IP Office Intuity Mailbox - Benutzeranleitung

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1 Intuity Mailbox - Benutzeranleitung DE Ausgabe 11b - (17/08/2010)

2 2010 AVAYA Alle Rechte vorbehalten. Hinweis Während redliche Bemühungen gemacht wurden, um sicherzustellen, dass die Information in diesem Dokument zur Zeit der Drucklegung vollständig und akkurat war, kann Avaya Inc. keine Haftung für irgendwelche Fehler übernehmen. Änderungen und Korrekturen an der Information in diesem Dokument können in zukünftigen Versionen eingefügt werden. Haftungsausschluss für die Dokumentation Avaya Inc. übernimmt keine Haftung für Änderungen, Zusätze oder Löschungen an der ursprünglich veröffentlichten Version dieser Dokumentation, außer wenn diese von Avaya durchgeführt wurden. Haftungsausschluss für Links Avaya Inc. übernimmt keine Verantwortung für den Inhalt oder die Zuverlässigkeit von durch Links verknüpften Websites und billigt nicht unbedingt die darin beschrieben oder angebotenen Produkte, Dienste oder Informationen. Wir können nicht garantieren, dass diese Links immer funktionieren werden, und wir haben keine Kontrolle über die Verfügbarkeit der gelinkten Seiten. Lizenz MIT DER INSTALLATION UND NUTZUNG DES PRODUKTS STIMMT DER ENDBENUTZER DEN IM FOLGENDEN DARGELEGTEN VERTRAGSBEDINGUNGEN UND DEN ALLGEMEINEN LIZENZVEREINBARUNGEN AUF DER AVAYA-WEBSITE UNTER ZU ("ALLGEMEINE LIZENZVEREINBARUNG"). WENN SIE NICHT MIT DIESEN BEDINGUNGEN EINVERSTANDEN SIND, GEBEN SIE DAS PRODUKT INNERHALB VON ZEHN (10) TAGEN NACH LIEFERUNG AN DEN HÄNDLER ZURÜCK, UM EINE ERSTATTUNG ODER GUTSCHRIFT ZU ERHALTEN. Avaya gewährt dem Endbenutzer eine Lizenz im Rahmen der nachfolgend beschriebenen Lizenztypen. Die anwendbare Anzahl von Lizenzen und Kapazitätseinheiten, für die eine Lizenz gewährt wird, beläuft sich auf eine Lizenz (1), sofern in der Dokumentation oder in anderen Dokumenten, die dem Endbenutzer zur Verfügung stehen, nicht eine andere Anzahl angegeben ist. "Designierter Prozessor" ist ein einzelner Standalone-Computer. "Server" ist ein designierter Prozessor, auf dem eine Softwareanwendung ausgeführt, auf die mehrere Benutzer zugreifen können. Bei "Software" handelt es sich um Computer-Programme im Objekt-Code, die ursprünglich von Avaya lizenziert sind und von Endbenutzern als Standalone-Produkte oder vorinstalliert auf Hardware verwendet werden. Bei "Hardware" handelt es sich um die standardmäßigen Hardware-Produkte, die ursprünglich von Avaya verkauft und vom Endbenutzer verwendet werden. Lizenztypen: Lizenz für designierte Systeme (DS). Der Endbenutzer darf jede Kopie der Software jeweils auf nur einem designierten Prozessor installieren und verwenden, sofern in der Dokumentation oder in anderen Dokumenten, die dem Endbenutzer vorliegen, nicht eine andere Anzahl angegeben ist. Avaya hat Anspruch darauf, dass der (die) designierte(n) Prozessor(en) durch Typ-, Seriennummer, Funktionsschlüssel, Standort oder andere spezifische Angaben identifiziert wird (werden); Diese Informationen kann der Endbenutzer Avaya auch mithilfe von elektronischen Mitteln mitteilen, die Avaya speziell zu diesem Zweck bereitstellt. Copyright Sofern nicht explizit anders angegeben, ist das Produkt durch Urheber- und andere Eigentumsrechte geschützt. Unerlaubte Vervielfältigung, Übertragung, und/oder Nutzung kann eine kriminelle sowie zivilrechtliche Verletzung unter zutreffenden Gesetzen darstellen. Komponenten anderer Hersteller Bestimmte in dem Produkt enthaltene Softwareprogramme oder Teile davon beinhalten Software, die unter Vertragsbedingungen anderer Hersteller ("Komponenten anderer Hersteller") vertrieben wird. Diese Bedingungen können die Nutzungsrechte bestimmter Teile des Produkts einschränken oder erweitern ("Bedingungen anderer Hersteller"). Avaya-Betrugsintervention Wenn Sie meinen, dass Sie das Opfer von Gebührenhinterziehung sind und technische Hilfe oder Support benötigen, wenden Sie sich an die Betrugsinterventions-Hotline unseres technischen Servicecenters ( für USA und Kanada. Vermutete Sicherheitsrisiken bei Avaya-Produkten sollten Avaya unter folgender -Adresse mitgeteilt werden: Intuity Mailbox - Benutzeranleitung Seite 2

3 Inhaltsverzeichnis 1. Einführung 1.1 Neue Funktionen Zusammenfassung... der Mailbox-Optionen Optionen für... Mailbox-Anrufer Anmelden bei der Mailbox 2.1 Erstmaliges... Anmelden Wiederholtes... Anmelden Fernanmelden Andere Anmeldemethoden Contents 7.5 Einstellen der Wiedergabereihenfolge für Nachrichten Faxnachrichten 8.1 Weiterleiten... von Faxnachrichten Ändern persönlicher... Faxnummern Löschen persönlicher... Faxnummern 64 Index Abhören von Nachrichten 3.1 Abhören von... Nachrichten Anrufen des... Absenders einer Nachricht Nachricht beantworten Weiterleiten... von Nachrichten Senden neuer... Nachrichten Aufzeichnen... von Nachrichten Eigene Nachrichten... durchsuchen Mailinglisten 4.1 Erstellen von... Mailinglisten Verwenden... von Mailinglisten Verwalten von... Mailinglisten Persönliche Begrüßungen 5.1 Anruftypen... und Begrüßungen Aufzeichnen... von Begrüßungen Verwalten von... Begrüßungen Aktivieren von... Begrüßungen Deaktivieren... von Begrüßungen Durchsuchen... von Begrüßungen Abhören von... Begrüßungen Ändern von... Begrüßungen Löschen von... Begrüßungen Erstellen zeitweiliger... Begrüßungen Verweisen... von Anrufern auf Vermittlungsoptionen VoicMail-Benachrichtigung 6.1 Aktivieren bzw.... Deaktivieren der Rückruffunktion Outcalling Konfigurieren von... Outcalling-Zielen Aktivieren und... Deaktivieren von Outcalling Ändern von Telefonnummern Ändern der Zeitüberschreitungseinstellungen Erstellen einer... Eskalationsliste Auswählen des Zeitraums für den Empfang von Outcalling-Benachrichtigungen Festlegen eines... Zeitprofils Entgegennehmen... von Outcalling-Anrufen Mailbox-Verwaltung 7.1 Ändern des... Passworts Aufzeichnen... Ihres Namens Adressieren... von Nachrichten vor dem Aufzeichnen Verhindern... weiterer Anrufe und Nachrichten 61 Intuity Mailbox - Benutzeranleitung Seite 3

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5 Kapital 1. Einführung Intuity Mailbox - Benutzeranleitung Seite 5

