personalausweisregister verwendet wird, kann das Archivierungserfordernis nicht vollständig abgedeckt werden. Es fehlen in diesem Fall die Dokumente mit der Unterschrift vom Antragsteller, die genau genommen auch archiviert werden müssen Dieses zusätzliche Modul liest die ausgedruckten und vom Antragsteller unterschriebenen Dokumente aus. Beim Einscannen wird geprüft, ob es die Personalausweisregister-Teilakte schon gibt oder nicht. Je nach Ergebnis wird diese dann neu angelegt oder das eingescannte Dokument wird in der vorhandenen Teilakte abgelegt. Wichtig dabei ist, dass jedes einzelne Dokument eindeutig identifizierbar sein muss. Dies kann durch eine aufgedruckte PersonenID, EinwohnerID oder Vergleichbares geschehen. Sollte der Aufdruck eines eindeutigen Merkmals auf die Dokumente nicht möglich sein, so kann man versuchen, die Prüfung über Vorname, Nachname und Geburtsdatum zu lösen Schriftgut-Scanner- Sofern die Möglichkeit besteht, dass das Fachverfahren einen auf die Dokumente druckt, und diesen entsprechend interpretieren kann, kann die Zuordnung der Dokumente zur jeweiligen Personalausweisregister-Teilakte auf diesem Weg direkt beim Einscannen erfolgen. 4. Beschreibung des Verwaltungsverfahren mit dem Einsatz von Die zwölf Schritte beim Antragsverfahren Beschreibung 1. Identifizieren der Bürgerinnen und Bürger 2. Erstinformation der Bürgerinnen und Bürger zum neuen Personalausweis 3. Klären der deutschen Staatsangehörigkeit mit schriftlicher Erklärung der Bürgerinnen und Bürger erforderlich 4. Erfassen der nicht-biometrischen Daten 5. Erfassen des Lichtbilds Hilfsmittel wie beim bisherigen Antragsverfahren: Fotomustertafel, Bildschablone, Qualitätssicherungssoftware, Computerschablone Daten Antragsteller checken

3 Beschreibung 6. Erfassen der Fingerabdrücke (freiwillig) Hilfsmittel: Gesprächsleitfaden Schriftliche Erklärung der Bürgerinnen und Bürgers zu Aufnahme der Fingerabdrücke 7. Ausdruck des Kontrollblatts und Prüfen der Angaben durch den Antragsteller, Unterschrift des Kontrollblatts durch den Antragsteller, Einscannen des Kontrollblatts 8. Mündliche Information der Antragstellerin/ des Antragstellers zur Online- Ausweisfunktion 9. Aushändigen der Informationsbroschüre. Die Antragstellerin/der Antragsteller muss den Erhalt der Infobroschüre schriftlich bestätigen. 10. Information über Zusendung des Briefs mit Sperrkennwort sowie die Geheim- und Entsperrnummer 11. Bezahlen der Personalausweisgebühr 12. Übermitteln der Daten an den Ausweishersteller Ausdruck Kontrollblatt Archivierung Kontrollblatt 4.1 Die zwölf Schritte zur Ausgabe des Ausweises Beschreibung 1. Der Ausweisproduzent teilt der Personalausweisbehörde elektronisch mit, dass das Dokument versandbereit ist und übermittelt das Sperrkennwort. 2. Die Personalausweisbehörde quittiert den Erhalt des Dokuments beim Frachtdienstleister und des Sperrkennworts gegenüber dem Ausweishersteller.

4 Beschreibung 3. Die Personalausweisbehörde speichert das Sperrkennwort im Personalausweisregister. 4. Die Personalausweisbehörde prüft die Funktionsfähigkeit des Chips des Personalausweises 5. Identifizierung des Bürgers 6. Schriftliche Erklärung zum Erhalt des Briefs mit dem Sperrkennwort sowie der Geheim- und Entsperrnummer 7. Schriftliche Erklärung, ob die Antragstellerin/der Antragsteller die Online-Ausweisfunktion nutzen will 8. Bei Ablehnung der Online- Ausweisfunktion: Ausschalten der Online-Ausweisfunktion und Dokumentation im Personalausweisregister 9. Visualisierung der im Chip gespeicherten Daten auf Wunsch der Bürgerinnen und Bürger 10. Aushändigen des Personalausweises und Dokumentation des Datums und der Uhrzeit der Ausgabe 11. Löschen der Fingerabdrücke im Einwohnerverfahren (wenn abgegeben) 12. Einziehen bzw. Entwerten des alten Personalausweises )

5 4.2 Änderung des Personalausweises Bei dem neuen Personalausweis lassen sich nachträglich folgende Daten ändern: Ein- und Ausschalten der Online-Ausweisfunktion Sperren der Online-Ausweisfunktion (z.b. beim Verlust vom Ausweis) Neusetzen der PIN durch die Behörde Ersetzen der Transport-PIN durch PIN Wechsel der Wohnadresse und damit ggf. des amtlichen Gemeindeschlüssels sowie Postleitzahl Wenn andere Daten geändert werden sollen, muss ein neuer Personalausweis beantragt werden. Hierbei werden im Prinzip die bereits oben aufgeführten Schritte entsprechend wiederholt und ggf. die entsprechenden Erklärungsblätter erstellt, unterschrieben und archiviert.