Landesverband Baden-Württemberg. Stand November Weiterentwicklung Arztportal

Transkript

1 Landesverband Baden-Württemberg Stand November 2015 Weiterentwicklung Arztportal 1

2 Übersicht I. Allgemeine Informationen zum Arztportal II. Was tun vor Veranstaltungsbeginn? III. Während und nach der Veranstaltung IV. Das Fortbildungskonto im Arztportal V. Das Fazit für Sie und Ihre Teilnehmer VI. Was tun wenn? 2

3 I. Allgemeine Informationen zum Arztportal 1.1 Ziele 1.2 Anforderungen der LÄK 1.3 Barcode-Scanner Der Mobile Datensammler 1.4 Ausgegebene Ausweise des Hausärzteverbandes 1.5 Wer erhält keinen Ausweis? 1.7 Verknüpfung LANR und EFN 1.8 Wurde die EFN an uns gemeldet? 3

4 1.1 Ziele Papierlose Fortbildungsverwaltung Elektronische Fortbildungserfassung via Barcode - ersetzt die manuelle Fortbildungserfassung im Arztportal für Mitglieder und HZV-Teilnehmer Dokumentation der individuellen Fortbildung und automatische Weiterleitung an die LÄK. Kein Protokoll mehr an die KVBW 4

5 1.2 Anforderungen der LÄK Seit Beginn des Jahres 2014, sind Veranstalter (auch Moderatoren) verpflichtet, die EFN (Einheitliche Fortbildungsnummer der Landesärztekammer) der Teilnehmer an die LÄK zu melden. Siehe Punkt 11. des Schreibens der LÄK Auszug aus dem Schreiben der LÄK 5

6 1.3 Barcode-Scanner Der mobile Datensammler Scanner mit eingebautem Speicher Integrierter Zeitstempel, Display, Scannen per Knopfdruck, Streichholzschachtel-Größe Datenkommunikation über USB-Kabel, USB-Stecker Automatisierte Installation der Software auf dem PC Vollautomatische Datenübertragung per Mausklick 6

7 1.3 Barcode-Scanner Der mobile Datensammler Haben Sie die aktuelle Version 1.6 der HAEV-Software? Starten Sie einfach Ihre Software und sehen Sie nach: Noch nicht die aktuelle Version 1.6? Hier geht s zum Download: Version1.6 oder über Fortbildung Moderatoren Scanner Information & Installation 7

8 1.3 Barcode-Scanner Der mobile Datensammler Sie haben noch keinen Scanner angefordert? Wenden Sie sich bitte an unsere Geschäftsstelle Tel Nach Prüfung Ihres Moderatorenstatus senden wir Ihnen gerne das Anforderungsformular 8

9 1.4 Ausgegebene Ausweise des Hausärzteverbandes Alle Mitglieder mit Ausnahme der Ärzte im Ruhestand haben einen Mitglieds- /Fortbildungsausweis erhalten (Ärzte im Ruhestand behalten Ihren alten Mitgliedsausweis ohne Barcode ) Nichtmitglieder die an der HZV teilnehmen erhalten einen: 9

10 1.5 Wer erhält keinen Ausweis? Alle Ärzte die weder Mitglied im Verband, noch an der HZV teilnehmen, sowie Gebietsfachärzte können leider keinen gültigen Ausweis erhalten. Nur für diese Ärzte nutzen Sie die Ausweise oder den EFN-Aufkleber der Landesärztekammer 10

11 1.6 Verknüpfung LANR und EFN Damit die Teilnehmerdaten aus dem Arztportal an die Landesärztekammer (LÄK) weitergeleitet werden können, benötigen wir die EFN der Ärztinnen und Ärzte LANR FB-Konto im Arztportal LÄK EFN LANR 11

12 1.6 Verknüpfung LANR und EFN Anschreiben zur Zusendung des neuen Mitglieds-/Fortbildungsausweises: 12

13 1.6 Verknüpfung LANR und EFN Anschreiben zur Zusendung des neuen Mitglieds-/Fortbildungsausweises: Ailinger Voraussetzung für die automatische Übertragung des Teilnahmenachweises an die LÄK ist das einmalige Einsenden der EFN (Einheitliche Fortbildungsnummer) 13