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7 1. Einführung 1.1 Neue Funktionen Im Folgenden finden Sie eine Liste von neuen Funktionen, die Version 4.0 hinzugefügt wurden. Einführung: Neue Funktionen Outcalling Wenn eine neue Sprachnachricht in der Mailbox eines Benutzers hinterlassen wird, kann eine Benachrichtigung automatisch an eine externe Nummer gesendet werden. Die Benachrichtigung kann für alle neuen Nachrichten oder nur für Nachrichten, die als Priorität gekennzeichnet sind, gesendet werden. Wird die erste Benachrichtigung nicht beantwortet, steht eine Eskalationsfunktion zur Verfügung. Der Benutzer kann Einstellungen über das Mobilteil seines Telefons und Befolgung der Eingabeaufforderungen konfigurieren. Visual Voice Benutzer können Zugang zu ihrer Mailbox mittels einer für Visual Voice programmierten Softtaste erlangen. Ein Anzeigemenü bietet dem Benutzer Optionen zum Abhören und Senden von Nachrichten sowie zum Ändern von Begrüßung und Passwort. Der Zugriff auf Visual Voice wird dem Benutzer vom Systemadministrator über Manager erteilt. Die Visual Voice-Funktion ist nicht auf allen Telefonen verfügbar. Weitere Informationen finden Sie im Telefonhandbuch. Intuity Mailbox - Benutzeranleitung Seite 7

8 1.2 Zusammenfassung der Mailbox-Optionen Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der verfügbaren Optionen zum Abrufen von Voic -Nachrichten. Die grau dargestellten Elemente werden von der Intuity-Emulation nicht unterstützt. Sind andere Funktionen nicht aufgeführt, ist dies nicht automatisch ein Hinweis auf deren Unterstützung. Diese muss an anderer Stelle explizit aufgeführt sein. Falls der Systemadministrator mindestens 1 Voic -Vermittlungsnummer eingerichtet hat, können Sie während des Erfassens von Nachrichten *0drücken, woraufhin Sie zu einer Empfangsnummer vermittelt werden. Gewöhnlich brauchen Sie vor der Wahl einer Option nicht auf eine Aufforderung zur Beendigung zu warten. Während Fehlernachrichten oder anderen Ansagen, die Sie hören sollen, können Sie keine Nummer wählen. Intuity Mailbox - Benutzeranleitung Seite 8

9 Einführung: Zusammenfassung der Mailbox-Optionen Weitere Einzelheiten zu den Optionen, die Anrufern zum Hinterlassen einer Nachricht zur Verfügung stehen, erhalten Sie unter Optionen für Mailbox-Anrufer Überblick. Intuity Mailbox - Benutzeranleitung Seite 9

10 1.3 Optionen für Mailbox-Anrufer Wenn Sie eine Nebenstelle anrufen und an Voic geleitet werden, können Sie auf eine Reihe weiterer Optionen zugreifen. Sie können die Begrüßung überspringen und direkt zu dem Ton weitergehen, nach dem Sie Ihre Nachricht hinterlassen können. So überspringen Sie eine Mailbox-Begrüßung: 1. Rufen Sie die Nebenstellennummer an. 2. Sobald der Anruf entgegengenommen wird, drücken Sie 1, um die Begrüßung zu überspringen. Danach ertönt der Ton, nach dem Sie Ihre Nachricht hinterlassen können. Wenn Sie eine Voic -Nachricht hinterlassen, können Sie die Nachricht als Priorität, privat oder beides markieren. Wenn Mailbox-Eigentümer Ihre Nachrichten abhören, werden Prioritätsnachrichten zuerst wiedergegeben. Private Prioritätsnachrichten werden vor Prioritätsnachrichten wiedergegeben. Private Nachrichten können nicht an eine andere Mailbox weitergeleitet werden. So markieren Sie eine Nachricht als Priorität, privat oder beides: 1. Rufen Sie die Nebenstellennummer an. 2. Hinterlassen Sie eine Nachricht. 3. Anstatt aufzulegen, drücken Sie #. 4. Um eine Nachricht als privat zu markieren, drücken Sie 1. Um Sie als Priorität zu markieren, drücken Sie 2. Sie hören eine Bestätigungsnachricht. Falls Sie den Status zurücksetzen möchten, befolgen Sie bitte die gesprochenen Anweisungen. 5. Drücken Sie #, um die Nachricht erneut zu senden. Wenn Sie eine Nebenstelle anrufen und an Voic weitergeleitet werden, können Sie entweder eine Nachricht hinterlassen oder eine Vermittlung wählen: An eine andere Nebenstelle: Drücken Sie *8. Über das Namen-/Nummerntelefonbuch: Drücken Sie **6 oder *2. An eine Ersatznebenstellenummer, beispielsweise den Empfang oder eine Handy- oder Mobiltelefonnummer. Zur Vermittlung müssen Sie 0, 2 oder 3 drücken. Die tatsächlichen Vermittlungsziele hängen von den Nummern ab, die vom Mailbox-Eigentümer festgelegt wurden. Intuity Mailbox - Benutzeranleitung Seite 10

11 Kapital 2. Anmelden bei der Mailbox Intuity Mailbox - Benutzeranleitung Seite 11

12 2. Anmelden bei der Mailbox Die Methode der Anmeldung in Ihrer Intuity-Mailbox ist unabhängig davon, ob Sie sich erstmalig oder zum wiederholten Mal anmelden, identisch. Sie hören jedoch unterschiedliche Aufforderungen. Wenn Sie sich zum ersten Mal in Ihrer Mailbox anmelden, könnten Sie aufgefordert werden, ein Mailboxpasswort einzurichten und Ihren Namen aufzuzeichnen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstmaliges Anmelden 12. Bei wiederholten Anmeldungen brauchen Sie lediglich Ihre Mailboxnummer und Ihr Passwort einzugeben. Weitere Informationen finden Sie unter Wiederholtes Anmelden 13. Viele Avaya-Telefone haben Sondertasten oder -menüs zum Zugang zu Voic -Boxen. Sie können auch die Anwendung Phone Manager verwenden, die Ihnen das Vorhandensein von Voic -Nachrichten anzeigen kann. Weitere Informationen finden Sie unter Andere Anmeldemethoden 14. Möglicherweise möchten Sie sich gelegentlich von einem Telefon, das nicht zum Telefonsystem Ihrer Firma gehört, bei Ihrer Mailbox anmelden. Weitere Informationen finden Sie unter Fernanmelden Erstmaliges Anmelden Beim ersten Aufruf Ihrer Mailbox werden Sie aufgefordert, Ihren Namen aufzuzeichnen und das Mailboxpasswort zu ändern. Der Name, den Sie aufzeichnen, wird bei verschiedenen Systemansagen und der Telefonbuchsuche des Voic - Systems verwendet. Im Normalfall stimmt Ihre Mailboxnummer mit Ihrer Nebenstellennummer (der internen Nummer) überein. Der Systemadministrator teilt Ihnen mit, ob Ihre Mailboxnummer abweicht. Außerdem teilt Ihnen der Systemadministrator mit, ob für Ihre Mailbox bereits ein Passwort festgelegt ist. In der Regel wird ein Passwort erst bei Ihrer erstmaligen Anmeldung eingerichtet. So melden Sie sich zum ersten Mal an: 1. Wählen Sie * Falls Sie Ihre eigene Nebenstelle verwenden, drücken Sie #. Anderenfalls geben Sie Ihre Nebenstellennummer ein und drücken #. 3. Wurde kein Passwort festgelegt, drücken Sie #. Sie werden aufgefordert, ein neues Passwort einzugeben. Falls ein Passwort eingerichtet wurde, geben Sie es ein und drücken #. 4. Geben Sie ein neues Passwort ein und drücken Sie #. Ihre Nebenstellennummer, eine einzelne wiederholte Ziffer oder aufeinanderfolgende Ziffern sind als Passwort unzulässig. 5. Geben Sie das neue Passwort erneut ein und drücken Sie #. Sie können das Passwort zu einem späteren Zeitpunkt wieder ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Ändern des Passworts Zeichnen Sie auf Aufforderung Ihren Namen auf. Sie können Ihren Namen zu einem späteren Zeitpunkt erneut aufzeichnen. Weitere Informationen finden Sie unter Aufzeichnen Ihres Namens Drücken Sie 1 und sprechen Sie nach dem Signalton Ihren Namen aus. 8. Drücken Sie 1 erneut. Ihre Aufzeichnung wird wiedergegeben. 9. Drücken Sie entweder #, um die Aufzeichnung zu bestätigen, oder 1, um die Aufzeichnung zu wiederholen. 10. Nach der Anmeldung werden Sie von der Ansage durch das Verfahren geführt. Unter Übersicht der Mailbox-Optionen 8 finden Sie ein Diagramm mit den einzelnen Optionen. Falls Sie Hilfe benötigen, können Sie jederzeit *4 drücken. Drücken Sie *7, um zum Aktivitätsmenü zurückzukehren. Drücken Sie am Ende eines Menüs #, um zum vorherigen Menü zurückzukehren. Intuity Mailbox - Benutzeranleitung Seite 12

