DATENERHEBUNG, DATENVERARBEITUNG UND DATENSPEICHERUNG VIRTUELLEN HOCHSCHULE BAYERN AN DER

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1 DATENERHEBUNG, DATENVERARBEITUNG UND DATENSPEICHERUNG AN DER VIRTUELLEN HOCHSCHULE BAYERN Ver. 1.5, (Verfügbar unter: Virtuelle Hochschule Bayern Dipl.-Inf. Alexander Hummel

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1. Vorbemerkung Umfang und Zeitpunkt der Datenerhebung Registrierung Kursbuchung Rückmeldung Prüfungsleistungen Nutzung und Weitergabe der erhobenen Daten Matrikelnummer, (Hochschul-)Zugehörigkeit adresse Vorname, Nachname, Geburtsdatum Postadresse Studienfach, Angestrebter Abschluss Geschlecht Nutzerkennung, Portalpasswort Kurspasswort LV-Nummer, LV-Bezeichnung, Kursbuchungs-ID Buchungskennzeichen Löschung der Daten Veränderungen durch die Einführung des Shibboleth-Verbundes Dateneingabe bei der Registrierung Datenweitergabe an das LMS der Trägerhochschule Potentielle Probleme und Einschränkungen in der Nutzung der LMS Neue Funktionalität Zusammenfassung und Ausblick Literaturverzeichnis

3 Vorbemerkung 1. Vorbemerkung Die Datenerhebung, Datenverarbeitung und Datenspeicherung an der Virtuellen Hochschule Bayern (vhb) erfolgt ausschließlich zur Aufgabenerfüllung der vhb. Die Aufgaben der vhb ergeben sich aus der Verordnung über die Virtuelle Hochschule Bayern 1 (VHBV) und der Benutzungsordnung der Virtuellen Hochschule Bayern (vhb) 2. Grundlage für die Datenerhebung, Datenverarbeitung und Datenspeicherung ist 3 Abs. 4 VHBV i. V. m. Art. 42 Abs. 4 Bayerisches Hochschulgesetz (BayHSchG). Die Erhebung personenbezogener Daten erfolgt im Rahmen der für die Nutzung des vhb Angebots notwendigen Registrierung und Rückmeldung der Nutzenden entweder automatisiert durch die Übertragung der Daten aus dem Nutzerverwaltungssystem der Heimathochschule (HSS) oder durch manuelle Eingabe des Nutzenden. Sofern die Daten bei Dritten (Identity System der Hochschule) erhoben werden, ist die Erhebung freiwillig und kann vom Nutzenden ganz oder teilweise eingeschränkt oder widerrufen werden. Ergänzt werden die personenbezogenen Daten um die auf dem vhb-portal erfolgenden Kursbuchungen sowie den von den Kursverantwortlichen erhobenen Prüfungsdaten. Die Datenweitergabe an Dritte (Kursverantwortliche, anbietende Hochschule, Heimathochschule des Nutzenden) erfolgt ausschließlich zur Erfüllung der Aufgaben der vhb ( 11 Abs. 4 der Benutzungsordnung der vhb). Die Löschung von personenbezogenen Daten ist in der Benutzungsordnung der vhb ( 11 Abs. 5) geregelt. 1 Siehe: 2 Siehe: 3

4 Umfang und Zeitpunkt der Datenerhebung 2. Umfang und Zeitpunkt der Datenerhebung Die vhb erhebt im Rahmen der Registrierung neuer Studierender auf dem vhb-portal und deren Rückmeldung in Folgesemestern personenbezogene Daten, die vornehmlich der Kommunikation, der Überprüfung der Nutzungsberechtigung und der Zugangskontrolle dienen. Bei Buchung von Onlinekursen werden Zugangsberechtigungen generiert und gespeichert. Von den Nutzern in vhb-kursen erbrachte Prüfungsleistungen können durch die Kursverantwortlichen im System der vhb abgelegt werden. 2.1 Registrierung Die folgende Tabelle zeigt die im Rahmen der Registrierung erhobenen personenbezogenen Daten sowie deren Abbildung auf die durch das Deutsche Forschungsnetz (DFN) für die automatisierte Datenübergabe entwickelten Attributsschemata: Attribut DFN Attribut Matrikelnummer <schacpersonaluniquecode> 3 (Hochschul-)Zugehörigkeit <edupersonscopedaffiliation> 4 Vorname <givenname> 4 Nachname <surname> 4 Geschlecht <schacgender> 3 Geburtsdatum <schacdateofbirth> Telefonnummer <telephonenumber> 4 adresse <mail> 4 Postadresse <postaladdress> 4,5 Studienfach <dfnedupersonstudybranch3> 3 Angestrebter Abschluss <dfnedupersonfinaldegree> 3 3 Definiert im Schema Attribute für den Bereich E-Learning 4 Definiert im Schema Attribute für alle Anwendungen 5 Ergänzung der Definition in Integration von Shibboleth im Verbund der Virtuellen Hochschule Bayern 4