14 1.7 Wurde die EFN bereits an uns gemeldet? dies kann jeder Ihrer hausärztlichen Teilnehmer in drei kurzen Schritten selbst überprüfen: 1. Anmelden im Arztportal 2. Menüpunkt Fortbildung FB-Konto auswählen 3. Sehen Sie den Button (s. Abb. unten)? Wenn ja, dann haben Sie uns Ihre EFN noch nicht gemeldet Weiterleitung an die LÄK nicht möglich 4. Profitieren Sie von Ihrem Arztportal und klicken Sie auf 14 anklicken ausfüllen abschicken erledigt

15 II. Was tun vor Veranstaltungsbeginn? 2.1 Die Systematik für den Veranstalter (QZ-/Stammtisch-Moderator, IhF) 2.2 Wie bisher: CME-Punkte bei der LÄK beantragen 2.3 HZV-Veranstaltung im Arztportal online anlegen 2.4 Fortbildungs-Barcode 2.5 Übersicht Ihrer angelegten Veranstaltungen im Arztportal - Teilnehmerlisten anzeigen 15

16 2.1 Die Systematik für den Veranstalter (QZ-/Stammtisch-Moderator, IhF) 1) Veranstalter LÄK meldet Veranstaltung an Bestätigt Zertifizierung (CME-Punkte, VNR, TAN) Übermittlung EFN 2) Veranstalter Arztportal legt Veranstaltung an CME-Punkte, VNR, TAN 3) Veranstalter scannt Übermittlung gescannter Daten 16

17 2.2 Wie bisher: CME-Punkte bei der LÄK beantragen Spätestens 3 Wochen vor der Veranstaltung Beantragung der CME-Punkte - Sie erhalten: 1. Teilnahmebescheinigung für Teilnehmer ohne Ausweis 2. Anerkennung und Bewertung für den Moderator 3. Rückmeldeformular Meldung Gesamtanzahl an LÄK 17

18 2.3 HZV-Veranstaltung im Arztportal online anlegen arztportal.hausaerzteverband.de 18

19 2.3 HZV-Veranstaltung im Arztportal online anlegen Diese Formularfelder sind bereits personalisiert 19

20 2.3 HZV-Veranstaltung im Arztportal online anlegen Veranstaltungsformat auswählen und Merkmale auswählen je nach Veranstaltungsformat sind unterschiedliche Merkmale in der Liste vorhanden Details folgen auf der nächsten Folie Merkmale können sich gegenseitig ausschließen 20

21 2.3 HZV-Veranstaltung im Arztportal online anlegen Besonderheit bei Auswahl des Merkmals: Strukturierter Qualitätszirkel. 1. es wird Ihnen Ihr Zirkelname angezeigt 2. Sie wählen das QZ-Thema aus der Auswahlliste 21

22 2.3 HZV-Veranstaltung im Arztportal online anlegen Übernehmen Sie die Inhalte, die Sie bei der LÄK angegeben bzw. erhalten haben Hausärztlicher Stammtisch: Neue orale Antikoagul Ulm-Seligweiler tp7qg745 tp7qg745 A : :00 22:00 22

23 2.4 Fortbildungs-Barcode Wenn Sie alle erforderlichen Felder gefüllt haben Klicken Sie auf den Button Melden Es wir ein für diese Veranstaltung individueller Fortbildungs-Barcode erzeugt diesen drucken Sie bitte aus und legen ihn zu Ihren Unterlagen 23

24 2.4 Übersicht Ihrer angelegten Veranstaltungen im Arztportal Durch klick auf die Teilnehmerzahl öffnet sich die Teilnehmerliste (Übersicht aller im Arztportal zu dieser Veranstaltung gemeldeten Teilnehmer) 24

25 III. Während und nach der Veranstaltung 3.1 Fortbildungskonto Systematik 3.2 Am Tag der Veranstaltung 3.3 Teilnehmerlisten 3.4 Nach der Veranstaltung Übertragen der Daten und Rückmeldung an die LÄK 3.5 Teilnehmerliste 3.6 Möglichkeiten für die Teilnehmer 25

26 3.1 Fortbildungskonto Systematik Teilnehmer bringt mit Veranstalter CME melden Dieser Schritt entfällt 26 LÄK Ihr persönliches FB-Konto im Arztportal EFN LANR Im FB-Konto können Teilnehmer das Konto prüfen und manuell Veranstaltungen ergänzen Übermittlung gescannte Daten LANR

