Leihverkehrszentrale PROTOKOLL DER AG BBLV

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1 PROTOKOLL DER AG BBLV IN DER ZENTRAL- UND LANDESBIBLIOTHEK, HAUS AMERIKA-GEDENKBIBLIOTHEK, 11:00 BIS 15:30 UHR Teilnehmer: Entschuldigt: Berghaus-Sprengel (ZLB/Vorsitz), Berthold (UB der EUV), Büttner (BBF),(Daßdorf (FHS Potsdam), Fouquet-Plümacher (UBFU), Gaschütz (UB Potsdam), Hermann (BBAW), Klinger (SBB), Lais (ZLB), Meyer (SBB), Mukrasch (FH Lausitz), Peters(TUB Berlin), Pohl (FHS Wildau), Rösler (FH Eberswalde) Rückert (FH Brandenburg), Seher (SLB Potsdam), Steinke (ZALF),Stoll (Fachstelle Brandenburg), Tanneberger (BTU Co), Triebel (SUB Göttingen) Zäpke (UBHU) Frau Bahlburg (TUB), Frau Kuberek (KOBV), Herr Schwersky (SBB), Herr Lepretre (BBA) z. Kenntnis: Teilnehmer; restliche ÜLVBB (unmittelbar); Sen.verw. für WissForschKult Protokollführung: Lais MinWiss.ForschKult, Potsdam Tagesordnung Nr. Thema/Aufgabe Typ/ Termin/ Verantw. Typ E: Entscheidung Typ I: Information Typ A: Arbeitsauftrag TOP 1 Wechsel der Leitung In der Leitung der gibt es ab einen Wechsel. Herr Dr. Dürr gibt aufgrund seiner anderen dienstlichen Verpflichtungen in der ZLB die Leitung der an Frau Berghaus-Sprengel (EDV-Referat) ab. Frau Berghaus-Sprengel dankt Herrn Dr. Dürr für seinen langjährigen Einsatz. TOP 2 Büchertransportdienste: Mögliche logistische Änderungen in der Region Die Teilnahme am Büchertransportsystem ist eine wichtige Voraussetzung für die wirtschaftliche Teilnahme aller dem Leihverkehr angeschlossenen Bibliotheken. Durch die Anbindung an das Büchertransportsystem werden sowohl in den Empfänger- und insbesondere in den Lieferbibliotheken beim Versand in erheblichem Umfang Portokosten eingespart. Deshalb wird den am Leihverkehr teilnehmenden Bibliotheken der Versand per Bücherauto oder Container

2 empfohlen. Die LVZ verteilt als TV eine graphische Darstellung des Ist-Standes in der Leihverkehrsregion ( ) und eine Liste aller durch Bücherautodienste angeschlossener Bibliotheken in Deutschland. (Redaktionelle Anm.: B 15 ist nach Müncheberg umgezogen und über das ZALF zu beliefern.) Danach ist der überwiegende Teil der Bibliotheken der Region noch über ein zweistufiges Transportsystem angebunden: zum einen durch Bücherautos innerhalb der Region (finanziert durch die jeweiligen Trägerbibliotheken) und zum anderen dem Containerversand in andere Regionen über die Staatsbibliothek zu Berlin. Inzwischen gibt es auch in Berlin-Brandenburg Entwicklungen, die eine regionale Länderzentrale nicht mehr notwendig machen. Frau Meyer stellt die aktuelle Situation des Büchertransports in der Leihverkehrsregion genauer vor. Im letzten Jahr ist die Bücherautoroute der Region Brandenburg-Ost (TU Cottbus, UB Frankfurt/Oder, ZALF Müncheberg, B. der FH Eberswalde und angeschlossene Bibliotheken) aus wirtschaftlichen und organisatorischen Gründen eingestellt worden. Die Umstellung auf Containerdienste verlief erfolgreich. Inzwischen überlegen auch die UB Potsdam (bereits Testbetrieb) und die SBB ebenfalls umzustellen und über Göttingen zu beliefern. Darüber hinaus informiert die SBB, dass sie die Verwaltungsaufgaben des regionalen Umschlagplatzes nicht mehr fortführen kann und das regionale Transportzentrum zum Ende des Jahres einstellen möchte. Anhand einer Mengenerhebung an 16 Arbeitstagen wurde die Nutzung und Auslastung des regionalen Umschlagplatzes in der SBB untersucht: außer der SBB selbst wurden für Berlin die UB s FU, HU, TU als große Lieferanten ermittelt; für Brandenburg z. B. die UB Potsdam und die StadtB Potsdam BER insgesamt = GeberRegion mehr Versand nach außerhalb als in der Region verbleibt es entstehen weitere Kosten über das Bücherauto hinaus Herr Triebel, der Koordinator des Büchertransportdienstes Deutschland, beschrieb im Anschluss die Ziele des Projekts: Laufzeitenreduzierung im regionalen und überregionalen Versand auf 48 Stunden (Regelfall) Transportkostensenkungen