5 Umfang und Zeitpunkt der Datenerhebung Zudem werden folgende Daten im Verlauf der Neuregistrierung vom Nutzenden abgefragt: Attribut Portalpasswort Persönliche Frage Antwort auf pers. Frage Erläuterung frei wählbar Auswahl aus vorgegebener Liste Freitextfeld Folgende Daten werden im Verlauf der Registrierung automatisiert generiert: Attribut Nutzerkennung Erläuterung generiert durch vhb 2.2 Kursbuchung Bei Buchung eines Onlinekurses wird im System der vhb dem Nutzenden der gebuchte Kurs zugeordnet. Zudem wird semesterweise je belegtem Kurs pro Learning Management System (LMS) ein Kurspasswort für diesen Nutzenden generiert. Sofern sich der Kurs auf einem rein shibboleth-gestützten LMS befindet, wird temporär ergänzend eine Kursbuchungs-ID erstellt. Diese Kursbuchungs-ID enthält neben der semesterabhängigen Lehrveranstaltungsnummer (LV-Nummer) auch die Angabe darüber, auf welchem LMS die Lehrveranstaltung gehostet wird. Im Falle entgeltpflichtig Nutzender wird jeder Kursbelegung ein Buchungskennzeichen für die Fakturierung zugeordnet. Attribut Erläuterung / DFN Attribut LV-Nummer eindeutige Kurs-ID LV-Bezeichnung Name des Kurses Kurspasswort autom. generiertes Passwort Kursbuchungs-ID <edupersonentitlement> 4 Buchungskennzeichen generiert durch StOK 2.3 Rückmeldung Alle Studierenden müssen ihre Zugangsberechtigung zum vhb-verbund in jedem Semester erneut nachweisen. Hierbei wird der gleiche Attributssatz wie im Fall der Registrierung neuer Studierender vom Nutzerverwaltungssystem der Heimathochschule 5

6 Umfang und Zeitpunkt der Datenerhebung an die vhb übertragen oder manuell durch den Studierenden eingegeben. Die Daten im System der vhb werden hierbei gegebenenfalls aktualisiert. 2.4 Prüfungsleistungen Auf Wunsch des Anbieters können Ergebnisse zu Prüfungs- und Studienleistungen im System der vhb hinterlegt werden. Die Dateneingabe erfolgt manuell durch den Kursanbieter im vhb-portal. Attribut Prüfungsdatum Note / Punkte Bestehensvermerk Feststellungsdatum Erläuterung dd-mm-yyyy je nach Notensystem je nach Notentabelle dd-mm-yyyy 6

7 Nutzung und Weitergabe der erhobenen Daten 3. Nutzung und Weitergabe der erhobenen Daten Im Folgenden wird dargestellt, inwieweit die erhobenen Daten für die Aufgabenerfüllung der vhb notwendig sind. Zusammenfassend zeigt die folgende Matrix die Verwendung der Daten: Attribut vhb- Kursverantwortliche IdP d. StOK Nutzung LMS Schein HHS 6 Matrikelnummer / - (Hochschul-)Zugehörigkeit - Vorname Nachname Geschlecht - - Geburtsdatum - Telefonnummer x - - adresse x - Postadresse - Studienfach - Angestrebter Abschluss - LV-Nummer x - - LV-Bezeichnung - - Nutzerkennung x - - Portalpasswort Antwort pers. Frage Kurspasswort x - - Kursbuchungs-ID x - Buchungskennzeichen / Legende: obligatorisch optional x keine Verwendung - keine Übertragung Datenbezug 6 Nur im Falle der Nutzung der Shibboleth-Authentifizierung am LMS 7

