Regeln und Methoden für die motivierende Rückmeldung an Mitarbeiter

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1 030 Mitarbeiterführung Regeln und Methoden für die motivierende Rückmeldung an Mitarbeiter Inhalt Die Veränderung von Selbst- und Fremdwahrnehmung durch... 5 regeln... 7 Das 360-Grad Quellen und Links Art.-Nr

2 Regeln und Methoden für die motivierende Rückmeldung an Mitarbeiter Die folgende Lösungshilfe wurde uns zur Verfügung gestellt von: Algar Rother Coaches & Consultants Käthe-Kollwitz-Straße Karlsruhe Telefon: Seite 2 von 15

3 Um uns zu vervollkommnen, brauchen wir entweder aufrichtige Freunde oder hartnäckige Feinde. Sie öffnen uns die Augen für unsere guten und schlechten Handlungen die einen durch Erfahrungen, die anderen durch ihren Tadel. (Diogenes) Oftmals mangelt es in unserem täglichen Zusammenarbeiten, dass wir uns zu wenig Rückmeldung oder geben. Wir nehmen an, wir wüssten, was der andere denkt, fühlt und wünscht. bietet die Möglichkeit, uns darüber auszutauschen. macht auf konstruktive Weise aufmerksam auf unbewusste oder unangebrachte Verhaltensweisen. Es bietet Hilfe und Unterstützung, um neue Verhaltensweisen zu erlernen. ist somit eine hervorragende Möglichkeit miteinander zu lernen. Stichwort Rückmeldung oder bedeutet, einer Person mitzuteilen, wie ihr Verhalten von anderen wahrgenommen, verstanden und erlebt wird. Rückmeldungen finden im Kontakt mit anderen ständig statt, bewusst oder unbewusst, spontan oder erbeten, in Worten oder körpersprachlich. Wenn diese Vorgänge bewusst und sichtbar gemacht werden, tragen sie dazu bei, die Selbst- und Fremdwahrnehmung zu verbessern. In Unternehmen meint die Rückmeldung oder das, dass ein Vorgesetzter mit seinem Mitarbeiter ein offenes und konstruktives Gespräch über dessen Verhalten gegenüber der Firma, dem Vorgesetzten, den Kunden oder Kollegen führt. Ein -Gespräch kann auch als Kritik-Gespräch bezeichnet werden, wenn es insbesondere um Fehlverhalten und Kritik geht. Darüber hinaus finden solche Gespräche auch zwischen Kollegen, mit Geschäftspartnern oder vom Mitarbeiter an den Vorgesetzten gerichtet statt. Seite 3 von 15

4 Umfang und Wirksamkeit des werden stark beeinflusst vom Maß des Vertrauens in der Gruppe und zwischen den jeweils betroffenen Personen. Auch die Organisationskultur in einem Unternehmen kann einen großen Einfluss darauf haben, ob sich Mitarbeiter und Vorgesetzte eine Rückmeldung geben und welche Wirkung das auf die einzelnen Personen hat. Die Vorteile des sind: Menschen lernen besonders gut, wenn sie die Ergebnisse ihrer Handlungen erfahren. Die Folgen, Wirkungen und Konsequenzen ihres Verhaltens werden für die Beteiligten transparent. stützt und fördert positive Verhaltensweisen. korrigiert Verhaltensweisen, die dem Betreffenden und der Gruppe nicht weiterhelfen oder die der eigentlichen Intention nicht genügend angepasst oder konform sind. Erst nach Erhalt dieser Information sind sie in der Lage, darüber nachzudenken, wie sie ihr Verhalten verändern können, damit auch das von ihnen beabsichtigte Ergebnis eintritt. Wichtig! Nur der Betreffende entscheidet über Verhaltensänderungen, niemals der -Geber. Die positive Absicht der Person kann gewürdigt werden und die möglicherweise unbeabsichtigte Wirkung kann unabhängig davon analysiert werden, um Handlungsalternativen zu suchen, die die gewünschten Ergebnisse wahrscheinlich machen. Somit klärt Beziehungen zwischen Personen und hilft, den anderen besser zu verstehen. Wenn alle Gruppenmitglieder zunehmend bereit sind, sich gegenseitig solche Hilfen zu geben, so wachsen die Möglichkeiten des voneinander Lernens in erheblichem Maße. Nur auf diesem Wege ist es möglich, die Fremdwahrnehmung mit der Selbstwahrnehmung systematisch zu vergleichen. Seite 4 von 15