in den Bücherautobibliotheken und stellte eine neue Logistikkonzeption für die Region anhand verschiedener Fallbeispiele vor: Die Mitarbeiter der jeweiligen Bibliotheken beschriften die einzelnen Medien mit ihrem Bestimmungsort und geben sie ggf. gebündelt nach Bibliotheken ohne Verpacken mit entsprechenden Leitstreifen täglich in Kunststoff-Container (5-10 Container je Bibliothek Grundausstattung). Diese Container dürfen ungefähr mit ca. 25 Einzelsendungen (20 kg/container) gefüllt werden und werden von der Deutschen Post (DHL) innerhalb von 24 Std. Göttingen zugestellt. Dort werden sie sortiert und innerhalb von 24 Std. an die jeweiligen Bestimmungsbibliotheken oder weitere Transportzentren geliefert. Kopiesendungen werden kostenlos transportiert. Die Logistikzentrale hat ausgerechnet, dass u. a. durch den Ersatz der regionalen Länderzentrale durch das HUB (Hauptumschlagbasis) Göttingen den Wegfall von Lohnkosten, Bücherautokosten, Verpackungsposten in den Bibliotheken durch den Containerdienst für das Land Berlin (insgesamt) durch z. B.

3 Einsparungen zwischen und Euro zu erwarten sind; die jährliche Ersparnis für Potsdam wären ca Euro. Verbleibende Kosten in den Bibliotheken: Versand (z. B. Fracht- und Personalkosten) Empfang (ohne Frachtkosten) Wenn nicht direkt, plus anteilig anfallende Kosten HUB Danach würde ein mit verschiedenen Empfängern gefüllter Container mit Verteilung in Göttingen ca. 8,06 Euro plus die Kosten des eigenen Containers 3,05 Euro, ein Container direkt (ohne Umschlag in Göttingen) ca. 3,05 Euro kosten. Derzeit können 90 von 300 teilnehmenden Bibliotheken direkt ohne HUB beliefert werden. Dagegen kostet ein Versand per Posteinzelpaket (2 kg) ca. 7,00 Euro. Die preiswertere Büchersendung soll 2007 eingestellt werden. Auch für kleinere Bibliotheken der Region,, würde es sich lohnen, auf Containerversand umzusteigen. Z. B. ist die Zentralbibliothek des ZALF nach Wegfall der Bücherroute der Region Brandenburg-Ost bereits 2004 nach der Testphase auf den Containerdienst umgestiegen (1 Container pro Woche vereinbart). Es wird die Kooperation mit einer größeren Bibliothek, hier: TU Cottbus, empfohlen. Frau Berghaus bittet Frau Tanneberger um einen kurzen Erfahrungsbericht. Von der TU Cottbus wird die Umstellung auf Container nach verschiedenen anderen Versuchen (z. B. Bücherauto leasen; Fahrer über Wachschutz) insgesamt positiv bewertet. Neben der Zeitersparnis konnte auch dort eine Transportkostenersparnis erreicht werden. Die TU Cottbus ist zusätzlich Teilnehmer am Rahmenvertrag und deckt damit jene Empfänger ab, die über Container noch nicht zu erreichen sind. Stichpunkte Rahmenvertrag mit Einpacken Preis pro Paket bis 31.5 kg bei unter 500 Paketen/Jahr ca. 3,05 Euro Preisnachlass durch Softwarekauf für Leitcodierung auf 2,90 Euro (Post holt ab und bringt) Frankierung auch mit Freeway-Paketmarke (normal bis 4 kg) selbst zur Post bringen, aber auch Abholservice möglich Teilnahme am Rahmenvertrag ist unabhängig vom Containerdienst Herr Triebel ergänzt, dass per Rahmenvertrag nicht nur der Buchversand, sondern der komplette Paketversand einer Einrichtung möglich ist. Es entfällt dann aber die Umschlagmöglichkeit in Göttingen. Es werden folgende Vereinbarungen getroffen: Die SBB informiert alle Leihverkehrsbibliotheken der Region noch einmal in einem extra Schreiben über die geplante Einstellung des regionalen Umschlagplatzes (24. KW) Die jeweiligen Bibliotheken geben Rückmeldung an die SBB (38. KW), ob Teilnahme an Testlauf per Containerdienst gewünscht. Die Container werden für den Testlauf kostenlos zur Verfügung gestellt. Den Bibliotheken entstehen nur die Versandkosten nach Göttingen (Kosten für Weiterversand und Rückversand fallen in dem Fall weg). Frau Meyer liefert die Liste der interessierten Bibliotheken an Herrn Triebel (39. KW) Die Logistikzentrale bereitet zweimonatige Probephase für Nov. und Dez. d. J. vor.

