ing in English (B1) Stilsicher und systematisch korrespondieren. Kirsten Wächter 1. Ausgabe, Januar 2010 BSP-MAIL-E

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1 ing in English (B1) Kirsten Wächter 1. Ausgabe, Januar 2010 Stilsicher und systematisch korrespondieren BSP-MAIL-E

2 Inhaltsverzeichnis Impressum Einführung Über die Autorin Grundbegriffe Sprechen Sie Internet? Edit oder Undo? Terminologie der -Programme Von FWD bis Cc Abkürzungen Nützliche Vokabeln auf einen Blick Management Wie viel braucht der Mensch? Die Informationsflut bewältigen Was tun bei Endlos- s? Nützliche Vokabeln auf einen Blick s planen und schreiben Wann sind s sinnvoll? Für den Leser schreiben Die -Adresse Interpunktion und Rechtschreibung Gliederung und Struktur Die Zeiten parat haben Nützliche Vokabeln auf einen Blick Alles eine Frage des Stils Grußformeln Einleitungssätze formulieren Zum guten Schluss Stilebenen in englischen s Networking mit Small Talk s für jeden Anlass Muster- s als Vorlage benutzen Vereinbarungen und Einladungen Bitten und Anfragen Vokabeln und Redewendungen auf einen Blick Auf s antworten Positive Antworten Negative Antworten Nützliche Redewendungen auf einen Blick Berichte als s Memos und Protokolle Informationen strukturieren und präsentieren Entwicklungen beschreiben Vokabeln und Redewendungen auf einen Blick Fit for ing in English? Test Yourself! Newsletter gestalten Werbebriefe verfassen Buchungsanfragen schreiben Verhandeln via ? Lösungen typische Fehler in englischen s Alphabetischer Wortschatz: Englisch Deutsch Literaturverzeichnis / Internetlinks Bildquellenverzeichnis Stichwortverzeichnis Redewendungen auf einen Blick

3 4 Alles eine Frage des Stils Nach diesen Vorüberlegungen ist es nun an der Zeit, sich mit dem eigentlichen Verfassen der auseinanderzusetzen. Dazu werden im Folgenden die üblichen Formeln für Anrede und Gruß vorgestellt sowie nützliche Einleitungs- und Schlusssätze: Wir bauen also zunächst den Rahmen der , bevor wir uns in Kapitel 5 den verschiedenen Schreibanlässen widmen.

4 4.1 Alles eine Frage des Stils 4.1 Grußformeln In diesem Abschnitt erfahren Sie wann Sie eine förmliche bzw. freundschaftliche Grußformel am Anfang und am Ende Ihrer verwenden; welche Grußformeln zeitgemäß sind; welche Anrede für Frauen üblich ist. Wie oben bereits erläutert, hängt vom Empfänger und Ihrem Anliegen ab, wie förmlich eine sein muss. Dies zeigt sich bereits in der Anrede. Das förmliche Dear Sales Manager oder Dear Sir or Madam wird verwendet, wenn Ihnen der Empfänger nicht bekannt ist. Es ist dabei durchaus üblich, den Titel zu verwenden. Häufig entscheidet man sich, wenn der Name bekannt ist, für die förmlichere Briefvariante, also Dear Mr Rogers oder Dear Ms Shalimar. Bei allgemeinen Rundschreiben finden sich die Anreden Dear people oder Dear all. First name basis Im angloamerikanischen Raum einigt man sich rasch auf die first name basis, was aber nur bedingt eine freundschaftliche Annäherung darstellt. Auch wenn man John oder Claire sagt bzw. schreibt, bliebe man immer noch beim Sie, aufs Deutsche übertragen. Dass dann das dear vor dem Namen weggelassen wird, ist üblich. Sie können also Dear John schreiben wie auch Claire. Ist Ihnen Ersteres zu intim und Letzteres zu unpersönlich, empfiehlt sich ein Hi Claire. Hello wird in s hingegen selten verwendet, da dies zur mündlichen Kommuni - kation gehört. Schreiben Sie an mehrere Personen, bieten sich Hi all oder Hi there an. Zu jeder Anrede gehört dann auch die entsprechende Grußformel am Schluss der Ist Ihnen der Empfänger der nicht bekannt, verwenden Sie Yours sincerely im UK und Yours truly oder Sincerely in den US. Das aus Briefen vertraute Yours faithfully gilt bei s als nicht mehr zeit gemäß. Ist der Empfänger bekannt, können Sie Kind regards verwenden. Regards wird in unterschiedlichen Abstufungen gebraucht. Ist Kind regards noch eher förmlich, so nimmt der Grad der Formalität über Best regards (kombiniert mit Best wishes) und Regards bis hin zum Kürzel RGDS ab. In eine ähnliche Richtung wie Best regards gehen Formulierungen wie beispielsweise All the best oder Take care. 42