5 Sie können sich mithilfe dieser Lösungshilfe selbst auf das geben oder empfangen vorbereiten. Selbstverständlich benötigen sie dann einen Partner für die Umsetzung. Die Veränderung von Selbst- und Fremdwahrnehmung durch Die Autoren Joe Luft und Harry Ingham haben ein einfaches grafisches Modell entwickelt, das die Veränderung der Selbst- und Fremdwahrnehmung durch in einer Gruppe zeigt: das Johari- Fenster. Das Johari-Fenster Johari-Fenster Vorlage, Powerpoint business-wissen_ ppt Seite 5 von 15

6 Quadrant A: Bereich, in dem Verhaltensweisen und Motivationen sowohl mir selbst als auch anderen bekannt sind. Sowohl ich, als auch meine Kollegen wissen, dass ich meinen Kaffee gerne schwarz trinke. Quadrant B: Bereich, in dem Verhaltensweisen und Motivationen zwar mir selbst, aber den anderen nicht bekannt sind. Ich weiß von mir selbst, dass ich vor einer Rede vor vielen Menschen großes Lampenfieber habe. Meinen Kollegen bleibt dieses jedoch verborgen. Quadrant C: Der Bereich heißt der blinde Fleck der Selbstwahrnehmung. Dies ist der Bereich, der mir selbst verborgen bleibt, der aber für andere erkennbar ist. Meine Kollegen nehmen an mir wahr, dass ich, wenn ich spreche, viele Lückenbüßer (mmhh, ääähhh) verwende. Mir selbst ist dies nicht bewusst. Quadrant D: Bereich, in dem Verhaltensweisen und Motivationen weder mir, noch anderen bewusst sind. Dieser Bereich des menschlichen Verhaltens beschäftigt vor allem die Tiefenpsychologie. Zu Beginn einer Arbeitsgruppe sind die Quadranten B und C meist sehr dominant, das heißt, die anderen wissen wenig über meine Einstellungen, Gefühle, Bedürfnisse und ich weiß wenig über Verhaltensweisen von mir selbst, die andere an mir wahrnehmen, die mir selbst aber nicht bewusst sind. Ziel des ist es nun, die Bereiche B und C zu verkleinern und den Bereich A zu vergrößern, das heißt, ich teile anderen mit was ich denke, Seite 6 von 15

7 fühle, welche Bedürfnisse ich habe usw. und die anderen teilen mir mit, was sie an mir beobachten und wahrnehmen. Das Johari-Fenster vor und nach dem regeln Um möglichst effizient einzusetzen, müssen bestimmte Regeln beachtet werden, die vor Beginn eines s von den Beteiligten akzeptiert werden müssen. Effizienz bedeutet in diesem Zusammenhang, dass der Betroffene die Rückmeldungen annehmen kann, ohne verletzt zu werden. 1. Ich bin o.k. Du bist o.k. Rückmeldungen über persönliches Verhalten sind ein Angebot, mehr darüber zu erfahren, wie andere einen wahrnehmen. Sie sind keine objektiven Wahrheiten, keine Werturteile, sondern subjektive Wahrnehmungen. Sie betreffen nicht die Persönlichkeit, sondern das Verhalten einer Person. Gegenseitige Wertschätzung ist Grundvoraussetzung für effizientes. 2. Beschreiben nicht bewerten Wer gibt, beschreibt seine Wahrnehmungen und Beobachtungen und das, was diese in ihm auslösen: Gefühle, Empfindungen, Fragen, Seite 7 von 15