8 Nutzung und Weitergabe der erhobenen Daten 3.1 Matrikelnummer, (Hochschul-)Zugehörigkeit Die Matrikelnummer sowie die (Hochschul-)Zugehörigkeit sind die Grundlage für die eindeutige Identifizierung der vhb-nutzenden und für den Nachweis der Berechtigung zur unentgeltlichen Nutzung des vhb-kursangebots. Gleichzeitig bilden beide Attribute die Basis für die Erzeugung der vhb-nutzerkennung. Die vhb überprüft bei der Verwendung des papiergebundenen Verfahrens zum Nachweis der Authentifizierung die Übereinstimmung der Matrikelnummer mit den auf der Immatrikulationbescheinigung des Studierenden vorhandenen Angaben und erteilt dann die entgeltfreie Zugangsberechtigung für das Angebot der vhb. Darüber hinaus legen einige Trägerhochschulen der vhb Wert auf die Weitergabe eines Attributs, mit dem sich die Studierenden nach ihrer (Hochschul-)Zugehörigkeit gruppieren lassen. Die Verwendung der Universitäts- adresse scheidet aus, da die Studierenden ihre adresse bei der Registrierung frei wählen können. Zudem hat die vhb auch Nutzer, die über keine entsprechende adresse verfügen. Benötigt werden beide Attribute für die Erstellung der Leistungsnachweise adresse Bereits zur vollständigen Durchführung der Registrierung muss der Studierende die von der vhb versandte Begrüßungsmail empfangen können. Zusätzlich führt die vhb zur Qualitätssicherung semesterweise eine studentische Evaluation durch, deren anonymisierten Bewertungsformulare den Nutzern per zugestellt werden. Die Angabe einer adresse ist deshalb notwendig. Gleiches gilt für die Nutzung der LMS der Trägerhochschulen. Hier treten die Kursbetreuer vornehmlich per mit den Studierenden in Kontakt, geben Prüfungstermine bekannt und fordern Arbeitsaufgaben an. 3.3 Vorname, Nachname, Geburtsdatum Die vhb überprüft bei der Verwendung des papiergebundenen Verfahrens zum Nachweis der Authentifizierung die Übereinstimmung von Vornamen, Namen und Geburtsdatum mit den auf der Immatrikulationbescheinigung des Studierenden vorhandenen Angaben und erteilt dann die entgeltfreie Zugangsberechtigung für das Angebot der vhb. Zudem werden die Daten dazu verwandt, den persönlichen Desktop des Studierenden einzurichten. Beim LMS-Zutritt werden diese Attribute an das LMS übertragen und die lokalen Benutzerkonten konfiguriert. Die Studierenden erhalten für die erfolgreiche Belegung von Onlinekursen Scheine, die neben dem vollständigen Personennamen auch das Geburtsdatum enthalten müssen. 8

9 Nutzung und Weitergabe der erhobenen Daten Für die Abwicklung der Zahlungsvorgänge entgeltpflichtiger Nutzer übermittelt die vhb der zuständigen Staatsoberkasse Bayern (StOK) zusammen mit dem Buchungskennzeichen auch Vor- und Nachnamen der Nutzenden. 3.4 Postadresse Im Falle der Rekonstruktion von vergessenen Zugangsdaten 7 steht der Studentenkanzlei der vhb nur der Postweg zur Verfügung, um dem Studierenden neue Zugangsdaten zur Verfügung zu stellen. Überdies ist die Weitergabe der Postadresse an die LMS der Trägerhochschulen notwendig, um diesen die Zusendung der Scheine an die Postadresse des Studierenden zu ermöglichen. 3.5 Studienfach, Angestrebter Abschluss Die Anerkennung der durch die vhb angebotenen Onlinekurse im Studiengang des Studierenden hängt sowohl vom Studienfach als auch dem angestrebten Abschluss ab. Diese Anerkennung obliegt der Hoheit der jeweiligen Trägerhochschule. Informationen hierzu sind nur dann möglich, wenn die vhb die Daten zuvor von der jeweiligen Hochschule erhoben hat. Die vhb überprüft bei der Verwendung des papiergebundenen Verfahrens zum Nachweis der Authentifizierung die Übereinstimmung der Studiengangsinformationen mit den auf der Immatrikulationbescheinigung des Studierenden vorhandenen Angaben und erteilt dann die entgeltfreie Zugangsberechtigung für das Angebot der vhb. Auch die Kursanbieter haben die Möglichkeit, Studierende bei Nichterfüllung von Zulassungsvoraussetzungen von der Teilnahme an Kursen auszuschließen. Diese Voraussetzungen beziehen sich v. a. auf Studienfach, angestrebter Abschluss und Fachsemester. Ergänzend zu den unter 3.3 bereits vorgestellten Attributen enthalten Leistungsnachweise, die im Rahmen von Prüfungen von den Studierenden erworben werden, teilweise auch Angaben zum Studienfach und dem angestrebten Abschluss. Entsprechend müssen diese Daten den anbietenden Hochschulen zur Verfügung gestellt werden. In Onlinekursen mit großen Teilnehmerzahlen werden die Studierenden in Gruppen eingeordnet. Der Gruppenzuschnitt erfolgt abhängig vom didaktischen Konzept oftmals auf Basis der Studienfachwahl der Studierenden. 7 Der Studierende kann weder die Frage nach dem Portalpasswort noch die Antwort auf die persönliche Frage korrekt beantworten. 9

