DATEV Anwalt pro. Arbeitsunterlage

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1 DATEV Anwalt pro Arbeitsunterlage

2 Herausgeber: DATEV eg, Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und unternehmensbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Unternehmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z.t. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr /04-01 Bestell-Art.-Nr.: 37716

3 Vorwort Der Einsatz von DATEV-Programmen erleichtert Ihren Arbeitsalltag. Voraussetzung für ein erfolgreiches Arbeiten sind allerdings solides Grundlagenwissen und gute Kenntnisse im Umgang mit der jeweiligen Software. Die vorliegende Arbeitsunterlage vermittelt Ihnen die theoretischen Grundlagen bzw. den praxisbezogenen Einstieg in das Programm. Sie dient als Unterlage für ein Seminar, kann aber auch als Nachschlagewerk und täglicher Begleiter zum Programmeinsatz unabhängig von einem Seminar bezogen werden. Der Aufbau der Arbeitsunterlage orientiert sich an den Arbeitsabläufen in der Praxis. Piktogramme, zahlreiche Übungen und Musterfälle machen die Arbeitsunterlage übersichtlich und anschaulich. Die Inhalte sind leicht verständlich aufbereitet und können gut auf die tägliche Anwendungspraxis übertragen werden. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit unserem Weiterbildungsangebot. Informieren Sie sich doch auch zu unseren weiteren Wissensangeboten: Im Bestell-Manager und im Internet unter sowie unter können Sie sich 24 Stunden täglich zu unseren Seminaren anmelden sowie weitere Lernmaterialien bestellen. Ihre Meinung ist uns wichtig Wir freuen uns über Ihre Anregungen und Verbesserungsvorschläge. Senden Sie diese einfach formlos an folgende Adresse: DATEV eg, B-W14, Nürnberg 1

4 Zum Aufbau dieser Unterlage Der rasche Wandel unserer Zeit zwingt uns, immer mehr Wissen in möglichst kurzer Zeit aufzunehmen. Damit dies gelingt, ist es erforderlich, Informationen klar zu strukturieren und aufzubereiten. Die Arbeitsunterlage wurde deshalb nach einem eindeutigen didaktischen Konzept aufgebaut, das durch folgende Bilder optisch unterstützt wird: À Ä Â Zu diesem Kapitel Nach diesem Kapitel können Sie So... È Übung Æ Exkurs Ç Notizen Å Merksatz à Hinweis Á Achtung! Dieser Textteil führt Sie in ein neues Thema ein. Sie erfahren die Lernziele des Kapitels. Der Referent stellt Lerninhalte anhand eines Beispiels vor. Sie können die einzelnen Schritte der Aufgabe nachvollziehen. Sie lösen eine Aufgabe eigenständig. Bei diesem Textteil handelt es sich um weiterführendes Wissen. Hier können Sie eigene Anmerkungen notieren. Dieser Textteil gibt die zentralen Lerninhalte wieder. Hier erfahren Sie nützliches Begleitwissen oder organisatorische Tipps. Diese Warnung soll Ihnen helfen, schwerwiegende Fehler zu vermeiden. 2

5 Inhaltsverzeichnis 1 DATEV Anwalt pro Informationen im DATEV Arbeitsplatz pro Aktenorientierte Informationen Der Navigationsbereich Der Arbeitsbereich Die Zusatzbereiche Mandantenorientierte Informationen Der Navigationsbereich Der Arbeitsbereich Die Zusatzbereiche Akten bearbeiten/neu anlegen Aufbau der Akte Navigationsbereich Arbeitsbereich Zusatzbereiche Akten bearbeiten Neue Akte anlegen Besonderheiten bei der Beteiligtenzuordnung Mandant kompakt anlegen Adressat kompakt anlegen Besonderheiten bei der Beziehungsanlage Beziehung kompakt anlegen Rechtschutzversicherung/Haftplichtversicherung Einstellungen: Individuelle Beziehungsarten Akten-Kompaktanlage Berichte erstellen Prozessregister anzeigen und drucken Aufgaben, Termine und Fristen Aufgaben Aufruf Neue Aufgabe anlegen