4 Am Ende des Jahres erfolgt ein Abschlussgespräch. Wenn keine gegenteilige Nachricht erfolgt, wird das Container- Transportsystem über Göttingen ab dem zu den üblichen Konditionen fortgesetzt. TOP 3 Die neue LVO und ihre Umsetzung Bericht von der gemeinsamen Sitzung KZK und DBV- Dienstleistungskommission Frau Berghaus informiert über die letzte Sitzung am in Köln: Stand konventionelle Fernleihe Die konventionelle Fernleihe dominiert noch in folgenden Bereichen 1. Blankobestellungen, d. h. wenn in einem Verbund (oder über die verbundübergreifende Fernleihe) kein Nachweis für das gewünschte Dokument gefunden werden konnte (z. B. auch Nachweise aus Imagekatalogen) 2. Bestellung von Aufsatzkopien. Hier ist zum Teil die verbundinterne, in jedem Fall die verbundübergreifende Online- Fernleihe noch nicht realisiert 3. Durchführung von Vormerkungen 4. Korrespondenz in Zusammenhang mit der Abwicklung einer Fernleihbestellung, z. B. Kostenangebote 5. Bibliotheken ohne Möglichkeit der Online-Fernleihe In Planung: Integration von Blanko-Bestellungen in die verbundinterne und verbundübergreifende Fernleihe Die verbundübergreifende Kopien-Bestellung wird zwischen HBZ und BVB erprobt. Bestellungen, in denen die konventionelle Fernleihe zur Kostenersparnis durchgeführt wird, sind abzulehnen. Steuerung des Leihverkehrs Online nachgewiesene Bestände haben auch über die eigene Leihverkehrsregion hinaus absoluten Vorrang vor sonstigen und konventionell nachgewiesenen Beständen. Kontrovers diskutiert wird die Weitergabe von Bestellungen in einen anderen Verbund. Durch Automatisierung des Arbeitsvorgangs (Verzicht auf manuelles Nachsignieren) werden vermutlich mehr Bestellungen in ein anderes Verbundsystem übergeleitet, als nach LVO eigentlich zulässig wären (z. B. 1,3 und 5 LVO). Dieses Verfahren soll zunächst versuchsweise trotzdem vollständig automatisiert werden. Eine technische Lösung, die das Regionalprinzip abprüft, wird es nicht geben. Durch den finanziellen Ausgleich zwischen Nehmer- und Geberbibliotheken wird der Mehraufwand in gewissem Umfang kompensiert. Zulassung zum Leihverkehr Generell gilt, dass durch die Verfahren der Online-Fernleihe die Unterscheidung in regionalen und überregionalen Leihverkehr hinfällig wurde. Grundsätzlich sind alle Bibliotheken zum Leihverkehr zuzulassen, wenn die Notwendigkeit besteht und die Voraussetzungen gemäß LVO erfüllt sind. Wichtige Grundvoraussetzungen bleiben die in der LVO

5 genannten Kriterien. Bei der Nachbarschaft zu einer leistungsfähigen Bibliothek soll zunächst die Teilnahme als korporativer Benutzer über die größere Bibliothek auch in Hinblick auf die Wirtschaftlichkeit der Transportwege verfolgt werden. Die Zulassungsvoraussetzungen werden nach wie vor durch die n geprüft. Kosten im Leihverkehr Übersicht s. Empfehlungen... TOP2 Gremienarbeit Die Strukturveränderungen im Leihverkehr erfordern auch die Reorganisation der KZK. In welcher Form muss noch genauer geklärt werden. Eine enge Zusammenarbeit mit der AG Verbundsysteme und der DBV-Dienstleistungskommission wird angestrebt. Empfehlungen der Dienstleistungskommission des DBV und der n zum Leihverkehr (TV) Die