8 Überlegungen. Er fällt keine Werturteile, macht keine Vorwürfe und moralisiert nicht. 3. Positives und Kritisches Zum gehören positive und kritische Rückmeldungen. Einseitigkeit führt zu Verzerrungen. 4. Möglichst konkret Mit Allgemeinheiten kann der Empfänger nichts anfangen. muss konkret, möglichst an einem bestimmten Beispiel gegeben werden. 5. Jeder spricht für sich selbst Jeder spricht per ich und nicht per man. wird möglichst durch sogenannte Ich-Botschaften gegeben. 6. Bei Störungen Signal geben Wer sich verletzt fühlt oder sich durch die aktuelle Situation verunsichert fühlt, teilt dies dem anderen mit. 7. Jeder ist für sich selbst verantwortlich Rückmeldungen sind keine Befehle oder Anweisungen für Verhaltensänderungen, sondern Angebote zur Selbstüberprüfung. Der Empfänger entscheidet selbst, ob und gegebenenfalls was und wie er etwas verändern möchte. 8. Strikte Vertraulichkeit Alles, was im Rahmen von individuellem gesprochen wird, bleibt ausschließlich im Kreis der Anwesenden und wird nicht nach außen weitergetragen. Ich-Botschaften für das Geben von Checkliste, Powerpoint business-wissen_ ppt Seite 8 von 15

9 10 Gebote für das Geben von Checkliste, Powerpoint business-wissen_ ppt 10 Gebote für das Empfangen von Checkliste, Powerpoint business-wissen_ ppt Beispiel Herr Bauer und Herr Schmidt sind Kollegen aus der Softwareabteilung eines Unternehmens und sollen ein von Ihnen gemeinsam erstelltes Programm der Firmenleitung vorstellen. Bei einer guten Präsentation können sie damit rechnen, dass die Firmenleitung Gelder zur weiteren Entwicklung des Programms zur Verfügung stellt. Herr Schmidt erscheint zur Präsentation in Strickpulli und Jeans, was schon die ersten kritischen Blicke vonseiten der Firmenleitung einbringt. Er ist Hauptvortragender, hat seinen Teil der Präsentation offensichtlich aber nur wenig vorbereitet. Die Folien sind handgeschrieben, er stockt im Vortrag, verliert den Faden und sucht dann lange in seinen Unterlagen, bis er weiß, wie es weitergeht. Die Firmenleitung lehnt nach dieser Präsentation ab, noch weiteres Geld in die Entwicklung des Programms zu investieren. Und Herr Bauer ist sauer! Da er noch weitere gemeinsame Präsentationen mit Herrn Schmidt vor sich hat, würde er gerne Herrn Schmidt geben, damit beim nächsten gemeinsamen Auftritt nicht noch einmal das Gleiche passiert. Version 1:, wie es nicht sein sollte Herr Bauer ist aber noch so wütend, dass sein Versuch eines konstruktiven s leider völlig daneben geht: Seite 9 von 15

10 Schmidt, das war wirklich das Allerletzte. Sie kommen da angelatscht in ihren abgewrackten Klamotten, und dann kriegen Sie noch nicht mal Ihren Vortrag auf die Reihe! Unmöglich! Und was ich Ihnen schon immer sagen wollte: Die Qualität Ihrer Arbeit lässt auch sonst zu wünschen übrig. Aber dieses Mal; das war wirklich das Allerletzte! Und ich hänge mit drin! Was haben Sie sich eigentlich dabei gedacht? Wahrscheinlich mal wieder gar nichts. Demnächst sollten Sie sich bei der Präsentation besser krankmelden. Wenn ich das allein gemacht hätte, dann hätten wir jetzt unser Geld! Herr Schmidt ist daraufhin erst einmal beleidigt und denkt gar nicht daran, sich von Herrn Bauer belehren zu lassen! Version 2:, wie es sein sollte Was denken Sie, mit welchem würde Herr Bauer eher etwas erreichen können. Schreiben Sie Ihre Ideen hier auf, beachten Sie dabei die Regeln für gutes. Seite 10 von 15

