Managementsysteme und deren Auditierung... ein Vorschlag zur zukunftsorientierten Gestaltung...

Transkript

1 Titelmasterformat durch Klicken Managementsysteme und deren Auditierung... ein Vorschlag zur zukunftsorientierten Gestaltung... Institut für Interne Revision Jahrestagung 2016 REVISION GESTALTET Traum oder Wirklichkeit Franz-Peter Walder, 22. September 2016

2 Titelmasterformat Die Quality Austria durch Klicken 4 NPOs (Vereine) als Eigentümer Zertifizierung, Begutachtung und Validierung Ausbildung Wissenstransfer, Publikationen Unternehmensqualität durch die Kompetenz für das Integrierte Managementsystem Franz-Peter Walder 2

3 Quality Titelmasterformat Austria - Dienstleistungen durch Klicken Systemzertifizierung und Begutachtung ISO 9001 ISO OHSAS ISO ISO ISO AUVA-SGM EN EN 9100 ISO 3834 ISO SCC/SCP TL 9000 ISO Personenzertifizierung Unsere Trainings und Prüfungen sind ein Garant für hohes Niveau und sichern den Qualitätsstandard. Unsere Refreshings vermitteln Top-Aktualität. Quality Austria ist als einzige Institution in Österreich berechtigt, EOQ Zertifikate zu verleihen. Zertifizierte Systembeauftrage/ -manager in den Bereichen: Qualität Umwelt Sicherheits- und Gesundheitsschutz Auditoren/Lead Auditoren Produktzertifizierung IFS BRC EN 1090 ECM EN PEFC Franz-Peter Walder 3

4 Titelmasterformat Das Managementsystem durch Klicken... modern verstanden... Unter Nutzung internationaler Standards gestaltet Laufend systematisch und fundiert überprüft (intern / extern) Laufend mit Blick auf Nutzen und Wirkung weiterentwickelt Integriert Franz-Peter Walder 4

5 Das Titelmasterformat Managementsystem: durch Gliederung Klicken Franz-Peter Walder 5

6 Das Titelmasterformat Managementsystem durch zur Klicken Ableitung von Strategie und Zielen Franz-Peter Walder 6

7 Titelmasterformat Das Managementsystem durch Klicken zur Führungsunterstützung Franz-Peter Walder 7

8 Titelmasterformat Das Managemetsystem durch Klicken zur Unterstützung von Rechtsmanagement Was kann ein Managementsystem leisten (beispielsweise ein Umweltmanagementsystem) Klare Verpflichtung zur Einhaltung rechtlicher Pflichten in der Unternehmenspolitik Ermittlung relevanter Rechtsvorschriften und anderer bindender Verpflichtungen und Bereitstellung dieser Ein System zur laufenden Erfassung neuer oder geänderter Rechtsvorschriften Ableitung konkreter Verpflichtungen aus den Vorschriften Aufbau eines Systems zur Überwachung der Umsetzung der Verpflichtungen Überprüfung der Vollständigkeit und der Einhaltung aller relevanten Anforderungen und Dokumentation des Ergebnisses (Anm. Prüfbescheinigung bzw. Bericht) Regelmäßige Bewertung und Feststellung des Rechtsstatus der Organisation durch die oberste Leitung der Organisation Franz-Peter Walder 8

9 Ganz grundsätzlich definiert: Titelmasterformat Das Audit große durch Vielfalt Klicken... ein systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zum Erlangen von objektiven Nachweisen und zu deren objektiver Auswertung, um zu bestimmen, inwieweit Auditkriterien erfüllt sind (...). Audits im Finanz- und Rechnungswesen Management-System-Audits Audits des Managements Produktaudits Vielfältige, themenspezifische Audits Franz-Peter Walder 9

10 Titelmasterformat Das Audit: Anspruch durch Klicken Ein gutes Managementsystemaudit umfasst... Basis: Prozesse lt. Managementsystem Formale und materielle Aspekte Zustände prüfen, Abhängigkeiten, Wechselwirkungen Verifizieren, Validieren Basisziele: Konformitätsnachweise, Zertifikate, Vertrauensbildung Optimierung der Wertschöpfung, Produktivität, Kostenreduktion Franz-Peter Walder 10

11 Das Titelmasterformat Audit als soziales durch Phänomen Klicken Audit als Intervention in der Organisationsentwicklung Audit als komplexe, manchmal schwierige soziale Kooperation Rolle der Auditoren: Prüfer und Dienstleister Rolle der Auditpartner: Leistungen/Ergebnisse präsentieren Franz-Peter Walder 11

12 Titelmasterformat Managementsystemaudit: durch Klicken Abweichungen Definition ISO Hauptabweichung Nebenabweichung Franz-Peter Walder 12