6 3.1.3 Aufgaben Schnellverfügung Aufgaben bearbeiten, löschen, verfristen und erledigen Aufgabenliste drucken Termine Grundsätzliche Informationen für die Arbeit mit dem Kalender Gemeinsame Darstellung aller Zeitelemente Schnellinfo Termine in der Mandantenübersicht Fristen Fristen aufrufen Fristen neu anlegen Fristen korrigieren, bestätigen, abvermerken, erledigen oder stornieren Fristenkontrollblatt drucken Fristen überwachen Individuelle Einstellungen zu Fristen vornehmen Posteingang/-ausgang Posteingang erfassen Posteingang mit Frist erfassen Postausgang erfassen Festschreiben des Postausganges Verbindung Postausgang Fristerledigung Anwalts-Cockpit Stichwortverzeichnis

7 1 DATEV Anwalt pro Informationen im DATEV Arbeitsplatz pro 1.1 Aktenorientierte Informationen 1.2 Mandantenorientierte Informationen 5

8 À Zu diesem Kapitel In diesem Kapitel zeigen wir Ihnen, wie Sie aktenorientierte Informationen in der neuen Arbeitsoberfläche von DATEV Anwalt pro abrufen. Zudem lernen Sie, mandantenbezogene Informationen zu nutzen. DATEV Anwalt pro ist in den DATEV Arbeitsplatz pro integriert. Der Einstieg in die Verwaltung und Bearbeitung der Akten erfolgt angesichts dessen über den zentralen DATEV Arbeitsplatz pro. Ebenfalls starten Sie von hier die DATEV- Programme. Mit Hilfe von Anwalt pro verwalten Sie schnell und übersichtlich alle Akten Ihres Büros. Viele wichtige Informationen zur Akte, wie z. B. Aktenbeteiligte oder erstellte Dokumente, sind bereits an der Programmoberfläche sichtbar. Ein Öffnen der einzelnen Akte ist damit nicht erforderlich. Der Akteneinstieg ist sowohl über die Akte selbst, als auch über den Mandanten möglich. Dies ist eine der zahlreichen Verbesserungen gegenüber dem bisherigen Programm DATEV Phantasy, die in ihrer Gesamtheit eine Optimierung des Bedienkomforts zum Ziel haben. Anwalt pro im DATEV Arbeitsplatz pro ist zudem die Schaltzentrale, von der aus Sie die anderen Dienste, wie z. B. Aufgaben, Fristen und Termine und die Anwalt pro- Komponenten (Mandantenkonto, Forderungskonto, Kostenrechnung, Fristenverwaltung, Aufwanderfassung, EDA-Mahnverfahren, Juristische Arbeitshilfen öffnen und Kostenrechner starten) aufrufen. Ä Nach diesem Kapitel: 4 kennen Sie den Aufbau des DATEV Arbeitsplatzes pro und wissen, wo Sie aktenoder mandantenbezogene Informationen abrufen können. 1.1 Aktenorientierte Informationen Was ist neu? Der Einstieg in die Verwaltung und Bearbeitung der Akten erfolgt über den DATEV Arbeitsplatz pro. Hier bekommen Sie bereits einen schnellen Überblick über viele wichtige Infos zur Akte ohne die einzelne Akte öffnen zu müssen. Das spart Zeit bei der Fallbearbeitung. 6

9 Die neue Arbeitsoberfläche ist modular aufgebaut und intuitiv zu bedienen. Sie können diese ganz an Ihre individuellen Bedürfnisse und Ihren Arbeitsstil anpassen und sich so auf die für Sie wesentlichen Funktionen konzentrieren. Zudem passen sich Funktionen und Informationsangebote dynamisch Ihrer Arbeitssituation an. Der Arbeitsplatz pro ist in drei Bereiche unterteilt. Navigationsbereich (1) Arbeitsbereich (2) Zusatzbereiche (3) Diese Bereiche variieren im Detail, je nachdem, ob Sie schwerpunktmäßig aktenoder mandantenorientiert (íkapitel 1.2) arbeiten. Im Folgenden werden zunächst die Bereiche bei aktenorientierter Arbeitsweise dargestellt Der Navigationsbereich Der Navigationsbereich besteht aus zwei Bereichen: Navigationsschaltflächen im unteren Bereich Hier: Unsere Kanzlei Durch Klick auf die Navigationsschaltfläche gelangen Sie zur Übersicht Unsere Kanzlei und der Übersicht Akten im oberen Bereich. 7