13 2.2 Wiederholtes Anmelden Anmelden bei der Mailbox: Erstmaliges Anmelden Falls Sie sich bereits einmal angemeldet, Ihren Namen aufgezeichnet und ein Passwort eingerichtet haben, brauchen Sie bei darauf folgenden Anmeldungen nur Ihre Mailboxnummer und Ihr Passwort einzugeben. So melden Sie sich zum wiederholten Mal an: 1. Wählen Sie *17 oder verwenden Sie eine alternative Methode, die von Ihrem Telefon bzw. von der Phone Manager- Software unterstützt wird. 2. Falls Sie Ihre eigene Nebenstelle verwenden, drücken Sie #. Anderenfalls geben Sie Ihre Nebenstellennummer ein und drücken #. 3. Geben Sie Ihr Voic -Passwort ein und drücken Sie #. Nach der Anmeldung werden Sie von der Ansage durch das Verfahren geführt. Unter Übersicht der Mailbox-Optionen 8 finden Sie ein Diagramm mit den einzelnen Optionen. Falls Sie Hilfe benötigen, können Sie jederzeit *4 drücken. Drücken Sie *7, um zum Aktivitätsmenü zurückzukehren. Drücken Sie am Ende eines Menüs #, um zum vorherigen Menü zurückzukehren. 2.3 Fernanmelden Sie können sich von einem Telefon außerhalb des Telefonsystems Ihrer Firma bei Ihrer Mailbox anmelden. In der Regel ist Ihr System mit einer Spezialnummer konfiguriert. Wenn Sie diese Nummer wählen, können Sie die gewünschte Mailbox wählen. Falls diese Nummer jedoch nicht eingerichtet worden ist, können Sie sich mithilfe der folgenden Methode fernanmelden. So melden Sie sich aus der Ferne an: 1. Rufen Sie Ihre Firma an und lassen Sie sich mit einer Nummer verbinden, die an Voic weitergeleitet wird. Das bedeutet eine Nummer, die nicht von einer Person beantwortet wird, zum Beispiel Ihre eigene Nebenstellennummer. 2. Warten Sie, bis das Voic -System antwortet und Sie auffordert, eine Nachricht zu hinterlassen. 3. Hinterlassen Sie nach dem Signalton jedoch keine Nachricht, sondern drücken Sie #. In einigen Fällen hören Sie u. U. die folgende Ansage: Keine zu speichernde Nachricht. 4. Wählen Sie *7. Sie werden gebeten, die gewünschte Mailbox auszuwählen. 5. Geben Sie Ihre Nebenstellennummer ein, und drücken Sie #. 6. Geben Sie auf Aufforderung Ihr Mailboxpasswort ein und drücken Sie #. Sie hören wie gewöhnlich eine Zusammenfassung Ihrer Voic -Nachrichten. Intuity Mailbox - Benutzeranleitung Seite 13

14 2.4 Andere Anmeldemethoden Neben der Verwendung des Standardfunktionscodes *17 gibt es auch noch andere Möglichkeiten, sich bei der Mailbox anzumelden. Welche Optionen verfügbar sind, hängt vom verwendeten Telefontyp und den jeweiligen Einstellungen ab. Wenn Sie weitere Informationen benötigen, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator. Die folgenden Optionen stehen zur Verfügung: Voic -Abfragetaste 14. Menütaste 14. Visual Voice-Taste 14. Phone Manager 15. Texttelefon 15. Verwenden einer Voic -Abfragetaste Sie können Ihre Sprachnachrichten über eine für die Voic -Abfrage programmierte Taste an ihrer eigenen Nebenstelle abhören. Wenn es sich bei der Nebenstelle um einen vertrauenswürdigen Anschluss handelt, brauchen Sie keinen Voic -Code einzugeben. So melden Sie sich mit einer Voic -Abfragetaste an: 1. Drücken Sie die Taste VMAbh. 2. Das Aktivitätsmenü wird abgespielt. Verwenden einer Menütaste Einige Avaya-Telefone sind mit einer Wird von Brian getestet. Menütaste ausgestattet, über die Sie sich bei Ihrer Mailbox anmelden können. So melden Sie sich mit einer Menütaste an: 1. Drücken Sie zweimal die Taste Menü. 2. Drücken Sie die Taste unter Nchrn. 3. Drücken Sie die Taste unter Sprache. Die Namen der Mailboxen werden angezeigt, für die signalisiert wird, dass Nachrichten in der Mailbox warten. Außerdem wird die jeweilige Anzahl der neuen Nachrichten angezeigt. 4. Drücken Sie die Taste unter der gewünschten Mailbox. Fahren Sie wie gewohnt mit Ihrer Anmeldung fort. Weitere Informationen finden Sie unter Wiederholtes Anmelden 13. Verwenden einer Visual Voice-Taste Über eine Visual Voice-Taste können Sie ein Anzeigemenü für den Zugriff auf Ihre Mailbox aufrufen. Dieses Menü enthält Optionen zum Abhören und Senden von Nachrichten sowie zum Ändern von Begrüßung und Passwort. So melden Sie sich mit einer Visual Voice-Taste an: 1. Drücken Sie die Taste Sprache. 2. Wählen Sie eine der angezeigten Aktionen aus. Folgende Optionen sind möglich: Abhören Neue oder alte Nachrichten abspielen. Nachricht Sprachnachricht senden. Begrüßung - Persönliche Begrüßung ändern. Alarmstatus der -Benachrichtigung ändern. Passwort Voic -Passwort ändern. Gruppe Sprachnachrichten der Gruppe abspielen, auf deren Voic Sie Zugriff haben. Weitere Informationen zu Visual Voice finden Sie im Benutzerhandbuch für das jeweilige Telefon. Intuity Mailbox - Benutzeranleitung Seite 14