27 3.1 Fortbildungskonto Systematik unsere Ausweise oder Moderator scannt EFN (z.b. von Gebietsfachärzten) LANR EFN EFN LANR Arztportal LÄK 27

28 3.2 Am Tag der Veranstaltung LANR vom Mitglieds-/Fortbildungsausweis scannen Bevor Sie zur Veranstaltung gehen: Ist der Akku Ihres Scanners vollständig (min. 2h) aufgeladen? Stimmt das Datum Ihres Scanners mit dem tatsächlichen Tagesdatum überein? (s. VI. Was tun wenn? S. 45) 1 Teilnehmer kommt mit Mitglieds-/Fortbildungsausweis oder HZV Fortbildungsausweis Sie scannen die LANR vom Ausweis ab Teilnehmer (TN) trägt sich auf Teilnehmerliste ein Vergessen Sie bitte nicht, auch Ihren eigenen LANR-Barcode von Ihrem Ausweis zu scannen 28

29 3.2 Am Tag der Veranstaltung LANR vom Mitglieds-/Fortbildungsausweis scannen 2 hausärtzlicher Teilnehmer vergisst den Mitglieds-/Fortbildungsausweis oder HZV Fortbildungsausweis TN trägt sich in die Teilnehmerliste ein Sie teilen dem TN die Teilnahmebescheinigung der LÄK aus Sie melden den TN über das Arztportal an die Geschäftsstelle zur manuellen Nacherfassung Hier entsteht ein unnötiger Aufwand für Sie und die Geschäftsstelle. Bitten Sie Ihren Teilnehmer dringend, den Ausweis zur nächsten Veranstaltung mitzubringen. 29

30 3.2 Am Tag der Veranstaltung LANR vom Mitglieds-/Fortbildungsausweis scannen 3 Teilnehmer besitzt keinen Mitglieds- /Fortbildungsausweis oder HZV Fortbildungsausweis Leider kann dieser Teilnehmer vom Arztportal nicht profitieren, es gilt hier das bekannte Verfahren alles in Papierform NEU Damit wir trotzdem Daten zur LÄK senden und Sie somit Ihrer neuen Verpflichtung der LÄK gegenüber nachkommen können, hat Ihr Verband sich entschlossen, dass Sie bei diesen Teilnehmern (z.b. Gebietsfachärzten) die Ausweise oder die EFN-Aufkleber der LÄK scannen können. Wir reichen diese EFN an die LÄK durch! 30

31 3.3 Teilnehmerlisten Nach wie vor, bitte Teilnehmerliste auslegen alle Teilnehmer unterschreiben lassen Teilnehmer-Liste archivieren Wenn alle Teilnehmerausweise gescannt wurden: Versand nicht notwendig (weder an die Geschäftsstelle noch an das AQUA-Institut, noch an die KVBW) 31

32 3.4 Nach der Veranstaltung: Übertragen der Daten und Rückmeldung LÄK 1. verbinden Sie den Scanner über die USB- Schnittstelle mit Ihrem Rechner 2. starten Sie das Programm Die Datenübertragung erfolgt automatisch! - vorausgesetzt Ihr Rechner ist online - gleichzeitig wird eine Sicherungskopie der gescannten Dateien auf Ihrem Rechner in einem Ordner abgelegt: C:\HAEV-SCANNER\BACKUP 3. Melden Sie mit dem die Gesamtteilnehmerzahl nach wie vor an die LÄK 32

33 3.5 Nachmelden eines Teilnehmers (Ausweis vergessen) Melden Sie sich beim Arztportal an arztportal.hausaerzteverband.de 33

34 3.5 Nachmelden eines Teilnehmers (Ausweis vergessen) Klicken Sie auf die Teilnehmerzahl: Sie erhalten eine Teilnehmerliste und können dort auch Teilnehmer hinzufügen siehe nächste Folie! 34

35 3.5 Teilnehmerliste Mustermann Musterfrau Musterarzt wenn das Feld EFN leer ist wurde die EFN noch nicht an uns gemeldet Somit können wir die Daten hier Musterfrau nicht an die LÄK weitermelden 35