10 Nutzung und Weitergabe der erhobenen Daten 3.6 Geschlecht Die Angabe des Geschlechts erlaubt sowohl im vhb-portal als auch dem LMS die individuelle Anpassung der Benutzeroberflächen auf die Nutzenden. Zudem wird das Attribut auch bei der Erstellung der Leistungsnachweise benötigt. Über statistische Auswertungen dieses Attributs werden wichtige Erkenntnisse gewonnen, die beim weiteren Ausbau des Kursprogramms der vhb Berücksichtigung finden. Beispielsweise legt die Frauenbeauftragte der vhb Wert auf Informationen über die Anteile von Frauen und Männern unter den vhb-nutzenden. 3.7 Nutzerkennung, Portalpasswort Die automatisch generierte Nutzerkennung (vgl. 3.1) erlaubt dem Nutzenden zusammen mit dem selbst vergebenen Portalpasswort den Zugang zum Portal der vhb. Zudem bildet im Falle der Kursbuchung die Nutzerkennung den ersten Teil des Kurszugangsdatenpaares für den Kurszutritt. 3.8 Kurspasswort Bei Buchung eines Onlinekurses auf dem vhb-portal wird für jeden Nutzer als zweiter Teil des Kurszugangsdatenpaares ein Kurspasswort erzeugt, das im LMS der Anbieterhochschule Verwendung findet (optional). 3.9 LV-Nummer, LV-Bezeichnung, Kursbuchungs-ID Bei Buchung eines Onlinekurses auf dem vhb-portal wird den Daten des Nutzenden die entsprechende Lehrveranstaltungsnummer hinzugefügt. Die Buchungsdaten (LV- Nummer, LV-Bezeichnung) werden im Anschluss zur Überprüfung der Zugangsberechtigung (Autorisierung) an den Kursverantwortlichen übertragen. Die LV-Bezeichnung findet ebenso bei der Erstellung der Leistungsnachweise durch den Kursverantwortlichen Verwendung. Sofern es sich bei dem gebuchten Kurs um einen shibboleth-gestützten Kurs handelt, wird vom vhb-portal aus die Kursbuchungs-ID an das Nutzerverwaltungssystem der Heimathochschule des Studierenden weitergegeben. Dieses Attribut ergänzt den Attributsdatensatz, der vom Shibboleth-Identity-Provider der Heimathochschule des Studierenden an die Service-Provider an den Trägerhochschulen weitergegeben wird, und ermöglich die Nutzung dort angebotener vhb-kurse. Da die Kursbuchungs-ID neben der semesterabhängigen Lehrveranstaltungsnummer auch die Angabe enthält, auf welchem LMS die Lehrveranstaltung gehostet wird, ist es dem Identity-Provider der Heimathochschule möglich, nur diejenigen Kursbuchungs-IDs an die LMS zu übertragen, die tatsächlich auf dem anfragenden System abgelegt sind. 10

11 Nutzung und Weitergabe der erhobenen Daten Die Kursbuchungs-ID-Weitergabe der vhb überträgt den kompletten Satz aller Kursbuchungen des aktuellen Semesters und des Vorsemesters an das Studentenverwaltungssystem der Heimathochschule. 3.9 Buchungskennzeichen Das Buchungskennzeichen (BKZ) wird für die Abwicklung der Entgelterhebung (Rechnungsstellung) generiert und der für die Abwicklung der Zahlungsvorgänge der vhb zuständigen Staatsoberkasse Bayern (StOK) zusammen mit Nach- und Vornamen mit der Annahmeanordnung übermittelt. Das BKZ wird zur eindeutigen Zuordnung von Zahlungseingängen benötigt. 11