5 Alles eine Frage des Stils 4.1 The Write Way: Ms or Mrs? Bei der Anrede von Frauen hat sich, gerade im Geschäftsleben, das Ms als Gegenstück zu Mr durchgesetzt. Dies wird Mis mit einem weichen s wie in summen ausgesprochen, also weder Miss noch Misses (Mrs). Sie werden letztere noch auf manchen -Vorlagen finden, ich rate aber im Zweifelsfall immer zu Ms. Titel aus anderen Sprachen, z. B. Madame/Monsieur oder Signora/Signor, sollten nur verwendet werden, wenn Sie sich damit auskennen. 43

6 4.2 Alles eine Frage des Stils 4.2 Einleitungssätze formulieren In diesem Abschnitt erfahren Sie welche Redewendungen Sie bei Bezugnahme einsetzen können; welche Verben Sie mit diesen Redewendungen verbinden können; wie Sie Ihre Geschäftskontakte durch die Beachtung einfacher Höflichkeitsregeln pflegen können. Im Folgenden beschäftigen wir uns mit einigen hilfreichen Einleitungssätzen, die in unterschiedlichen s angewendet werden können. Häufig haben Sie eine englische erhalten oder beziehen sich auf eine Anzeige z. B. im Web. Beginnen Sie eine solche Mail mit einer deutlichen Bezugnahme, z. B.: We are writing to With reference to your I read your advert in Further to our correspondence last week Für förmliche s können Sie in der Regel auf Redewendungen, die Sie für herkömm liche Briefe gelernt haben, zurückgreifen. Häufig wird dabei der unpersönlichere Wir-Plural verwendet. s von Kollegen können weniger förmlich beantwortet werden, die Person (I) wird oft weggelassen: Just a short to Getting back to your from As to our discussion yesterday Mit dem Standard We are / I am writing to können Sie die folgenden Verben sinnvoll ver binden: arrange (planen) ask if (fragen ob) check (prüfen) clarify (klarstellen) confirm (bestätigen) give [more details / update] ([mehr Informationen / Update] geben) inform (in Kenntnis setzen) let you know (Ihnen mitzuteilen) request (anfragen) send (schicken) tell [you] ([dir/ihnen] zu sagen) thank [you] ([dir/ihnen] danken) update (auf dem Laufenden halten) 44

7 Alles eine Frage des Stils 4.2 Somit haben Sie schon ein zuverlässiges Gerüst, das Sie mit Ihrem eigenen Anliegen füllen können. Nutzen Sie hier die Gelegenheit, Ihre Geschäftskontakte zu pflegen: Dies kann durch Small Talk geschehen (siehe Abschnitt 4.5), aber auch schon durch die Beachtung einfacher Höflichkeitsregeln wie jemandem zu danken. Bei Kunden und offiziellen Anfragen fällt dies wieder etwas formeller aus: Thank you for your from Thank you for the documents we requested Thank you for your interest in Thank you for the information regarding Dies kann dann, typisch , bei Kollegen und Bekannten etwas kürzer und salopper ausfallen: Thanks for your mail. Thanks for the files. Thanks for your help. Thanks for the update. 45

8 4.3 Alles eine Frage des Stils 4.3 Zum guten Schluss In diesem Abschnitt erfahren Sie wie Sie gute Schlusssätze formulieren; was eine Schlussbemerkung ist; welche Schlussbemerkungen zu welchen Situationen passen. Was gut anfängt, sollte natürlich auch gut aufhören. Deshalb sollten Schlusssätze dem Ton der angepasst werden, weniger dem sach lichen Inhalt. Gerade bei einer Beschwerde oder einer Anfrage ist der richtige Ton entscheidend. In solchen Fällen sind Versprechen sinnvoll, dabei gilt: Versprechen Sie nur, was Sie selbst halten können! Solche Versprechen können in unterschiedlichen Situationen sinnvoll sein, z. B.: We will inform you weekly about the development. We will forward the documents requested as soon as possible. Hier sollte die versprochene Information dann auch folgen. Einfacher sind sogenannte followups wie: We will contact you with further details. We will notify you as soon as the products have arrived. Schreiben Sie an einen Kollegen oder Geschäftspartner, lassen sich alle vier Sätze rasch und unkompliziert umformulieren: I ll keep you updated. I ll send the documents asap. I ll get back to you with the details next week. I ll send you a mail once the software gets here. Ob mit oder ohne Versprechen: Es gehört zum guten Ton im Englischen, jede mit einer Schlussbemerkung zu versehen, bevor man sich verabschiedet. Ein einfaches bye-bye ist da nicht ausreichend. Diese Schlussbemerkungen mögen zwar Floskeln sein, dienen aber auch wieder der Pflege internationaler Beziehungen. Sie können sich einen festen Satz an Formulierungen zulegen, die Sie lernen und jeweils variieren. Typisch ist beispielsweise der Verweis auf zukünftige Kontakte wie: We look forward to hearing from you. We look forward to seeing you next week. 46

