Eingang: Lieferschein, Empfangsschein, Warenentnahmeschein mit evtl. Warenzetteln

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1 Warenversand Eingang: Lieferschein, Empfangsschein, Warenentnahmeschein mit evtl. Warenzetteln Dir liegt ein Lieferscheinsatz (evtl. mit Warenzetteln) vor, den du nun bearbeiten musst. Um unsere Waren nun zu versenden, musst du - die Entnahme der Waren im Lager auf Richtigkeit kontrollieren, - das Gewicht der zu versendenden Ware, sowie Art und Anzahl der Packstücke ermitteln, - eine begründete Entscheidung zur Wahl der Versandart treffen sowie - die entsprechenden Versandpapiere erstellen. Du gehst nun folgendermaßen vor: 1) Kontrolliere zunächst die ordnungsgemäße Entnahme der Waren: Vergewissere dich zunächst immer, ob die Eintragung des Lagers auf dem Warenentnahmeschein vorhanden ist (siehe Beleg Warenentnahmeschein) und ob die Warenzettel richtig und vollzählig sind. Trage dann das Datum der Lagerentnahme im Auftragsbuch ein. Dadurch können wir z.b. bei Lieferanmahnungen leicht den Bearbeitungsstand des Auftrages feststellen S.V. 10b

2 Warenversand ) Ermittle nun die Art und Anzahl der Verpackungsstücke: Die Art der Verpackung und die Anzahl der Verpackungsstücke hängen vom Gewicht der Produkte deiner Firma ab. Berechne jetzt das Gewicht ohne Verpackung der zu versendenden Waren! Beim Verpacken der Ware sind die Gewichtsgrenzen der Tabelle Verpackungsarten zu beachten. Verpackungsarten Gewichtsgrenzen Gewicht der Verpackung Karton A4 (Päckchen) Bis 2 kg 0,15 kg Karton A3 2 kg bis 10 kg 0,25 kg Karton A2 10 kg bis 20 kg 0,35 kg Karton A1 20 kg bis 31,5 kg 0,50 kg Folien (verschweißt) gewichtsunabhängig 1 kg Palette Bis 100 kg 15 kg

3 Warenversand Ermittle das Gesamtgewicht (einschließlich Verpackung) der obigen Warensendung. Wähle dich hierzu in das Übungsfirmen-Portal ein. Im Auftragsbuch sind alle Kundenbestellungen erfasst. Mit einem Doppelklick auf das Programmsymbol Auftragsbuch öffnest du das Auftragsbuch. Suche zuerst die richtige Kundenbestellung im Auftragsbuch. Beachte: - Ist statt des Symbols bereits ein Haken eingetragen, wurde der Warenversand bereits durchgeführt. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, unsere Waren zu versenden. Du kannst im Portal einen Vergleich der unterschiedlichen Versandarten durchführen. Klicke dazu auf das Symbol in der Spalte WV( Warenversand).

4 Warenversand Pack Papier werden in einem Karton verpackt, 80 Pack Papier werden somit in 16 Kartons verpackt. Gewicht/Karton 5 kg 30 Scheren werden in einen Karton mit einem Gewicht von 6 kg verpackt. zu 2 Aus der Combo-Box auswählen: A3 Karton: 2 kg bis 10 kg zu zu 3 4 Gewicht der Verpackungen wird automatisch addiert. Nachdem du die entsprechenden Eintragungen vorgenommen hast, klicke auf add. Übertrage jetzt Gewicht ohne Verpackung und Gewicht mit Verpackung, Anzahl/Art der Verpackungstücke handschriftlich auf den Warenentnahmeschein. 3) Lege fest, wer den Versand durchführen soll und berechne ggf. Versandkosten: In der Übungsfirmenarbeit stehen grundsätzlich drei Versandarten offen. a) stellung als Päckchen oder Paket durch die Deutsche Post DHL b) Auslieferung durch die Spedition BaySped GmbH c) stellung im Werksverkehr mit firmeneigenem LKW Versandart Deutsche Post DHL Spedition Firmeneigener LKW Grundlagen der Kostenberechnung Gebührentabelle, gewichtsabhängig - Entfernungskilometer - Gewicht der Ladung - Wert der Ladung - Entfernungskilometer - Fixkosten - Wert der Ladung

5 Warenversand Bearbeite hierzu die bereits geöffnete Kundenbestellung weiter Mit dem Routenplaner kannst du die Entfernung ermitteln, 2 die errechnete km-zahl hier eintragen und mit <Return> bestätigen. Sieh dir den Vergleich genau an. Wähle die jeweils günstigste Versandart aus und trage sie handschriftlich auf dem Warenentnahmeschein ein. Übertrage nur bei Lieferbedingung (Frankatur) unfrei die jeweils anfallenden Kosten auf den Warenentnahmeschein (Ausnahme: Versand mit Spedition). Bei der Lieferbedingung frei Haus übernehmen wir die Lieferkosten und müssen sie deshalb nicht auf dem Warenentnahmeschein vermerken. Entwerte in diesem Fall das Feld Verpackungs-/Versandkosten, indem du es durchstreichst. In unserer Übungsfirma verwenden wir die Lieferbedingungen unfrei und frei Haus. Die Einzelheiten dazu findest du in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). Die im Einzelfall geltende Lieferbedingung muss bereits von der Stelle Auftragsbearbeitung auf dem Lieferscheinsatz eingetragen worden sein. Vergewissere dich, ob dies richtig geschehen ist.