11 Version 3:, wie es in dieser Situation sein könnte Bitte denken Sie daran: Es gibt immer mehrere Möglichkeiten! Herr Schmidt, Ihre Präsentation am vergangenen Donnerstag brachte ja leider nicht das von uns gewünschte Ergebnis. Ich würde Ihnen gerne dazu ein geben. Sind Sie dazu bereit? Sie hatten einen Pullover und Jeans an. Meiner Meinung nach ist dies nicht die geeignete Kleidung für so einen wichtigen Termin. Auf mich hat Ihre Kleidung so gewirkt, als wäre Ihnen dieser Termin nicht sehr wichtig. Ihre Folien waren von Hand geschrieben und Sie mussten lange nach den passenden Unterlagen suchen, und Sie haben öfters den roten Faden verloren. Auf mich wirkten Sie sehr unvorbereitet, und es fiel mir schwer, Ihren Ausführungen zu folgen. Da ich mit Ihnen in Zukunft erfolgreich zusammenarbeiten möchte, biete ich Ihnen meine Hilfe an, wenn Sie terminliche oder sonstige Gründe haben, die Sie daran hindern eine erfolgreiche Präsentation vorzubereiten. Wie sehen Sie die Präsentation jetzt im Nachhinein? Wie stellen Sie sich unsere weitere Zusammenarbeit vor? Ich danke Ihnen für dieses Gespräch. Das 360-Grad- Das 360-Grad- bietet als ein Personalentwicklungsinstrument insbesondere für Führungskräfte die Möglichkeit, umfassende und ehrliche Rückmeldungen zu bekommen. Die 360-Grad-Einschätzung soll einen kompletten Selbstbild-Fremdbild- Vergleich herstellen, das heißt, der Betroffene erhält anonym eine Rund-um- Rückmeldung von seinen Vorgesetzten, Kollegen, Mitarbeitern und Kunden. Seite 11 von 15

12 Ziel des 360-Grad-s ist es, versteckte Fähigkeiten bewusst zu machen und diese eventuell zu aktivieren: Lernen durch Rückmeldung, lautet die Devise. Merkmale des 360-Grad-s Merkmale des 360-Grad-s Vorlage, Powerpoint business-wissen_ ppt Ein Coachingprozess mit der 360-Grad--Methode umfasst folgende Schritte: Schritt 1: Schritt 2: Schritt 3: Schritt 4: Schritt 5: Klärung der Ziele des 360-Grad-s in Zusammenarbeit mit einem Coach Erstellung eines Fragebogens Auswahl der geber aus Führungskräften, Kollegen, Mitarbeitern und Kunden Durchführung des s anhand der Fragebögen Auswertung (Anonymität wahren!) Seite 12 von 15

13 Schritt 6: Rückmeldung der Ergebnisse in persönlichen und individuellen Coachinggesprächen; Erarbeitung von operationalisierten Verbesserungsmaßnahmen Schritte des 360-Grad-s Schritte des 360-Grad-s Vorlage, Powerpoint business-wissen_ ppt Maßnahmen für das 360-Grad- Vorlage, Word business-wissen_ doc Eine zweite 360-Grad-runde sollte im Abstand von 5-6 Monaten mit einem modifizierten Fragebogen erfolgen, um die Wirkung der ersten Runde zu überprüfen. Grundsätzlich kann die 360-Grad--Methode auch als ein guter Einstieg in die Entwicklung einer echten -Kultur gesehen werden. Die anonyme, schriftliche Form des s würde dann durch eine mündliche und persönliche Form abgelöst. Seite 13 von 15

14 Quellen und Links Alle Quellen und Links finden Sie online unter: Seite 14 von 15

15 Impressum b-wise GmbH Business Wissen Information Service Bismarckstraße Karlsruhe Telefon +49-(0) Telefax +49-(0) Copyright 2013, b-wise GmbH, All Rights Reserved Seite 15 von 15

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