10 Übersicht im oberen Bereich In der Übersicht Akten stehen Ihnen verschiedene Aktenlisten zur Verfügung. Hier: Alle Akten Alle aktiven Akten Schlafende Akten (Akten, die keine Wiedervorlagen in der Zukunft enthalten) Meine aktiven Akten Zuletzt geöffnete Akten Aktive Sicherheitsbereiche Mit Doppelklick wählen Sie die gewünschte (Akten-)liste. 8

11 1.1.2 Der Arbeitsbereich Nach Auswahl einer Aktenliste werden die dazugehörigen Akten im Arbeitsbereich angezeigt. Jede Zeile der Liste stellt eine Akte dar. Die Spalteneinträge beinhalten Informationen über die einzelne Akte wie Art, Registernummer, Kurzrubrum, Sachbearbeiter, Referat oder Wegen. Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Anzeige nach dieser Spalte auf- und absteigend zu sortieren. Spalten können ausgeblendet und ihre Reihenfolge verändert werden. Details hierzu entnehmen Sie der íarbeitsunterlage Einführung in DATEV pro DATEV Arbeitsplatz pro und Stammdatendienst, Kapitel 5. Ã Hinweis: Sie können den Arbeitsbereich auf den gesamten Bildschirmbereich erweitern, indem Sie in der Symbolleiste auf das Symbol (Übersicht) klicken. Akte suchen Zu Ihrem Tagesgeschäft gehört es, bereits angelegte Akten zu suchen, um beispielsweise ein Mandantengespräch vorzubereiten. Hierfür hält der Arbeitsplatz pro die Schnellsuche im Arbeitsbereich bereit. Mit der Schnellsuche reduzieren Sie die Liste auf Einträge, die mit dem eingegebenen Suchkriterium übereinstimmen. 9

12 , um die Schnell- Falls das Suchfeld nicht eingeblendet ist, klicken Sie auf suche zu aktivieren. Erfassen Sie die ersten Zeichen des Suchbegriffs im Suchfeld. Während der Eingabe wird die Liste automatisch aktualisiert. Es werden nur noch die Einträge angezeigt, die die eingegebene Zeichenfolge enthalten. Beispiel: Erfassen Sie die Buchstabenfolge ziv. Es werden sämtliche Akten aus dem Referat Zivilrecht angezeigt. Wenn Sie die Eingabe durch Drücken von löschen, erscheint automatisch wieder die Ausgangsliste. Spezielle Suchfunktionen Erweiterte Suche: Eingabe mehrerer Suchbegriffe Mit der erweiterten Suche reduzieren Sie die Liste auf Einträge, die mit mehreren Suchkriterien übereinstimmen. Gehe zu: Zu einem Suchbegriff in Listen springen Mit der Funktion Gehe zu springen Sie direkt zu den Listeneinträgen, die den gewählten Suchbegriff enthalten. Im Gegensatz zur Schnellsuche oder Erweiterten Suche werden die übrigen Listeneinträge bei dieser Vorgehensweise nicht ausgeblendet. Weitere Informationen entnehmen Sie dem íhilfemenü. Drücken Sie hierzu. 10

13 Akte öffnen Doppelklicken Sie auf eine gefundene Akte, um diese zu öffnen und zu bearbeiten. Ã Hinweis: Sie sehen nur die Akten, für die Sie die Zugriffsrechte besitzen. Solche werden in der Nutzungskontrolle festgelegt. Einzelheiten können Sie durch Drücken von über das Hilfemenü abrufen unter Index Akten sperren. Sie können mehrere Akten öffnen, wie z. B. diejenigen, mit denen Sie zuletzt gearbeitet haben, indem Sie diese vorzugsweise in der Liste Zuletzt geöffnete Akten markieren. Klicken Sie auf den Link Akten öffnen, um diese in einem Vorgang zu öffnen. Ç Notizen: 11

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