9 Alles eine Frage des Stils 4.3 Achten Sie darauf, dass es sich bei forward um ein Adjektiv handelt: to ist hier eine Präposition und leitet keinen Infinitiv, sondern eine -ing-form ein! Sie können an dieser Stelle auch unverbindlich und allgemein Hilfe anbieten: If you have any further questions, do not hesitate to contact us. Please inform us about any difficulty that might occur. Bei gut bekannten Empfängern können Sie Formulierungen verwenden, die eher typisch für Small Talk sind: Have a great weekend. Looking forward to next week. Please keep me in the loop. Just give me a ring if you need help. Übung 1 Schreiben Sie die Redewendungen um und kennzeichnen Sie sie als formal (f) oder informal (i). 1. inform you / writing to / about our / we are / new products 2. any help / to me / please get back / if you need 3. on their way / 1 March, the / getting back to / reports you / wanted are / your from 4. new engines / the information / thank you for / regarding your 5. with the details / next week / to you / I ll get back 6. have arrived / correspondence last week / inform you that / further to our / we are pleased to / the goods 47

10 4.4 Alles eine Frage des Stils 4.4 Stilebenen in englischen s In diesem Abschnitt erfahren Sie was phrasal verbs sind; welche gängigen phrasal verbs Sie für informelle s kennen sollten; wann Sie umgangssprachliche und idiomatische Redewendungen vermeiden sollten; wie Sie Fehler bei asiatischen Personennamen vermeiden können. Wie Sie an den angegebenen Redewendungen sehen können, unterscheiden sich formal und informal English nicht nur in der Kürze oder der Anrede. Im eher informellen Englisch findet sich auch eine große Anzahl an Verben und Verb phrasen, die typisch sind für gesprochenes Englisch, sowie an umgangssprachlichen oder idiomatischen Ausdrücken, die im Folgenden kurz beleuchtet werden. Phrasal verbs Häufig und gerne benutzt werden phrasal verbs. Damit sind Verben gemeint, die durch das Hinzufügen einer Präposi tion eine neue Bedeutung erlangen. Die Präposition bezieht sich dabei eindeutig auf das Verb, nicht auf das nachfolgende Ob jekt: Es entsteht eine neue Bedeutung, beispielsweise look up a word = etwas nach schlagen im Gegensatz zu look up = aufschauen. Diese phrasal verbs sind zahlreich und beliebt, bereiten aber Nichtmuttersprachlern auf grund ihrer Vielzahl an Kombinationsmöglichkeiten große Probleme. So heißt z. B. get back to someone jemanden kontaktieren, aber get back at someone es jemandem heim zahlen. Phrasal verbs nachschlagen Das Erlernen aller phrasal verbs ist kaum möglich, aber in einsprachigen Wörterbüchern kann man die gängigsten nachschlagen, z. B. im Oxford Advanced Learners Dictionary unter Hier finden Sie z. B. zu take nicht nur die Grundbedeutung, sondern auch Verbindungen mit Präpositionen (take it in), Einträge sortiert nach Themen (z. B. Food & Drink) und eben phrasal verbs (z. B. take off). Auch das Wörterbuch Deutsch-Englisch von LEO unter dict.leo.org bietet hier Hilfe an. Da phrasal verbs in informal correspondence sehr häufig sind, finden Sie im Folgenden eine Übung, die einige der wichtigsten dieser Verben vorstellt. 48

11 Alles eine Frage des Stils 4.4 Übung 2 Ordnen Sie den phrasal verbs links die richtige Bedeutung rechts zu. (Nutzen Sie ggf. ein Wörterbuch.) 1. draw up a) cancel 2. look up b) acquire 3. bring up c) invest time or work 4. get in d) design, develop 5. call in e) check 6. put in f) investigate 7. find out g) mention 8. check out h) visit (a country) 9. carry out i) deliver 10. put off j) read closely 11. call off k) learn / be informed 12. drop off l) postpone 13. come over m) attend (a fair) 14. take over n) conduct 15. go over o) arrive 49