Empfehlungen sind das zusammengefasste Ergebnis der Diskussionen aus der obigen Sitzung und spiegeln den derzeitigen Stand wieder. Die Fortschreibung ist möglich und erwünscht. Frau Lais gibt einen kurzen Überblick über die wichtigsten Empfehlungen. (Redaktionelle. Anm.: Inzwischen auch veröffentlicht im BD H6/2005). TOP 4 Erfahrungsaustausch zur Online-Fernleihe Die Bibliotheken werden aufgefordert, so schnell als möglich nur noch Online-Fernleihe zu betreiben. Frau Berghaus fragt nach dem jeweiligen Stand. Die konventionelle Fernleihe ist bis auf wenige Ausnahmen (287; Mun 1; Po75 aktiv und passiv; B4, 139 sowie einzelne VÖB-Bibliotheken nur passiv) durch die Online-Fernleihe ersetzt, bei den meisten der großen UB s inzwischen mit Endnutzerfernleihe, z. Bin der FUB seit In der ZLB steht die Einführung der Endnutzerfernleihe kurz bevor. Abrechnung Der Abrechnungszeitpunkt beginnt am Die erste Abrechnung erfolgt vom bis zum , danach jährlich. (Redaktionelle Anm.: Der KOBV wird demnächst die Abrechnungsstatistik aller an der Online-Fernleihe teilnehmenden Bibliotheken der Region zugänglich machen und die Verrechnung vornehmen. Das genaue Procedere wird vom KOBV mitgeteilt.) TOP 5 Sonstiges Zulassungen Die informiert über die Zulassung von folgender Bibliothek: Friedrich Löffler Institut <Wus 1> Bundesforschungsanstalt für Tiergesundheit Federal Research Institute for Animal Health Institut für Epidemiologie

6 Seestr. 55 D Wusterhausen Die Bibliothek ist mit Wirkung vom zum deutschen Leihverkehr zugelassen worden: Die Umwandlung der öffentlichen Bibliotheken im Land Brandenburg von mittelbarer in die unmittelbare Teilnahme erfolgt gesammelt nach abschließender Meldung von Frau Stoll. Versand von Artikeln aus e-only-zeitschriften Viele wissenschaftliche Bibliotheken haben in den letzten Jahren aus Kostengründen ihre gedruckt erscheinenden Zeitschriften abbestellt und sich stattdessen eine vertraglich abgesicherte Zugriffsmöglichkeit, in der Regel innerhalb eines Konsortiums bzw. campusweit, auf die elektronische Fassung der jeweiligen Zeitschrift verschafft. Immer häufiger kommt es vor, dass eine bestimmte Zeitschrift in keiner deutschen Bibliothek mehr als Druckausgabe vorhanden ist. In der Leihverkehrsordnung ist nur der allgemeine Hinweis (in der Präambel) enthalten, dass "der Zugriff auf elektronische Volltexte sowie deren Lieferung auf anderen Datenträgern... im Rahmen von lizenzrechtlichen und vertraglichen Bedingungen einzubeziehen" ist. Die TU informiert, dass einige Bibliotheken keine Ausdrucke von E-Only-Zeitschriften entgegen der bisherigen Praxis (Papierkopie) in die Fernleihe geben und fragt nach der genauen Handhabung. Nach Rücksprache mit Frau Prof. Dr. Beger, kann dazu mitgeteilt werden, dass bei Online-Publikationen, die mittels Lizenzvertrag vertrieben werden, der Lizenzvertrag, d.h. die darin enthaltenen Nutzungsbedingungen vor der Anwendung von Ausnahmen zu beachten ist. Auch der Versand einzelner Aufsätze aus e-only Journals richtet sich nach den Lizenzvereinbarungen, da es sich nicht immer um unwesentliche Teile handelt. Aus Papierausgaben kann uneingeschränkt versandt werden.