36 3.5 Nachmelden eines Teilnehmers (Ausweis vergessen) 1 2 Generiert eine an den Landesverband Achten Sie bitte darauf, dass die Teilnehmer zur Erfassung eindeutig identifizierbar sein müssen xxxxxxxx 36

37 3.6 Möglichkeiten für die Teilnehmer WICHTIG! TN hat EFN an uns gemeldet EFN nicht an uns gemeldet... bringt Ausweis mit Fobi-Konto: automatische Buchung LÄK: automatische Übertragung Fobi-Konto: automatische Buchung LÄK: Übertragung nicht möglich ** Fortbildungs-Teilnehmer bringt Ausweis nicht mit hat keinen Ausweis Fobi-Konto: manuelle Nacherfassung hoher Verwaltungsaufwand * LÄK: Übertragung nicht möglich ** Fobi-Konto: manuelle Nacherfassung hoher Verwaltungsaufwand* LÄK: Übertragung nicht möglich ** Kann EFN nicht an uns melden!! Fobi-Konto: nicht möglich LÄK: automatische Übertragung * für TN, Veranstalter (manuelle Nacherfassung der TN im Arztportal) und Geschäftsstelle ** Teilnehmer kann Teilnahmebescheinigung aus seinem Fobi-Konto ausdrucken 37

38 IV. Das Fortbildungskonto im Arztportal 4.1 Das FB-Konto - Übermittelte Veranstaltungen Persönlich gemeldete Fortbildungen 4.2 Fortbildung melden 4.3 Soll-/Ist-Vergleich 38

39 4.1 Das FB-Konto - Übersicht übermittelter Veranstaltungen Mouseovertext: Bei Veranstaltungen mit Relevanz für Ihre HZV- Verträge ist das Jahr angegeben, für die diese im Soll- /Ist-Vergleich berücksichtigt wird. Durch einen Klick auf die Jahreszahl werden Ihnen die vom Moderator angegebenen Merkmale für die Veranstaltung angezeigt. Bei Fragen zu den Merkmalen wenden Sie sich bitte an den Moderator. 39

40 4.1 Das FB-Konto - Persönlich gemeldete Fortbildungen Weiterhin im Menüpunkt FB-Konto, werden unter der Liste übermittelte Veranstaltungen, die persönlich gemeldeten Fortbildungen angezeigt. Melden Sie eine Fortbildung indem Sie den Button Fortbildung melden anklicken (siehe folgende Folie) 40

41 4.2 Fortbildung melden Ergänzung Soll-/Ist-Vergleich Ergänzung der Gesamtzahl Ihrer CME-Punkte im FB-Konto Für AQUA-QZ keine Selbstauskunft möglich Keine Weiterleitung an LÄK 41

42 4.3 Soll-/Ist-Vergleich 42

43 V. Fazit für Sie und Ihre Teilnehmer 5.1 Qualitätszirkel ohne Scanner - Nachteile 43

44 5.1 Qualitätszirkel ohne Scanner Nachteile für Sie: Weiterhin altes Papier- Verfahren in vollem Umfang Teilnahmebescheinigungen ausdrucken unterschreiben austeilen Nachteile für Sie und Ihre Teilnehmer: die TN-Bescheinigung selbst verwalten Veranstaltung ins FB-Konto des Arztportals eingeben (Für AQUA- QZ nicht möglich) die TN-Bescheinigung an LÄK schicken oder die Veranstaltung selbst im LÄK-Portal eingeben keine Übersicht über den Stand der Fortbildungen 44