12 4.4 Alles eine Frage des Stils Übung 3 Setzen Sie zehn der phrasal verbs aus Übung 2 in die folgende ein. Hi Kirk It was great to see you again when I was also interesting to see that your lab is new cancer treatment drugs. I am week, and there I will be able to to Glasgow the other week. It some research into the at the trade fair in São Paulo next some of the new developments there. As we have already a lot of work, we have to make sure that we all that we can about the competition. Today s meeting with the boss has been till tomorrow, but then I will the subject to him. Our company is currently thinking about one of the companies in Brazil as they hold some lucrative patents. Could you please a portfolio of some prospective candidates? Thanks a lot CU Sue Ähnlich wie mit phrasal verbs verhält es sich auch mit umgangssprachlichen und idio matischen Redewendungen, von denen Sie einige bereits kennengelernt haben, z. B. keep someone in the loop (= jmd. auf dem Laufenden halten). Auch diese sind für Nicht mutter - sprachler nicht immer verständlich, werden aber verstärkt eingesetzt, um eine weniger steif klingen zu lassen. Hier gilt: Umgangssprache verwenden Bei Erstkontakt sollten solche Redewendungen vermieden werden. Bei einer Verwendung später in der Korrespondenz sollten Sie sich der Bedeutung der jewei ligen Floskeln sicher sein, um Missverständnisse zu vermeiden. 50

13 Alles eine Frage des Stils 4.4 Übung 4 Ordnen Sie die folgenden umgangssprachlichen Redewendungen (colloquial language) der jeweiligen standardsprachlichen Entsprechung zu. Colloquial language Standard language 1. to check sth out a) to send sb an 2. to touch base with sb b) to give sb information 3. to send sth by snail mail c) to look at sth in detail 4. to mail sb sth d) to send sth by post 5. to give sb the low-down e) to try to find/get sth 6. to chase sth up f) to get in contact with sb 7. to be out of the loop g) to postpone sth 8. to put sth on hold h) to be out of touch Übung 5 Formulieren Sie die unten um, indem Sie die Ausdrücke der Standardsprache aus Übung 4 benutzen. Hi Uta Thanks for getting in touch and giving me the low-down on the March sales meeting. By the way, I called Birgit s office and tried to chase up the January figures but she s been on holiday so no success there! Perhaps you could touch base with Gerd and ask him to mail me the info directly. I hope he can I d hate to have to put the meeting on hold. Oh, one last thing: can you send me a few of the new brochures? No hurry snail mail will do! Ciao Jon 51

14 4.4 Alles eine Frage des Stils Netiquette: Avoid misunderstandings! Bei s aus dem asiatischen Raum ist es gar nicht so leicht festzustellen, ob es sich beim Absender Wu Lin um einen Mann oder eine Frau handelt und was der Vorname und was der Nachname ist. Im Chinesischen wird in der Regel der Nachname vorangestellt, also lautete Wu Lin in der europäischen Schreibweise Lin Wu. Nachnamen sind häufig kurz und einsilbig, z. B. Lee oder Wei. Das lässt sich jedoch nicht auf andere asiatische Sprachen übertragen, und die Frage, ob es sich um einen Mann oder eine Frau handelt, ist dadurch auch nicht gelöst. Deshalb empfiehlt es sich, in der Anrede den vollständigen Namen zu verwenden, also z. B. Dear Wu Lin. Dies gilt als respektvoll und höflich. Ähnliche Regeln sind im Arabischen und in den afrikanischen Sprachräumen zu beachten. 52