15 Anmelden bei der Mailbox: Andere Anmeldemethoden Verwenden von Phone Manager Phone Manager ist eine -Anwendung zur Verwaltung von Telefonanrufen und Voic -Box-Einstellungen. So melden Sie sich mit Phone Manager an: 1. Melden Sie sich bei Phone Manager an. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Nachrichten. Die Namen der Mailboxen werden angezeigt, für die signalisiert wird, dass Nachrichten in der Mailbox warten. Außerdem wird die jeweilige Anzahl der neuen Nachrichten angezeigt. 3. Doppelklicken Sie auf das Nachrichtenfeld, auf das Sie zugreifen möchten. Falls Ihr Telefon aufgelegt ist, klingelt es, wenn eine Verbindung zum Voic -Server hergestellt wird. Nehmen Sie das Mobilteil Ihres Telefons ab. Je nach Konfiguration Ihres Telefons ist es möglich, dass sich der Lautsprecher automatisch einschaltet. Wenn sich das Telefon bereits im Betrieb mit abgehobenem Hörer befindet, werden Sie mit dem Voic -Server verbunden, sobald er gefunden wurde. 4. Melden Sie sich wie gewohnt an. Falls Sie Phone Manager Pro verwenden, können Sie Nachrichten über die Registerkarte Voic von Phone Manager abhören, nachdem Sie sich bei einer Mailbox angemeldet haben. Weitere Informationen finden Sie im Phone Manager- Benutzerhandbuch. Verwenden eines Texttelefons Falls Sie ein Texttelefon (TTY-Gerät) verwenden, erfolgt die Anmeldung in Ihrer Mailbox wie folgt: So melden Sie sich mit einem Texttelefon an: 1. Wählen Sie * Nehmen Sie das Mobilteil des Analogtelefons ab. Nach erfolgtem Anschluss sehen Sie Aufforderungen auf dem Display des Texttelefons. Verwenden Sie das Tastenfeld des Telefons für Aufforderungen wie Drücken Sie die 1, um. Bei Nachrichten, auf die GA (Go Ahead = Jetzt schreiben) folgt, sollten Sie die Eingabe über das Texttelefon vornehmen. Intuity Mailbox - Benutzeranleitung Seite 15

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17 Kapital 3. Abhören von Nachrichten Intuity Mailbox - Benutzeranleitung Seite 17

18 3. Abhören von Nachrichten Wenn Sie sich erfolgreich bei Ihrer Mailbox angemeldet haben, hören Sie eine Ansage mit Daten zu Ihren Nachrichten. Sie hören zum Beispiel die Anzahl der Sprachnachrichten, s und Faxe, falls vorhanden. Sie können Ihre Nachrichten abhören oder eine neue Nachricht aufzeichnen und senden. Falls Sie s erhalten haben, können Sie diese auch beantworten. Falls Sie Faxe erhalten haben, können Sie eine persönliche Faxnummer angeben, um diese Faxe weiterzuleiten oder auszudrucken. Sie erhalten -Nachrichten nur dann, wenn Ihr Voic -Konto für Voic - konfiguriert wurde. Wenn Sie weitere Informationen benötigen, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator. Jeder Nachricht wird ein Header vorangestellt, der Details zum Absender (falls bekannt) und Zeitpunkt enthält, zu dem die Nachricht hinterlassen wurde. Bei Faxen enthält der Header die Anzahl der Seiten. Nachrichten werden standardmäßig in der folgenden Reihenfolge abgespielt: Zuerst die Sprachnachrichten. Dann die Faxe. Als Letztes die s. Sie können diese Reihenfolge ändern und s beispielsweise zuerst wiedergeben lassen. Weitere Informationen finden Sie unter Einstellen der Wiedergabereihenfolge von Nachrichten 62. Nachrichten aller Typen werden in die folgenden Kategorien unterteilt: Priorität Wenn ein Anrufer eine Nachricht hinterlässt, kann er sie als Prioritätsnachricht markieren. Prioritätsnachrichten werden zuerst abgespielt. Danach werden neue Nachrichten, gefolgt von alten Nachrichten, wiedergegeben. Neu Zeigt an, dass die Nachricht noch nicht abgehört worden ist. Alt Nachdem Sie eine neue Nachricht abgehört haben, wird sie zu einer alten Nachricht. Nachrichten werden nach 30 Tagen (720 Stunden) automatisch gelöscht, falls Sie sie nicht früher löschen. Dabei handelt es sich um den Standardzeitraum, doch kann Ihr Systemadministrator die Einstellung für unterschiedliche Nachrichtentypen ändern. Sprechen Sie mit Ihrem Systemadministrator, um herauszufinden, wie lange Nachrichten vor ihrer automatischen Löschung gespeichert werden können. Wenn Sie die Wiedergabereihenfolge von Nachrichten festlegen, werden alle Nachrichten eines Typs vor den Nachrichten des nächsten Typs abgespielt. Falls Sie zum Beispiel festlegen, dass erst s, dann Sprachnachrichten und zum Schluss Faxe wiedergegeben werden, ist die Reihenfolge wie folgt: Prioritäts- s, neue und alte s; dann Prioritätssprachnachrichten, neue und alte Sprachnachrichten; dann Prioritätsfaxe, neue und alte Faxe. Wenn Sie eine Nachricht abhören, haben Sie die folgenden Optionen: Nachrichten durchsuchen und Nachrichten oder Header überspringen. Weitere Informationen finden Sie unter Durchsuchen von Nachrichten 24. Springen Sie zum nächsten Nachrichtentyp, zum Beispiel, wenn Sie bereits abgehandelte Nachrichten nicht nochmals hören möchten. Den Absender der Nachricht zurückrufen. Weitere Informationen finden Sie unter Anrufen des Absenders einer Nachricht 20. Eine Nachricht mit oder ohne die ursprüngliche Nachricht beantworten. Weitere Informationen finden Sie unter Beantworten von Nachrichten 20. An eine oder mehrere andere Nebenstellen gleichzeitig weiterleiten. Sie können am Anfang oder Ende der weitergeleiteten Nachricht eine Bemerkung einfügen. Weitere Informationen finden Sie unter Weiterleiten von Nachrichten 21. Aus Ihrer Mailbox können Sie außerdem eine neue Nachricht senden oder eine einzelne Nachricht aufzeichnen und an mehrere andere Mailboxen gleichzeitig senden. Ihre Nachrichten werden beibehalten, bis sie entweder von Ihnen oder automatisch nach einer voreingestellten Zeitdauer gelöscht werden. Intuity Mailbox - Benutzeranleitung Seite 18

19 3.1 Abhören von Nachrichten Abhören von Nachrichten: Wenn Sie eine Nachricht erhalten, können Sie den Header überspringen und die Nachricht abhören. Sie können die Nachricht ganz oder teilweise erneut abhören. Zum Abhörend der Headerdetails drücken Sie am Ende der Nachricht 23. So können Sie Nachrichten in Ihrer Mailbox abhören: Die Anzahl der neuen Nachrichten wird angesagt. Die Ansage teilt Ihnen mit, wie viele dieser Nachrichten Priorität haben. 2. Drücken Sie 2, um Ihre Nachrichten zu erhalten. Der Header der ersten Nachricht wird abgespielt. Drücken Sie 0, um den Nachrichtenheader zu überspringen und die Nachricht abzuhören. 3. Mithilfe der folgenden Steuerelemente können Sie die Nachricht erneut ganz oder teilweise abhören. Drücken Sie 2, um die Nachricht erneut zu starten. Drücken Sie 23, um den Header erneut abzuspielen. Drücken Sie 3, um die Wiedergabe anzuhalten/wiederaufzunehmen. Drücken Sie 5, um die Nachricht um 5 Sekunden zurückzuspulen. Drücken Sie *5, um die Nachricht erneut zu starten. Drücken Sie 6, um die Nachricht um 5 Sekunden vorzuspulen. 4. Nach dem Abhören der Nachricht haben Sie folgende Möglichkeiten: Drücken Sie 1, um die Nachricht zu beantworten oder weiterzuleiten. Weitere Informationen finden Sie unter Beantworten von Nachrichten 20. Drücken Sie *1, um eine Faxnachricht weiterzuleiten. Weitere Informationen finden Sie unter Weiterleiten von Faxnachrichten 64. Drücken Sie *3, um die Nachricht zu löschen und zur nächsten Nachricht zu wechseln. Drücken Sie #, um die Nachricht zu überspringen und die nächste Nachricht abzuspielen. Die folgenden Steuerelemente stehen ebenfalls zur Verfügung. Drücken Sie *#, um zur nächsten Kategorie zu springen. Drücken Sie **8, um die soeben gelöschte Nachricht wiederherzustellen. Drücken Sie **4, um die Nachricht in der aktuellen Kategorie zu belassen und zur nächsten Kategorie zu springen. Drücken Sie *2, um zur vorherigen Nachricht zurückzukehren. Drücken Sie **9, um aufzulegen und Voic zu beenden. Intuity Mailbox - Benutzeranleitung Seite 19