6 Warenversand Die Eintragung der Lieferbedingung ist wichtig, weil dadurch festgelegt wird, ob Käufer oder Verkäufer die Transportkosten tragen müssen: Lieferbedingung unfrei : - Versandart Deutsche Post DHL: Wir bezahlen zunächst die Paket-/Päckchengebühren, stellen sie dem Kunden dann aber in Rechnung. - Versandart Firmeneigener Lkw: Wir stellen dem Kunden die errechneten Versandkosten in Rechnung. In beiden Fällen musst du die von dir ermittelten Versandkosten im Warenentnahmeschein unten eintragen. Dadurch wird die Stelle Fakturierung über die dem Kunden zu verrechnenden Versandkosten informiert. - Versandart Spedition: Die Spedition stellt dem Kunden die Versandkosten direkt in Rechnung. D. h. in diesem Fall entwertest du das Feld Verpackungs-/Versandkosten, indem du es durchstreichst. Lieferbedingung frei Haus : - Versandart Deutsche Post DHL: Wir müssen die Transportkosten bezahlen. Das Feld Versandkosten auf dem Warenentnahmeschein muss entwertet werden. - Versandart Spedition: BaySped schickt uns eine Frachtrechnung, die in der Stelle Rechnungsprüfung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit überprüft wird.

7 Warenversand ) Erstelle nun die Versandpapiere: Die Versandpapiere begleiten die Warenlieferung auf dem Weg zum Kunden. Sie werden im Üfa-Portal erstellt. Im Einzelnen sind dies: Paket- oder Päckchenaufkleber Beförderungs- und Begleitpapier im Werkfernverkehr: Speditionsauftrag Versandart Deutsche Post DHL Versandart Firmeneigener Lkw Versandart Spedition Der Vergleich in deinem geöffneten Auftrag zeigt, dass mit der Spedition am kostengünstigsten versandt werden kann. m Ausdruck des Versandpapiers würdest du in unserem Beispiel auf BaySped GmbH klicken.

8 Warenversand In der folgenden Maske überprüfst du für den Versand mit der Spedition nochmals die Angaben zu Frankatur, Anzahl, Verpackungsart und Gewicht Wenn alle Eintragungen stimmen, klicke auf erledigt und Speichern Versand des Versandpapiers möglich z.b. Ausland 3 Startet die Druckvorschau. Voreinstellung: In der Regel musst du nur das Versandpapier ausdrucken, da dir die anderen Unterlagen bereits vorliegen.

9 Warenversand Sollte die Ware mit Deutsche Post DHL verschickt werden, dann klickst du auf DHL Die folgende Maske informiert nochmals über die Lieferbedingung, die Anzahl der Pakete/Päckchen, Adressen von Auftraggeber und Empfänger Um die Pakete anschließend bezahlen zu können, muss erledigt angeklickt sein. Die Versandgebühren für Päckchen/Pakete können hier in Form von Paketmarken oder als Lastschrift eurobank bezahlt werden. Die Paketmarken müssen zuvor von der Poststelle gekauft werden. Um den Vorgang abzuschließen, bezahlen anklicken -Versand des Versandpapiers möglich z.b. Ausland Startet die Druckvorschau

10 Warenversand Hast du dich für einen Versand mit dem firmeneigenen LKW entschieden, dann klickst du auf firmeneigener Werksverkehr Wenn du den Doppelklick auf firmeneigener Werksverkehr ausgeführt hast, öffnet sich folgendes Fenster: Speichere deine Eingaben durch den erledigt Button Drucke das Warenversandpapier über Druckvorschau wie gewohnt aus (hier Frachtbeleg!) oder versende es wie gewohnt per Das Auftragsbuch zeigt dir nun den erledigten Warenversand an. Die Terminverfolgung wurde automatisch durchgeführt, der grüne Haken automatisch gesetzt. Beachte: Wenn du den Versand durchgeführt hast, musst du im Auftragsbuch in der Spalte LS (für Lieferschein) das Lieferscheindatum (=heutiges Datum) und die Lieferscheinnummer (= Auftragsnummer beginnend mit LS ) vermerken.

11 Warenversand Weiterleitung bzw. Ablage Die Waren mit den zugehörigen Unterlagen werden über die Stelle Postausgang direkt an den Kunden geschickt. Der Ware sind immer beigefügt: Lieferschein: Er dient dem Kunden zur Überprüfung des Inhalts der Sendung und später zur sachlichen Kontrolle unserer Rechnung. Empfangsschein: Diesen soll der Kunde an uns zurücksenden, nachdem er darauf den ordnungsgemäßen Erhalt der Ware bestätigt hat. Versandpapier: Als Beförderungspapier begleitet es die Sendung. Den Warenentnahmeschein leitest du an die Stelle Fakturierung weiter, damit diese die Rechnung schreiben kann. Eventuell vorhandene Warenzettel gibst du bei der Geschäftsleitung ab, da wir diese nicht mit versenden. Danach trägst du im Auftragsbuch unter der Rubrik Warenversand den Vermerk ein, dass du die Versandpapiere erstellt hast. Damit haben wir auf einen Blick den Bearbeitungsstand des Auftrages.

12 Warenversand Eingang: Lieferschein, Empfangsschein, Warenentnahmeschein mit evtl. Warenzetteln Arbeitsplan: 1 Eintragungen des Lagers auf Warenentnahmeschein überprüfen und im Auftragsbuch eintragen 2 Vollzähligkeit und Richtigkeit der Warenzettel überprüfen 3 Gewicht der Ware sowie Art der Verpackung und Anzahl der Verpackungsstücke ermitteln 4 Festlegen, wer den Versand durchführen soll, und ggf. Versandkosten berechnen 5 Versandpapiere erstellen 6 Bearbeitete Unterlagen GF zur Kontrolle vorlegen 7 Lieferscheinsatz mit Versandpapieren an Postausgang weiterleiten, Warenzettel bei GF abgeben, Warenentnahmeschein an Fakturierung weiterleiten