15 Alles eine Frage des Stils Networking mit Small Talk In diesem Abschnitt erfahren Sie wann Small Talk angebracht ist; welche Small-Talk-Formulierungen Sie einsetzen können; wie Sie Small Talk als Schlussformel verwenden können. How are you? Warum werde ich eigentlich immer gefragt, wie es mir geht? Das interessiert den anderen doch gar nicht! Muss ich jedes Mal damit anfangen? Diese Fragen stellen Schüler häufig. Menschen aus dem deutschen Sprachraum neigen dazu, die Dinge direkt anzugehen und auch bei einer sofort zur Sache zu kommen: Deutsch land hat eine so genannte low context culture. Small Talk, also die Höflich keits - floskeln am Anfang und am Ende einer , sind für viele häufig genau das: Floskeln, die nichtssagend sind und deshalb unangebracht. Dies wird allerdings von Menschen in anderen Kulturkreisen anders gesehen: In high context cultures ist es sehr unhöflich, direkt zur Sache zu kommen: Alles muss in einen Kontext eingebettet werden. Es gehört zum guten Ton, ein wenn auch oberflächliches Interesse an der anderen Person zu äußern. Wie lässt sich dies nun miteinander verbinden? Nutzen Sie Small Talk als Möglichkeit, Netzwerkarbeit zu betreiben. Sie können durch kleine Aufmerksamkeiten und Nettigkeiten Ihr Ansehen und Ihre Beziehungen zu Kunden und Kollegen im Ausland verbessern. Der Erfolg zeigt sich nicht zuletzt darin, dass eine Zusammenarbeit besser funktioniert und Anfragen oder Aufträge zügig bearbeitet werden. Hierbei empfehlen sich einige einfache Strategien, z. B. für den Anfang einer . Small Talk am Anfang einer Wählen Sie Alternativen zu den gängigen Formulierungen (z. B. zu How are you?) aus: How are things? How is it going? How is business? Verwenden Sie einen persönlichen Wunsch: Hope you re doing well. Hope you re doing fine. Hope everything is ok with you. 53

16 4.5 Alles eine Frage des Stils Nehmen Sie Bezug auf Details: Hope you enjoyed your holiday. How did your presentation go? It was a great meeting last week. Small Talk am Ende einer Ähnliche Strategien lassen sich auch für das Ende finden. Wählen Sie Alternativen zu den gängigen Formulierungen (z. B. zu Looking forward to seeing you soon) aus: Looking forward to seeing you next week. Looking forward to our meeting in June. Looking forward to the conference in Hanover. Verwenden Sie einen persönlichen Wunsch: All the best for your presentation. Hope you ll have a great weekend. Hope you ll have a good journey to New York. Nehmen Sie Bezug auf Details: Hope to hear from you soon. Hope you ll enjoy the new brochure. I ll get back to you with the programme details. Bieten Sie Hilfe an: Please let me know if you need any help. Please contact me if you have any questions. Feel free to mail me any queries. Letzteres heißt nicht, dass Sie wirklich Rückfragen erwarten es zeigt einfach, dass Sie daran denken, und das lässt Sie in der Hochachtung Ihrer Kontaktpersonen steigen. Abschließend muss zum Thema Small Talk noch gesagt werden... dass die Anwendung natürlich nicht zuletzt vom Partner und vom Anlass der abhängt. Wie oben beschrieben, gibt es Situationen, in denen Ihr Gegenüber nur klare, sachliche Informationen möchte da ist ein Erkundigen nach dem Befinden genauso unangebracht wie bei einer Hotelbuchung. Und auch im angloamerikanischen Sprachraum gibt es Menschen, die Floskeln nicht übermäßig schätzen häufig hört man, dass der Umgang mit US-Amerikanern leichter sei, da diese ähnlich direkt kommunizieren wie die Deutschen. Durch ihren Fokus auf Resultate sind sie somit ebenfalls eher low context und reden weniger um die Sache herum. 54

17 Alles eine Frage des Stils Redewendungen auf einen Blick Anrede und Schluss: Formal Anrede und Schluss: Informal Einleitung Dear Sales Manager / Dear Sir or Madam (Empfänger nicht bekannt) Dear Mr Rodgers / Ms Shalimar (Empfänger bekannt) Dear people (mehrere Empfänger) Yours sincerely (Empfänger nicht bekannt / UK) Yours truly / Sincerely (Empfänger nicht bekannt / US) Kind regards (Empfänger bekannt) Dear John/Claire (Empfänger gut bekannt) Hi Sari (lockerer Umgangston) Hi there (nicht spezifisch) Hi guys (mehrere Empfänger) / Dear all (Rundbrief ) Best regards / Take care / See you soon / All the best (Empfänger gut bekannt) Regards (auch bei unpersönlichen Schreiben) Small Talk How are you? / How s business? What s the weather like in the UK? I haven t heard from you in a while hope everything s fine Bezug nehmen: Formal We are writing to / I am writing to With reference to your As you might know Further to our correspondence last week Bezug nehmen: Informal Just a short to / I d just like to check if Getting back to your of I m just writing to As you know Great to hear from you. Danken: Formal Thank you for your of / the documents we requested / the information regarding Thank you for your interest in Danken: Informal Thanks for your mail / the files / your help / the update. 55