20 3.2 Anrufen des Absenders einer Nachricht Falls die Nachrichte von einer internen Nummer aus gesendet wurde, können Sie den Absender anrufen. Wenn der Anruf von einer anderen Nebenstelle kommt oder die interne CLI des Anrufers bekannt ist (wird im Nachrichtenheader abgespielt), können Sie ihn möglicherweise zurückrufen. So rufen Sie den Absender zurück: 1. Drücken Sie beim Abhören der Nachricht Für den Rückruf drücken Sie 0. Danach werden Sie aus Ihrer Mailbox abgemeldet. 3.3 Nachricht beantworten Wenn Sie eine Sprach- oder -Nachricht erhalten, können Sie dem Absender eine Antwort senden. Sie können die Antwort entweder mit oder ohne Nachrichtenanhang senden. So beantworten Sie eine Nachricht: 1. Drücken Sie beim Abhören der Nachricht Zum Beantworten der Nachricht mit Voic drücken Sie 1 erneut. 3. Wählen Sie die Antwortart aus: Drücken Sie 6, um zu antworten, ohne die Originalnachricht anzuhängen. Drücken Sie 9, um mit angehängter Originalnachricht zu antworten. 4. Zeichnen Sie Ihre Antwort nach dem Signalton auf. 5. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie #. Ihre Antwortnachricht wird zur Lieferung eingeplant, und Sie kehren zur Option für die Nachrichtenabholung zurück. Intuity Mailbox - Benutzeranleitung Seite 20

21 3.4 Weiterleiten von Nachrichten Abhören von Nachrichten: Nachricht beantworten Sie können eine Sprachnachricht an eine oder mehrere andere Mailboxen gleichzeitig weiterleiten. Eine -Nachricht kann jeweils nur an eine Mailbox weitergeleitet werden. Sie können keine Sprachnachrichten weiterleiten, die vom Absender als privat gekennzeichnet wurden. Die aufgezeichneten Kommentare werden abgespielt, gefolgt von der weitergeleiteten Nachricht. Wenn Sie Nachrichten an dieselbe Gruppe von Personen weiterleiten, können Sie eine Mailingliste verwenden, um die Mailboxen auszuwählen, an die die Nachricht weitergeleitet werden soll. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Mailinglisten 28. So leiten Sie eine Sprachnachricht an andere Mailboxen weiter: 1. Drücken Sie beim Abhören der Nachricht Drücken Sie 2, um die Nachricht mit einem Kommentar weiterzuleiten. 3. Zeichnen Sie den Kommentar auf, und drücken Sie #, um die Aufzeichnung zu beenden. Sie werden nach den Weiterleitungsadressen gefragt. 4. Geben Sie eine Mailboxnummer ein (oder wählen Sie den gewünschten Namen aus), und drücken Sie dann #. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie alle Mailboxen eingegeben haben, an die die Nachricht weitergeleitet werden soll. Um die zuletzt eingegebene Nummer zu löschen, drücken Sie *3. 5. Drücken Sie #, um die Adressierung zu beenden. 6. Drücken Sie #, um die weitergeleitete Nachricht zu senden. Sie können die Adresse für eine weitergeleitete Nachricht festlegen, bevor Sie den Kommentar aufzeichnen. Weitere Informationen finden Sie unter Adressieren von Nachrichten vor dem Aufzeichnen 61. Intuity Mailbox - Benutzeranleitung Seite 21

22 3.5 Senden neuer Nachrichten Sie können eine Antwort an eine andere Mailbox oder an mehrere Mailboxen senden. Sie spezifizieren die Adresse einer Nachricht standardmäßig im Anschluss an ihre Aufzeichnung, können diese Option jedoch ändern, falls Sie es vorziehen, die Adresse zuerst festzulegen. Weitere Informationen finden Sie unter Adressieren von Nachrichten vor dem Aufzeichnen 61. So senden Sie eine neue Nachricht: 1. Drücken Sie beim Abhören der Nachricht Drücken Sie 4. Sie werden zum Aufzeichnen einer neuen Nachricht aufgefordert. Zeichnen Sie Ihren Kommentar auf, und drücken Sie #, um die Aufzeichnung zu beenden. 3. Sie werden nach den Weiterleitungsadressen gefragt. Bei der Eingabe von Adressen können Sie *2 drücken, um zwischen der Eingabe nach Nebenstellennummer oder nach übereinstimmenden Benutzernamen zu wechseln. Geben Sie eine Mailboxnummer ein (oder wählen Sie den gewünschten Namen aus), und drücken Sie dann #. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie alle Mailboxen eingegeben haben, an die die Nachricht weitergeleitet werden soll. Um eine Mailingliste auszuwählen und hinzuzufügen, drücken Sie *5. Sie werden aufgefordert, die Mailboxnummer des Eigentümers der Mailingliste einzugeben, gefolgt von der Nummer der Liste. Um die zuletzt eingegebene Nummer zu löschen, drücken Sie *3. Drücken Sie #erneut, um die Adressierung zu beenden. 4. Wählen Sie eine der folgenden Optionen: Drücken Sie 1, um die weitergeleitete Nachricht als privat zu kennzeichnen. Drücken Sie 2, um die weitergeleitete Nachricht als Priorität zu kennzeichnen. Drücken Sie #, um die weitergeleitete Nachricht zu senden. Intuity Mailbox - Benutzeranleitung Seite 22