45 VI. Was tun wenn? Falsches Scann-Datum? Entlädt sich der Akku Ihres Scanners vollständig, setzt sich das Datum auf den zurück. Das Wiederaufladen des Akkus ändert das Datum nicht Folge: Die Daten werden mit einem falschen Scann-Datum übermittelt und stimmen mit keiner, zu einem bestimmten Datum angelegten, Veranstaltung im Arztportal überein. Lösung: 1) Akku an einem eingeschalteten PC wieder vollständig aufladen 2) Scanner mit PC verbinden 3) HAEV-Scanner-Programm starten - Synchronisierung startet automatisch 4) Daten wie gewohnt scannen und übertragen Probleme mit Ihrem Scanner? Es kann helfen, den Scanner auf Werkseinstellungen zurück zu setzen: 1) Drücken Sie gleichzeitig die AUF und AB -Taste. Im Display erscheint KDC Mode. 2) 2 x AUF -Taste drücken - es erscheint System Config. Bestätigen mit dem Scan-Button. 3) 2 x AUF -Taste drücken, es erscheint Fac. Default. Bestätigen mit dem Scan-Button. 4) Es erscheint Yes & Exit. Bestätigen mit dem Scan-Button. 5) 1 x AB -Taste drücken, es erscheint TOP Menu Bestätigen mit dem Scan-Button. 6) AB -Taste drücken, es erscheint Exit Menu Bestätigen mit dem Scan-Button. Ihre Veranstaltung geht bis Mitternacht? Bitte achten Sie darauf, dass Sie beim Anlegen einer Veranstaltung bis 00:00 Uhr folgende Uhrzeit eingeben: 23:59 Uhr. Geben Sie als Endzeitpunkt 00:00 Uhr ein, geht das Programm davon aus, dass Ihre Veranstaltung über zwei Tage andauert. Gescannten Daten können nicht eindeutig nach dem Scanndatum zugordnet werden. 00:00 Uhr ist der Beginn des nächsten Tages! Warum sind nach der Datenübermittlung noch Daten auf dem Scanner? Das liegt an einer veralteten Version des HAEV-Scanner Programms (s. Folie 1.3) bitte laden Sie sich über unsere Homepage die aktuelle Version 1.6 herunter. Hat die Datenübermittlung funktioniert? Das können Sie ganz einfach überprüfen: 1) Öffnen Sie, auf Ihrem PC mit dem Sie die gescannten Daten übermitteln, im Datenexplorer den Ordner C: 2) Hier finden Sie den Ordner HAEV-Scanner, öffnen Sie diesen Ordner, 3) danach öffnen Sie bitte den Ordner BACKUP Hier finden Sie für jede übermittelte Veranstaltung eine Textdatei. Ist hier keine Datei Ihrer aktuellen Veranstaltung, wurden die Daten auch nicht an uns übermittelt. Bitte prüfen Sie ob einen Internetverbindung besteht und starten Sie das HAEV-Scanner Programm erneut. 45

46 VI. Was tun wenn? Welches Veranstaltungsmerkmal ist für AQUA-QZ das korrekte? Für einen Qualitätszirkel mit AQUA-Daten muss das Veranstaltungsmerkmal: Strukturierter Qualitätszirkel zur Arzneimitteltherapie mit AQUA-Daten ausgewählt werden. Ist die EFN (einheitlichen Fortbildungsnummer) der Teilnehmer im System des Hausärzteverbands? Ob uns die EFN vorliegt können Sie und Ihre Teilnehmer mit drei Klicks im Arztportal überprüfen: 1) Melden Sie sich Ihrer HÄVG ID und Ihrem persönlichen Passwort im Arztportal unter an* 2) Das Formular zur Mitteilung der EFN finden Sie im Menü Fortbildung FB-Konto (s. Folie 1.8) 3) Können Sie das Feld EFN mitteilen nicht sehen? Dann haben Sie uns Ihre EFN bereits mitgeteilt. Achtung: Die Teilnahme an vier strukturierten Qualitätszirkeln zur Arzneimitteltherapie mit AQUA-Daten ist eine Vertragsverpflichtung des AOK-HZV-Vertrages. Über den Soll-/Ist-Vergleich im FB-Konto kann jeder HZV-Teilnehmer seine HZV-Fortbildungen überblicken. Ist das falsche Merkmal ausgewählt, zählt diese Veranstaltung im Soll-/Ist-Vergleich zu der falsch ausgewählten Kategorie. Die Teilnahme an einem AQUA-QZ fehlt. Hat einer Ihrer Teilnehmer noch keinen persönlichen Arztportal Account? Beantragung bitte per an: Konnten Sie keine Lösung finden? Dann wenden Sie sich bitte an uns: Kein Passwort oder Probleme mit der Anmeldung am Arztportal Probleme beim Anlegen einer Veranstaltung im Arztportal oder Probleme Scanner (Installation oder Übertragung der Daten) oder

47 47 Platz für Ihre Notizen

48 48 Platz für Ihre Notizen

49 Können wir Sie unterstützen? Kontaktieren Sie uns unter: Telefon Ihr Landesverband Baden-Württemberg Kölner Str Stuttgart 49