12 Löschung der Daten 4. Löschung der Daten In 11, Abs. 5 der Benutzungsordnung 8 der vhb sind die Zeiträume geregelt, wann die personenbezogenen Daten von Studierenden abhängig von deren Nutzungsverhalten gelöscht werden. 5. Veränderungen durch die Einführung des Shibboleth- Verbundes 5.1 Dateneingabe bei der Registrierung Vor der Einführung des Shibboleth-Verbundes wurden die im Zuge der Neuregistrierung erhobenen personenbezogenen Daten durch den Studierenden ausschließlich händisch eingetragen. Daher konnte hier keine einheitliche Datenqualität garantiert werden. Durch die Integration von Shibboleth in den vhb-verbund wird die Registrierung neuer Studierender im Falle der uneingeschränkten Datenweitergabe und finalen Ausbaustufe komplett automatisiert und die personenbezogenen Daten werden direkt aus dem Studierendenverzeichnis der Heimathochschule (Shibboleth IdP) des Studierenden übernommen. Der Studierende hat hierbei jedoch die Möglichkeit, der Datenweitergabe vom Heimathochschul-IdP an das System der vhb zu widersprechen. In diesem Fall muss der Mindestdatensatz persönlicher Daten dann aber händisch eingetragen werden. Eine Verbesserung der Datenqualität ist in diesem Fall nur teilweise zu erwarten. 5.2 Datenweitergabe an das LMS der Trägerhochschule durch den IdP der Heimathochschule Im Falle des Kurszutritts aus dem vhb-portal heraus wurden im bisher eingesetzten System sämtliche personenbezogenen sowie die für diesen Kurs speziellen Kurszutritts- Zugangsdaten vom System der vhb an die Kursverwaltung der Trägerhochschule übertragen. Bei LMS, die für die Authentifizierung und Autorisierung Shibboleth verwenden, erfolgt die Weitergabe der entsprechenden Attribute über den IdP der Heimathochschule des Studierenden. Die dort verfügbaren personenbezogenen Daten des Nutzers werden im Moment der Buchung eines Onlinekurses auf dem vhb-kursportal um die entsprechende Buchungsinformation ergänzt. Der Heimat-IdP enthält somit nur Kursbuchungen von 8 Siehe: 12

13 Veränderungen durch die Einführung des Shibboleth-Verbundes Kursen, die auf shibboleth-geschützten LMS liegen, allerdings unabhängig davon, auf welchem Trägerhochschul-LMS der gebuchte Kurs liegt. Betritt der Studierende einen Onlinekurs auf dem LMS einer beliebigen Trägerhochschule, überträgt der Heimat-IdP ausschließlich diejenigen Kursbuchungsinformationen der Kurse, die auf genau diesem LMS liegen. Abhängig vom Funktionsumfang des LMS ist festzulegen, welche der oben genannten Attribute der DFN-Schemata vom Heimathochschul-IdP des Studierenden an das LMS des Kursverantwortlichen übertragen werden. 5.3 Potentielle Probleme und Einschränkungen in der Nutzung der LMS Durch die Möglichkeit, die Datenweitergabe zwischen den Systemen einzuschränken, kann es nach der Integration von Shibboleth dazu kommen, dass per Shibboleth geschützte LMS nicht mehr den vollen Attributsdatensatz erhalten. Entsprechend sind dann Anpassungen der Lernumgebung auf dem LMS nicht vollständig oder die Erstellung von Scheinen ohne weitere Interaktion mit dem Studierenden grundsätzlich nicht möglich. 5.4 Neue Funktionalität Die Heimathochschule erlangt Kenntnis über alle von ihren Studierenden vorgenommenen Buchungen oder Abmeldungen von Kursen, die auf shibbolethgeschützten LMS liegen. Diese werden jeweils für das aktuelle und das Vorsemester übertragen, sobald der Studierende das vhb-portal betritt oder neue Kurse bucht. 13

14 Zusammenfassung und Ausblick 6. Zusammenfassung und Ausblick Die vhb ist bestrebt, die Datenschutzbestimmungen zentral für alle beteiligten IdM Systeme durch den Landes-Datenschutzbeauftragten prüfen zu lassen. Eine entsprechende Anfrage ist anhängig. 14

15 Literaturverzeichnis 7. Literaturverzeichnis 1. Deutsches Forschungsnetz: Attributsdefinition für alle Anwendungen. https://www.aai.dfn.de/fileadmin/documents/attributes/200811/dfn-aai-attribute- V.1.0.pdf (Stand: ) 2. Deutsches Forschungsnetz: Attributsdefinition für den Bereich E-Learning. https://www.aai.dfn.de/fileadmin/documents/attributes/200811/dfn-aai_e- Learning-Attribute_V.1.0.pdf (Stand: ) 3. Verordnung über die Virtuelle Hochschule Bayern (VHBV). (Stand: ) 4. vhb: Benutzungsordnung. (Stand: ) 5. vhb: Integration von Shibboleth im Verbund der Virtuellen Hochschule Bayern. d.der.vhb.pdf (Stand: ) 15

16 Notizen Notizen 16

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