23 3.6 Aufzeichnen von Nachrichten Abhören von Nachrichten: Senden neuer Nachrichten Sie können eine Nachricht aufzeichnen und sie an eine oder mehrere andere Mailboxen gleichzeitig senden. Wenn Sie regelmäßig Sprachnachrichten an dieselbe Gruppe von Mailbox-Eigentümern senden, können Sie eine Mailingliste erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Mailinglisten 27. Aufzeichnungen müssen mindestens 3 Sekunden lang sein. Sie geben die Adresse einer Nachricht standardmäßig im Anschluss an ihre Aufzeichnung an, können diese Option jedoch ändern, falls Sie es vorziehen, die Adresse zuerst festzulegen. Weitere Informationen finden Sie unter Adressieren von Nachrichten vor dem Aufzeichnen 61. So zeichnen Sie eine Nachricht auf: 2. Zum Auswählen der Aufzeichnung drücken Sie Zeichnen Sie Ihre Nachricht nach dem Signalton auf. 4. Drücken Sie #, um die Aufzeichnung zu beenden, oder 1, um die soeben erfolgte Aufzeichnung zu bearbeiten. Drücken Sie 1, um die Aufzeichnung zu beenden bzw. zu starten. Drücken Sie 2, um die Aufzeichnung zurückzuspulen. Drücken Sie 23, um die Aufzeichnung abzuspielen. Drücken Sie *3, um die Aufzeichnung zu löschen. Drücken Sie #, um die Aufzeichnung zu bestätigen. 5. Sie werden vom System aufgefordert, die Adressen einzugeben, an die die Nachricht weitergeleitet werden soll. Bei der Eingabe von Adressen können Sie *2 drücken, um zwischen der Eingabe nach Nebenstellennummer oder nach übereinstimmenden Benutzernamen zu wechseln. Geben Sie eine Mailboxnummer ein (oder wählen Sie den gewünschten Namen aus), und drücken Sie dann #. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie alle Mailboxen eingegeben haben, an die die Nachricht weitergeleitet werden soll. Um eine Mailingliste auszuwählen und hinzuzufügen, drücken Sie *5. Sie werden aufgefordert, die Mailboxnummer des Eigentümers der Mailingliste einzugeben, gefolgt von der Nummer der Liste. Weitere Informationen finden Sie unter Mailinglisten 26. Um die zuletzt eingegebene Nummer zu löschen, drücken Sie *3. Drücken Sie # erneut, um die Adressierung zu beenden. 6. Wählen Sie eine der folgenden Optionen: Drücken Sie 1, um die weitergeleitete Nachricht als privat zu kennzeichnen. Drücken Sie 2, um die weitergeleitete Nachricht als Priorität zu kennzeichnen. Drücken Sie #, um die weitergeleitete Nachricht zu senden. Beim Abhören einer Nachricht können Sie eine neue Nachricht aufzeichnen und an beliebige Mailbox-Eigentümer senden. Weitere Informationen finden Sie unter Senden neuer Nachrichten 22. Intuity Mailbox - Benutzeranleitung Seite 23

24 3.7 Eigene Nachrichten durchsuchen Mit der Funktion zum Durchsuchen können Sie Nachrichten bzw. Nachrichtenheader abhören, ohne weitere Maßnahmen ergreifen zu müssen. Der Nachrichtenheader teilt Ihnen den Zeitpunkt des Eingangs der Nachricht, den Absender (falls bekannt) und die Nachrichtenlänge mit. So durchsuchen Sie Ihre Nachrichten: 2. Drücken Sie 7, um Nachrichten zu durchsuchen. 3. Wählen Sie den gewünschten Modus aus: Drücken Sie 1, um Header und Nachrichten zu durchsuchen. Drücken Sie 2, um nur Header zu durchsuchen. Drücken Sie 3, um nur Nachrichten zu durchsuchen. 4. Während der Wiedergabe des Nachrichtenheaders bzw. der Nachricht haben Sie folgende Möglichkeiten: Drücken Sie 2, um die aktuelle Nachricht zurückzuspulen. Drücken Sie 3, um die Wiedergabe anzuhalten/wiederaufzunehmen. Drücken Sie *7, um das Durchsuchen von Nachrichten zu beenden. 5. Während des Abhörens einer Nachricht können Sie 1 drücken, um sie zu beantworten oder weiterzuleiten. Sie haben dann folgende Möglichkeiten: Drücken Sie 0, um den Absender der Nachricht anzurufen. Weitere Informationen finden Sie unter Anrufen des Absenders einer Nachricht 20. Drücken Sie 1, um eine Sprachnachricht in der Mailbox des Anrufers zu hinterlassen. Weitere Informationen finden Sie unter Beantworten von Nachrichten 20. Drücken Sie 2, um die Nachricht an eine andere Mailbox weiterzuleiten. Weitere Informationen finden Sie unter Weiterleiten von Nachrichten 21. Drücken Sie 4, um eine neue Nachricht an einen anderen Mailbox-Eigentümer zu senden. Weitere Informationen finden Sie unter Senden neuer Nachrichten 22. Nachdem Sie alle Ihre Nachrichten abgehört haben, kehren Sie zum Aktivitätsmenü zurück. Intuity Mailbox - Benutzeranleitung Seite 24

25 Kapital 4. Mailinglisten Intuity Mailbox - Benutzeranleitung Seite 25

26 4. Mailinglisten Sie können Mailinglisten (auch als persönliche Verteilerlisten oder PDLs bekannt) zur Speicherung von Mailboxnummerngruppen verwenden, um eine Sprachnachricht an mehrere Empfänger gleichzeitig zu senden. Das ist nützlich, wenn Sie oft Nachrichten an dieselben Personen senden, zum Beispiel an die Mitarbeiter einer Abteilung oder mehrerer Abteilungen oder sogar der ganzen Firma. Ihrer Mailbox können bis zu 20 PDLs zugewiesen sein. Jede Liste kann bis zu 360 Mailboxnummern enthalten. Listen können privater oder öffentlicher Natur sein. Private Listen können nur von Ihnen verwendet werden, während öffentliche Listen auch anderen Mailboxbenutzern beim Weiterleiten einer Nachricht zugänglich sind. Von Ihnen erstellte öffentliche Listen können nicht von anderen Benutzern geändert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Mailinglisten 27. Bei der Adressierung einer Nachricht können Sie eine Ihrer eigenen Mailinglisten oder eine öffentliche Liste aus einer unterschiedlichen Mailbox wählen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Mailinglisten 28. Falls Sie viele Mailinglisten eingerichtet haben, könnte es nützlich sein, diese zu durchsuchen, falls Sie sie prüfen und feststellen müssen, wie viele Mitglieder (Mailboxnummern) jede Liste enthält. Wenn Sie eine Liste durchsuchen, können Sie sie löschen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Mailinglisten 30. Verwenden von Phone Manager Falls Sie es vorziehen, mit einer visuellen Darstellung einer Mailingliste zu arbeiten, können Sie die Anwendung Phone Manager verwenden (falls vorhanden). Phone Manager gestattet Ihnen die Einrichtung oder Änderung von Mailinglisten mithilfe eines Computers anstelle über das Mobilteil des Telefons. Außerdem können Sie auf der Grundlage einer nicht von Ihnen erstellten Mailingliste eine neue Mailingliste erstellen. Jede über das Telefon erstellte Mailingliste ist in Phone Manager verfügbar. In Phone Manager werden Mailinglisten als persönliche Verteilerlisten (Personal Distribution Lists, PDLs) bezeichnet. Jede Änderung an PDLs in Phone Manager wird übernommen, wenn Sie Ihre Mailinglisten über das Mobilteil Ihres Telefons verwalten Weitere Informationen finden Sie im Phone Manager-Benutzerhandbuch. Intuity Mailbox - Benutzeranleitung Seite 26