13 Titelmasterformat Haupt-/Nebenabweichung durch Klicken Basis: Auditkriterien (Anforderungen aus Standards...) Normen, rechtliche Anforderungen (extern definiert) Eigene Anforderungen Festlegungen im Managementsystem? Auditnachweise zur Frage ist das Managementsystem angemessen gestaltet, festgelegt? JA Auditnachweise zur Frage ist das jeweilige Auditkriterium angemessen umgesetzt, beherrscht, bestehen z.b. dokumentierte Informationen JA Konformität NEIN Nebenabweichung + NEIN... + Hohes Risiko JA Nebenabweichung = Hauptabweichung Audit-Feststellung und Auditschlussfolgerung 13

14 Titelmasterformat Das Audit: Vorgehen durch konkret Klicken Auditkriterium: beispielsweise eine Anforderung gemäß ISO 9001:2015, Normkapitel 7.5 Auditnachweise: dokumentierte Information wie an vielen Punkten gefordert Auditfeststellung: Vergleich Soll/Ist Audit-Schlussfolgerung: Hauptabweichung Nebenabweichung Hinweis Franz-Peter Walder 14

15 Titelmasterformat Fallbeispiel: zur Verdeutlichung durch Klicken Sachlage: Umgang mit Umweltaspekten Ein großes produzierendes Unternehmen in einem Immissionsschutzgebiet hat einen hohen Energieverbrauch, gefährlichen und nichtgefährlichen Abfall, benötigt Kühlwasser aus dem Vorfluter und Prozesswasser aus einem eigenen Brunnen. Eine erste Datenerhebung der Input-Output-Ströme Mengenbilanzierung liegt vor, ist aber lückenhaft, da noch Mess- und Erhebungsdaten zu Wasser (Verbrauch/Abwasser) und Luftemissionen fehlen. Auf Basis der vorliegenden Daten werden die Umweltaspekte Energie und Abfall allgemein beschrieben und als wichtig bewertet. Eine Beurteilung der Umweltauswirkungen liegt nicht vor. Werden die Normforderungen erfüllt? Franz-Peter Walder 15

16 Titelmasterformat Fallbeispiel: Vorgehen durch Klicken Auditkriterien: ISO 14001, Umweltaspekte Auditnachweis: eine Input- und Output-Analyse liegt als Grundlage für die Festlegung der Umweltaspekte vor. Diese ist aber noch nicht vollständig. Es fehlen Daten zu Wasserverbrauch/ Emissionen sowie Luftemissionen. Eine Festlegung der Umweltaspekte wurde getroffen: Energie und Abfall. Diese werden als wichtige Umweltaspekte festgelegt. Franz-Peter Walder 16

17 Titelmasterformat Fallbeispiel: Ergebnis durch Klicken Auditfeststellung: Die Datenlage ist noch unvollständig. Die Beurteilung der verbundenen Umweltauswirkungen fehlt und ist für Wasser und Luftemissionen zu ergänzen. Es ist nicht ersichtlich, nach welchen Kriterien Umweltaspekte als bedeutende Umweltaspekte festgelegt werden. Hierzu liegen keine Informationen vor. Auditschlussfolgerung: Weder sind die Umweltaspekte vollständig erfasst, noch die verbundenen Umweltauswirkungen festgehalten. Damit ist nicht sichergestellt, dass die bedeutenden Umweltaspekte vollständig erfasst sind und in weiterer Folge die Festlegung von Umweltzielen, die Rechtskonformität und abgeleiteten Maßnahmen konsistent entwickelt und Ressourcen richtig priorisiert werden. Umweltaspekte werden ermittelt, jedoch muss der Betrachtungswinkel erweitert werden. Hauptabweichung Franz-Peter Walder 17

18 Die Titelmasterformat Auditphilosophie durch als Rahmen Klicken Die Auditphilosophie der Quality Austria Max Mustermann 18 Franz-Peter Walder

19 Titelmasterformat Der Entwicklungspfad durch Klicken Systematischer Entwicklungspfad Franz-Peter Walder 19

20 Titelmasterformat Managementsystem: durch Nutzen Klicken Franz-Peter Walder 20

21 Titelmasterformat Audit: Nutzen durch Klicken Franz-Peter Walder 21

22 Titelmasterformat Fazit durch Klicken Wesentlich: Wissen um Ausprägungen und Wirkungsweisen von Systemen, wechselseitiges Verständnis Auditoren-Kompetenz und -Haltung (Transparenz, Unabhängigkeit, Respekt, Objektivität) Verbinden von unabhängiger Prüfung mit wertschöpfendem Support Integration zur Verringerung von doppeltem Aufwand, vielfältiger Nutzen Mehrfache Nutzung bestehender Strukturen und Kompetenzen Franz-Peter Walder 22