27 4.1 Erstellen von Mailinglisten Sie können bis zu 20 Mailinglisten für Ihre Mailbox erstellen. Jede Liste kann bis zu 360 Mailboxnummern enthalten. Mailinglisten: Jede erstellte Mailingliste kann mit Phone Manager angezeigt und bearbeitet werden. Weitere Informationen finden Sie im Phone Manager-Benutzerhandbuch. So erstellen Sie eine Mailingliste: 2. Drücken Sie 5, um die persönlichen Optionen aufzurufen. 3. Drücken Sie 1, um die Mailinglistenoptionen aufzurufen. 4. Drücken Sie 1, um eine neue Mailingliste zu erstellen. 5. Geben Sie eine Nummer zur Identifizierung der Liste ein und drücken Sie dann #. Die Listenidentifizierungsnummer darf maximal 6 Ziffern haben. Wenn die Nummer zu lang ist oder bereits verwendet wird, werden Sie aufgefordert, eine andere Nummer einzugeben, gefolgt von #. 6. Kennzeichnen Sie die Liste als privat oder öffentlich. Drücken Sie 1, um die Liste als privat zu kennzeichnen. Drücken Sie 2, um die Liste als öffentlich zu kennzeichnen. Eine öffentliche Mailingliste kann von anderen Mailboxeigentümern verwendet werden, eine private Liste jedoch nicht. 7. Beginnen Sie auf Aufforderung mit dem Hinzufügen von Mailboxen zur Mailingliste. Um eine Mailbox hinzuzufügen, geben Sie die Mailboxnummer ein und drücken #. Für lokale Mailboxen wird der Benutzername der Mailbox bestätigt. Beim Hinzufügen von Mailboxen können Sie außerdem die folgenden Optionen verwenden: Drücken Sie *2, um Mailboxen nach Namen auszuwählen. Drücken Sie *5, um den Inhalt einer weiteren öffentlichen Mailboxliste zu importieren. Sie werden aufgefordert, die Mailboxnummer des Eigentümers der Liste einzugeben, gefolgt von #, und dann die Listennummer, gefolgt von #. Falls die Mailbox oder Liste ungültig ist oder die Liste privat ist, kehren Sie zur Option zur Erstellen einer Mailboxliste auf die gewohnte Weise zurück. Falls die Liste vorliegt und öffentlich ist, wird ihr Inhalt importiert, solange der Import nicht zu einer Liste mit mehr als 360 Einträgen führt. Doppeleinträge werden automatisch entfernt. 8. Drücken Sie #, um das Hinzufügen von Mailboxadressen zu beenden. Die Mailingliste kann nun verwendet werden. Nach dem Erstellen kann eine Liste zum Senden und Weiterleiten von Nachrichten über das Telefon oder die Anwendung Phone Manager verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Mailinglisten 28. Die Liste kann auch über das Telefon oder die Anwendung Phone Manager geändert oder gelöscht werden. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Mailinglisten 30. Intuity Mailbox - Benutzeranleitung Seite 27

28 4.2 Verwenden von Mailinglisten Wenn Sie bei Ihrer Mailbox angemeldet sind, können Sie eine Nachricht aufzeichnen und diese an die in der Mailingliste aufgeführten Mailboxen senden. So senden Sie eine Nachricht an die Mitglieder einer privaten Mailingliste: 1. Drücken Sie 1, um die Nachricht aufzuzeichnen, die Sie an jedes Mitglied der Liste senden möchten. 2. Zeichnen Sie Ihre Nachricht nach dem Signalton auf. 3. Drücken Sie #, um den Vorgang abzuschließen. Sie werden jetzt aufgefordert, die Nebenstellen einzugeben, an die Sie die Nachricht senden möchten. Dazu verwenden Sie eine Mailingliste, die alle Nebenstellen enthält. 4. Drücken Sie *5. Sie verwenden eine von Ihnen erstellte private Mailingliste. 5. Drücken Sie #. Ihr Name wird angekündigt und Sie werden gebeten, die Listenkennung einzugeben. 6. Geben Sie die Listen-ID ein und drücken Sie #. Sie hören die Listennummer und die Anzahl der Mitglieder in der Liste. Sie werden aufgefordert, die Nebenstellennummern einzugeben. Sie verwenden eine Mailingliste, die alle Nebenstellen enthält. 7. Drücken Sie #. 8. Drücken Sie #, um die Nachricht zu senden. Sie hören eine Bestätigung, dass die Lieferung eingeplant ist. Ihre Nachricht wird an alle Nebenstellen in der Mailingliste gesendet. So senden Sie eine Nachricht an die Mitglieder einer öffentlichen Mailingliste: 1. Drücken Sie 1, um die Nachricht aufzuzeichnen, die Sie an jedes Mitglied der Liste senden möchten. 2. Zeichnen Sie Ihre Nachricht nach dem Signalton auf. 3. Drücken Sie #, um den Vorgang abzuschließen. Sie werden jetzt aufgefordert, die Nebenstellen einzugeben, an die Sie die Nachricht senden möchten. Dazu verwenden Sie eine Mailingliste, die alle Nebenstellen enthält. 4. Drücken Sie *5. Sie verwenden eine öffentliche Mailingliste, die von einer anderen Person erstellt wurde. 5. Geben Sie die Nebenstellennummer des Eigentümers der öffentlichen Mailingliste ein, und drücken Sie #. Sie hören den Namen des Mailbox-Eigentümers und werden gebeten, die Listenkennung einzugeben. 6. Geben Sie die Listen-ID ein und drücken Sie #. Sie hören die Listennummer und die Anzahl der Mitglieder in der Liste. Sie werden aufgefordert, die Nebenstellennummern einzugeben. Sie verwenden eine Mailingliste, die alle Nebenstellen enthält. 7. Drücken Sie #. 8. Drücken Sie #, um die Nachricht zu senden. Sie hören eine Bestätigung, dass die Lieferung eingeplant ist. Ihre Nachricht wird an alle Nebenstellen in der Mailingliste gesendet. Intuity Mailbox - Benutzeranleitung Seite 28

29 Mailinglisten: Verwenden von Mailinglisten Mithilfe einer Mailingliste können Sie eine Nachricht an mehrere Mailboxen gleichzeitig weiterleiten. Nur Nachrichten, die als privat gekennzeichnet sind, können nicht weitergeleitet werden. So leiten Sie eine Nachricht an die Mitglieder einer Mailingliste weiter: 1. Drücken Sie beim Abhören der Nachricht Drücken Sie 2, um die Nachricht mit einem Kommentar weiterzuleiten. Sie werden vom System aufgefordert, nach dem Signalton Ihre Bemerkung aufzuzeichnen. Zeichnen Sie Ihren Kommentar auf, und drücken Sie #, um die Aufzeichnung zu beenden. 3. Sie werden jetzt aufgefordert, die Nebenstellen einzugeben, an die Sie die Nachricht senden möchten. Dazu verwenden Sie eine Mailingliste, die alle Nebenstellen enthält. Drücken Sie *5. Sie verwenden eine von Ihnen erstellte Mailingliste. 4. Drücken Sie #. Ihr Name wird angekündigt und Sie werden gebeten, die Listenkennung einzugeben. 5. Geben Sie die Listen-ID ein und drücken Sie #. Sie hören die Listennummer und die Anzahl der Mitglieder in der Liste. Sie werden aufgefordert, die Nebenstellennummern einzugeben. Sie verwenden eine Mailingliste, die alle Nebenstellen enthält. 6. Drücken Sie #. 7. Drücken Sie #, um die Nachricht zu senden. Sie hören eine Bestätigung, dass die Lieferung eingeplant ist. Ihre Nachricht wird an alle Nebenstellen in der Mailingliste gesendet. Intuity Mailbox - Benutzeranleitung Seite 29

30 4.3 Verwalten von Mailinglisten Wenn Sie eine Mailingliste erstellt haben, können Sie: alle Listen überprüfen 30. einer Mailingliste Mitglieder hinzufügen 31. Mitglieder aus einer Liste löschen 31. Mailinglisten löschen 32. den Status von Mailinglisten ändern 30. Jede erstellte Mailingliste kann mit Phone Manager angezeigt und bearbeitet werden. Alle Änderungen über das Telefon führen zu einer Aktualisierung der Details, die in Phone Manager angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie im Phone Manager-Benutzerhandbuch. Nach dem Erstellen einer Mailingliste können Sie die Identifikationsnummer und die Mitglieder der Liste ermitteln, indem Sie Ihre Mailinglisten durchsuchen oder überprüfen. So überprüfen Sie alle Ihre Mailinglisten: 2. Drücken Sie 5, um die persönlichen Optionen aufzurufen. 3. Drücken Sie 1, um die Mailinglisten aufzurufen. 4. Drücken Sie 2, um die Mailinglisten zu durchsuchen. Sie hören die Nummer der Liste mit der geringsten Mitgliederanzahl, die Anzahl ihrer Mitglieder und ihren Status (privat oder öffentlich). 5. Sie haben jetzt die folgenden Möglichkeiten: Drücken Sie 0, um die Listendetails abzuhören. Drücken Sie #, um zur nächsten Liste zu springen. Der Status einer Mailingliste kann privat oder öffentlich sein. Ist eine Mailingliste öffentlich, kann jedermann über sie Nachrichten an alle Mitglieder der Liste senden. Eine private Mailingliste kann nur von dem Eigentümer der Liste verwendet werden. Nach dem Erstellen einer Liste kann deren Status geändert werden. So ändern Sie den Status von Mailinglisten: 2. Drücken Sie 5, um die persönlichen Optionen aufzurufen. 3. Drücken Sie 1, um die Mailinglisten aufzurufen. 4. Drücken Sie 3, um die Mailingliste zu ändern. Sie werden vom System aufgefordert, die Mailboxnummer des Eigentümers der Mailingliste einzugeben. 5. Drücken Sie #, da Sie selbst der Eigentümer der Mailbox sind. Sie werden vom System aufgefordert, die Nummer der Mailingliste einzugeben. 6. Geben Sie die Identifikationsnummer der Liste ein und drücken Sie #. Die Listendetails werden angesagt. 7. Drücken Sie 1, um Details der Mailingliste hinzuzufügen oder zu ändern. Der Status der Mailingliste wird angesagt. 8. Drücken Sie 9, um den Status der Mailingliste zu ändern. Der neue Status der Mailingliste wird angesagt. 9. Drücken Sie #. 10. Drücken Sie *#, um die Überprüfung abzuschließen. Intuity Mailbox - Benutzeranleitung Seite 30

31 Wenn eine Mailingliste erstellt wurde, können Mitglieder der Liste aus ihr entfernt werden. Mailinglisten: Verwalten von Mailinglisten So löschen Sie Mitglieder aus einer Mailingliste: 2. Drücken Sie 5, um die persönlichen Optionen aufzurufen. 3. Drücken Sie 1, um die Mailinglisten aufzurufen. 4. Drücken Sie 3, um die Mailingliste zu ändern. Sie werden vom System aufgefordert, die Mailboxnummer des Eigentümers der Mailingliste einzugeben. 5. Drücken Sie #, da Sie selbst der Eigentümer der Mailbox sind. Sie werden vom System aufgefordert, die Nummer der Mailingliste einzugeben. 6. Geben Sie die Identifikationsnummer der Liste ein und drücken Sie #. Die Listendetails sowie die Nummer bzw. der Name der ersten Mailbox werden angesagt. Überprüfen Sie die Mitglieder der Liste. Drücken Sie *3, um das betreffende Mailinglistenmitglied zu löschen. Drücken Sie #, um das nächste Mitglied abzuhören. 7. Drücken Sie *#, um die Überprüfung abzuschließen. Wenn eine Mailingliste erstellt wurde, können ihr neue Mitglieder hinzugefügt werden. So fügen Sie einer Mailingliste Mitglieder hinzu: 2. Drücken Sie 5, um die persönlichen Optionen aufzurufen. 3. Drücken Sie 1, um die Mailinglisten aufzurufen. 4. Drücken Sie 3, um die Mailingliste zu ändern. Sie werden vom System aufgefordert, die Mailboxnummer des Eigentümers der Mailingliste einzugeben. 5. Drücken Sie #, da Sie selbst der Eigentümer der Mailbox sind. Sie werden vom System aufgefordert, die Nummer der Mailingliste einzugeben. 6. Geben Sie die Identifikationsnummer der Liste ein und drücken Sie #. Die Listendetails werden angesagt. 7. Drücken Sie 1, um Details der Mailingliste hinzuzufügen oder zu ändern. Der Status der Mailingliste wird angesagt. 8. Drücken Sie 6, um den Listenstatus unverändert beizubehalten. 9. Geben Sie die neue Nebenstellennummer ein und drücken Sie #. 10. Drücken Sie #, um die Adressierung abzuschließen. 11. Drücken Sie *#, um die Überprüfung abzuschließen. Intuity Mailbox - Benutzeranleitung Seite 31

32 Nicht mehr benötigte Mailinglisten können gelöscht werden. So löschen Sie eine Mailingliste: 2. Drücken Sie 5, um die persönlichen Optionen aufzurufen. 3. Drücken Sie 1, um die Mailinglisten aufzurufen. 4. Drücken Sie die 2, um die Mailinglisten zu durchsuchen. 5. Drücken Sie #, um zu den nicht benötigten Mailinglisten zu springen. 6. Drücken Sie *3, wenn Sie die Details der Mailingliste hören, die Sie löschen möchten. 7. Drücken Sie *7, um zum Aktivitätsmenü zurückzukehren. Intuity Mailbox - Benutzeranleitung Seite 32

33 Kapital 5. Persönliche Begrüßungen Intuity Mailbox - Benutzeranleitung Seite 33

34 5. Persönliche Begrüßungen 5.1 Anruftypen und Begrüßungen Anrufer, die auf Ihre Mailbox weitergeleitet werden, hören die Systembegrüßung (' Ihr Anruf wird von beantwortet. <Name> ist zurzeit nicht erreichbar. Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht nach dem Signalton. ) Die standardmäßige Systembegrüßung kann nicht geändert werden. Sie können jedoch die Systembegrüßung durch eine von Ihnen aufgezeichnete Begrüßung ersetzen. Sie können eine Bibliothek mit bis zu 9 persönlichen Begrüßungen aufzeichnen. Dies sind die Begrüßungen, die Anrufer hören, wenn sie mit Ihrer Voic verbunden werden. Sie können bestimmten Anrufsituationen unterschiedliche Begrüßungen zuweisen. Zum Beispiel können Sie unterschiedliche Begrüßungen für Anrufe von internen und externen Anrufern zuweisen. Außerdem können Sie eine persönliche Begrüßung verwenden, um Anrufern die verfügbaren Vermittlungsoptionen mitzuteilen. Weitere Informationen finden Sie unter Verweisen von Anrufern auf Vermittlungsoptionen 44. Jede Begrüßung, die über die Benutzerschnittstelle des Telefons aufgezeichnet wurde, kann über Phone Manager zum Benennen, Zuweisen und Neuaufzeichnen aufgerufen werden. Weitere Informationen finden Sie im Phone Manager- Benutzerhandbuch. Es gibt drei Begrüßungstypen: Zeitweilig 35. Sammelanschluss 36. Persönlich 36. Die Verwendung von Begrüßungen umfasst die folgenden wichtigen Schritte: 1. Erstellen von Begrüßungen. Weitere Informationen finden Sie unter Aufzeichnen von Begrüßungen Weisen Sie einem Anruftyp eine Begrüßung zu. Es gibt zwei Möglichkeiten zum Zuweisen von Begrüßungen zu Anruftypen: Sie können den Anruftyp auswählen und dann die Begrüßung zuweisen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Begrüßungen 39. Wählen Sie eine Begrüßung aus und weisen Sie sie einem Anruftyp zu. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren von Begrüßungen 40. Intuity Mailbox - Benutzeranleitung Seite 34